Um bom gerenciamento de tarefas na advocacia é a chave para a produtividade. Isso porque nem todas as atividades executadas pelos profissionais do Direito são rápidas e envolvem o “core business” da área.

A gestão de tempo é uma estratégia antiga no mercado. Em meados de 1980, o pesquisador Francesco Cirillo criou o método Pomodoro, que consiste no trabalho ininterrupto durante 25 minutos, com pequenas pausas de 5 minutos.

A ideia de gerir o tempo ganhou proporção devido à necessidade de impulsionar a produtividade sem causar danos à sua saúde física e mental das pessoas. Para isso, estudiosos, como Cirillo, desenvolveram metodologias palpáveis, que auxiliam principalmente na rotina de trabalho.

Quando se trata do gerenciamento de tempo para advogados, é importante destacar que existem particularidades. Os operadores do Direito executam muitas tarefas burocráticas, que minam sua produtividade e tornam a rotina de trabalho cansativa. Em contrapartida, há outras tarefas essenciais na área, que precisam de atenção total dos advogados.

Com base nesse cenário, entenda qual o conceito por trás da gestão de tempo e confira algumas dicas importantíssimas para o gerenciamento dos advogados.

Qual o conceito de gestão de tempo?

Gestão de tempo é um conceito que busca colocar em prática a priorização de tarefas. O propósito desse processo é melhorar o aproveitamento de cada atividade executada pela pessoa, a fim de impulsionar a produtividade.

Em contrapartida ao trabalho massivo, a gestão de tempo promove um equilíbrio nas realização de tarefas, seja dentro ou fora do mercado de trabalho. Com isso, estima-se que o profissional execute atividades relacionadas à sua área de atuação e deixe de lado afazeres pouco rentáveis.

Quando os profissionais não trabalham ancorados no gerenciamento de tempo, tudo pode se tornar prioridade. E como o mercado já diz, “se tudo é prioridade, nada é prioridade.”.

É importante pontuar que o gerenciamento de tempo não é uma camisa de força. A intenção dessa estratégia é impulsionar a produtividade, e não microgerenciar atividades executadas dentro de uma empresa.

Quais são os princípios da gestão de tempo?

Para que a gestão de tempo seja eficiente, ela deve ser fragmentada em quatro princípios. Entenda quais são:

• Priorização: Elencar quais atividades são mais e menos importantes, com a intenção de ordená-las e entender por onde se deve começar;
• Planejamento: Realizar um planejamento estratégico a respeito da execução das atividades. É neste momento que se entende a dificuldade de cada tarefa;
• Meta: Nenhuma tarefa pode ser realizada sem uma meta por trás. Isso porque, se não haver um propósito na atividade, não há motivos para colocá-la como prioridade; 
• Organização: Com o auxílio de ferramentas e estratégias de distribuição, as atividades ficam alocadas em um único espaço, visível para todos e de fácil interpretação para as pessoas envolvidas.

Para advogados, os princípios da gestão de tempo podem despriorizar consultas na jurisprudência e colocar como top 1 o contato com seus clientes para entender melhor os casos e definir as melhores estratégias, por exemplo. 

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Gestão de tempo para advogados

A gestão de tempo para advogados é importantíssima. Isso porque os profissionais da área do Direito são atolados de atividades em sua rotina de trabalho, sendo algumas mais importantes e outras menos essenciais.

Quando o profissional se vê abarrotado de demandas, isso pode prejudicar sua produtividade. Além da desorganização atrapalhar na execução das tarefas, o cansaço físico e mental interrompe parte da produção. 

Para escritórios de advocacia, é importante adotar estratégias de gestão de tempo, como o método Pomodoro, Matriz de Eisenhower, entre outras. Essa escolha auxilia na organização das demandas e favorece o desempenho dos advogados.

Além disso, é interessante a contratação de profissionais especializados no gerenciamento de equipes e tarefas, pois assim os advogados terão uma referência para  acompanhar o andamento e auxiliar na priorização das tarefas.

Importância de uma boa gestão de tempo

Uma boa gestão de tempo garante saúde física e mental para o profissional. De acordo com a Associação Nacional de Medicina no Trabalho (Anamt), cerca de 30% dos trabalhadores no Brasil sofrem com a síndrome de burnout, uma doença causada pela exaustão extrema no trabalho. 

O cenário pode ser um indicativo de que a gestão de tempo não está acontecendo corretamente nas empresas . Profissionais que priorizam as suas demandas e eliminam tarefas menos importantes da fila não sofrem com a sobrecarga de trabalho – e, caso sofram, cabe ao negócio providenciar a contratação de mais uma pessoa para dividir as atividades.

Sem uma boa gestão de tempo, as chances do profissional adoecer ou decidir trocar de trabalho são grandes. O excesso de demandas e a falta de organização deixam a rotina pesada, pouco produtiva e com baixa rentabilidade.

Vale destacar que a falta do gerenciamento pode impactar a vida pessoal do profissional. Pessoas que sofrem com burnout sentem o reflexo da doença dentro de casa, deixando de fazer coisas que gostam e podendo entrar no limbo da depressão.

Em contrapartida, pesquisas mostram que profissionais felizes no ambiente de trabalho sofrem 50% menos acidentes laborais. O número mostra que a exaustão no serviço pode, sim, impactar negativamente na saúde.

Como fazer a gestão do tempo?

Colocar a gestão do tempo em prática não é uma tarefa difícil. Os advogados podem começar elencando quais tarefas são primordiais para que a semana caminhe com tranquilidade e quais atividades podem ser realizadas em outro período.

Caso o número de demandas ainda seja alto, vale a pena estudar se alguma tecnologia é capaz de ajudar na execução. Softwares jurídicos ou até mesmo o ChatGPT, por exemplo, pode consultar a jurisprudência no lugar do advogado e auxiliar na decisão sobre algum processo que está em andamento. 

Além disso, para gerenciar o tempo, é importante deixar todas as atividades em andamento e que estão na fila para produção em evidência. Isso pode ser feito por meio de ferramentas como Trello, Notion, Jira e outras plataformas de gestão de tarefas. 

Quais são os principais passos para gerir o seu tempo?

Antes de introduzir qualquer estratégia para gestão de tempo, o advogado precisa ter em mente qual é o seu core business. Ou seja, qual é a atividade principal do escritório ou departamento jurídico, ou o que a organização sabe fazer de melhor.

Isso significa que é necessário mapear as principais funções antes de elencar uma atividade mais ou menos importante. Para isso, é importante responder perguntas como: “qual é o centro do negócio?” e provavelmente, a resposta será: “prestar o melhor atendimento jurídico ao cliente”, seja ele interno ou externo.

Ao ter em mente essa listagem, é possível iniciar a organização do tempo. O profissional precisa ter em mente não só o horário de trabalho, como também momentos de lazer e estudos, que são imprescindíveis para o bem-estar e para a saúde mental.

Somente após essa tarefa é possível introduzir os princípios da gestão do tempo.

Dicas de como otimizar a operação e o dia a dia

Com o suporte de ferramentas de gerenciamento, é possível otimizar a operação no dia a dia. Isso acontece porque as plataformas de gestão facilitam a visualização das atividades em andamento, além de armazenar as tarefas prontas no histórico.

A consulta do que já foi elaborado e quanto tempo levou para a execução de cada tarefa permite ter a visibilidade de quais atividades são mais produtivas e quais são menos rentáveis para o negócio. Por meio dessa análise, é possível alavancar a operação diária no trabalho e torná-la ainda mais proveitosa.

Por que é importante otimizar o seu tempo? Entenda 5 objetivos que você pode alcançar ao organizar a sua rotina!

Principais erros cometidos na gestão do tempo

Na hora de elaborar uma estratégia de gestão do tempo, o maior erro é abarrotar de atividades dentro de um período curto. Essa decisão sobrecarrega o profissional , deixando-o atordoado a longo prazo e fazendo com que as tarefas saiam com menos qualidade.

Além disso, dispor de atividades pouco produtivas também é um erro. O advogado, neste caso, precisa desfrutar de tarefas que estejam ligadas ao core business do negócio.  Organizar e gerenciar documentos legais, realizar pesquisas jurídicas, atualizar manualmente os clientes sobre o progresso de seus casos e outras tarefas semelhantes não trazem benefício algum – e podem ser automatizadas ou executadas por outro profissional.

Melhores estratégias para gestão de tempo

Para introduzir a gestão de tempo na advocacia, é possível optar pelas estratégias mais comuns, que são:

• Método Pomodoro: consiste em trabalhar 25 minutos direto e ter pausas de 5 minutos, por exemplo. Cabe ao profissional adaptar o tempo de serviço ininterrupto e o tempo que deve ser dedicado ao descanso;
• Análise SWOT: auxilia profissionais na identificação de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças relacionadas ao negócio – o que permite investir mais ou menos tempo em determinadas tarefas;
• 5W2H: permite que a empresa organize as atividades diante de sete perguntas, que são “Who? What? Where? When? Why? How? How Much? Results?” (Quem? O que? Onde? Quando? Por que? Como? Quanto? Quais resultados?);
• Matriz de Eisenhower: facilita a organização das tarefas entre urgente, não urgente, importante e não importante. O método possibilita que o advogado elenque o que deve ser feito primeiro e o que pode ser despriorizado naquele momento.

Dúvidas frequentes

Além dos tópicos já destacados anteriormente, é comum que advogados e demais profissionais do mercado tenham mais dúvidas sobre gestão de tempo. Veja outras perguntas frequentes:

1. “Quais são as vantagens da gestão de tempo?” 

Em resumo, fazer o gerenciamento do tempo aumenta a produtividade no meio corporativo, melhora o bem-estar do profissional e reduz a sobrecarga de trabalho.

2. “Qual a melhor forma de administrar o tempo?” 

É possível administrar o tempo em cada atividade de forma convencional, com o auxílio do ponto de horas, ou também por meio de ferramentas como o Clokify.

3. “Quais são as dificuldades na gestão do tempo?” 

É comum que profissionais sintam dificuldades na hora de elencar prioridades, além de ter problemas na identificação de padrões de produtividade.

Conclusão

A gestão de tempo vai muito além de acompanhar quanto se gasta em cada atividade no trabalho. O conceito abarca o meio corporativo e o lado pessoal, com o propósito de equilibrar quanto esforço é investido dentro de várias esferas da vida. 

Nos escritórios de advocacia é importante aplicar o gerenciamento de tempo para que os advogados não fiquem sobrecarregados e que possam investir o conhecimento no que é importante. Atividades pouco produtivas e burocráticas minam o desenvolvimento do profissional e desestimulam o interesse pela área.

Além disso, é importante que não haja o microgerenciamento de tarefas. A intenção é identificar lacunas no tempo de trabalho, a fim de aumentar a produtividade. Vigiar o que cada pessoa faz e quanto tempo se leva na atividade pode ter o mesmo efeito da sobrecarga.

Invista em estratégias como a análise SWOT, o Método Pomodoro ou outras. Se possível, aposte em ferramentas de gestão de tempo, como o Trello, que podem auxiliar não só na gestão de tempo, mas também na organização das atividades.

Com isso, os escritórios de advocacia podem impulsionar a produtividade dos advogados e ter retornos positivos. Basta escolher a melhor forma de organizar o tempo. 

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