Matriz de Eisenhower: aprenda a organizar e priorizar tarefas para maximizar a produtividade

Muito ao contrário do que se imagina, a produtividade não está relacionada ao excesso de demandas. Mas, ter uma metodologia de gestão de tarefas como a Matriz de Eisenhower pode ser a chave para impulsionar a performance de um negócio. Entenda!

Sabe aquela sensação de que você trabalhou muito, mas ainda assim o dia não foi produtivo? Provavelmente você se sente dessa forma porque focou os esforços em tarefas que não eram prioritárias ou porque listou mais tarefas do que era capaz de entregar.

Nem sempre o que é urgente é prioritário. Da mesma forma que nem tudo que é importante tem certo grau de urgência. O sucesso ou fracasso da sua estratégia está justamente ligado a quais critérios você utiliza na tomada de decisão e priorização de demandas.

Uma das técnicas que auxilia no aumento da produtividade, definição de prioridades e gerenciamento do tempo se chama Matriz de Eisenhower. A seguir, entenda um pouco mais sobre este conceito!

O que é a Matriz de Eisenhower?

Criada pelo pesquisador Dwight Eisenhower, a Matriz de Eisenhower tem como objetivo aprimorar o processo decisório e de efetividade das definições. Ou seja, é uma ferramenta que visa facilitar o gerenciamento das atividades e das prioridades, trazendo mais segurança para a rotina de trabalho.

A Matriz é dividida em quatro quadrantes, que são:

• Importante e urgente: tarefas que devem ser feitas imediatamente;
• Importante, mas não urgente: tarefas que devem ser desenvolvidas em médio ou longo prazo;
• Urgente, mas não importante: tarefas urgentes, mas que podem ser resolvidas com ligações, e-mails e reuniões, por exemplo, e que devem ficar em segundo lugar na fila de priorização;
• Não urgente, não importante: tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas.

A forma como os quadrantes são organizados permite uma gestão de tarefas com qualidade. 

O que Eisenhower diz sobre planejamento?

O conceito por trás da Matriz de Eisenhower defende que as tarefas precisam de planejamento, com o propósito de otimizar a rotina de trabalho dentro das empresas. A partir dessa organização, é possível elencar atividades prioritárias e até descartar outras demandas.

Na rotina dos escritórios, é comum que muitas atividades tomem o tempo dos profissionais. Uma pequena organização, como a feita dentro dos quadrantes da Matriz, já é capaz de eliminar demandas pouco importantes e priorizar atividades essenciais para aquele momento.

Com isso, o sentimento de muito trabalho e pouca produção é deixado para trás. 

Como funciona a Matriz de Eisenhower?

O princípio da Matriz de Eisenhower está ancorado nos seus quadrantes, que são “importante e urgente”, “importante, mas não urgente”, “urgente, mas não importante” e “não urgente, não importante”. 

Dentro das empresas, é comum que aconteçam cerimônias para o acompanhamento de resultados, atividades e discussões entre líderes. Durante essas conversas, o uso da Matriz é uma ótima opção, sendo uma forma de priorizar demandas em detrimento a outras.

Imagine a seguinte situação: uma equipe de advogados se reúne às sextas-feiras para discutir as atividades a serem produzidas na próxima semana. O gestor ou advogado responsável pela conversa auxilia cada profissional sobre em qual quadrante as tarefas se encaixam, facilitando a priorização da semana.

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Quais são os 2 eixos na caixa Eisenhower?

Os quadrantes são organizados em dois eixos, sendo o horizontal representado pela urgência da demanda e o vertical pela sua importância.

A divisão em quatro quadrantes permite que as duas necessidades se cruzem para formar a melhor decisão. Uma demanda urgente nem sempre é tão importante para o negócio, enquanto uma tarefa importante nem sempre é urgente. 

Portanto, entender o conceito de cada caixa de Eisenhower e em qual eixo sua atividade se encaixa é essencial nesse processo.

Como priorizar tarefas?

A priorização das tarefas com o método de Eisenhower passa, antes de tudo, pelo processo de análise. A pessoa ou pessoas envolvidas discutem sobre a importância e a urgência da atividade, com a finalidade de encaixá-la no momento certo. 

Após a discussão, os profissionais podem preencher a tarefa dentro do quadrante indicado. A elaboração de uma sentença entra na caixa de “Importante, mas não urgente”, por exemplo – e isso pode significar que a produção será feita em outro momento.

Já a resposta de um e-mail ou uma ligação podem se encaixar em “não urgente, não importante”. Portanto, a demanda será realizada em um momento mais distante, dando espaço para outras tarefas.

É importante ressaltar que a discussão e análise de cada demanda não podem faltar neste momento. Nem todo e-mail ou ligação podem ficar de lado, sendo imprescindível que todos os envolvidos neste processo avaliem a demanda.

Quais tarefas se encaixam em cada quadrante?

Os quadrantes da Matriz de Eisenhower são organizados de acordo com o eixo horizontal e vertical, que significam respectivamente a urgência e a importância da tarefa.

Para encaixar cada atividade na sua caixa, o gestor precisa delimitar o grau de prioridade. Algumas tarefas são importantes, mas não urgentes. Nesse caso, a demanda fica alocada no quadrante de “importante, mas não urgente”.

Tarefas com a descrição de “importante, mas não urgente” são aquelas que fazem parte do core do negócio, mas que não precisam de tanta rapidez para a produção. Para advogados, a elaboração de uma sentença é um ótimo exemplo. 

Em contrapartida, existem também demandas “urgentes, mas não importantes”, que se tratam de tarefas esporádicas que surgem de última hora e que precisam de algum espaço na agenda. São casos atípicos e com urgência, que não fazem parte do core do negócio. 

Como a Matriz de Eisenhower pode aumentar a produtividade?

A promessa da Matriz de Eisenhower é organizar uma rotina de atividades e consequentemente melhorar a produtividade dos profissionais envolvidos. Isso é possível devido à priorização das tarefas, que abre espaço para demandas mais importantes e descarta serviços pouco produtivos.

No ambiente de trabalho, é comum que um funcionário seja demandado de vários lados, resultando em um acúmulo de tarefas e em pouco tempo para a produção. O conceito por trás de Eisenhower visa acabar com essa sobrecarga, a fim de deixar nas mãos do funcionário apenas uma quantidade específica de atividades, que façam sentido para aquele momento.

A organização das tarefas tem como propósito não deixar o profissional sobrecarregado, de forma que atrapalhe a sua performance. É importante que os gestores e a própria empresa enxerguem que a gestão das atividades pode impulsionar a produtividade e reduzir a taxa de turnover.

Quais são suas limitações?

A Matriz de Eisenhower pode ficar limitada em algumas situações. Quando não há um gestor de projetos ou um profissional responsável para avaliar a divisão dos quadrantes, pode ser que a organização não fique tão bem delimitada.

Além disso, podem existir empresas que dividem as atividades nos seus respectivos quadrantes, mas que não respeitam uma quantidade máxima. Portanto, a sobrecarga ainda estará presente na rotina dos funcionários, só que com um pouco mais de organização.

Tudo isso sem falar que existem pequenas demandas diárias que nem sempre entram na Matriz, e que podem minar a produtividade do profissional. Uma ligação, uma conversa via Slack ou Teams e outras ocasiões parecidas raramente entram nessa organização. 

Como aplicar a Matriz de Eisenhower em um escritório de advocacia?

Nos escritórios de advocacia, o uso da Matriz de Eisenhower pode ser um ótimo acelerador de produção. Isso porque existem muitas demandas variadas, que exigem organização e muita priorização por parte do profissional. 

Entenda como aplicar as caixas de Eisenhower no seu escritório:

Integrando a Matriz com ferramentas tecnológicas

Em primeiro lugar, a Matriz de Eisenhower está intrinsecamente ligada à tecnologia. Portanto, durante as cerimônias do escritório é importante que exista uma ferramenta para fazer as anotações.

O gestor responsável pela conferência da Matriz pode criar um modelo nas plataformas de gestão, como Trello ou Jira. Para isso, basta dividir o layout da ferramenta em quatro quadrantes, nomeando-os da forma necessária.

Também  é possível fazer o desenho de Eisenhower no próprio Google Sheets. É só selecionar duas linhas e duas colunas e organizá-las com os eixos e nomes indicados.

Melhores práticas para manter a consistência com a Matriz

Para que a Matriz de Eisenhower funcione, é importante que exista um membro responsável pela conferência e uma cerimônia para a discussão das tarefas. 

Além disso, é importantíssimo manter a recorrência dessas conversas, a fim de organizar as demandas de cada funcionário e deixá-los despreocupados com novas atividades. Sem isso, pode ser que a estratégia não funcione dentro do escritório.

Também é importante salientar que o gestor responsável precisa entender de advocacia ou ser um advogado. Caso a pessoa não entenda sobre os conceitos discutidos na reunião, pode haver uma má organização das atividades.

Revisar e ajustar a matriz regularmente

No mercado corporativo, é comum que haja cerimônias entre os times. Para advogados, isso também pode se aplicar, sendo primordial para revisar e ajustar a Matriz de Eisenhower com regularidade.

A cerimônia conhecida como “weekly” (reunião semanal) é a mais indicada para essa discussão, uma vez que discute tudo que foi produzido naquela semana e coloca em pauta possíveis atividades para a semana seguinte. 

Caso ainda não exista essa recorrência no seu escritório, vale a pena inseri-la na rotina.

Como treinar sua equipe para utilizar a Matriz de Eisenhower?

Embora exista um gestor responsável pela Matriz, é importante que todos entendam como a metodologia funciona. Por isso, veja abaixo meios para treinar a sua equipe para essa nova proposta:

• Aplique treinamentos regulares sobre como funciona a Matriz de Eisenhower;
• Entenda quais são as maiores dificuldades dos advogados ao usar a Matriz e use dessas informações para elaborar documentos explicativos;
• Faça formulários sobre as principais melhorias para a caixa de Eisenhower e distribua-os via e-mail;
• Em todas as cerimônias, tente entender a opinião dos advogados sobre essa metodologia de organização do trabalho.

Com base nas informações coletadas, é possível entender lacunas no uso dessa estratégia e até mesmo buscar novas ferramentas no mercado.

Conclusão

A Matriz de Eisenhower pode ser uma ótima ferramenta para gestão de tarefas dentro das empresas – inclusive em escritórios de advocacia.

Para funcionar da forma ideal, é importante que haja uma pessoa responsável pela conferência dos quadrantes (e que entenda sobre gestão), além de recorrência na atualização do quadro. Sem isso, podem haver inconstâncias no preenchimento e pouco retorno em produtividade.

Existem também outras ferramentas e metodologias que impulsionam a produtividade, que você pode conhecer no nosso Blog. Cabe a cada empresa escolher o método que melhor se encaixa ao negócio e segui-la da forma indicada pelos especialistas.

Se você curtiu o assunto e quer saber mais sobre gestão, tecnologia e advocacia, continue no Blog da doc9!

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