Para qualquer advogado, sócio ou gestor, controlar os processos jurídicos é o grande desafio da rotina. Afinal, o verdadeiro controle vai muito além da simples conciliação de agendas e prazos; ele reside na segurança, rastreabilidade e governança de cada ato processual.
Para o profissional que busca automação e eficiência, é fundamental sair da gestão manual de tarefas e focar na gestão estratégica de riscos.
Neste artigo, vamos redefinir o que significa ter o controle total dos seus processos judiciais e explicar como a gestão eficiente de tarefas e a segurança dos seus ativos digitais são os pilares para você aumentar sua produtividade e escalar a operação jurídica do seu escritório!
O ponto cego no controle de processos: a gestão das identidades digitais
Muitos gestores investem em softwares ou planilhas detalhadas para gerenciamento dos processos jurídicos, mas negligenciam o principal ponto de vulnerabilidade do negócio: o certificado digital. Essa negligência cria um ponto cego perigoso que compromete a segurança e a produtividade.
O lado do administrador do certificado: vazamento, fraude e falta de controle
Com um jurídico cada vez mais digitalizado, poucos certificados são compartilhados de forma irrestrita entre muitas pessoas, e esse compartilhamento pode expor seu negócio a diversos riscos, entre eles:
- Acesso a informações sensíveis: o certificado permite acesso total a sistemas, inclusive a informações confidenciais do cliente.
- Vazamento de dados: o risco de ferir as normas da LGPD e compliance aumenta quando não há rastreabilidade de quem usou o certificado, onde e para qual finalidade.
- Fraude e falta de controle: a ausência da gestão desse compartilhamento não permite que o administrador saiba quem está acessando, quais informações estão sendo acessadas e o que é feito com elas, abrindo margem para fraudes internas e externas.
Leia também: 5 dicas de segurança digital para compartilhar certificados
O lado dos usuários: burocracia, dependência de terceiros e a perda de produtividade
A má gestão do certificado digital também prejudica a produtividade de quem realmente precisa executar o trabalho: o advogado ou o assistente.
O gerenciamento de processos jurídicos manual causa:
- Burocracia e dependência: a necessidade de depender de um colega ou de um técnico para acessar o certificado, gerando filas e atrasos no cumprimento de prazos.
- Risco de hardware: armazenar certificados em tokens ou máquinas locais os torna suscetíveis a perdas, roubos e falhas técnicas.
- Perda de produtividade: o tempo gasto com essas burocracias deixa de ser usado na análise legal, no contato com o cliente e nas atividades estratégicas.
Leia também: Como gerir quem deverá acessar o certificado digital?
A identidade digital como fronteira da segurança jurídica
No contexto jurídico moderno, o certificado digital é mais do que uma senha; ele é a sua identidade e a chave para todos os atos processuais.
O que o roubo de credenciais significa no contexto de um processo?
Se um certificado digital é comprometido, o risco não se limita a um simples vazamento de dados. O atacante ou usuário mal-intencionado pode protocolar petições, desistir de ações, fazer acordos ou acessar dados sensíveis em seu nome, ou no nome do seu cliente, sem qualquer rastreabilidade imediata. Isso tem um impacto imediato no andamento dos processos jurídicos.
Por que o certificado digital é o seu ativo de identidade mais crítico?
O certificado digital é o único ativo que comprova sua identidade e legitima seus atos perante o Poder Judiciário.
Sua segurança é a fronteira final da governança jurídica, e é por isso que a gestão de certificados digitais é o primeiro passo para um controle de processos jurídicos verdadeiramente seguro.
Dicas para otimizar suas rotinas e seus processos jurídicos
Assim como a segurança, a produtividade deve ser uma prioridade na sua rotina, se você busca por eficiência. Então, confira nossas dicas:
1. Menos tempo com burocracias
Diversas atividades realizadas em um escritório de advocacia podem ser delegadas, automatizadas ou reorientadas. Para aumentar a produtividade, o advogado precisa se desprender de tarefas administrativas.
Organize as suas informações em sistemas e veja o tempo que você economiza consultando um cadastro online, em vez de usar pilhas de papel, ou até buscar um token em outra sala.
2. Agenda organizada e atualizada
Organizar as tarefas é o primeiro passo para aumentar a sua produtividade. Tenha uma agenda que comporte os seus processos jurídicos e as suas atividades de uma forma visual e clara, definindo um tempo específico para a execução de cada tarefa.
3. Objetivos e metas alcançáveis
Revise periodicamente as suas atividades e estabeleça metas claras e alcançáveis. Verifique a quantidade de trabalho realizado e mantenha-se informado dos seus resultados.
Assim, você terá um acompanhamento da sua rotina, e poderá encontrar pontos de melhoria no seu próprio processo.
4. Melhor gestão de tempo
Procure ter a disciplina de não misturar horários, separando o tempo de trabalho do tempo de descanso.
Uma boa noite de sono e de descanso é essencial para um dia produtivo. Separe alguns momentos para pausas, pois o nosso cérebro acaba criando um estado de habituação, no qual não é possível reagir com a mesma rapidez.
5. Reduza as distrações
Quando estiver trabalhando, dedique todo o seu foco nos seus processos judiciais e suas diligências jurídicas.
As redes sociais e as constantes notificações, por exemplo, são grandes fontes de distrações que tomam bastante tempo dos profissionais, tirando o foco a cada novo alerta.
6. Invista em tecnologia
Tenha em mente que tudo que pode ser feito no papel, pode ser feito também em um computador, de uma forma mais eficiente e organizada.
Utilize bons softwares para controle de prazos e de atividades, garantindo que as informações não sejam perdidas e melhorando a sua organização.
7. Automatize processos
Aproveite o melhor das soluções tecnológicas disponíveis no mercado. Existem atividades, como relacionamento com clientes, que não podem e nem devem ser automatizadas, mas o que pode ser feito de uma forma mais produtiva e automática, precisa ser.
A automação libera a sua agenda para focar no que realmente agrega valor: o contato com os seus clientes e a estratégia legal.
8. Construa expertise jurídica
A rotina de um advogado não se limita a somente resolver processos jurídicos ou se apresentar em audiências.
Você precisa manter uma rotina produtiva que alinhe seus processos e o contato de qualidade com o seu cliente. Foque em construir expertise jurídica e no desenvolvimento de equipe.
Resolvendo dores com o Whom.doc9: controle, agilidade e autonomia
A solução para a insegurança e a ineficiência na gestão de certificados digitais é o Whom.doc9, uma solução SaaS segura e eficiente, que oferece armazenamento seguro de certificados digitais em um ambiente privado e permite um controle detalhado dos acessos.
O Whom.doc9, primeira solução em gestão de certificados digitais para empresas jurídicas, garante:
- Controle total: com o Whom.doc9, você pode armazenar os certificados em nuvem e pode dar concessões de acesso em poucos cliques. A plataforma permite ainda configurar os acessos, delimitando grupos de usuários, sistemas e páginas que podem ser acessados, horários de acesso e bloqueio a informações sensíveis e quais ações serão desempenhadas com o certificado.
- Segurança auditável: seus certificados são armazenados de forma segura, utilizando uma tecnologia moderna, garantindo a proteção e o cumprimento dos requisitos da LGPD. Além disso, é possível configurar restrições de acesso e acompanhar todo registro de logs pela plataforma.
- Agilidade e confiabilidade: você elimina a dependência de tokens físicos e libera sua equipe da burocracia, garantindo confiabilidade, agilidade e inovação para o seu negócio.
Não deixe para depois o que pode ser resolvido agora
Otimizar o gerenciamento de suas atividades rotineiras é a chave para garantir a liberdade para as tarefas que você realmente precisa exercer, como contato com cliente, foco em projetos estratégicos, auxílio e desenvolvimento de equipe, entre outros.
E o primeiro passo para o verdadeiro controle de processos jurídicos é garantir a segurança da sua identidade digital.Não arrisque a reputação do seu escritório ou a segurança dos seus clientes. Fale com um especialista e comece hoje mesmo a gerenciar seus certificados digitais com o Whom.doc9!
