Contratos eletrônicos e produtividade na área jurídica

Os contratos eletrônicos são o reflexo da digitalização. Com essa nova cultura, serviços antes manuais passam a ser automatizados, permitindo que áreas como o jurídico se modernizem e aproveitem os benefícios da tecnologia.

A aceitação do contrato eletrônico foi bastante expressiva nos últimos anos. Durante a pandemia de Covid-19, o método possibilitou que muitos serviços continuassem funcionando e deu espaço para a virtualização de atividades que aconteciam apenas presencialmente.

No setor jurídico, a Lei nº 11.419 permite a execução de contratos eletrônicos. A assinatura de advogados, juízes, promotores e escrivães tem validade no meio virtual, o que pode reduzir a burocracia que existia antes da digitalização.

Com o uso de contratos eletrônicos, os profissionais não precisam se preocupar com a formatação, impressão e outros cuidados que papéis exigem. Além disso, o armazenamento em nuvem ou em data centers garante mais segurança para as informações e reduz as chances de perda dos dados a longo prazo.

A seguir, entenda como o uso de contratos eletrônicos pode ser um avanço para o setor jurídico e como usá-los da forma correta. 

O que é um contrato eletrônico?

O contrato eletrônico é uma documentação digital, que garante os mesmos acordos de um contrato físico. O que difere os dois métodos é o ambiente no qual acontece a formalização, sendo um presencial e outro virtual.

Para assinar o contrato eletrônico, pessoas físicas podem recorrer às plataformas de digitalização, como D4Sign e Clickisign, que disponibilizam moldes para a assinatura digital. 

Ambas as ferramentas, como outras disponíveis no mercado, respeitam a jurisprudência. Além disso, podem usar seu certificado digital para realizar as assinaturas.

Pessoas jurídicas podem usar tanto ferramentas de assinatura eletrônica, como certificados digitais. Os certificados, especialmente, dão veracidade ao registro mediante a união, já que é necessário recorrer a uma unidade certificadora reconhecida para disponibilizar o documento.

Vale pontuar que o contrato eletrônico é válido para diversos tipos de documentos, como contratos de aluguel, acordo com terceirizados e muito mais.

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Contratos eletrônicos e aumento da produtividade

O uso do contrato eletrônico pode parecer apenas uma conformidade com o mercado, já que grande parte das empresas estão se digitalizando. Porém, sua adoção vai muito além disso, podendo ajudar até mesmo no aumento da produtividade.

Isso acontece porque a elaboração de contratos físicos passa por diversas etapas pouco produtivas. O processo, quando feito com recorrência, pode tomar um tempo valioso principalmente dos setores jurídicos, que precisam de agilidade.

Ao optar pelo contrato eletrônico, o escritório ou departamento jurídico se livra de inúmeras impressões, como também dos problemas que envolvem os maquinários (impressoras, escaneadoras, computadores, etc).

Além disso, a digitalização do contrato permite que o profissional encontre o documento com facilidade, já que os dados ficam armazenados dentro de um único sistema. Sem falar que correm menos riscos de degradação do tempo, já que estão inseridas em arquivos digitais.

Facilidade de gestão de contratos eletrônicos

A facilidade é uma das principais vantagens no uso de contratos eletrônicos. Isso porque o documento fica armazenado em sistemas digitais, que permitem uma pesquisa rápida e uma organização eficiente.

Quando armazenados em softwares integrados, a pessoa não precisa abrir mil pastas para encontrar o contrato. Basta jogar o nome do documento, que a própria máquina retorna todos os arquivos salvos com o mesmo nome e/ou nomes parecidos.

A digitalização dos contratos possibilita uma melhor gestão dos documentos, já que permite que todos os arquivos sejam supervisionados pelos responsáveis e armazenados em um só espaço. Este processo, inclusive, agiliza a rotina de trabalho do profissional.

Segurança dos contratos eletrônicos

Embora exista um medo sobre a segurança das informações em sistemas on-line, os contratos eletrônicos são altamente seguros. Tanto ferramentas de contratos como certificados digitais usam a  criptografia, o que reduz drasticamente qualquer chance de invasão. 

Além disso, quando os contratos eletrônicos são armazenados principalmente na nuvem, a possibilidade de algum incidente é quase zero. Enquanto isso, documentos físicos sofrem com a corrosão do tempo, riscos de desastres e até mesmo perda.

Um caso recente que ilustra a fragilidade dos contratos físicos é a enchente em Porto Alegre. Escritórios que ainda adotavam a impressão para armazenar documentos certamente perderam tudo que tinham guardado, enquanto outros negócios que usavam a cloud computing não tiveram nenhum impacto. 

Quais são os tipos de contrato eletrônico?

Para que o contrato eletrônico tenha validade, todas as partes envolvidas devem assiná-lo e o documento deve ser elaborado respeitando a jurisprudência. Mas, além disso, é importante que as empresas entendam que existem quatro tipos de contrato, que são:

• Contrato eletrônico interpessoal: todas as partes envolvidas validam a assinatura por meio de um aceite, dentro de um sistema disponível na internet;
• Contrato eletrônico intersistêmico: todas as partes envolvidas validam a assinatura por meio de um sistema fechado, que não está disponível na internet. É um modelo comum em plataformas empresariais;
• Contrato eletrônico interativo: o usuário lê o contrato disponibilizado pela empresa e aceita os termos após rolar toda a página e passar por todos os termos. Os termos de uso da Meta, por exemplo, são exemplos de contratos interativos;
• Contrato eletrônico inteligente: o usuário pré-programa a aprovação do contrato em uma rede blockchain, permitindo que a máquina dê validade ao contrato por conta própria.

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Jurisprudência sobre contratos eletrônicos

No Brasil, desde 2001, existe a Medida Provisória nº 2.200-2, que permite a assinatura de contratos eletrônicos. Os órgãos jurídicos disponibilizaram o método após a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil) e o crescimento das redes no país.

Mas, com o avanço da tecnologia, a jurisprudência foi atualizada e ganhou novos capítulos. Em 2020, a justiça brasileira criou a Lei da Assinatura Eletrônica, nº 14.063, que estabelece regras para assinaturas digitais de órgãos públicos e privados.

Já em 2023, com o cenário pós-pandemia, a Lei nº 14.620/2023 incluiu diversas modificações na antiga documentação, como a dispensa de testemunhas para dar veracidade à assinatura eletrônica.

Requisitos e princípios do contrato eletrônico

Para que o contrato eletrônico tenha validade diante da jurisprudência, ambas as partes devem se identificar na assinatura digital. Caso apenas uma das pessoas faça o registro, o documento não está 100% validado. 

Além disso, outro princípio do contrato eletrônico é a segurança. Os documentos devem ser armazenados e compartilhados por meio de sistemas confiáveis, a fim de não colocar os dados pessoais das partes envolvidas em risco. 

O contrato eletrônico precisa ser validado pela plataforma de assinaturas ou por meio de um certificado digital, podendo não ter efeito caso esteja fora desses dois parâmetros. Sem a autenticação, as entidades não conseguem comprovar a veracidade do registro.

Diferença entre assinatura eletrônica e digital

É importante destacar que existem diferenças entre as assinaturas eletrônicas e as assinaturas digitais. Embora ambas sirvam para firmar um contrato eletrônico, na hora de criá-las e usá-las são utilizados métodos diferentes.

Entenda qual a distinção:

• Assinatura eletrônica: método de assinatura disponível em plataformas digitais, que não exige nenhum tipo de registro durante a sua criação ou outros métodos burocráticos para validação;
• Assinatura digital: tipo de assinatura virtual, que usa uma criptografia própria para dar veracidade e caracterizar-se como única. São emitidas como certificados digitais, validadas pelas unidades certificadoras reconhecidas pelo Governo.

É importante salientar que o certificado digital é extremamente importante para pessoas jurídicas. Escritórios de advocacia, como também os próprios advogados, podem adotar este tipo de assinatura para dar veracidade aos registros oficiais.

Saiba tudo sobre certificados digitais nesse artigo!

Boas práticas para a utilização correta e segura do contrato eletrônico

Apesar do contrato eletrônico ser apenas uma transposição do contrato físico para o mundo virtual, existem boas práticas que precisam de atenção. Caso o profissional não siga da forma correta, pode comprometer a segurança do documento.

Em primeiro lugar, o escritório e/ou profissional não podem compartilhar o contrato em sistemas pouco confiáveis ou para terceiros. É importante que se utilize de plataformas seguras e que apenas as partes envolvidas no acordo estejam com acesso ao documento.

Além disso, é importante que se escolha plataformas de contratos eletrônicos confiáveis. Existem diversas opções no mercado, bem avaliadas, que hospedam e disponibilizam a função de assinatura eletrônica. 

E, claro, quanto mais frequente for o uso dos contratos eletrônicos, mais comprometidos precisam estar os profissionais. A participação em treinamentos e cursos que falam sobre esse tipo de documentação digital pode reduzir possíveis erros durante a rotina de trabalho. 

Ferramentas essenciais para a criação e gestão de contratos eletrônicos

Criar contratos eletrônicos do zero é um trabalho manual e repetitivo, que reduz a produtividade do advogado e o impede de se dedicar a tarefas estratégicas. Por isso, é essencial contar com ferramentas que otimizem essa ação.

Pensando nisso, a doc9 desenvolveu o Which.doc9, plataforma de documentos inteligentes que possibilita a criação de documentos jurídicos com Inteligência Artificial de forma realmente segura e personalizada.

O usuário pode subir seus documentos na IA da doc9 para que ela aprenda sobre seu tom de voz e crie novos documentos. Com isso, o profissional não precisa perder tempo editando documentos genéricos, que podem ser questionados em processos judiciais.

Além disso, o Which.doc9 traz a garantia de segurança das informações, já que usa os mesmos parâmetros de proteção de dados do Whom.doc9, ferramenta essencial para proteger o compartilhamento de certificados digitais.

Por fim, por meio do Which.doc9, é possível organizar seus documentos e realizar buscas contextuais, facilitando ainda mais a localização e otimizando a busca pelos contratos eletrônicos que você precisa e quando você precisa.

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Conclusão

O contrato eletrônico existe diante da legislação brasileira desde 2001. Apesar disso, o modelo ganhou força principalmente durante e após a pandemia da Covid-19.

Empresas que optam pelo contrato eletrônico se beneficiam do aumento na produtividade, como também investem em gestão e segurança dos seus documentos. Fora que, ao escolher a digitalização, o negócio entra em conformidade com o mercado.

Antes de migrar totalmente para o mundo virtual, o escritório precisa entender sobre a diferença entre assinatura eletrônica e digital. Para pessoas jurídicas, o uso de certificados digitais é imprescindível!

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