Como as novas tecnologias estão otimizando a gestão jurídica

A gestão jurídica refere-se à organização e administração de um escritório de advocacia ou departamento jurídico, abrangendo desde a qualidade dos serviços até o controle financeiro.

Atualmente, o Brasil conta com cerca de 1,3 milhão de advogados ativos, de acordo com levantamento da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). Em um mercado tão competitivo, muitos profissionais estão se afastando das trilhas tradicionais, como a advocacia contenciosa em escritórios ou a busca por posições no Poder Judiciário.

Em vez disso, há um crescente interesse na área de gestão jurídica, que oferece oportunidades profissionais que vão além dos papéis tradicionais de advogado corporativo ou gestor jurídico.

Funções como Head de Compliance, Legal Ops, Data Protection Officer (DPO –  Oficial de Proteção de Dados, na tradução), Engenheiro Jurídico e Analista de Dados Jurídicos são exemplos de novas oportunidades que estão emergindo nesse cenário inovador.

No entanto, quem busca seguir por essas novas trajetórias profissionais logo percebe que o conhecimento das leis, doutrina e jurisprudência não é suficiente para o papel de gestor jurídico. Neste cargo, habilidades que muitas vezes não são abordadas nas faculdades se tornam essenciais para o sucesso.

Neste artigo, vamos explorar não só o conceito de gestão jurídica e as responsabilidades de um gestor jurídico, mas também os procedimentos essenciais para ter sucesso nesta área. Continue conosco e aproveite a leitura!

O que é gestão jurídica?

A gestão jurídica envolve a organização estratégica de um escritório de advocacia para aprimorar sua operação, qualidade e desempenho. Este processo pode se tornar um diferencial significativo, ajudando a destacar o escritório no mercado e superar a concorrência. 

No entanto, um dos principais desafios enfrentados pelos profissionais é a compreensão de que um escritório de advocacia deve ser tratado como uma empresa. É essencial prestar atenção à otimização dos processos internos e ao planejamento estratégico para o futuro. 

A gestão jurídica é a ferramenta que permite a esses escritórios alcançar um crescimento eficaz e sustentável.

Aspectos da Gestão Jurídica

A gestão jurídica pode parecer abrangente e complexa devido à sua ampla gama de componentes dentro de um escritório de advocacia. Para tornar esse conceito mais claro, destacamos algumas das principais áreas da gestão jurídica que merecem atenção:

• Planejamento estratégico;
• Alinhamento de expectativas;
• Delegação de tarefas;
• Controle de entrada e saída (seja de material, pessoas ou verba);
• Transparência;
• Relacionamento com o cliente;
• Padrão de qualidade dos serviços prestados.

Essas frentes são fundamentais para uma gestão eficaz, e contribuem para o sucesso e crescimento do escritório de advocacia.

Importância da gestão jurídica

A crescente concorrência no mercado jurídico exige que os profissionais se destaquem por meio da inovação. No entanto, para alcançar esse destaque, não basta simplesmente estar presente em ambientes online; é fundamental construir uma base sólida.

Um dos principais desafios enfrentados pelos escritórios de advocacia é atrair clientes interessados em seus serviços. Contudo, não adianta atrair inúmeros contatos se a equipe não consegue gerenciar adequadamente as demandas devido à falta de organização. 

Da mesma forma, ter um reconhecimento significativo no mercado não garante sucesso financeiro sem um controle eficiente das finanças do escritório. 

Por isso, reunimos neste conteúdo dicas práticas para uma gestão jurídica eficaz, com o objetivo de otimizar seu escritório e expandir seus serviços.

Inovação jurídica: transformando o futuro da prática e do sistema legal

O que é um gestor jurídico?

O gestor jurídico desempenha um papel fundamental em qualquer equipe de advogados, seja em escritórios de advocacia ou em departamentos jurídicos. Como o título sugere, ele exerce uma função de liderança sobre a equipe, mas suas responsabilidades vão além disso.

Entre as principais atribuições de um gestor jurídico estão:

• Planejamento estratégico;
• Supervisão de métricas e resultados;
• Administração tanto da equipe quanto das demandas. 

No contexto corporativo, esse profissional também assume a responsabilidade de atuar como ponto de contato com outros diretores e gestores, comunicando à alta administração da empresa os resultados e os desafios enfrentados pelo departamento jurídico.

Portanto, para construir uma carreira bem-sucedida na gestão jurídica, é essencial desenvolver uma série de habilidades complementares, incluindo:

• Oratória e comunicação;
• Capacidade de liderar equipes e fazer gestão de pessoas;
• Habilidades de gestão de projetos;
• Organização do tempo e priorização;
• Desenvolvimento de uma visão sistêmica;
• Capacidade de analisar métricas e indicadores para tomar decisões baseadas em dados. 

Como fazer uma boa gestão jurídica?

Aprimorar a gestão jurídica é um desafio frequente. Para ajudar nesse processo, apresentamos algumas dicas práticas que podem orientar a construção de uma boa gestão jurídica.

Desenvolver um planejamento estratégico robusto

O primeiro passo para uma gestão eficaz é elaborar um planejamento estratégico bem definido. Este plano servirá como guia para todas as ações da equipe jurídica.

Para construir um planejamento estratégico eficaz, comece por identificar o público-alvo do seu trabalho, bem como seus principais clientes, tanto internos quanto externos. Defina metas que sejam desafiadoras, mas também alcançáveis, e garanta que essas metas estejam claramente comunicadas a toda a equipe.

É fundamental lembrar que o planejamento deve ser baseado na análise do cenário atual. No entanto, como o ambiente pode mudar, o plano deve ser adaptável. Assim, ele deve ser robusto para cobrir todas as frentes de atuação, mas também flexível o suficiente para permitir ajustes conforme as circunstâncias evoluam.

Delegar Tarefas

Embora possa parecer uma tarefa simples, muitos gestores jurídicos ainda enfrentam desafios ao delegar responsabilidades aos seus subordinados. No entanto, a falta de uma delegação eficaz pode comprometer a eficiência da gestão jurídica.

Para facilitar o processo de delegação, siga estes passos:

• Conheça as habilidades da equipe: Avalie as competências e especialidades de cada membro para identificar quem é mais adequado para cada tipo de tarefa;
• Defina resultados esperados: Especifique claramente quais são os objetivos e resultados esperados para cada atividade delegada;
• Estabeleça prazos claros: Informe os prazos para a conclusão de cada tarefa, garantindo que todos estejam cientes dos tempos de entrega;
• Defina procedimentos internos: Mantenha procedimentos bem documentados e estruturados, especialmente para tarefas recorrentes, para assegurar consistência e eficiência.

Seguir esses passos ajuda a garantir que a delegação de tarefas seja feita de maneira eficiente, contribuindo para uma gestão jurídica mais organizada e produtiva.

Manter indicadores jurídicos

Não adianta apenas criar um planejamento estratégico e delegar tarefas se o gestor jurídico não conseguir medir o desempenho da equipe e os resultados alcançados. É essencial estabelecer e monitorar indicadores jurídicos para avaliar continuamente a eficácia da gestão.

Esses indicadores permitem aprimorar a gestão jurídica ao identificar lacunas, detectar tendências e descobrir oportunidades de melhoria. Eles oferecem uma visão clara sobre como as ações e decisões estão impactando o desempenho e os resultados do escritório ou departamento jurídico.

Gestão de risco e atuação preventiva

Uma gestão jurídica eficaz envolve a antecipação e prevenção de problemas. No campo jurídico, essa abordagem é conhecida como advocacia consultiva. O objetivo é utilizar conhecimento e expertise para evitar a ocorrência de conflitos e obstáculos antes que eles surjam.

O gestor jurídico pode implementar e manter um plano de compliance para a organização e definir políticas de gestão de risco. Essas boas práticas ajudam a preparar o departamento para lidar com possíveis problemas de forma mais eficiente, garantindo que, mesmo diante de desafios, a equipe esteja bem equipada para enfrentá-los.

Investir em tecnologia para automatizar tarefas

Aumentar a produtividade das equipes é um objetivo comum para gestores jurídicos, e as tecnologias podem desempenhar um papel essencial nesse processo. Existem diversas soluções disponíveis que ajudam a automatizar tarefas repetitivas, controlar prazos, monitorar o progresso das atividades e agilizar vários processos.

Entre as tecnologias mais utilizadas na gestão jurídica estão:

• Softwares jurídicos para escritórios de advocacia;
• Softwares para empresas e departamentos jurídicos;
• Ferramentas de assinatura digital;
• Ferramentas de gestão de certificados digitais;
• Sistemas para negociação e acordo;
• Sistemas para gestão de contratos;
• Ferramentas de inteligência artificial para a criação e gestão de documentos jurídicos. 

É importante observar que nem todas as ferramentas se adaptarão perfeitamente à sua realidade de gestão jurídica. Por isso, comece identificando quais atividades representam maiores desafios em seu cenário e procure as soluções tecnológicas que melhor atendam a essas necessidades.

Apostar em aprendizado contínuo

O campo da gestão jurídica está em constante evolução, com novos métodos, estratégias e tecnologias surgindo frequentemente. Se antes muitos gestores dependiam apenas de papel e caneta, hoje é essencial que advogados e gestores sejam proficientes em ferramentas digitais, sistemas informatizados e gestão remota.

Para se manter atualizado e aproveitar ao máximo as inovações, é fundamental investir em aprendizado contínuo. Existem várias formas de se manter informado e aprimorar suas habilidades, incluindo:

• Participar de cursos e treinamentos especializados;
• Ler artigos e publicações relevantes do setor;
• Assistir a webinars e conferências sobre novas tendências e tecnologias;
• Engajar-se em redes profissionais e grupos de discussão.

Investir em aprendizado contínuo garante que você esteja sempre preparado para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades que surgem na área da gestão jurídica.

Inovações no meio jurídico: como manter as rotinas seguras?

Novas ferramentas de gestão jurídica

Atualmente, o mercado oferece uma variedade de ferramentas projetadas para automatizar as atividades dos escritórios de advocacia, facilitando a gestão para os profissionais da área. Aqui estão algumas ferramentas de destaque na gestão jurídica:

Agendas eletrônicas 

Os advogados frequentemente lidam com uma grande quantidade de prazos e compromissos, como audiências, reuniões com clientes e prazos para pagamentos. A multiplicidade de atividades e prazos pode resultar em erros significativos se não for bem gerenciada.

Para evitar a perda de prazos e compromissos, é fundamental centralizar todas as informações em um único local. Utilizar ferramentas de agenda online, como Google Agenda, agenda integrada em softwares jurídicos ou o Calendar da Microsoft, pode ser extremamente útil.

Essas ferramentas permitem o acesso de qualquer lugar com conexão à internet e enviam notificações para eventos importantes. Isso ajuda os advogados a se manterem organizados e a não perderem prazos.

Sistemas com computação em nuvem

Gerenciar processos judiciais apenas com planilhas pode funcionar para um escritório em seus estágios iniciais, mas à medida que o número de clientes e casos cresce, essas planilhas se tornam inadequadas. Elas estão propensas a erros e oferecem um nível de segurança limitado, o que pode ser prejudicial tanto para o advogado quanto para o cliente.

Armazenamento em nuvem: segurança e praticidade

Uma solução eficaz para esses problemas é o uso de ferramentas digitais baseadas na nuvem. Plataformas de armazenamento em nuvem, como Google Drive, OneDrive e softwares jurídicos que incorporam essa tecnologia, são altamente recomendadas.

Essas ferramentas permitem armazenar e acessar informações jurídicas de maneira ágil e segura. O armazenamento em nuvem oferece não apenas praticidade na gestão dos dados, mas também acessibilidade de qualquer lugar com conexão à internet.

Isso melhora a segurança das informações e reduz a probabilidade de falhas associadas ao uso de planilhas tradicionais.

Compartilhamento de informações em equipes jurídicas

Utilizar ferramentas de armazenamento em nuvem facilita o compartilhamento de informações dentro das equipes jurídicas. Com essas soluções, os advogados podem acessar seus arquivos não apenas no escritório, mas também de casa ou de qualquer outra localização, desde que tenham conexão com a internet.

O armazenamento em nuvem centraliza todas as informações em um único local, eliminando a necessidade de vastos espaços físicos para armazenar pastas e documentos. Essa tecnologia traz redução no tempo dedicado à organização de documentos e de custos com impressão e cópias. 

Certificados digitais

Os certificados digitais são o documento de identificação das Pessoas Físicas e Jurídicas no meio eletrônico. Por meio deles, é possível garantir autenticidade, integridade, confidencialidade, não repúdio e conferir validade jurídica às transações realizadas.

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) define o Certificado Digital como:

“…Um documento eletrônico que tem como principal função comprovar a identidade do cidadão ou empresa em meios eletrônicos e proporcionar uma forma legal e segura de assinar digitalmente documentos e transações realizadas nesses ambientes.”

Por meio desse tipo de documento, é possível assinar documentos digitais e acessar sistemas eletrônicos restritos, em especial de órgãos públicos como:

• Receita Federal;
• Portal gov.br;
• INSS;
• Juntas comerciais;
• Tribunais de Justiça.

Gerenciador de certificados digitais

O Whom.doc9 é o primeiro gerenciador de certificados digitais do Brasil. Essa ferramenta garante mais segurança no compartilhamento do documento entre diversas pessoas. Ele funciona de forma semelhante a uma procuração física, porém no meio digital.

Por meio dele, o titular de um certificado pode conceder poderes para que outra pessoa use seu nome em acessos e assinaturas eletrônicas. Além disso, é possível controlar as atividades das equipes que utilizam o documento, o que possibilita um fluxo de gestão mais dinâmico, simples e seguro.

Confira alguns exemplos de problemas aos quais o sistema traz soluções:

• Riscos de sanções;
• Necessidade de adequação à LGPD e às normas de compliance;
• Insegurança devido à dificuldade de controle dos acesso de funcionários aos sistemas e informações do titular do certificado;
• Impossibilidade de monitorar as atividades de cada usuário dos certificados cedidos;
• Dificuldade de instalação e controle de certificados e programas nas máquinas dos funcionários.

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Inteligência artificial para a criação de documentos

Em sua rotina, advogados precisam desenvolver e gerenciar diversos documentos para todas as etapas do processo judicial. Porém, criar contratos, petições, procurações e acordos do zero toma um tempo precioso dos profissionais.

O Which.doc9 é uma ferramenta que veio para resolver essa dor. Por meio de inteligência artificial generativa, é possível criar documentos jurídicos realmente personalizados, que atendam às necessidades do seu negócio.

Além de ser especificamente desenvolvida para o setor jurídico, a solução conta com uma camada extra de segurança. Assim, você não precisa se preocupar em fornecer dados sensíveis de seus clientes, pois não há riscos de eles se tornarem públicos.

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Como otimizar a gestão jurídica por meio de novas tecnologias?

Reduzir o tempo dedicado a tarefas repetitivas, otimizar processos, manter controle total sobre a rotina do escritório e aumentar a produtividade são objetivos primordiais para qualquer advogado.

Integrar tecnologia e inovação ao gerenciamento do escritório de advocacia ou departamento jurídico pode ajudar a alcançar essas metas. Tudo isso sem comprometer os valores e princípios da profissão jurídica.

Ao adotar ferramentas tecnológicas, os advogados podem tornar suas rotinas mais eficientes, liberando tempo para se concentrar em atividades mais estratégicas e criativas, como a análise detalhada de cada caso para compreender as reais necessidades de cada cliente.

O uso de ferramentas tecnológicas não apenas melhora a eficiência e a produtividade no escritório de advocacia, mas também contribui para uma melhor qualidade de vida para os profissionais e para uma operação mais sustentável do escritório.

Conclusão

A gestão jurídica moderna exige uma abordagem inovadora e estratégica para se destacar em um mercado altamente competitivo. Integrar novas tecnologias à gestão jurídica é essencial para otimizar processos, aumentar a produtividade e garantir a eficiência operacional. 

Ferramentas como agendas eletrônicas, sistemas de computação em nuvem, certificados digitais e Inteligência Artificial generativa proporcionam um nível de organização e segurança que tradicionalmente não estava ao alcance, mas que agora é fundamental para o sucesso no ambiente jurídico contemporâneo.

A doc9 é uma parceira estratégica nesse processo, oferecendo soluções inovadoras que facilitam a transformação digital na área jurídica. Conheça o Whom.doc9 e o Which.doc9 e transforme sua gestão jurídica!

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