Todo advogado sabe: uma cópia de processo judicial é indispensável, afinal, é a base para a estratégia da gestão jurídica e o estudo aprofundado. Porém, o que acontece quando o volume dessas cópias se torna uma montanha de documentos digitais?
O acesso a um processo judicial em PDF, embora prático para estudo remoto, esconde um desafio logístico e de segurança de dados. Como manter a integridade e a confidencialidade de cada processo judicial em escala?
É aqui que a doc9 transforma o “mal necessário” em eficiência. E, neste texto, vamos explicar o porquê.
O que é cópia de processo judicial?
Cópia de processos judiciais são feitas a partir de demandas jurídicas que estão em determinados órgãos, foros e cartórios. São como o “xerox” que acabam sendo utilizadas para facilitar a vida do advogado, que não pode ficar carregando uma grande quantidade de processos consigo o tempo inteiro.
Por isso, diversos advogados realizam cópias dos processos para que possam ler e entender o processo. Para então, desta forma, trabalhar em cima dele, realizando peças e estruturando como será o seu plano de ação.
Apesar do grande crescimento do processo digital, vários dos processos brasileiros ainda são físicos, ou seja, não passaram pela digitalização de documentos e ainda contam com a maioria dos processos em papel.
Sendo assim, para consultar páginas de processos, andamentos de processos ou qualquer outra ação que aconteça em um processo específico, é preciso que o advogado acompanhe o processo, seja ele físico ou eletrônico, de maneira escrita.
Quando um advogado deseja retirar uma cópia de um processo, ele pode escolher entre tirar a cópia de um processo completo ou então partes de um processo. Sendo assim, você pode ter que realizar cópias de um processo diversas vezes, porque a cada nova movimentação, novas folhas são adicionadas ao processo, e os advogados precisam acompanhar para não perder nenhuma informação.
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Como funciona o processo judicial eletrônico?
O Processo Judiciário Eletrônico é um sistema que foi desenvolvido pelo CNJ em parceria com os tribunais e também com a participação da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB) para automação do judiciário brasileiro.
O principal objetivo desse projeto é manter um sistema de processo judicial eletrônico que seja capaz de permitir a prática dos atos processuais, assim como o acompanhamento dos processos judiciais, independentemente se o processo estiver tramitando na Justiça Federal, na Justiça do Trabalho ou na Justiça Militar dos Estados.
O processo judiciário eletrônico foi lançado em 2011, pelo presidente do CNJ. E, no dia seguinte do seu lançamento, dia 22/06, todos os presidentes dos tribunais de todo o país participaram de uma apresentação detalhada de como funcionaria o sistema.
Desde 03 de fevereiro de 2014, o CNJ está utilizando exclusivamente o Processo Judiciário Eletrônico para o trâmite de novos processos.
Como ter acesso a processo judicial eletrônico?
Acessar um processo judicial eletrônico com segurança exige alguns cuidados:
- Navegador web atualizado: use as versões mais recentes do navegador;
- Certificados digitais válidos: essencial para identificação e assinatura eletrônica;
- Driver do dispositivo criptográfico: necessário para o uso do seu certificado (token ou cartão);
É importante ressaltar que a dependência de Java e Adobe Flash para sistemas judiciais foi drasticamente reduzida. Consulte requisitos específicos.
O desafio após entender como consultar um processo judicial, é a gestão segura e em volume das informações. A doc9, com o Whom.doc9, ameniza essa dor: gerenciamos seus certificados digitais de forma centralizada e segura, simplificando o acesso a todo o processo judicial.
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Quem pode ter acesso ao processo eletrônico?
De modo geral, os dados essenciais de processos eletrônicos que não correm em segredo de justiça estão disponíveis ao público, incluindo informações sobre o andamento e determinados documentos do processo. Já nos casos sigilosos, o acesso é limitado às partes do processo e seus respectivos advogados
O acesso à informação é um direito concedido à todos pela Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação – LAI), e o Estado tem o dever de garantir o acesso sem a necessidade justificar o motivo da solicitação.
Ainda nesse sentido, tanto a Constituição Federal, art 5º, inciso LX quanto o CPC, art 155º abordam a temática da publicidade dos atos processuais, estabelecendo-a como regra geral. No entanto, ambos dispositivos preveem exceções à publicidade, permitindo a restrição em circunstâncias específicas.
O dispositivo constitucional autoriza a limitação da publicidade sempre que houver necessidade de resguardar a intimidade das partes ou quando o interesse social assim o demandar, podendo ser solicitado pelo advogado.
Complementando essa diretriz, o artigo 155 do CPC especifica os casos em que o processo poderá tramitar em segredo de justiça, como nas ações que envolvam questões de família — incluindo casamento, filiação, separação, guarda de menores e alimentos — ou ainda quando o interesse público justificar tal medida.
Quem pode pedir cópia do processo?
Qualquer cidadão poderá realizar cópias de processos físicos, sendo totalmente livre quando não for processo que seja segredo de justiça. Neste caso será necessário que o advogado possua uma procuração em nome de alguma das partes do processo.
Para processos eletrônicos, que são os considerados processos virtuais, porque não possuem cópias físicas e estão na “nuvem” do governo, podem ser acessados diretamente no site do tribunal ou foro que o processo está localizado.
Neste tipo de situação é um pouco diferente, pois depende de cada site solicitar procuração ou não.
O desafio da escala: quando um pedido de cópia judicial vira um problema logístico
Lidar com o volume crescente de cópias de um processo judicial pode transformar uma simples tarefa em um enorme desafio logístico na autenticação de documentos.
A gestão manual de um alto volume de documentos aumenta as chances de comprometer a segurança dos dados e sobrecarregar sua equipe, que se vê presa a burocracias e perdendo tempo valioso.
Se você já temeu os riscos de extravio ou a dificuldade em fazer a gestão de acessos a informações sensíveis, a doc9 é sua aliada ideal. Oferecemos uma solução robusta que descomplica a gestão de cópias, garantindo a integridade dos dados e liberando seus profissionais para focar no que realmente importa.
Com doc9, a segurança e eficiência das suas cópias processuais são elevadas a um novo patamar, transformando um problema em uma operação fluida.
O que é a certificação digital necessária para realizar a cópia de processo judicial
Os tokens, ou certificações digitais, são uma espécie de carteira de identidade virtual, que permite que o sistema reconheça de maneira rápida quem é que está acessando o sistema.
No judiciário, esse documento é necessário para propor uma ação ou então para realizar qualquer tipo de ato processual.
Também é a certificação digital que garante a validade jurídica para os atos praticados. Para o CNJ, essa assinatura passou a ser obrigatória para o peticionamento e para o acesso de peças processuais, como documentos.
A tramitação de processos judiciais em meios eletrônicos exige a certificação digital tanto de advogados, quanto de magistrados e servidores de tribunais. Esse mecanismo fortalece a proteção de dados confidenciais para as ações judiciais e os atos realizados no âmbito do poder judiciário.
Assim, é possível evitar fraudes que podem ser cometidas com a violação de informações concedidas ao poder judiciário para solucionar litígios.
Como posso obter um certificado digital para acesso ao PJE?
O acesso ao processo judicial eletrônico é indissociável da certificação digital. Advogados, departamentos jurídicos e até mesmo as partes envolvidas necessitam de um certificado emitido em nome de pessoa física para operar e consultar qualquer tribunal brasileiro. Seja por um token, pen-drive, carteirinha com chip ou certificado em nuvem.
À medida que a digitalização avança, o volume de certificados digitais no Brasil cresce exponencialmente. Com isso, surgem dois desafios críticos para empresas e escritórios: a gestão em volume dessas certificações e a segurança dos dados associados a elas.
Para entender a dimensão deste cenário, basta olhar os números mais recentes divulgados pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), com base em dados do dia 11/08/2025. Há no país cerca de:
- 8.829.521 certificados A1 emitidos;
- 6.136.052 certificados A3 emitidos;
- 115.926 certificados de outros tipos emitidos.
Com esse alto volume de certificados, como você garante que, ao tentar fazer uma consulta de processo judicial, ela seja feita de forma segura, rastreável e eficiente, sem comprometer a conformidade?
E a complexidade aumenta: cada certificado deve ser do advogado, não do escritório. Além disso, a solicitação exige validação presencial do usuário e um processo manual de cadastro nos portais dos tribunais.
Para quem lida com centenas, ou até milhares, de processos e certificados, essa rotina manual se torna um gargalo, gerando riscos de segurança, desorganização e desperdício de tempo precioso.
É exatamente para eliminar essa preocupação que a doc9 desenvolveu o Whom.doc9. Sendo a LawTech pioneira na gestão de certificados digitais A1 no Brasil, oferecemos a solução mais completa e segura do mercado.
Com o Whom.doc9, você centraliza e gerencia o uso de todos os certificados digitais da sua equipe de forma 100% segura, com total rastreabilidade e em conformidade com a LGPD.
Garanta que cada consulta de processo judicial seja feita com a máxima segurança e controle. Com relatórios completos, gestão de acessos robusta e suporte especializado para incidentes, o Whom.doc9 transforma a gestão de cópias e o acesso aos processos judiciais em volume.
Leia também: Como fazer uma consulta a um processo judicial?
Por que repassar sua cópia de processo para advogados correspondentes
A demanda de realizar cópias de processos, sejam eles físicos ou eletrônicos, exigem um tempo de dedicação do advogado. Para processos físicos, é necessário considerar o tempo para:
- Deslocamento até o foro;
- Pegar o processo;
- Realizar as cópias do processo;
- Se deslocar novamente para o local de origem;
- E muito mais.
Fora quando tem alguma fila e o advogado precisa ficar esperando.
Para aqueles advogados que não possuem tempo disponível para tal atividade, uma solução possível é repassar a demanda de cópias processuais para advogados correspondentes, que são advogados locais que podem realizar esse tipo de diligência forense e muitas outras.
Advogados correspondentes são aqueles profissionais que realizam uma espécie de terceirização dos advogados, porque realizam serviços de cunho jurídico como cópia de processos, protocolação de documentos, retirada de documentos e de alvarás, audiências e muito mais.
A opção de contratar um correspondente jurídico para a realização desse tipo de demanda pode ser uma solução de produtividade para departamentos jurídicos e para escritórios de advocacia, uma vez que o profissional não precisará mais gastar tempo para realizar tal serviço.
Vantagens de pedir cópia de processo pela doc9
Uma outra opção, que envolve a correspondência jurídica, é o repasse de cópias de processos para empresas de logística forense, como a doc9, que é responsável por toda a gestão dos repasses das diligências, realizando a cobrança dos advogados correspondentes em relação à realização.
Enquanto o advogado costuma economizar tempo ao repassar as suas diligências, ele também precisará realizar uma série de novos processos e novas conferências.
Ou seja, ao repassar diligências forenses para advogados correspondentes, o advogado precisa realizar o alinhamento de entrega, alinhando prazos, normas de qualidade e a cobrança da diligência, para que as cópias sejam entregues no prazo, realizando uma auditoria posterior, antes de efetuar o pagamento.
Alinhamento de expectativa de entrega da cópia do processo judicial
Outro ponto importante ao contratar um advogado correspondente é o acordo de prazos de entrega com um terceiro. Quando a diligência vai ser executada pelo próprio advogado é mais fácil, porque já conhece a sua rotina e quando será possível realizar a cópia.
Mas, quando a figura de execução passa a ser um terceiro, a organização ganha novas nuances, por isso deve haver um alinhamento de prazo de entrega da cópia do processo.
Na doc9, possuímos os prazos de entrega definidos por comarca, que são visualizados logo ao abrir uma solicitação no nosso sistema. Embora não haja uma legislação própria para entrega da cópia, a legislação estabelece alguns prazos gerais para os processos:
- Diligências e cumprimento de mandados costumam ter um período de 45 dias corridos para que o mandado judicial seja cumprido e devolvido pelo oficial de justiça;
- Prazos processuais do juiz, conforme o Art. 226 do Código de Processo Civil, o juiz deve proferir os despachos de mero expediente no prazo de 5 dias;
- Execução de decisões judiciais podem ser requeridas de forma imediata ou seguir um cronograma específico, que será detalhado pelo próprio juiz na decisão;
- Após o ato de citação, a parte tem 3 dias úteis para confirmar o recebimento da comunicação. Para entidades de direito público, este prazo é estendido para 10 dias corridos.
Há prazos para situações especiais para comarcas de difícil acesso, em que a lei permite que o juiz prorrogue os prazos por até 2 meses, a fim de garantir o amplo direito de defesa.
A urgência é máxima em processos criminais com réu preso. Nesses casos, os mandados devem ser cumpridos com total prioridade, em um prazo de até 3 dias, salvo determinação judicial expressa em contrário.
É fundamental ressaltar que a consulta à legislação local e ao despacho judicial é sempre indispensável para confirmar os prazos aplicáveis ao seu caso.
Conferência de execução
É necessário conferir a execução dos serviços na entrega e validar se todas as páginas estão presentes, legíveis e, principalmente, na ordem correta. Entre outros aspectos da cópia processual que também se aplicam ao repasse de serviços para advogados correspondentes.
Para resolver o problema de conferência, possuímos uma equipe de auditoria, que realiza a conferência de todas as nossas diligências antes de serem entregues aos nossos clientes.
Pagamento de cada diligência de forma separada
A cobrança por um pagamento antecipado, antes das cópias serem entregues, é um problema recorrente em muitos escritórios.
Para além disso, o processo de pagamento de diligências é separado, de acordo com cada correspondente, até sendo válido lembrar que os advogados possuem bancos diferentes, com taxas de transferência diferentes.
Solucionamos esse tipo de problema através do pagamento centralizado no nosso sistema. O cliente centraliza as suas diligências na doc9, e o processo de pagamento moroso, que precisa ser realizado a cada nova contratação fica sob nossa responsabilidade, centralizando o pagamento via um único boleto ao mês, sempre no mês subsequente a entrega da diligência.
Qualidade de entrega das cópias dos processos ou diligências
Para escritórios e departamentos jurídicos que operam em volume, a gestão da qualidade e segurança na obtenção de cópias de um processo judicial e outras diligências é uma preocupação constante.
Não se trata apenas de ter a cópia em mãos, mas de garantir que ela seja legível, completa, padronizada e, acima de tudo, segura. A inconsistência na entrega ou a falta de um padrão claro pode gerar retrabalho, perda de dados jurídicos e até mesmo riscos jurídicos que sua equipe simplesmente não precisa enfrentar.
Sem um controle rigoroso, o tempo para auditorias, correções e repasses é consumido, desviando o foco do que realmente importa: a estratégia jurídica e o atendimento ao cliente.
É exatamente para eliminar essa dor de escalabilidade que a doc9 desenvolveu um processo de excelência. Para atuar conosco na cópia de processo judicial ou qualquer outra diligência, o profissional passa por um funil de qualificação robusto, garantindo a padronização e a qualidade que você espera:
- Captação: é realizado um cadastro e testagem de habilidades dos advogados correspondentes, captando experiências anteriores e também conhecimentos;
- Treinamento: após a captação dos advogados, eles passam por uma imersão, onde são treinados pela nossa equipe, explorando o sistema doc9, normas de execução de diligências forenses e outras práticas;
- Teste: após o treinamento, o advogado correspondente é submetido a uma etapa de testagem, onde são explorados todos os assuntos abrangidos no treinamento;
- Inserção: somente após passar pelo teste que os advogados correspondentes são inseridos no nosso sistema e considerados aptos para começarem a receber as demandas da doc9;
- Ranking: após a inserção e início da realização de diligências jurídicas, todos os nossos advogados correspondentes passam por um processo de avaliação de qualidade via ranking de notas compostas através das diligências realizadas pelo próprio advogado.
Assim como ocorre na Uber, o nosso ranking posiciona o advogado correspondente com melhor performance na posição principal para receber as diligências. Os advogados correspondentes que possuem notas inferiores passam por processos de reciclagem ou então acabam sendo descadastrados.
Transforme uma tarefa repetitiva em um fluxo de trabalho inteligente
Não deixe que a gestão de documentos seja um obstáculo para a eficiência e a segurança do seu escritório. Transforme o desafio em um fluxo de trabalho inteligente, liberando sua equipe para as atividades estratégicas que realmente impulsionam seu sucesso.
Vamos encontrar a melhor solução para o seu tipo de negócio, otimizando sua rotina jurídica e garantindo a segurança que a gestão de cada processo judicial exige.
