Metodologia Kanban
A Metodologia Kanban é uma estratégia de organização para o meio corporativo. O sistema tem como base a estruturação em cards, que permite uma visualização simples e eficaz das atividades em andamento.
A organização da rotina de trabalho, por muitos anos, foi algo individual. Os profissionais determinavam a maneira como iam desenvolver um serviço e estipulavam o tempo que demorariam para entregá-lo – o problema era que cada pessoa tinha a sua própria estratégia.
Mas, nos últimos anos, com o avanço da tecnologia, muitas empresas começaram a estudar metodologias ágeis, com o propósito de acelerar a produção interna. Para isso, foram criadas novas estratégias, como também resgatados métodos antigos.
O Kanban é um exemplo de metodologia ágil resgatada na história do mercado. Desenvolvido durante o período Toyotista, em meados de 1940, a estratégia tinha como viés criar cartões que controlassem as atividades executadas por um ou mais times.
Nos dias de hoje, a Metodologia Kanban ganhou novos traços. Em vez de quadros com papéis, são adotados softwares de gestão que simulam uma lousa e que mostram o andamento de cada card. A visibilidade é a chave da estratégia. Todos os envolvidos precisam informar e acompanhar o andamento das tarefas.
A seguir, entenda como funciona o Kanban, quais são os benefícios dessa metodologia ágil e outros tópicos que tornam a estratégia fundamental nos dias de hoje.
O que é o sistema Kanban?
Kanban é uma estratégia para gerenciamento de tarefas, que organiza as demandas dentro de um fluxo visualmente claro para todos os membros de um grupo. Para isso, são usados cartões (ou cards), que mostram o andamento da atividade.
Considerado uma metodologia ágil, o Kanban é dividido em colunas como: “A fazer”, “Em andamento”, “Bloqueado” e “Pronto”. Quando o profissional prevê uma atividade para a próxima semana, já é possível criar um card e inseri-lo na fase de “A fazer”.
À medida que as pessoas executam as suas tarefas, os cartões pulam de coluna em coluna, até que a atividade esteja pronta. O processo é quase infinito, ficando à critério do gestor responsável iniciar uma nova formatação da estrutura após determinado tempo.
É comum que os gestores usem o tempo gasto em cada card para acompanhar o desenvolvimento das tarefas e até mesmo avaliar a produtividade do funcionário.
História do Kanban
A Metodologia Kanban não é recente no mercado. Criada no período Toyotista, mais especificamente durante o Sistema Toyota de Produção, a estratégia tinha como interesse sinalizar a conclusão de tarefas dentro do parque fabril.
Para isso, eram usados cartões em lousas, que ilustravam cada atividade executada pelos operários e o andamento dessas tarefas. Quando o funcionário dava um passo a mais no serviço, o card era arrastado para outra coluna até ser finalizado.
O termo “kanban” significa “cartão” em inglês. Por isso, nos dias de hoje, quando se fala sobre a metodologia ágil Kanban, muitas pessoas já imaginam cartões e uma estratégia bastante visual.
Quais são as principais regras do Kanban?
A organização do Kanban vai além da divisão em colunas. Para que a metodologia funcione no ambiente de trabalho, é importante que todos os profissionais sigam as regras, que são:
- O profissional precisa respeitar um número específico de atividades para que não fique sobrecarregado. Caso contrário, as chances de se perder nas inúmeras tarefas e não finalizar nenhuma são enormes;
- As colunas não precisam ser “A fazer”, “Em andamento”, “Bloqueado” e “Finalizado”, ficando à critério da empresa a denominação de cada etapa. Contudo, o processo precisa ser visível e compreensível para todos, de forma que mostre o andamento das atividades com nitidez e simplicidade;
- O gestor precisa estabelecer uma cadência nas atividades. Ou seja, o funcionário não pode entregar dez demandas em apenas uma semana, enquanto nas outras, finaliza apenas duas tarefas – é necessário constância;
- A cada ciclo (que fica à critério do gestor), é necessário reunir todos os funcionários que fazem parte do grupo e discutir o que deu certo e errado. Para embasar a conversa, são usados os dados do sistema Kanban, como tempo gasto nas atividades, quantidade de demandas executadas, etc.
Benefícios de utilizar o Kanban
Assim como outras metodologias ágeis, o Kanban traz muitos benefícios para os profissionais. O primeiro está relacionado à visibilidade, que permite ao funcionário enxergar o andamento das atividades e acompanhar o status de cada tarefa executada pelo time.
Além disso, a Metodologia Kanban reduz gargalos na produção. Isso acontece pois, com a nitidez nas atividades, o gestor pode eliminar tarefas que atrapalham a produtividade do time e investir em tarefas de alta performance.
Com a transparência nas etapas, a ocorrência de erros durante a execução das tarefas é menor. O próprio gestor, que supervisiona as demandas, como também os outros funcionários acompanham o status das atividades e ficam sob monitoramento, evitando qualquer problema que surja durante o caminho.
Em relação à transparência, caso um funcionário tenha iniciado uma nova tarefa sem finalizar outra, tanto o gestor como outro colaborador podem informar sobre a atitude indevida. O gerenciamento fica sob monitoramento de todos, reduzindo erros na produção.
Por fim, ao melhorar todos os pontos acima, a produtividade no ambiente de trabalho aumenta.
Relação entre o Kanban e o aumento da produtividade
O Kanban é uma das melhores metodologias ágeis quando se planeja aumentar a produtividade. Graças ao estímulo da autogestão e do gerenciamento por parte de outros colaboradores, os profissionais ficam atentos em cada minúcia da atividade e identificam possíveis gargalos durante a execução das tarefas.
O olhar clínico permite que o profissional melhore o desenvolvimento do serviço e priorize demandas mais importantes. A longo prazo, o funcionário consegue aumentar a produção e tomar decisões inteligentes na hora de executar as suas tarefas.
Sem a autopercepção que o Kanban cria, o colaborador não teria essa visão do próprio trabalho.
Quando usar o método Kanban?
O Kanban é bastante usado em empresas de tecnologia. Contudo, qualquer ambiente de trabalho que envolva duas ou mais pessoas podem aproveitar os benefícios da metodologia para a produção diária.
Caso um time esteja com gargalos na execução das atividades, este é o momento para adotar o Kanban. Isso porque o método permite identificar quais são os problemas no desenvolvimento das tarefas e como resolver os problemas em questão.
A metodologia também pode ser uma boa opção para novos grupos de trabalho. Quando se formam times recentes nas empresas, é importante que os funcionários criem uma percepção sobre como é a sua própria produção e onde podem melhorar (ou onde já estão bons).
Em suma, o Kanban se encaixa em vários cenários corporativos, seja sua empresa de tecnologia, um escritório de advocacia ou qualquer outro segmento em atuação.
Diferenças entre Kanban e Scrum
No mercado, as duas metodologias ágeis mais usadas são o Kanban e o Scrum. Ambas possuem benefícios, mas suas especificações podem se adequar mais a determinados grupos.
O Kanban é conhecido pela flexibilidade e pelo método visual. Existe uma limitação de tarefas, mas o propósito do sistema é apenas gerenciar o status de cada atividade. Não existe tempo para fazer cada tarefa, como também outras regras minuciosamente calculadas.
Em contrapartida, o Scrum é menos flexível e envolve vários gestores. A metodologia Scrum usa períodos fixos, conhecidos como sprints, nas quais as tarefas são pré-definidas e só podem ser executadas dentro daquele prazo.
No Scrum, existem inúmeras cerimônias para se falar acerca das atividades. Enquanto isso, no Kanban, é necessário apenas um quadro visível, com conversas esporádicas acerca das tarefas.
É importante ressaltar que não existe uma metodologia ágil melhor ou pior. Cada ambiente de trabalho se adequa aos métodos escolhidos.
Kanban na advocacia
O Kanban pode ser aplicado para advogados. Inclusive, escritórios de advocacia estão um passo à frente do mercado ao usarem sistemas para gestão de tarefas, pois mostram interesse pelo desenvolvimento dos processos e preocupação com o andamento do trabalho.
Na advocacia, o Kanban permite que as equipes jurídicas compreendam o progresso do serviço. Mesmo que a estrutura seja simples, como “A fazer > Em andamento > Bloqueado e/ou > Pronto”, a visibilidade norteia sobre como está o desenvolvimento do trabalho.
Com uma limitação de tarefas dentro da semana, o advogado fica menos sobrecarregado e consegue executar o que tem em mãos com mais tempo e estratégia. A metodologia é uma forma de melhorar a produtividade do profissional.
Sem contar que, como o Kanban é visível para todos, toda a equipe jurídica consegue acompanhar os serviços realizados por cada profissional. A supervisão coletiva é uma maneira de entender o tempo que cada pessoa leva nas atividades, como também enxergar possíveis problemas durante a execução das tarefas.
De que forma o Kanban pode ajudar os advogados?
Quando o escritório de advocacia aplica a Metodologia Kanban na rotina de trabalho, é possível enxergar diversos benefícios, como:
- Aumento de produtividade: os advogados conseguem priorizar as demandas mais importantes e realizar as tarefas sem sentir sobrecarga durante a rotina de trabalho;
- Redução do tempo gasto em tarefas: os advogados enxergam quanto tempo gastam em média para cada serviço e compreendem quais são os principais gargalos na execução, tentando resolvê-los a longo prazo;
- Colaboração: os advogados acompanham o status dos serviços realizados por cada profissional, permitindo uma participação mútua no desenvolvimento das tarefas;
- Fluxo de trabalho organizado: os advogados enxergam tudo que é feito dentro do escritório de advocacia e entendem quem é o responsável pelo quê e o andamento de todas as tarefas.
Aproveite e leia dicas sobre gestão de tempo para advogados
Como implementar o Kanban?
Para implementar a Metodologia Kanban, é necessário seguir algumas etapas. A primeira delas é mapear a construção das atividades, tendo em mente cada etapa e as lacunas que podem surgir no meio do caminho.
Como padrão, as empresas seguem a estrutura “A fazer > Em andamento > Bloqueado e/ou > Pronto”, mas é possível formatar de outro jeito.
Logo depois, é importante mostrar a forma como os cards devem ser preenchidos. É necessário a criação de um título, como também a descrição da atividade.
Título: Finalizar petição do José de Oliveira
Descrição: Escrever a petição do cliente José de Oliveira até sexta-feira e enviá-la para os órgãos responsáveis.
É importante que os membros do time discutam quantas tarefas podem ficar em andamento ao mesmo tempo. Um mesmo funcionário, por exemplo, pode iniciar apenas três atividades em uma semana (fica à critério dos colaboradores e gestores).
Por fim, a equipe se reúne e decide pela melhor plataforma para aplicar o sistema Kanban. Hoje em dia, existem inúmeros softwares que criam a interface do zero.
Ferramentas para usar o Kanban
O Kanban não é mais aplicado em lousas e outros tipos de métodos antiquados. Nos dias de hoje, existem softwares inteligentes que permitem a criação de uma interface cheia de funcionalidades e bastante interativas com os times.
Veja algumas opções interessantes abaixo:
Conclusão
O Kanban é uma das metodologias ágeis mais interessantes do mercado. Mesmo que sua origem seja dos anos 1940, a sua nova faceta para os dias de hoje é bastante atrativa para negócios de diversos segmentos, inclusive escritórios de advocacia.
O sistema permite que os profissionais reduzam o tempo em tarefas, como também aumentem a produtividade na rotina de trabalho.
Outros benefícios como flexibilidade nas demandas, colaboração entre funcionários e até mesmo visibilidade das atividades são o que tornam essa metodologia uma das mais usadas nos dias de hoje.
Embora o Scrum esteja lado a lado na disputa, há gestores que ainda preferem o Kanban. Mas independente da escolha, o que importa é melhorar a gestão das tarefas e otimizar os serviços realizados pelos profissionais.
Se você quer saber sobre outras inovações que existem no mercado, principalmente na área da Direito, continue no Blog da doc9 e leia mais artigos como este!
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