Benefícios e motivos para investir em tecnologia jurídica para advogados e escritórios

O setor jurídico, embora transpareça tradicionalismo, é repleto de inovações que aceleram a eficiência da operação e que podem otimizar a rotina do profissional. Entenda quais são as vantagens em adotar novas tecnologias e como escolhê-las.

A tecnologia é uma unanimidade nos dias de hoje. Dados mostram que 84,9% das empresas de médio e grande porte investiram em ferramentas e serviços tecnológicos durante o ano de 2023, com o propósito de aumentar e potencializar a sua produtividade. 

A grande taxa de adesão aos sistemas tecnológicos se dá pela sua eficiência. Com o suporte de ferramentas robustas, negócios de diversos setores podem se beneficiar gastando pouco e tendo grandes retornos. O maior exemplo é a pandemia da Covid-19, em que muitos estabelecimentos ficaram fechados e optaram pelos apps de delivery.

A tecnologia jurídica, em especial, é um grande avanço para a ciência do Direito. Isso porque a área era vista como antiquada e pouco atualizada, o que se mostra totalmente diferente nos dias de hoje. Agora, é possível digitalizar serviços básicos a avançados, facilitando a rotina dos profissionais jurídicos.

São muitos os benefícios e motivos que levam os escritórios a contratarem ferramentas para a rotina de trabalho. A seguir, você irá entender as melhores alternativas de tecnologias jurídicas e passos importantes para implementá-la em seu escritório ou departamento jurídico.

O que é tecnologia jurídica?

Tecnologia jurídica é o nome que se dá a um conjunto de ferramentas que são aplicadas na rotina dos profissionais jurídicos. Nos dias de hoje, o uso de sistemas de gerenciamento e automação são os mais comuns e que mais beneficiam os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

Negócios que ainda não passaram pela inovação tecnológica e não apostaram em softwares inteligentes são pouco atraentes para o mercado. Enquanto isso, profissionais que investem em tecnologia jurídica usam desse recurso como diferencial para conquistar nova clientela.

Imagine a seguinte situação: um escritório de advocacia bastante requisitado insiste no atendimento via telefone feito pelos advogados. O profissional, que poderia dedicar mais tempo ao core do negócio, perde horas do dia falando com possíveis clientes. 

O caso acima interfere na entrega eficiente do profissional. Mas a situação poderia ser resolvida com tecnologias como os Chatbots, por exemplo, que introduzem uma primeira conversa com os leads e filtram quem realmente pode ser convertido – e que vale a pena conversar por telefone. 

Por que investir em tecnologia jurídica?

A tecnologia jurídica é o melhor investimento para os escritórios de advocacia que querem ser mais eficientes. Isso porque, com soluções tecnológicas, o profissional pode se dedicar ao que realmente é importante e terceirizar tarefas menores que tomam tempo da rotina. 

É muito comum que nos escritórios ou departamentos jurídicos existam outras tarefas burocráticas e pouco produtivas, que minam o seu desempenho. A tecnologia é uma aliada neste momento, possibilitando a contratação de ferramentas para auxiliarem nas atividades diárias.

Além disso, o uso de softwares inteligentes pode ser um diferencial diante do mercado. Quanto mais tecnológicos os escritórios e departamentos jurídicos se mostram, mais atraentes podem se tornar para os leads qualificados – fora a conformidade com os avanços tecnológicos.

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Quais são os principais benefícios da tecnologia no setor judiciário?

A tecnologia jurídica aplicada nos escritórios de advocacia pode trazer diversos benefícios para o negócio. As principais vantagens são:

Melhora a gestão de processos

Com o suporte de ferramentas de gestão, o advogado líder não precisa se preocupar com o trabalho dos profissionais. Os sistemas criam visualizações inteligentes das demandas diárias e organizam de acordo com metodologias como Scrum, Kanban, Lean, entre outros.

Facilita a pesquisa e a análise de casos

Sistemas que armazenam bancos de dados e liberam consultas para os profissionais facilitam a pesquisa diária e a análise de casos. Com esse modelo de software, é possível aposentar qualquer processo físico, usando como suporte apenas documentos digitalizados.

Aumenta a segurança e conformidade de dados

A contratação de um sistema robusto garante segurança para as informações armazenadas, como também conformidade com a LGPD (Lei de Geral de Proteção de Dados Pessoais – Lei nº 13.709). Em muitos casos, a própria plataforma oferece configurações manuais para que os documentos sejam restritos a alguns funcionários e liberados para outros.  

Otimiza o atendimento ao cliente

Em escritórios de pequeno a grande porte, o atendimento aos clientes pode ser uma tarefa complexa. Porém, a tecnologia jurídica garante recursos como chatbots e automações de fluxo de contato com leads.

Ajuda na tomada de decisões estratégicas

Além dos softwares de armazenamento, existem também ferramentas de DataViz (visualização de dados) que mostram as principais informações dispostas em gráficos, tabelas e outros recursos, e que podem facilitar na tomada de decisões estratégicas. 

Diminui erros humanos

Por fim, a substituição pela máquina em algumas ocasiões pode aumentar a eficiência do trabalho. Isso porque acontece uma redução nos erros humanos, principalmente em trabalhos repetitivos, que muitas vezes são cansativos e desgastantes para o advogado.

Quais tecnologias jurídicas são mais utilizadas por escritórios modernos?

Os escritórios modernos estão adotando uma variedade de tecnologias para otimizar suas operações. Uma das principais inovações são os softwares de gestão de processos, que permitem aos advogados controlar casos, prazos e documentos de forma organizada e prática. 

Além disso, a automação de documentos tem se tornado uma prática comum nos escritórios de advocacia. Existem softwares que ajudam na criação de contratos, petições e outros documentos jurídicos a partir de modelos predefinidos. 

A Inteligência Artificial (IA) também tem ganhado espaço no setor jurídico, com ferramentas que ajudam na análise de grandes volumes de dados e na previsão de desfechos de processos. O Chat GPT e o Gemini são as principais plataformas, mas também há outras opções específicas para o mercado jurídico, como o Which.doc9.

Por último, a segurança é uma preocupação cada vez maior no mercado. Para garantir a proteção dos dados, é essencial o uso de tecnologias avançadas como criptografia, autenticação multifatorial e firewalls, para evitar vazamentos de informações sensíveis. 

O uso da computação em nuvem é também uma forma de combinar escalabilidade com proteção, tendo em vista que o sistema garante segurança de ponta e muitos outros benefícios.

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Quais são os custos e retornos de investir em tecnologia jurídica?

Para investir em tecnologia jurídica, nem sempre é necessário gastar altas quantias. Isso porque existem ferramentas gratuitas, como o Looker Studio, ferramenta de DataViz que pode auxiliar escritórios e departamentos jurídicos que não dispoem de muita verba.

Todavia, existem poucas opções gratuitas no mercado (e nem todas são boas). E mesmo que seja necessário pagar mensalmente ou anualmente por uma ferramenta mais robusta, segura e inteligente, o retorno é sempre positivo. 

Escritórios que contratam plataformas de gerenciamento têm o custo do sistema, mas recebem como retorno mais produtividade e possíveis novos leads. A longo prazo, isso pode aumentar o fluxo de caixa e até mesmo ampliar a visibilidade do negócio.

O mesmo se aplica a ferramentas como chatbots para atendimento, IAs generativas para produção de documentos, entre outros.

Como escolher a melhor tecnologia para seu escritório?

Em primeiro lugar, o escritório de advocacia precisa ter em mente qual a sua principal dor. Para isso, é necessário fazer alguns questionamentos como:

• Como está a produtividade no ambiente de trabalho?
• Como está a gestão de tarefas no escritório?
• Algum profissional está sobrecarregado?
• As informações estão bem dispostas para todos?

Com os questionamentos acima, torna-se mais fácil identificar o gargalo que atrapalha a eficiência do escritório.

Imagine a seguinte situação: um escritório atende inúmeros casos judiciais por mês. Muitas situações são semelhantes, porém os advogados precisam ‘reiniciar’ o trabalho sempre que começam a atuar naquele processo.

Com a inteligência artificial, pequenas etapas como a elaboração de petições e outros documentos judiciais poderiam ser executadas pela máquina. Isso não quer dizer que o robô irá substituir o profissional, e sim acelerar a entrega e a eficiência do trabalho do profissional.

Qual o papel da tecnologia jurídica na transformação digital?

A tecnologia jurídica desempenha um papel essencial na transformação digital, com mudanças na maneira como os advogados e escritórios funcionam. Uma das contribuições é a automação de tarefas repetitivas, como a elaboração de contratos e a análise de documentos, que permite aos profissionais se concentrarem no verdadeiro core do negócio.

Além disso, a digitalização tem melhorado a gestão de dados e documentos jurídicos. Com sistemas mais eficientes, é possível organizar e acessar informações de forma rápida e segura, reduzindo erros humanos e melhorando a eficiência do trabalho jurídico. 

Por fim, a tecnologia tem aprimorado a comunicação e a colaboração entre os profissionais do setor jurídico. Ferramentas de videochamadas e plataformas de gestão tornam o trabalho em equipe mais eficiente, independente da interação ocorrer de maneira presencial ou remota. 

Vale pontuar que a área jurídica é precursora da transformação digital. Em 2006, o Governo Federal implantou a Lei nº 11.419, que torna obrigatória a adoção de processos eletrônicos e facilita o armazenamento seguro dos documentos por meio da digitalização.

Quais são as melhores práticas para quem quer implementar a tecnologia jurídica?

Com a principal dor do escritório bem definida, os profissionais precisam seguir algumas etapas para implementar a tecnologia jurídica. A primeira delas é fazer uma boa curadoria do mercado. Os advogados responsáveis pela contratação devem analisar os sistemas mais bem avaliados, como também serviços que caibam no bolso do escritório. 

É importante também investir na  ambientação da nova ferramenta, que pode ser feita por meio de treinamentos.

Além disso, os advogados líderes precisam reforçar a todo momento sobre a importância do novo sistema adotado pelo escritório. Isso mostra que realmente vale a pena usá-lo no dia a dia, eliminando qualquer discordância e baixa adesão à ferramenta.

Sem falar que não podem faltar testes constantes. Mesmo que a ferramenta se apresente bastante eficaz no primeiro momento, alguns bugs podem surgir no meio do caminho, sendo importante mapear qualquer problema e solicitar suporte/estorno da contratada. 

Como a doc9 ajuda escritórios a investirem em tecnologia jurídica?

A doc9 é uma das maiores startups de inovação jurídica do Brasil! Com a plataforma Whom.doc9, escritórios e departamentos jurídicos podem ter acesso a um gerenciador de certificados digitais seguro e eficiente.

Por meio do sistema, é possível acessar diversos sistemas e compartilhar o documento entre as equipes com toda a segurança. Para isso, basta que uma pessoa responsável faça a liberação dos acessos ou restrinja para quem não pode usar.

A plataforma é segura e funciona por meio da tecnologia de armazenamento em nuvem, garantindo escalabilidade, acessibilidade e proteção para os dados. Para saber mais, clique aqui e conheça o serviço Whom.doc9!

Conclusão

A tecnologia jurídica é uma aliada dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Os profissionais que investem em ferramentas e outras soluções tecnológicas estão em conformidade com o mercado e um passo à frente dos concorrentes antiquados, que ainda insistem em recursos ultrapassados.

O aumento da eficiência na produção é o maior benefício da tecnologia, sendo o principal motivador para o investimento na área jurídica. Escritórios que precisam acelerar a produção ou buscam otimizar as entregas devem, então, usá-la como recurso prioritário.

Algumas ferramentas, como um gerenciador de tarefas ou chatbots, são ótimas opções. Contudo, existem muitas outras escolhas no mercado que podem atender ao seu escritório jurídico, como o Whom.doc9 e seu sistema de gerenciamento de certificados. 

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