Provisionamento: entenda a importância na gestão financeira da sua empresa

O provisionamento, de modo simples, é o cálculo de variações financeiras negativas que podem ocorrer no futuro. Isto é, dívidas que precisarão ser pagas, como aquelas advindas de causas judiciais perdidas.

Manter a saúde financeira de uma empresa é essencial, especialmente para aquelas que estão começando e ainda não dominam o conceito de provisionamento. Mas, o que exatamente é o provisionamento e por que ele é tão importante?

Provisionamento é o processo de reservar uma quantia de dinheiro para cobrir dívidas futuras previstas. Essencialmente, é uma prática de gestão financeira que visa garantir que a empresa tenha os recursos necessários para cumprir suas obrigações quando elas se tornarem exigíveis.

Neste artigo, exploraremos em detalhes esse método de gestão financeira e sua importância para garantir que os recursos da empresa sejam utilizados de maneira eficiente e estratégica ao longo do tempo.

Continue lendo para entender mais sobre o provisionamento e como ele pode beneficiar sua empresa!

O que é provisionamento?

O provisionamento é uma prática fundamental para assegurar a previsibilidade e a estabilidade financeira de qualquer empresa. Trata-se de reservar uma quantia de dinheiro para cumprir obrigações futuras.

Esta é uma antecipação de despesas relacionadas ao aumento do passivo ou à diminuição dos ativos da empresa. No entanto, o termo “provisionar” pode ter conotações diferentes para advogados e contadores.

Em resumo, enquanto advogados frequentemente associam o provisionamento a questões judiciais, os contadores o veem de maneira mais abrangente. A seguir, apresentamos as principais distinções na compreensão do conceito de provisionamento.

Provisionamento jurídico: o que é, como fazer e vantagens para a gestão empresarial

Tipos de provisionamento

Provisionamento refere-se à antecipação de saídas de recursos financeiros que podem aumentar o passivo ou reduzir o valor de ativos da empresa. Em outras palavras, trata-se de registrar despesas previstas que afetarão o caixa da organização.

Existem dois principais tipos de provisionamento:

1. Provisionamento para exigibilidades

Este tipo de provisão está relacionado a obrigações que a empresa deverá cumprir no futuro, para as quais o fato gerador já ocorreu ou há certeza de que a saída de recursos acontecerá. Exemplos incluem: salários, gratificações, férias e impostos.

2. Provisionamento de potenciais perdas no ativo

Este tipo abrange ajustes no valor de bens ou direitos da empresa, refletindo mudanças no valor de mercado ou impactos de novos investimentos. Ele é utilizado para estimar perdas potenciais e ajustar o valor dos ativos conforme necessário.

O que é provisionar um valor?

Provisionar um valor significa reservar uma quantia específica de dinheiro para cobrir despesas futuras que são esperadas, mas ainda não foram pagas. 

Esse processo é uma prática fundamental de gestão financeira e contábil, usada para assegurar que a empresa tenha recursos suficientes para cumprir suas obrigações e mitigar riscos financeiros.

Aqui estão os principais aspectos relacionados ao provisionamento:

• Antecipação de gastos: O provisionamento envolve prever e reservar fundos para despesas que são esperadas no futuro, como impostos, salários, encargos trabalhistas ou outras obrigações. Isso ajuda a garantir que a empresa não enfrente surpresas financeiras quando essas despesas ocorrerem;
• Registro contábil: Na contabilidade, o valor provisionado é registrado como uma despesa no balanço patrimonial da empresa. Isso reduz o lucro líquido atual, refletindo a quantidade de recursos que foram reservados para cumprir obrigações futuras;
• Gerenciamento de risco: Ao provisionar valores, a empresa está essencialmente se preparando para riscos financeiros e despesas inevitáveis. Isso contribui para uma gestão financeira mais segura e evita problemas de liquidez quando essas despesas surgirem;
• Cumprimento de obrigações: O provisionamento é usado para garantir que a empresa possa cumprir suas obrigações financeiras sem comprometer sua operação diária ou recorrer a empréstimos de emergência;
• Transparência e planejamento: Ao manter um provisionamento adequado, a empresa consegue planejar melhor seu fluxo de caixa e manter a transparência financeira. Isso facilita o planejamento estratégico e a alocação eficiente dos recursos.

Em resumo, provisionar o valor é uma prática essencial para garantir que uma empresa esteja financeiramente preparada para enfrentar despesas futuras e gerenciar seus recursos de forma eficaz.

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Para que serve o provisionamento?

O provisionamento é uma estratégia essencial para que as empresas se preparem para cobrir despesas ou perdas futuras, ajudando a manter a estabilidade do fluxo de caixa. 

Ao provisionar, a empresa aloca recursos financeiros antecipadamente para enfrentar obrigações que surgirão no futuro. Assim, consegue assegurar que terá fundos disponíveis quando essas despesas ou perdas ocorrerem, evitando impactos negativos no caixa.

Aqui estão alguns exemplos de provisões:

• Provisão para férias e 13º salário de funcionários: a empresa provisiona mensalmente os valores que deverá pagar aos funcionários no futuro;
• Provisão para garantias: empresas que vendem produtos com garantia costumam provisionar os valores estimados de futuros reparos ou trocas em garantia;
• Provisão para contingências: valores provisionados para cobrir possíveis perdas com processos judiciais ou outros eventos de risco.

Além de preparar a empresa para possíveis perdas, o provisionamento ajuda a cumprir obrigações legais relacionadas a reservas financeiras, como as provisões trabalhistas. Realizar o provisionamento de maneira adequada evita problemas fiscais e legais.

Portanto, o provisionamento é uma ferramenta fundamental no planejamento financeiro. Isso porque permite que as empresas mantenham uma boa saúde financeira e cumpram suas obrigações de curto e longo prazo.

Importância para a saúde financeira do negócio

O provisionamento é uma prática essencial para assegurar a transparência e o controle sobre os recursos financeiros da empresa. Isso porque permite uma visão clara sobre quando e quanto dinheiro será retirado do caixa. 

Essa prática é fundamental para manter a saúde financeira e mitigar riscos.

Conhecer as despesas futuras do negócio é fundamental para uma gestão eficiente do fluxo de caixa. Ao registrar essas despesas antecipadamente, é possível garantir uma análise segura do patrimônio, permitindo entender as obrigações financeiras e definir limites de gasto.

Além disso, o provisionamento é a base para um planejamento financeiro eficaz e para a tomada de decisões estratégicas. Ele ajuda a estabelecer estratégias de investimento em áreas como marketing, pessoal e aquisição de equipamentos, sem comprometer as finanças da empresa. 

Sem um provisionamento adequado, não há segurança sobre a capacidade de investir em aspectos específicos. A falta de cuidado com os gastos pode impactar negativamente as operações ou até mesmo levar à falência.

Como fazer um provisionamento?

O provisionamento desempenha um papel essencial no planejamento financeiro da empresa e na análise de resultados contenciosos, mas seu cálculo pode ser complexo.

Felizmente, há soluções tecnológicas que podem auxiliar nesse processo. Aqui estão duas das principais ferramentas para o provisionamento em departamentos jurídicos:

• Softwares jurídicos;
• Ferramentas de Business Intelligence (BI).

Melhores ferramentas

Vejamos algumas ferramentas que podem contribuir no cálculo e análise do provisionamento?

Softwares jurídicos

No mercado, existem softwares especializados em provisionamento do contencioso. Essas ferramentas permitem aos advogados corporativos estimar e atualizar perdas associadas a cada processo judicial de forma contínua. 

Além de registrar o valor estimado da perda e sua classificação de risco, muitos desses softwares também oferecem campos para documentar o motivo de novas estimativas. Isso possibilita análises aprofundadas das alterações registradas.

Adotar um software jurídico permite que informações sobre provisões sejam facilmente acessíveis em cada balanço, refletindo sempre a estimativa mais atualizada e precisa.

Ferramentas de Business Inteligence (BI)

Quando a empresa já possui dados jurídicos, é possível criar dashboards e painéis de visualização que ajudam a interpretar os números e identificar tendências e lacunas. Esses recursos visuais facilitam a análise de informações complexas e a tomada de decisões informadas.

Existem várias ferramentas de Business Intelligence no mercado, incluindo algumas especializadas para o setor jurídico.

Cálculos.doc9

Ferramenta voltada exclusivamente para cálculos judiciais. Por meio dela, peritos contábeis e especialistas analisam seus dados e realizam cálculos precisos a respeito dos processos futuros para otimizar seu provisionamento e evitar prejuízos financeiros.

O grande diferencial dessa ferramenta é que, diferente de soluções automatizadas, os especialistas analisam cada caso e consideram variações monetárias, taxas de juros e outros fatores que podem ter grande influência no provisionamento.

Além disso, os cálculos.doc9 possuem uma ferramenta de BI integrada em seu sistema para otimizar sua tomada de decisões e identificar agressores. Isso tudo para otimizar sua gestão e garantir um provisionamento eficaz e seguro.

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Como contabilizar a provisão?

Contabilizar uma provisão corretamente é fundamental para refletir de forma precisa as obrigações futuras e garantir a transparência financeira da empresa. 

Aqui estão os passos básicos para contabilizar uma provisão:

• Identificação da necessidade de provisão;
• Classificação da provisão;
• Registro contábil da provisão;
• Reavaliação e ajuste;
• Divulgação e notas explicativas;
• Cancelamento da provisão.

Contabilizar provisões com precisão assegura que as demonstrações financeiras reflitam a real situação financeira da empresa, ajudando na tomada de decisões e na conformidade com as normas contábeis.

Quando fazer o provisionamento?

O provisionamento é uma prática essencial para todas as empresas, pois oferece segurança na tomada de decisões relacionadas a novos gastos e investimentos. A realização do provisionamento deve ser adaptada às necessidades específicas de cada negócio.

Essa prática é particularmente importante quando há grandes investimentos planejados que podem impactar significativamente o caixa da empresa. Além disso, é fundamental que as obrigações recorrentes, como despesas mensais, também sejam devidamente provisionadas, pois representam uma parte significativa da estrutura financeira da empresa.

Também é muito importante realizar o provisionamento próximo ao fim do ano para garantir a segurança financeira da empresa no ano seguinte. Essa é uma forma de blindar a operação e prezar pela continuidade do negócio.

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Riscos do provisionamento

Para quem lida com questões contenciosas, é comum ouvir que uma causa só está perdida quando todos os recursos foram esgotados. Na prática, no entanto, já é possível prever quais casos têm maior ou menor chance de sucesso.

O cálculo de risco no provisionamento é uma estimativa da probabilidade de um passivo se concretizar, ou seja, é uma previsão sobre a chance de uma causa resultar em perda. Embora essa análise possa parecer subjetiva, ela se baseia em critérios técnicos específicos.

Normalmente, os departamentos jurídicos utilizam uma escala de três níveis para classificar o risco: risco provável, possível ou remoto. Abaixo, veremos o que pode caracterizar cada um deles. 

Risco Provável

O risco provável é a classificação que representa a mais alta probabilidade de perda entre as três categorias de risco. Na prática, considera-se um provisionamento como provável quando a chance de ocorrência do evento futuro de perda supera a chance de um resultado favorável.

Para avaliar se um risco é considerado provável, os departamentos jurídicos podem utilizar critérios específicos, como:

• Decisões anteriores em desfavor da empresa em primeiro grau;
• Histórico desfavorável em outras causas do mesmo tipo julgadas naquela comarca, vara ou por aquele magistrado;
• Percentual de perda alto, quando se avaliam outras ações do mesmo tipo movidas em desfavor da empresa;
• Existir jurisprudência pacificada em causas do mesmo tipo, conduzindo a resultado em desfavor da empresa.

Para os contadores, é essencial que uma provisão classificada como provável seja refletida no balanço da empresa. Portanto, advogados corporativos devem ser precisos na avaliação do risco, evitando tanto a subestimação quanto a superestimação. 

A correta classificação do risco provável impacta diretamente as finanças da empresa. Isso porque o valor provisionado será contabilizado e influenciará na situação financeira da organização.

Risco Possível

O risco possível é a classificação intermediária na escala de avaliação de riscos. Esta categoria é usada quando a probabilidade de uma perda futura é menor do que a classificação de risco provável, mas ainda assim, não é considerada remota.

Na prática, um risco é classificado como possível quando ainda não há uma decisão final, mas as previsões indicam que a decisão pode ser desfavorável para a empresa. 

Por exemplo, a empresa pode estar enfrentando um litígio em que não há uma sentença definitiva, mas o prognóstico sugere que a decisão pode acabar sendo negativa.

Normalmente, as perdas classificadas como possíveis não são incluídas diretamente no balanço patrimonial da empresa. Em vez disso, costumam ser mencionadas em notas explicativas. 

Essas notas fornecem uma visão adicional sobre os riscos potenciais, sem impactar diretamente na apresentação financeira principal da empresa.

Risco Remoto

O risco remoto é atribuído às causas em que a probabilidade de perda é extremamente baixa, indicando uma alta chance de resultado favorável para a empresa. 

Essa classificação é usada para ações nas quais:

• Já houve uma decisão favorável em primeira instância.
• Existe um histórico de resultados favoráveis em casos similares.

Para a contabilidade, os provisionamentos relacionados a riscos remotos não precisam ser incluídos no balanço financeiro ou nas notas explicativas. No entanto, é essencial que o departamento jurídico mantenha um controle rigoroso sobre esses valores.

Manter um registro dos riscos remotos permite monitorar a evolução das ações ao longo do tempo e realizar análises baseadas em dados. Isso pode fornecer insights valiosos para o planejamento estratégico e a gestão de risco da empresa.

Dicas para fazer um bom provisionamento

Aqui estão algumas práticas recomendadas para garantir um provisionamento financeiro eficaz:

Baseie as estimativas em dados concretos 

Utilize dados contábeis, projeções financeiras e informações específicas da empresa para calcular os valores a serem provisionados. Isso aumenta a precisão das estimativas.

Alinhe as provisões com a gestão do fluxo de caixa 

Planeje como e quando os valores serão reservados, garantindo que o provisionamento não afete o pagamento de obrigações regulares e mantenha o fluxo de caixa saudável.

Acompanhe e revise periodicamente 

Revise e ajuste as provisões de forma regular para garantir que estejam alinhadas com a situação financeira atual da empresa e com as mudanças nas condições econômicas ou operacionais.

Mantenha contas separadas 

Sempre que possível, aloque os valores provisionados em contas separadas ou reservas específicas. Isso ajuda a garantir que esses fundos não sejam desviados para outros usos e permaneçam disponíveis para suas finalidades designadas.

Conclusão

O provisionamento é essencial tanto para o departamento jurídico quanto para o setor financeiro das empresas. Ele não apenas facilita o planejamento financeiro adequado, mas também permite uma avaliação mais precisa do impacto das questões jurídicas nas finanças.

Com as ferramentas apropriadas, o processo de provisionamento das demandas contenciosas se torna mais gerenciável e eficiente, ajudando a monitorar o desempenho e os resultados da equipe jurídica. 

Para manter a segurança financeira do seu negócio e mitigar riscos, conte com os cálculos.doc9 para realizar seu provisionamento! Nossos especialistas estão prontos para analisar seus dados e criar projeções que ajudarão no seu planejamento.

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