O compliance jurídico é a prova de que o ambiente de trabalho pode ser mais ético e produtivo com normas bem geridas e selecionadas.
O “compliance” é a base para um ambiente de trabalho ético, produtivo e seguro. Mais que uma obrigação, é um conjunto estratégico de práticas de governança corporativa, implementáveis à gestão jurídica, que assegura a conformidade da empresa com a legislação vigente e seus próprios regimentos internos.
O objetivo principal é mitigar riscos, buscando que todos os colaboradores e parceiros sigam rigorosamente as regras. Isso engloba desde o desenvolvimento de um código de conduta robusto e a criação de canais de comunicação transparentes, até a realização de treinamentos contínuos sobre ética e as melhores práticas.
Além da conformidade interna, no Direito, o compliance estende-se à ética e transparência nas relações com todos os stakeholders, como clientes, fornecedores e órgãos públicos. A gestão de terceiros, por exemplo, exige atenção especial aos dados sensíveis e à LGPD, demandando ferramentas que automatizam processos e elevem a segurança na governança de dados jurídicos.
A importância do compliance jurídico
Ao estabelecer normas, internas e externas, que devem ser seguidas por seus stakeholders, a empresa se fortalece contra fraudes, corrupção, lavagem de dinheiro, desvio de condutas éticas e demais riscos.
Por isso, ignorar essa prática pode abrir brecha para problemas jurídicos, multas e danos à reputação da marca.
É importante ressaltar que o compliance também é um mecanismo de alto nível de profissionalismo de competitividade de mercado. Uma empresa ética, que adota boas práticas de mitigação de riscos de conformidade, é vista positivamente aos olhos dos consumidores e investidores, além de refletir uma relação saudável com seus stakeholders.
O compliance jurídico também ajuda seus colaboradores a agirem com responsabilidade, ao promover e defender os valores corporativos dentro e fora da empresa. Ou seja, é essencial para a integridade de uma organização empresarial.
Sem contar que a prática serve também de métrica para a credibilidade de uma empresa, já que com ela, é possível avaliar se uma parceria é benéfica ou se representa riscos.
O que significa compliance jurídico?
A origem do conceito de “compliance” existe há algumas décadas, com seus primeiros resquícios entre os anos 1960 e 1990. Naquela época, a prática foi introduzida no setor financeiro, sendo desencadeada pela necessidade de fiscalizar as operações empresariais.
O verbo em inglês “to comply”, ou “agir conforme” na tradução para o português, agora abraça práticas éticas e legais em todas as indústrias, promovendo integridade e responsabilidade organizacional.
Entender sua importância no mercado e aplicá-lo com processos auditáveis e seguros, como os que a doc9 oferece, é essencial para a tranquilidade jurídica e um futuro de crescimento sólido.
Quais são os 3 pilares do compliance?
Para estabelecer um programa de compliance jurídico eficaz, é fundamental focar em três pilares essenciais:
- Desenvolvimento do código de conduta e regimentos internos: estabelece a base para as diretrizes éticas e legais da empresa;
- Estabelecimento de canais de comunicação e treinamentos contínuos: promove a conscientização e o engajamento de todos os envolvidos;
- Gestão e monitoramento de riscos e relações com terceiros: garante que a conformidade se estenda por toda a cadeia de valor, incluindo a proteção de dados sensíveis e a observância da LGPD.
Quais os princípios do compliance jurídico?
Os princípios do compliance jurídico são a espinha dorsal de uma cultura organizacional íntegra, indo muito além do papel.
Legalidade, transparência, integridade e responsabilidade não são apenas conceitos, mas diretrizes que devem permear cada operação, incluindo a logística jurídica. Manter processos internos nessas áreas pode fragilizar seu programa de compliance direito, expondo a riscos de padronização e segurança.
É por isso que a doc9 transforma a terceirização em um pilar de força. Nossos serviços de logística jurídica garantem processos audíveis e padronizados, fortalecendo seu conceito de compliance, com total conformidade à LGPD e proteção de dados sensíveis. Escolha segurança e eficiência.
Relação entre compliance e LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709) foi um marco importantíssimo para a população brasileira. Isso porque, até 2018, existiam apenas as regras estabelecidas pelo Marco Civil da Internet sobre o uso de dados dos usuários.
Atualmente, o compliance, a LGPD e GDPR estão intrinsecamente ligados. Afinal, as empresas precisam proteger as informações pessoais de seus funcionários, enquanto também devem exigir que os mesmos sigam práticas que garantam privacidade sobre os dados do negócio e dos clientes.
A proteção de dados deve estar presente nas normas estabelecidas pelo compliance jurídico. Dessa forma, é possível garantir que as empresas adotem práticas adequadas para proteger informações pessoais e evitem possíveis penalizações, fortalecendo a confiança dos clientes.
Quer entender mais sobre os desafios do compliance e a LGPD? Acompanhe um dos nossos MESA.DOC:
Diferença entre compliance jurídico e auditoria interna
O compliance está relacionado à adesão da empresa aos regulamentos internos e externos. O objetivo primário é garantir que o negócio funcione conforme as normas estabelecidas previamente, a fim de manter a organização operacional.
Por outro lado, a auditoria interna avalia a eficácia dos controles internos. A auditoria se preocupa em identificar falhas e propor melhorias no gerenciamento de tarefas em qualquer setor, com foco na realização das atividades elaboradas internamente.
Enquanto o compliance acompanha as diretrizes regulamentadas pelo setor e pela empresa, a auditoria avalia como está o gerenciamento e a produção das tarefas internas.
Na prática, o que é compliance jurídico?
Estar em “compliance” é atuar conforme a legislação vigente e os princípios éticos. Mas, como esse alinhamento é feito? Por meio do compliance jurídico!
Compliance jurídico é uma consultoria realizada por profissionais especializados nas leis em vigor. Seu objetivo é analisar as políticas institucionais das empresas para garantir que elas estejam alinhadas com o que exige a legislação.
A aplicação do compliance jurídico ajuda as empresas a alinharem sua conduta às determinações legais em âmbitos como:
- Trabalhista;
- Tributário;
- Fiscal;
- Ambiental;
- TI;
- Entre outros.
Essa consultoria é importante porque não há uma regra única e eficaz para direcionar a adequação de todas as empresas. Por esse motivo, o advogado de compliance analisa toda a realidade de seus clientes para direcionar suas ações.
Qual é a função do compliance jurídico?
A função do compliance jurídico é a base da segurança e da sustentabilidade de qualquer negócio. Ele garante que sua empresa opere em total conformidade com a legislação vigente, promovendo uma cultura de ética e legalidade em cada processo.
O processo envolve desde a criação de políticas internas robustas até a implementação de procedimentos que previnem e detectam desvios. Identificada uma irregularidade, a resposta rápida do compliance jurídico é crucial para mitigar impactos.
Atividades como o desenvolvimento de um código de conduta e treinamentos sobre boas práticas, reforçando a segurança e a conformidade com a LGPD, são pilares. E, com a tecnologia certa, o compliance se torna ainda mais eficiente, preciso e proativo.
Tipos de compliance jurídico
O compliance jurídico pode ser aplicado de diversas formas, com foco em diferentes áreas e regulamentos. Aqui estão alguns dos principais:
Compliance trabalhista
Possuir um código de conduta é fundamental para as empresas. Este documento pode incluir desde orientações relacionadas à vestimenta adequada para o local de trabalho nos casos em que isso faz-se necessário, até à forma como os equipamentos da empresa são usados, como celulares e computadores.
Porém, esse código de conduta deve ser redigido com base em parâmetros legais. Isso significa que ele não pode obrigar os trabalhadores a adotarem uma conduta que não tem as leis trabalhistas como base.
Assim, o compliance jurídico tem o papel fundamental de analisar o documento e fazer os ajustes necessários para que a empresa não sofra processos trabalhistas.
O compliance também ajuda as empresas a realizarem contratações em conformidade com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) para evitar futuros processos trabalhistas.
Leia também: Audiências trabalhistas: tudo o que você precisa saber
Compliance tributário
Também é papel do advogado de compliance atuar com a área contábil e o setor financeiro da empresa para garantir que as práticas da organização estejam em conformidade com as leis tributárias.
Acompanhar a inovação contábil é parte da atuação preventiva do advogado de compliance, relacionada à realização de auditorias para garantir o monitoramento e gerenciamento adequados do fluxo de caixa. Essa é uma forma de garantir que ele estará livre de fraudes como lavagem e desvio de dinheiro ou sonegação de impostos.
De forma semelhante ao compliance fiscal, o compliance tributário tem como objetivo garantir a conformidade nos processos de cumprimento, pagamento e coleta dos tributos necessários para a organização.
Assim, toda a taxação cobrada por municípios, estados e federação será cumprida e respeitada de forma a preservar a operação da organização.
Compliance fiscal
O papel do aporte jurídico no compliance fiscal é garantir que a empresa cumpra suas obrigações relacionadas à emissão de notas fiscais e recolhimento de impostos, tendo como base o faturamento e o acompanhamento dos processos fiscais adequadamente.
O compliance fiscal atua com foco em gestão financeira e todas as atividades administrativas voltadas às finanças da organização. Ele acompanha questões de documentações, folhas de pagamento, balanço fiscal, contabilidade e outras.
Além disso, é importante para reduzir e evitar práticas corruptas relacionadas à lavagem de dinheiro, por exemplo. O compliance fiscal garante que a empresa esteja em conformidade com a legislação de órgãos reguladores, como a Receita Federal.
Compliance ambiental
O compliance ambiental varia conforme o segmento e a área de atuação da empresa. As práticas organizacionais devem ficar atentas à preservação e cuidados com o meio ambiente.
Ele está relacionado ao descarte adequado de resíduos, economia e uso de fontes renováveis de energia, uso consciente de água e outras práticas responsáveis com o ambiente.
Compliance de TI
O compliance de TI está relacionado às regras quanto ao uso de tecnologia e dados. A LGPD e suas exigências legais para a coleta, tratamento e segurança de dados são o foco nesse caso.
Essa é uma área relativamente nova e tem atualizações constantes. Por esse motivo, o compliance de TI, ou compliance digital, deve ser ajustado de forma constante para garantir que a empresa esteja respeitando as boas práticas, especialmente se ela faz a coleta, armazenamento e tratamento de dados.
O profissional de compliance orientará a empresa quanto à necessidade de ter rotinas de análises de riscos e desenvolver medidas preventivas de forma recorrente. Também ajudará a criar processos de acompanhamento para verificar a segurança dos dados coletados por novos sistemas adotados para garantir sua integridade.
Quais as fases do compliance jurídico?
O compliance jurídico é dividido em etapas, que formam um manual completo e responsivo para a empresa. Veja quais são as fases necessárias para a construção de um material íntegro:
- Diagnóstico: identificar riscos legais e áreas vulneráveis na organização. Isso inclui a análise de contratos, políticas internas e procedimentos já existentes. O objetivo é mapear possíveis inconformidades e áreas de exposição a riscos;
- Desenvolvimento de políticas e procedimentos: criar ou atualizar políticas e procedimentos que estejam alinhados com a legislação vigente. Essas diretrizes devem abordar questões específicas, como prevenção à corrupção, proteção de dados e ética no ambiente de trabalho;
- Treinamento e capacitação: todos os colaboradores, especialmente aqueles em posições-chave, devem ser capacitados para entender as normas e como aplicá-las no dia a dia. Essa fase é crucial para garantir que todos estejam cientes de suas responsabilidades;
- Implementação de controles: implementar mecanismos de controle que ajudem a monitorar a conformidade com as políticas estabelecidas. Isso pode incluir auditorias regulares, revisões de processos e a criação de canais de comunicação para denúncias;
- Monitoramento e avaliação: monitorar sua eficácia. Isso envolve a coleta de dados e a avaliação contínua das práticas de compliance. O feedback obtido nesta fase ajuda a identificar áreas que precisam de ajustes;
- Revisão e melhoria contínua: revisar políticas e procedimentos, com base nas avaliações anteriores. Essa fase garante que a organização se adapte a mudanças legislativas e operacionais, promovendo uma cultura de conformidade em constante evolução.
Quando seguidas sistematicamente, as etapas podem ajudar organizações a se manterem em conformidade com a legislação e a promoverem um ambiente ético.
Áreas nas quais o compliance jurídico pode ser aplicado
O compliance jurídico pode ser aplicado em diversas áreas, como no Direito trabalhista, tributário, ambiental, além de abranger a legislação concorrencial e a proteção de dados.
Essa gama de aplicações permite às organizações mitigar riscos em múltiplos aspectos de suas atividades.
Como aplicar o compliance jurídico na sua empresa
A seguir, entenda as principais práticas que podem ser adotadas para a construção do compliance jurídico em uma empresa.
Tenha um código de conduta
A partir dos conhecimentos em gestão de riscos e legislação, é necessário elaborar o código de conduta da empresa, abrangendo todos os processos internos para mitigar riscos previstos e direcionar ações.
Esse código de conduta deve definir regras que irão guiar a atuação de todos. As orientações devem ser claras para evitar desvios de conduta e comportamentos que não estão de acordo com as leis.
Também é importante ressaltar que este documento deve ser amplamente divulgado nos canais de comunicação internos. Além disso, é fundamental aplicar treinamentos para garantir que todos tenham conhecimento e repertório para atuar dentro das exigências determinadas.
Estabeleça canais de denúncia
Para um programa de compliance empresarial robusto, ter canais de denúncia sempre abertos é fundamental. Essa transparência na comunicação não só incentiva o cumprimento do código de conduta, como também assegura que seus colaboradores se sintam ouvidos e protegidos, revelando oportunidades valiosas de melhoria.
A investigação das denúncias é, sem dúvida, um pilar crucial do compliance. É por meio delas que se identifica não conformidades com os códigos, permitindo a adoção ágil das medidas corretivas necessárias.
Sejam gerenciados interna ou externamente – via e-mail, telefone, site ou caixa de sugestões – a segurança e a confiança do denunciante são primordiais. Por isso, garantir o anonimato é um passo indispensável para encorajar a comunicação e proteger quem se manifesta.
Ofereça treinamentos às equipes
Capacite suas equipes com treinamento em compliance. O engajamento dos colaboradores nos treinamentos é, de fato, um dos pilares mais importantes de qualquer programa de compliance empresarial eficaz.
A cultura organizacional, com seus valores e práticas, é construída e consolidada diariamente.
Os treinamentos vão além de difundir normas e procedimentos de compliance: eles fortalecem o senso de pertencimento, alinhando a equipe aos propósitos da empresa.
É essencial que as políticas sejam acessíveis, transmitidas com total clareza e seguidas por todos, sem distinção. O treinamento em compliance consolida regras e normas, eleva a responsabilidade do time, reforça a credibilidade da sua empresa e, por fim, garante a efetividade das boas práticas adotadas.
Para áreas e atividades de maior risco, nossa recomendação é investir em capacitações específicas. Elas podem incluir estudos de caso, simulações práticas e orientações detalhadas para a resolução de dilemas complexos.
Complementarmente, é uma boa prática que as empresas formalizem o conhecimento das políticas, solicitando que os colaboradores atestem seu entendimento por meio de assinatura em documentos.
Automatize a gestão de terceiros
Empresas com compromisso inegociável com ética e integridade sabem: é essencial que seus terceiros – diretos ou indiretos – sigam rigorosamente as políticas e programas de compliance.
Um terceiro, sem o mesmo compromisso com suas normas e valores, pode expor sua empresa a sérios riscos, comprometendo a reputação e a solidez do seu negócio em caso de atos ilícitos.
Conhecer a fundo cada parceiro e empresa com quem você se relaciona é a melhor forma de se proteger contra associações que possam gerar prejuízos incalculáveis: danos reputacionais, civis, regulatórios, criminais e financeiros.
É fundamental investigar mídias negativas, listas restritivas, processos judiciais, pendências financeiras, embargos ambientais, relações societárias, antecedentes criminais e uma vasta gama de outras informações para assegurar a integridade do seu negócio.
Quem é o responsável por aplicar o sistema de compliance?
A responsabilidade pelo compliance é de todos. Para fortalecer a adesão, pode haver um time e uma liderança que cuidam dessa prática e que façam atividades como alterar o manual de normas, divulgar mudanças em canais de comunicação, etc.
Contudo, a gestão do compliance na empresa é multidisciplinar, incluindo profissionais do Direito, auditoria e gestão de riscos. Juntos, todos trabalham para garantir que a organização mantenha altos padrões de conformidade e ética.
O que um advogado de compliance faz?
A cultura do compliance está em expansão no Brasil há algum tempo. Mas, o que faz um advogado de compliance jurídico? Bem, ele é responsável por garantir que as normas sejam cumpridas em uma empresa.
O advogado de compliance jurídico é quem determina as responsabilidades jurídicas de cada membro da empresa, desde a alta diretoria até os colaboradores. A intenção é evitar abusos de poder e possíveis fraudes na empresa.
O profissional que deseja atuar na área deve se especializar, ampliando seus conhecimentos em temas extra jurídicos, administrativos, contábeis, sistemas de auditoria e due diligence, entre outros.
Como o compliance deve ser personalizado à realidade da empresa, o advogado também precisa ter conhecimentos profundos em normativas nacionais como regras de órgãos como:
- Conselho Monetário Nacional (CMN);
- Comissão de Valores Mobiliários (CVM);
- Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf).
Para empresas multinacionais, é necessário conhecer normativas legais internacionais como GPDR, SOX e HIPAA.
Atuar com compliance significa manter-se e ajudar a empresa a se manter em altos padrões de ética e integridade, de forma vigilante, proativa e minuciosa. As principais tarefas realizadas por um advogado de compliance estão relacionadas a:
Consultoria jurídica
A complexidade e a constante evolução da legislação representam um desafio para as empresas. Por isso, o advogado de compliance se torna um parceiro estratégico, aplicando seu conhecimento técnico para guiar a empresa sobre seus deveres legais e, assim, prevenir problemas futuros.
Due diligence
O duo diligence é uma análise minuciosa de riscos e oportunidades, e uma etapa essencial no escopo do compliance jurídico. Em operações com terceiros, fusões ou aquisições, o profissional avalia todas as partes envolvidas, orientando sobre as normas e diretrizes legais aplicáveis para garantir transações seguras.
Gestão de riscos
É crucial que o profissional de compliance analise as rotinas e práticas internas do negócio. Esse estudo visa identificar e prevenir possíveis inconformidades com a legislação, mitigando riscos e evitando sanções.
A partir dessa análise, um relatório detalhado é produzido, indicando as adequações necessárias para a conformidade.
Canais de denúncia e investigações internas
Para assegurar a integridade e o cumprimento das normas, o profissional de compliance estabelece canais de denúncia seguros. Em casos de investigações internas, a participação de outros profissionais é fundamental, garantindo o sigilo e a imparcialidade do processo.
O advogado de compliance atua como um comunicador eficaz, organizando e encaminhando as denúncias aos responsáveis, sempre com base em um profundo conhecimento das operações e constante atualização das leis.
Benefícios de aplicar o compliance jurídico na sua empresa
O compliance jurídico traz diversos ganhos para os negócios. Confira os principais:
- Evita a perda de capital;
- Reduz a incidência de fraudes;
- Diminui o risco de sanções legais;
- Aumenta a qualidade das decisões organizacionais;
- Otimiza processos internos;
- Melhora os fluxos de trabalho;
- Ajuda a aumentar a produtividade;
- Torna as operações transparentes, éticas e dentro da lei;
- Reduz erros humanos por meio de automações;
- Aumenta a segurança das operações.
O compliance também ajuda a prevenir inúmeras situações, como:
- Desatualização da legislação ou das normas em vigor;
- Funcionários que ignoram e não respeitam as normas;
- Atividades que estejam em desacordo com os objetivos e metas das empresas;
- Gastos excessivos com multas ou cobranças judiciais;
- Litígios trabalhistas.
As situações listadas são apenas exemplos do que pode ser evitado com a aplicação do compliance em sua empresa. Um bom advogado tem a consciência do impacto que a aplicação do compliance jurídico gera na vida de seus clientes.
Grandes organizações também já entendem a importância desse processo. Por isso, se você quer que sua empresa se destaque no mercado e esteja à frente daquelas que ignoram a importância do compliance, é fundamental se dedicar a essa questão.
Cuidados ao aplicar o compliance jurídico
Inúmeras situações podem levar ao insucesso, por isso, o processo deve ser conduzido com o máximo cuidado e atenção. É fundamental que a empresa se atente à escolha de profissionais qualificados, que prestem assistência alinhada às necessidades e à cultura do negócio.
Muitas empresas falham ao entregar um “livro de regras” extenso e impessoal aos empregados, esperando que todos leiam por completo. Essa abordagem nem sempre é efetiva, pois o conhecimento, muitas vezes, não é prático. O manual de conduta precisa ser formulado com base nas necessidades que visa atender, priorizando a aplicabilidade real do conhecimento.
É preciso tomar cuidado especial com a linguagem utilizada no manual. Profissionais da área jurídica, por natureza, podem ter um vocabulário mais rebuscado. No entanto, é fundamental pensar se todos os colaboradores conseguirão entender o material.
Para o compliance ser parte da rotina, é importante que o manual esteja sempre disponível. Seja no site da empresa, na rede interna ou enviado periodicamente por e-mail para os colaboradores, a disponibilidade contínua reforça o conhecimento e as diretrizes, facilitando a consulta a qualquer momento.
Frequentemente, reforce itens cruciais de compliance, como:
- Prevenção a fraudes;
- Segurança da informação;
- Plano de continuidade de negócios;
- Contabilidade fiscal, internacional e gerencial;
- Gestão de riscos e pessoas;
- Atendimento a auditorias internas e externas.
Essa divulgação ativa não só educa, mas também reforça a integridade e a identidade da organização, construindo confiança e um ambiente de negócios mais seguro e ético.
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De forma geral, tanto o mercado quanto a legislação têm reconhecido e premiado as empresas que possuem boas práticas de compliance. Essas práticas devem ser divulgadas para reforçar a imagem consciente da empresa.
É fundamental que o advogado de compliance se prepare e conheça bem as normas e legislações relacionadas à atuação da empresa. E não só isso, mas que também estimule que todos respeitem os deveres estabelecidos pela organização.Se você gostou do assunto e quer saber mais sobre mundo jurídico e tecnologia, continue no blog da doc9!
