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Como fazer assinatura digital

A assinatura digital certamente traz mais segurança e facilidade para quem precisa assinar contratos e outros documentos. Além disso, é mais sustentável do que documentos em papel.

A possibilidade de assinar documentos digitalmente já é uma realidade, de fato, para diversos profissionais e até mesmo pessoas físicas. Esse recurso, disponível online ou por meio de aplicativos, vem para facilitar o dia a dia e promover a sustentabilidade.

Mas, cuidado para não confundir assinatura eletrônica e assinatura digital. Enquanto a primeira engloba qualquer assinatura feita em ambientes online, a segunda é um tipo mais restrito de assinatura eletrônica. E para que você possa utilizar essa ferramenta é necessário ter certificado digital.

Nesse texto, você vai conhecer mais sobre a assinatura digital, seus usos, como se certificar de que ela é verídica. Além disso, você também vai saber como assinar documentos digitalmente. Então, boa leitura!

assinatura digital em tablet
Foto: iStock Photo

O que é assinatura digital?

Em resumo, a assinatura digital é uma ferramenta para comprovar a identidade online. Dessa forma, esse recurso serve para garantir a segurança dos usuários e negócios na internet. E assim, pode ser usada por sites, pessoas físicas ou empresas.

Em outras palavras, é uma chave online privada que está vinculada a um certificado digital. E ainda possui uma série de recursos que garantem a autenticidade dos objetos assinados no âmbito digital. Por isso, possui a legalidade jurídica de uma assinatura comum, feita em papel. 

Ou seja, os advogados podem incluir sua assinatura digital e seu certificado digital diretamente em suas carteiras da OAB. Uma vez que o documento conta com um chip eletrônico destinado a esse propósito.

Para que serve assinatura eletrônica?

A função da assinatura digital é reproduzir a assinatura física de uma pessoa em um documento digital de maneira segura. Assim, confere validade legal às assinaturas eletrônicas da mesma forma que assinaturas manuais e autenticadas em cartório possuem.

Contudo, elas também podem ser usadas para outros fins, como:

  • Autenticar declarações fiscais, como o Imposto de Renda;
  • Realizar cadastros em órgãos como o INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial) e o CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais);
  • Acessar serviços como e-Cac e e-Social.

Além dos acessos comuns, os advogados podem autenticar seu aceite em diversos documentos. Confira os principais: 

  • Petições e documentos relacionados a processos judiciais;
  • Procurações;
  • Atas e documentos societários.

De maneira geral, se o documento for criado em meio eletrônico, também é possível fazer sua assinatura digital. Para isso, basta que os responsáveis e os envolvidos tenham a devida certificação.

Como a assinatura digital funciona?

A assinatura digital corresponde a um certificado digital e uma chave privada exclusiva para uso do titular. Ela é criptografada, o que a torna extremamente segura. Ou seja, ela tem a proteção de códigos que garantem que apenas o titular da assinatura consiga utilizá-la.

Além disso, por ter vínculo com o certificado digital, tem a autenticidade verificada por uma Autoridade Certificadora (AC). Esse órgão chancela e autentica o certificado digital e a assinatura que faz parte dele. Dessa maneira, garante a segurança dos documentos nos quais forem utilizados.

Onde conferir assinatura eletrônica?

As assinaturas digitais são validadas pelo verificador de conformidade do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, do Governo Federal. Por meio dele, é possível conferir se um arquivo assinado com certificado digital está em conformidade com as normas da ICP-Brasil.

O verificador também indica se a assinatura ainda está dentro do prazo de validade. Além disso, valida todo o caminho de certificação dos signatários e dos carimbos de tempo, se estiver registrado no documento. A consulta é gratuita e ilimitada.

digital como assinatura
Foto: Pixabay

Como fazer assinatura digital?

Em primeiro lugar, é importante instalar um certificado SSL em seu computador. Ele garantirá sua segurança digital e possibilitará uma comunicação criptografada entre o site e o navegador.

Em seguida, caso você ainda não possua um certificado digital, deve providenciar a emissão do documento junto à AC. Assim, sua assinatura digital será validada pela AC e vinculada ao seu certificado.

Como assinar um documento digitalmente?

O primeiro passo é escolher a plataforma digital de assinatura eletrônica que, de fato, mais se adequa à sua necessidade. A saber, existem plataformas gratuitas e pagas com funcionalidades diferentes.

Esse tipo de serviço oferece opções para assinar os documentos digitalmente por meio de diferentes controles:

  • Tablet;
  • Celular;
  • Mouse do notebook;
  • Cursor do mouse ou teclado. 

Em certos casos, é possível até mesmo carregar uma foto da assinatura física.

Logo depois de escolher a plataforma que mais se adequa à sua realidade, basta seguir o passo a passo. Geralmente, o próprio site indica o passo a passo.

Como fazer uma assinatura digital gratuita?

Existem alguns sites em que você pode fazer assinatura digital grátis. Por exemplo o Small PDF e a versão de teste do DocuSign, disponível por 30 dias. Além disso, é possível fazer assinatura eletrônica a partir da conta gov.br.

Para isso, basta ter conta gov.br nas categorias prata ou ouro validada por uma das seguintes opções:

  • Reconhecimento facial feito pelo aplicativo gov.br;
  • Bancos credenciados;
  • Certificado digital.

Então, é só acessar o Portal de Assinatura Eletrônica com sua conta gov.br, adicionar o documento e validar sua assinatura. Você também pode baixar e consultar o documento assinado, conforme o passo a passo do Gov.br.

Assinar documento com certificado digital

Assinar um documento com certificado digital é ainda mais fácil. Tanto sites de assinatura quanto programas como o Word e o Adobe Reader possuem a funcionalidade. Assim, basta inserir certificados confiáveis e de identidade no momento da assinatura.

Ao carregar seu certificado digital no site ou programa, sua assinatura será inserida automaticamente nos locais indicados. Logo após esse processo, basta revisar o documento e enviar aos envolvidos.

Qual é a melhor assinatura digital?

Existem diversas empresas que oferecem o serviço de assinatura virtual disponível na internet. Elas garantem a segurança de suas informações e têm boa usabilidade, porém nem sempre são gratuitas. Confira as principais:

Como a assinatura digital pode te auxiliar a abrir sua empresa?

Uma assinatura eletrônica pode tornar o processo de abertura de empresa mais simples e ágil, já que não é necessário reconhecer firma para fazer o processo. Em todos os estados brasileiros e no Distrito Federal, com exceção do Rio de Janeiro, já é possível abrir uma empresa usando a assinatura digital disponível na plataforma Gov.br.

Assim, é possível fazer a abertura de qualquer tipo de empresa por meio da assinatura eletrônica: microempresas, Sociedades Limitadas Unipessoais (SLU) ou Empresas de Pequeno Porte (EPP).

Por meio da plataforma gov.br, qualquer pessoa pode adquirir uma assinatura digital gratuita e reconhecida legalmente. Ela possui a mesma validade jurídica de um documento que contém uma assinatura física.

Além da facilidade no processo de abertura de empresa, contar com uma assinatura digital desde o início do negócio traz diversas vantagens ao empreendedor. Isso porque, independente do porte ou setor, toda empresa lida com um alto volume de documentos e contratos.

Lidar com todos eles de forma tradicional, por meio de papel e caneta, é burocrático, caro e nada sustentável. Nesse sentido, a digitalização vem para otimizar os processos e facilitar a vida do empreendedor.

Confira os principais benefícios de aderir à assinatura digital desde a abertura da empresa:

Economia de tempo

A formalização de um contrato feita pelos meios tradicionais pode durar semanas. Porém, quando feita no ambiente eletrônico, leva apenas poucos minutos. Quem utiliza a assinatura digital tem uma grande redução no tempo de tramitação dos documentos.

Redução de custos

Ao adotar a assinatura digital, sua empresa deixará de ter despesas com impressão, papel e logística, além de poder eliminar custos com correio, armazenamento e cartório.

Segurança

Contratos assinados de forma digital têm mais segurança, pois contam com mecanismos de autenticação e verificação, do que aqueles assinados de maneira tradicional. Com ou sem certificado digital, a assinatura eletrônica tem amparo legal e conta com mecanismos avançados de segurança. Além disso, no ambiente digital não há risco de perda ou extravio de documentos.

Qual é a diferença entre assinatura digital e certificado digital?

Por um lado, temos a assinatura digital, que tem como objetivo validar a integridade e a autenticidade de um documento, mensagem ou software. Ela é amplamente utilizada para assinar documentos digitais.

Por outro lado, o certificado digital é como uma identidade no meio eletrônico. Por meio dele, o usuário tem mais segurança, agilidade e praticidade, e pode, inclusive, assinar documentos de forma eletrônica com validade jurídica. Além disso, é possível acessar serviços eletrônicos da Justiça e da Receita Federal, por exemplo.

Para obtê-lo, é preciso solicitá-lo a uma autoridade de certificação. Este documento serve para proteger quem realiza transações pela internet de ataques cibernéticos, invasões, roubos de dados e outros.

Assinatura digital

A assinatura digital pode ser obtida por meio de uma autoridade de registro ou plataforma de assinaturas. Por meio dela, o usuário consegue:

  • Confirmar a identidade da pessoa que envia um documento;
  • Verificar se o destinatário não violou o documento ao anexá-lo;
  • Assegurar os direitos do destinatário do documento por meio do não repúdio e outras ações;
  • Analisar se tanto o remetente quanto o destinatário têm acesso ao mesmo documento, que contém os mesmos dados, de forma íntegra.

Certificado digital

Já este documento possui as seguintes características:

  • Determina a propriedade ou a legitimidade da identidade de alguém no meio eletrônico;
  • Garante que a transação de informações entre remetente e destinatário seja inviolável;
  • Assegura maior segurança para empresas que trabalham com vendas online;
  • Possibilita ao destinatário verificar a legitimidade dos dados ao pesquisar a propriedade do remetente.

Como a criptografia auxilia na segurança das assinaturas digitais?

Os algoritmos de criptografia foram criados com o objetivo de garantir o rápido acesso a informações eletrônicas e evitar que sejam feitas alterações ou compartilhamentos indevidos. Com isso, todos os envolvidos em uma transação eletrônica podem ter certeza de que as informações que estão acessando são legítimas.

Sistemas criptográficos são aplicados na geração das assinaturas digitais, o que as torna altamente seguras. Conheça os sistemas e tecnologias envolvidos no processo de geração de uma assinatura digital:

Resumo criptográfico

Essa técnica é implementada com base nas funções de hash. Sua função é oferecer mais velocidade e agilidade aos processos criptográficos envolvidos na assinatura digital.

O algoritmo torna dados de qualquer tamanho em identificadores digitais de tamanho fixo, chamados hash value, que atuam como uma impressão digital. Assim, o destinatário pode verificar se o arquivo foi adulterado analisando se houve alguma alteração nesse valor.

É possível utilizar as funções de hash para validar o download de arquivos muito grandes, gerar certificados digitais e fazer a assinatura digital de documentos com mais rapidez.

Criptografia assimétrica

Este método utiliza duas chaves criptográficas, sendo uma pública e uma privada, para proteger e codificar o conteúdo dos documentos envolvidos nas transações. As duas chaves são geradas aleatoriamente por meio de funções matemáticas complexas.

Assim, o remetente assina o arquivo com uma chave privada e envia ao destinatário uma chave pública correspondente no formato de um certificado digital. Com ela, quem recebe a mensagem pode assegurar a validade da assinatura.

Certificado digital

Em diferentes momentos da criação de uma assinatura digital são usados recursos criptográficos. Isso inclui o momento da autenticação do certificado digital, documento essencial para sua realização.

Este arquivo digital contém os dados pessoais ou jurídicos do portador protegidos por criptografia complexa e com um prazo de validade pré-estabelecido. Ele serve para identificar o signatário de maneira inequívoca, mesmo a longas distâncias.

Descubra como saber se você já tem uma assinatura digital

O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) disponibiliza gratuitamente o Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil. Por meio dele, o usuário pode conferir se um arquivo assinado com certificado digital ICP-Brasil está regular em relação à legislação.

Além disso, por meio dele, também é possível conferir a conformidade de assinaturas eletrônicas avançadas providas por meio da Plataforma gov.br. O sistema atual verifica os padrões CAdES, XAdES e PAdES. Além disso, é melhor visualizado nos navegadores Mozilla Firefox e Google Chrome.

Qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

As duas modalidades de assinatura são feitas de forma on-line. Porém, funcionam de maneiras diferentes e não possuem a mesma validade jurídica. Entenda mais sobre cada uma delas:

Assinatura digital

Uma assinatura digital só pode ser feita por meio de um certificado digital no padrão ICP-Brasil. O processo se torna mais seguro quando feito por meio dessa certificação, já que ela utiliza a tecnologia criptográfica para proteger a identidade do signatário.

A assinatura digital só tem validade quando apresenta características a seguir:

  • Integridade – Não permite que o documento seja alterado ou invalida a assinatura;
  • Autenticidade – Somente o autor consegue assinar documentos digitais, por meio de uma chave privada. Isso serve para atestar que quem assinou o documento realmente é quem afirma ser;
  • Irretratabilidade – O autor usa uma chave privada para cifrar o documento. Por isso, não é possível negar sua autenticidade após o envio;
  • Validade jurídica – Um documento assinado de forma digital é oficial e não pode ser alterado ou anulado sem motivos pautados na lei.

A assinatura digital é mais segura, inclusive, do que assinaturas ou rubricas feitas de próprio punho. A forma manual de assinatura está sujeita a falsificações e pode ser contestada.

Assinatura eletrônica

Já a assinatura eletrônica não obriga o signatário a ter um certificado digital. Essa modalidade determina a segurança usando outros fatores, que podem ser verificados por meio da internet.

Normalmente, os sistemas utilizados para a assinatura eletrônica fazem a confirmação de evidências ao comprovar a identidade do signatário. Isso pode ser feito por meio de geolocalização, endereço IP do equipamento utilizado, fotografia, apresentação de documentos oficiais e assinatura manuscrita.

De maneira diferente da assinatura digital, caso haja contestação da assinatura eletrônica por algum motivo, o signatário terá que comprovar sua autenticidade. Isso porque ela oferece a presunção de veracidade, podendo ser contestada com a apresentação de provas legais.

Como pessoas comuns se beneficiam ao ter uma assinatura digital?

Poder trabalhar com documentos digitais traz diversas vantagens à rotina profissional. A assinatura digital também ajuda a facilitar o planejamento, a organização e o fluxo de trabalho, além de possibilitar o monitoramento dos prazos para a liberação dos documentos.

Mas, e quanto às Pessoas Físicas? Elas também têm vantagens ao utilizar a assinatura digital? A resposta é sim! Pessoas físicas podem ter acesso aos mesmos benefícios desfrutados pelas Pessoas Jurídicas.

A principal vantagem da assinatura digital de documentos é a redução de riscos de perda e extravios de documentos importantes. Por meio da assinatura digital, as informações são armazenadas de forma segura e online, e os proprietários podem acessá-las sempre que necessário.

Além disso, por meio da assinatura digital, é possível reduzir a burocracia nos processos. Os documentos podem ser acessados por todos os envolvidos a qualquer hora e lugar, sem a necessidade de deslocamento até um cartório para reconhecer firma.

Uma assinatura digital gerada a partir de um certificado digital permite que o usuário faça até a transferência de bens como veículos de forma totalmente online. O uso dessa modalidade de assinaturas traz várias facilidades tanto para Pessoas Jurídicas como para Pessoas Físicas.

Quem possui o certificado digital e-CPF para Pessoas Físicas pode utilizar serviços como:

  • e-CAC para a verificação de sua situação fiscal e acesso para participar de leilões online da Receita Federal;
  • e-Social para recolher o FGTS de funcionários domésticos e consultar dados do Imposto de Renda;
  • Profissionais liberais podem fazer a assinatura de documentos eletrônicos, como receitas, exames e prontuários médicos por meio do e-CPF.

Conclusão

A assinatura digital, vinculada a um certificado digital, possui validade jurídica para a assinatura de documentos. Uma chave privada e criptografada é atribuída ao usuário para validar sua identidade.

Este é um sistema seguro, que vem para simplificar e desburocratizar a vida dos cidadãos. Continue acompanhando nosso blog para conferir conteúdos relacionados à segurança da informação!

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