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Compliance jurídico: o que é e como aplicá-lo na sua empresa

O compliance jurídico é uma série de práticas de governança corporativa que asseguram que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente e com seus próprios regimentos internos.

O principal objetivo do compliance jurídico é minimizar eventuais riscos e garantir o cumprimento de regras internas e externas por seus colaboradores.

As atividades básicas do programa de compliance são o desenvolvimento do código interno, o estabelecimento dos canais de comunicação e a realização dos treinamentos sobre a conduta a ser seguida.

Também é necessário assegurar a ética e transparência nas relações com os demais stakeholders, como clientes, fornecedores, parceiros, órgãos públicos, etc. Esse processo de gestão de terceiros pode ser automatizado por uma ferramenta de compliance, como veremos ao final deste texto.

Neste conteúdo, veremos a importância do compliance jurídico e cada um dos passos para aplicá-lo na sua empresa.

Afinal, o que é o compliance jurídico?

Estar em compliance é estar em conformidade com a legislação vigente e os princípios éticos, certo? Mas, como esse alinhamento é feito? Por meio do compliance jurídico!

Compliance jurídico é uma consultoria realizada por um profissional especializado nas leis em vigor com o objetivo de analisar as políticas institucionais de determinada empresa para garantir que elas estejam em conformidade com a legislação.

A aplicação do compliance jurídico ajuda as empresas a alinharem sua conduta às determinações legais em âmbitos como o trabalhista, fiscal, tributário e ambiental. Assim, seu papel é monitorar se a empresa atua conforme as exigências de sua área de atuação.

Essa consultoria é importante porque não há uma regra única e eficaz para direcionar ou obrigar a empresa a se adequar às regras. Por esse motivo, o advogado de compliance analisa toda a realidade de seus clientes para direcionar suas ações.

A importância do compliance jurídico

Um dos principais motivos do compliance existir é: ao estabelecer normas internas e externas que devem ser seguidas por seus stakeholders, a empresa previne-se contra fraudes, corrupção, lavagem de dinheiro, desvio de condutas éticas e demais riscos que podem ocorrer.

Por isso, ignorar essa prática pode acarretar sérios problemas jurídicos, multas e danos à reputação da marca.

É importante ressaltar que o compliance também é um mecanismo de competitividade de mercado, visto que uma empresa ética que adota boas práticas de mitigação de riscos é vista de forma positiva aos olhos dos consumidores e investidores, e reflete uma relação saudável com stakeholders.

O compliance jurídico também ajuda seus colaboradores a agirem com responsabilidade, pois promove um alto nível de profissionalismo e defende os valores corporativos dentro e fora da empresa.

Como podemos ver, o compliance é essencial para a integridade de uma organização empresarial, e serve também de métrica para a credibilidade de uma empresa, pois com ele é possível avaliar se uma parceria é benéfica ou representa riscos.

ícones flutuantes em frente a um laptop indicando práticas de compliance jurídico

Como aplicar o compliance jurídico na sua empresa

A seguir, vamos conhecer as principais práticas que podem ser adotadas para a construção de um compliance jurídico dentro de uma empresa:

Tenha um código de conduta

A partir dos conhecimentos em gestão de riscos e legislação, o compliance jurídico deve realizar a elaboração do código de conduta da empresa, que abrange todos os processos internos para mitigar riscos previstos e direcionar ações.

A função do código de conduta é definir regras que guiam a atuação de todos os stakeholders, como colaboradores, diretoria e fornecedores.

Para isso, é preciso que as orientações sejam claras para evitar desvios de conduta e comportamentos que não estão de acordo com as leis.

É importante ressaltar que este documento deve ser amplamente divulgado nos canais de comunicação internos, assim como é fundamental aplicar treinamentos, para garantir que todos tenham conhecimento.

Estabeleça canais de denúncia

Para garantir o cumprimento do código de conduta, uma empresa precisa ter canais de denúncia sempre abertos.

Esse tipo de comunicação ajuda seus colaboradores a se sentirem ouvidos e seguros. Também é possível descobrir potenciais melhorias por esse canal.

A etapa de investigação é uma das mais importantes para o compliance, pois é a partir das denúncias que é possível identificar situações de não conformidade com os códigos internos e externos e tomar medidas cabíveis.

Os meios de denúncia podem ser gerenciados tanto internamente quanto externamente, como por e-mail, telefone, site, caixa de sugestões, etc.

É importante que o denunciante sinta-se seguro ao entrar em contato com esse canal, e se possível garantir o direito do anonimato.

ícones de pesoas flutuantes com um deles sendo selecionado, fazendo referência a práticas de compliance jurídico relacionadas à equipe da empresa.

Ofereça treinamentos às equipes

O engajamento dos colaboradores de uma empresa com treinamentos é um dos principais pilares do programa de compliance. Isso porque normas de conduta para atender as legislações só tem funcionalidade quando todos os profissionais colocam em prática.

A construção e a consolidação da cultura organizacional acontecem no dia a dia da empresa. Além de difundir as notas e procedimentos de compliance, o treinamento tem também como função fortalecer o sentimento de pertencimento.

As políticas precisam ser acessíveis, transmitidas de forma clara e devem ser cumpridas por todos os funcionários, sem distinção.

O treinamento contribui para fixar as regras e normas, aumentar a responsabilidade do time, fortalecer a credibilidade da empresa e garantir a efetividade das práticas adotadas.

Para áreas e atividades consideradas de maior risco, podem ser oferecidas capacitações específicas, incluindo estudos de caso, situações práticas e orientações sobre como resolver dilemas.

As empresas também podem encaminhar documentos para seus colaboradores assinar atestando conhecimento das políticas estabelecidas.

Automatize a gestão de terceiros

Toda empresa que possui compromisso com a ética e integridade deve garantir que os terceiros com quem se relacionam direta ou indiretamente sigam suas políticas e programas de compliance.

A gestão de terceiros pode ser realizada com diversos stakeholders, como fornecedores, clientes, colaboradores, parceiros, sócios, prestadores de serviços, entre outros.

Este processo é importante porque os terceiros que não possuem o mesmo compromisso com as normas e valores da sua empresa podem contribuir negativamente para a reputação da companhia ao se envolver com algum ato ilícito.

Conhecer as pessoas e empresas com quem se relaciona é uma forma de se proteger dos riscos de associações com empresas que possam causar prejuízos como danos reputacionais, civis, regulatórios, criminais, etc.

Pensando nesse cenário, o procedimento de due diligence torna-se necessário para realizar a avaliação prévia dos terceiros e garantir seu monitoramento.

Due diligence diz respeito à diligência prévia, o ato de investigar algo ou alguém com o objetivo de diagnosticar riscos em diversas áreas, como financeira, ambiental, jurídica, contábil, fiscal, etc.

Ou seja, uma empresa pode ser responsabilizada por atos de terceiros, por isso a investigação tem como fim impedir que a companhia tome a decisão de se relacionar com quem possui condutas opostas.

É realizado o levantamento de dados de uma determinada organização a fim de identificar riscos, por meio do uso de dados públicos disponíveis.

Contudo, essa busca por informações é uma tarefa trabalhosa se realizada manualmente, pois cada dado está localizado em um site diferente e é preciso compilar a sua documentação.

Por isso a automatização desse processo de gestão de terceiros e de due diligence é recomendada aos profissionais do compliance jurídico.

O upMiner é uma plataforma de compliance que agiliza a busca por informações de terceiros.

Em um só lugar, a solução realiza a busca por dados das fontes do seu interesse e compila todas as informações em um único relatório, usando apenas o CPF ou CNPJ, facilitando a sua tomada de decisão.

Investigue mídias negativas, listas restritivas, processos judiciais, pendências financeiras, embargos ambientais, relações societárias, antecedentes criminais e muitas outras informações.

*Este texto foi produzido em parceria com a upLexis, uma empresa de tecnologia que oferece soluções para a área de compliance. Solicite um teste gratuito e receba o contato da sua equipe de especialistas.

O que é um advogado de compliance jurídico?

A cultura do compliance está em expansão e consolidação no Brasil. Esta é uma excelente notícia para os profissionais que desejam atuar nessa área, já que o mercado está aquecido e as empresas buscam cada vez mais por profissionais do setor.

Mas, o que faz um advogado de compliance jurídico? Esse profissional é o responsável por garantir que as normas internas e externas, bem como código de ética e conformidade com a legislação sejam cumpridos em uma empresa.

Esse profissional também é quem determina as responsabilidades jurídicas de cada membro da empresa, desde a alta diretoria até os colaboradores. A intenção é evitar abusos de poder e possíveis fraudes na empresa.

O profissional que deseja atuar na área deve se especializar, ampliando seus conhecimentos em temas extra jurídicos, administrativos, contábeis, sistemas de auditoria e due diligence, entre outros.

Como o compliance deve ser personalizado à realidade da empresa, o advogado também precisa ter conhecimentos profundos em normativas nacionais como regras de órgãos como:

  • Conselho Monetário Nacional (CMN);
  • Comissão de Valores Mobiliários (CVM);
  • Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf).

Para empresas multinacionais, também é necessário conhecer normativas legais internacionais como GPDR, SOX e HIPAA.

O advogado que já trabalha ou presta serviços para uma empresa está um passo à frente para implantar a prática do compliance. Isso porque ele possui a grande vantagem de conhecer a estrutura, funcionamento, necessidades, pontos fortes e fracos da organização.

Atuar com compliance significa manter-se e ajudar a empresa a se manter em altos padrões de ética e integridade, de forma vigilante, proativa e minuciosa. As principais tarefas realizadas por um advogado de compliance estão relacionadas a:

Consultoria jurídica

A complexidade e as constantes mudanças na legislação dificultam o acompanhamento e a compreensão das empresas. Por esse motivo, o advogado de compliance tem função estratégica para auxiliar a empresa com seu conhecimento técnico, informando-a sobre seus deveres legais para evitar problemas futuros.

Due Diligence

A análise de riscos e oportunidades também faz parte do escopo do advogado de compliance. Em casos de negócios com terceiros, fusão ou incorporação, o profissional analisa todos os envolvidos e orienta as normas que devem ser aplicadas com base na legislação.  

Gestão de riscos

O profissional deve analisar as rotinas e práticas internas do negócio para evitar possíveis inconformidades com a legislação. Essa é uma forma de mitigar riscos e sanções. A partir desse estudo, o profissional produzirá um relatório para indicar se a empresa precisa realizar adequações.

Canais de denúncia e investigações internas

O profissional de compliance deve criar canais de denúncia para evitar que as normas sejam descumpridas. Caso sejam realizadas investigações, é fundamental que outros profissionais participem do processo, por conta do compromisso com o sigilo profissional.

Além disso, o advogado de compliance será responsável por organizar e enviar as denúncias aos responsáveis. Seu papel é ser um comunicador eficaz e solucionador de problemas, com base no conhecimento das operações e foco nas atualizações das leis.  

Quais são os benefícios de aplicar o compliance jurídico na sua empresa?

O compliance jurídico traz diversos ganhos para os negócios. Confira os principais:

  • Evita a perda de capital;
  • Reduz a incidência de fraudes;
  • Diminui o risco de sanções legais;
  • Aumenta a qualidade das decisões organizacionais;
  • Otimiza processos internos;
  • Melhora os fluxos de trabalho;
  • Ajuda a aumentar a produtividade;
  • Torna as operações transparentes, éticas e dentro da lei;
  • Reduz erros humanos por meio de automações;
  • Aumenta a segurança das operações.

O compliance também ajuda a prevenir inúmeras situações, como as seguintes:

  • Desatualização da legislação ou das normas em vigor; 
  • Funcionários que ignoram e não respeitam as normas;
  • Atividades que estejam em desacordo com os objetivos e metas das empresas;
  • Gastos excessivos com multas ou cobranças judiciais; 
  • Litígios trabalhistas.

As situações listadas são apenas exemplos do que pode ser evitado com a aplicação do compliance em sua empresa. Um bom advogado tem a consciência do impacto que a aplicação do compliance jurídico gera na vida de seus clientes.

As grandes organizações que já estão aplicando o compliance em diversas áreas também já entendem a importância desse processo. Por isso, se você quer que sua empresa se destaque no mercado e esteja à frente daquelas que ignoram a importância do compliance, é fundamental se dedicar a essa questão.

Tipos de compliance jurídico

Compliance trabalhista

Possuir um código de conduta e garantir que seus colaboradores o sigam é fundamental para as empresas. Este documento pode incluir desde orientações relacionadas à vestimenta adequada para o local de trabalho até à forma como os equipamentos da empresa são usados, como celulares e computadores.

Porém, esse código de conduta deve ser redigido com base em parâmetros legais. Isso significa que ele não pode obrigar os trabalhadores a adotarem uma conduta que não tem as leis trabalhistas como base.

Assim, o compliance jurídico tem o papel fundamental de analisar o documento e fazer os ajustes necessários para que a empresa não sofra processos trabalhistas. 

O compliance também ajuda as empresas a realizarem contratações e vínculos trabalhistas em conformidade com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) para evitar futuros processos trabalhistas.

Compliance tributário

Também é papel do advogado de compliance atuar com a área contábil e o setor financeiro da empresa para garantir que as práticas da organização estejam em conformidade com as leis tributárias.

A atuação preventiva do advogado de compliance está relacionada à realização de auditorias para garantir o monitoramento e gerenciamento adequados do fluxo de caixa. Essa é uma forma de garantir que ele estará livre de fraudes como lavagem e desvio de dinheiro ou sonegação de impostos.

De forma semelhante ao compliance fiscal, o compliance tributário tem como objetivo garantir a conformidade nos processos de cumprimento, pagamento e coleta dos tributos necessários para a organização. 

Assim, toda a taxação cobrada por municípios, estados e federação será cumprida e respeitada de forma a preservar a operação da organização. 

Compliance fiscal

O papel do aporte jurídico no compliance fiscal é garantir que a empresa cumpra suas obrigações relacionadas à emissão de notas fiscais, recolhimento de impostos, tendo como base o faturamento e o acompanhamento dos processos fiscais de forma adequada.

O compliance fiscal atua com foco em processos financeiros e todas as atividades administrativas voltadas às finanças da organização. Ele acompanha questões de documentações, folhas de pagamento, balanço fiscal, contabilidade e outras.

Além disso, ele é importante para reduzir e evitar práticas corruptas relacionadas à lavagem de dinheiro, por exemplo. O compliance fiscal garante que a empresa esteja em conformidade com a legislação de órgãos reguladores, como a Receita Federal. 

Compliance ambiental

O compliance ambiental varia conforme o segmento e a área de atuação da empresa. As práticas organizacionais devem ficar atentas à preservação e cuidados com o meio ambiente. 

Ele está relacionado ao descarte adequado de resíduos, economia e uso de fontes renováveis de energia, uso consciente de água e outras práticas responsáveis com o ambiente. 

Compliance de TI 

O compliance de TI está relacionado às regras quanto ao uso de tecnologia e dados, e vem ganhando cada vez mais espaço dentro das organizações. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e suas exigências legais para a coleta e tratamento de dados são o foco nesse caso.

Essa é uma área nova e tem atualizações constantes. Por esse motivo, o compliance digital deve ser ajustado de forma constante para garantir que a empresa esteja respeitando as boas práticas, especialmente se ela faz a coleta, armazenamento e tratamento de dados. 

O profissional de compliance orientará a empresa quanto à necessidade de ter rotinas de análises de riscos e desenvolver medidas preventivas de forma constante. Também ajudará a criar processos de acompanhamento para verificar a segurança dos dados coletados por novos sistemas adotados para garantir sua integridade.

Diversas organizações ainda estão passando pela transformação digital e precisam ajudar ou adaptar suas atividades de maneira constante. Por isso, o compliance deve ser ajustado conforme as necessidades, acompanhando as transformações e atendendo os requisitos necessários para preservá-lo na empresa.

Cuidados ao aplicar o compliance jurídico

Inúmeras situações podem levar ao insucesso no compliance. Por esse motivo, o processo deve ser feito com muito cuidado e atenção. A empresa deve se atentar à escolha do profissional qualificado e à maneira como ele presta assistência às necessidades do negócio.

Existem diversas situações que podem levar ao fracasso da aplicação da estratégia de compliance em uma empresa. São exemplos disso: a falta de ajuda da direção da empresa e políticas que não se ajustam à realidade do negócio.

Um compliance realmente útil deve ser compreendido pelas pessoas de todas as esferas da organização. Existem diversas empresas que entregam praticamente um livro de regras aos empregados, esperando que eles leiam.

Mas, esse tipo de atitude pode não ser tão efetiva, já que o conhecimento passado dessa forma não é prático. O manual de conduta precisa ser formulado com base na necessidade que ele visa responder.

Também é preciso tomar cuidado com a linguagem utilizada no manual para evitar que ela atrapalhe sua eficácia. Normalmente, profissionais da área jurídica possuem um vocabulário mais extenso, devido às características da profissão.

Porém, esses não são os únicos profissionais a atuarem no compliance. Por isso, é fundamental pensar se todos conseguirão entender o material. Também é importante que o manual esteja disponível no site da empresa, na rede interna ou que seja enviado periodicamente por e-mail para os colaboradores. 

A comunicação é fundamental para que o compliance e todos os valores da empresa estejam alinhados. Em cada nova publicação ou envio, é importante desmistificar itens de compliance como:

  • Prevenção a fraudes; 
  • Segurança da informação; 
  • Plano de continuidade de negócios; 
  • Contabilidade fiscal, internacional e gerencial; 
  • Gestão de riscos e pessoas; 
  • Atendimento a auditorias internas e externas.

Essa divulgação reforça a afirmação da organização sobre sua própria identidade.

Conclusão

De forma geral, tanto o mercado quanto a legislação têm reconhecido e premiado as empresas que possuem boas práticas de compliance. Essas práticas devem ser divulgadas nas redes sociais, no site ou na assinatura de e-mail dos colaboradores da empresa.

O compromisso com a legalidade e a transparência deve fazer parte da marca da empresa. O compliance jurídico tem papel estratégico na mudança de mentalidade e na adequação à legislação nas empresas. 

Por isso, é fundamental que o advogado de compliance se prepare e conheça bem as normas e legislações relacionadas à atuação da empresa.

Continue acompanhando nosso blog para saber mais sobre as normas de compliance e adequação à legislação.

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