Compliance jurídico: o que é e como aplicá-lo na sua empresa

O compliance jurídico é a prova de que o ambiente de trabalho pode ser mais ético e produtivo com normas bem geridas e selecionadas.

Compliance jurídico é uma série de práticas de governança corporativa que asseguram que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente e com seus próprios regimentos internos.

O principal objetivo é minimizar eventuais riscos e garantir o cumprimento de regras internas e externas por seus colaboradores. As atividades básicas do compliance jurídico envolvem o desenvolvimento do código interno, o estabelecimento dos canais de comunicação e a realização dos treinamentos sobre conduta.

Além disso, também é necessário assegurar a ética e a transparência nas relações com os demais stakeholders, como clientes, fornecedores, parceiros, órgãos públicos, etc. O processo de gestão de terceiros pode ser automatizado por meio de ferramentas de compliance.

A seguir, veja a importância do compliance jurídico no mercado atual e os principais passos para aplicá-lo na sua empresa.

Qual a origem do compliance?

O conceito “compliance” existe há algumas décadas no mercado, com seus primeiros resquícios entre os anos 1960 e 1990. Naquela época, a prática surgiu dentro do setor financeiro e foi desencadeada pela necessidade de fiscalizar as operações empresariais. 

Como o próprio verbo em inglês “to comply”, ou “agir conforme” na tradução para português, remete, o compliance visa estar dentro da conformidade regulatória. A finalidade é ajudar as empresas a se adequarem a normas específicas de cada negócio.

Com o passar das décadas, o conceito se expandiu e ganhou novas características. Atualmente, abrange práticas éticas e legais em diversas indústrias, promovendo a integridade organizacional e a responsabilidade social.

Diferença entre Compliance e Auditoria Interna

O compliance está relacionado à adesão da empresa aos regulamentos internos e externos. Seu principal objetivo é garantir que o negócio funcione dentro das normas estabelecidas previamente, a fim de manter a organização operacional.

Por outro lado, a auditoria interna avalia a eficácia dos controles internos. Essa segunda prática se preocupa em identificar falhas e propor melhorias no gerenciamento de qualquer setor, com foco na realização das atividades elaboradas internamente.

Enquanto o compliance acompanha as diretrizes regulamentadas pelo setor e pela empresa,  a auditoria avalia como está o gerenciamento e a produção das tarefas internas.

Relação entre Compliance e LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709) foi um marco importantíssimo para a população brasileira. Isso porque, até 2018, existiam apenas as regras estabelecidas pelo Marco Civil da Internet sobre o uso de dados dos usuários.

Nos dias de hoje, o compliance e a LGPD estão intrinsecamente ligados. As empresas precisam proteger as informações pessoais de seus funcionários, mas também devem exigir que os mesmos sigam práticas que garantam privacidade sobre os dados do negócio. 

A proteção de dados deve estar presente nas normas estabelecidas pelo compliance jurídico. Dessa forma, é possível garantir que as empresas adotem práticas adequadas para proteger informações pessoais e evitem possíveis penalizações, fortalecendo a confiança dos clientes.

Afinal, o que é o compliance jurídico?

Estar em “compliance” é estar em conformidade com a legislação vigente e os princípios éticos, certo? Mas, como esse alinhamento é feito? Por meio do compliance jurídico!

Compliance jurídico é uma consultoria realizada por profissionais especializados nas leis em vigor. Seu objetivo é analisar as políticas institucionais das empresas para garantir que elas estejam em conformidade com a legislação.

A aplicação do compliance jurídico ajuda as empresas a alinharem sua conduta às determinações legais em âmbitos como: trabalhista, fiscal, tributário e ambiental. Assim, seu papel é monitorar se o negócio funciona conforme as exigências de sua área de atuação.

Essa consultoria é importante porque não há uma regra única e eficaz para direcionar ou obrigar a adequação das empresas. Por esse motivo, o advogado de compliance analisa toda a realidade de seus clientes para direcionar suas ações.

Qual é a função do compliance jurídico?

O compliance jurídico tem como função assegurar que a empresa atue em conformidade com a legislação vigente. Isso envolve desde a criação de políticas internas até procedimentos que promovam a ética e a legalidade do negócio.

Essa função inclui a prevenção e a detecção de desvios legais, por exemplo. Quando uma irregularidade é identificada pelo negócio, o compliance jurídico deve responder rapidamente para mitigar impactos negativos.

Algumas das principais atividades executadas pelo time de compliance jurídico são o desenvolvimento do código de conduta interno, além da disponibilização de canais de comunicação e treinamentos sobre boas práticas na empresa.

A importância do compliance jurídico

Ao estabelecer normas internas e externas que devem ser seguidas por seus stakeholders, a empresa previne-se contra fraudes, corrupção, lavagem de dinheiro, desvio de condutas éticas e demais riscos que podem ocorrer.

Por isso, ignorar essa prática pode acarretar sérios problemas jurídicos, multas e danos à reputação da marca.

É importante ressaltar que o compliance também é um mecanismo de competitividade de mercado. Uma empresa ética, que adota boas práticas de mitigação de riscos, é vista de forma positiva aos olhos dos consumidores e investidores, além de refletir uma relação saudável com seus stakeholders.

O compliance jurídico também ajuda seus colaboradores a agirem com responsabilidade, pois promove um alto nível de profissionalismo e defende os valores corporativos dentro e fora da empresa.

Ou seja, é essencial para a integridade de uma organização empresarial. Sem contar que a prática serve também de métrica para a credibilidade de uma empresa, pois com ela, é possível avaliar se uma parceria é benéfica ou se representa riscos.

Quais as fases do compliance jurídico?

O compliance jurídico é dividido em etapas, que formam um manual completo e responsivo para a empresa. Veja quais são as fases necessárias para a construção de um material íntegro:

1. Diagnóstico: Identificar riscos legais e áreas vulneráveis dentro da organização. Isso inclui a análise de contratos, políticas internas e procedimentos já existentes. O objetivo é mapear possíveis inconformidades e áreas de exposição a riscos;
2. Desenvolvimento de políticas e procedimentos: Criar ou atualizar políticas e procedimentos que estejam alinhados com a legislação vigente. Essas diretrizes devem abordar questões específicas, como prevenção à corrupção, proteção de dados e ética no ambiente de trabalho;
3. Treinamento e capacitação:Todos os colaboradores, especialmente aqueles em posições-chave, devem ser capacitados para entender as normas e como aplicá-las no dia a dia. Essa fase é crucial para garantir que todos estejam cientes de suas responsabilidades;
4. Implementação de controles: Implementar mecanismos de controle que ajudem a monitorar a conformidade com as políticas estabelecidas. Isso pode incluir auditorias regulares, revisões de processos e a criação de canais de comunicação para denúncias;
5. Monitoramento e avaliação: Monitorar sua eficácia. Isso envolve a coleta de dados e a avaliação contínua das práticas de compliance. O feedback obtido nesta fase ajuda a identificar áreas que precisam de ajustes;
6. Revisão e melhoria contínua: Revisar políticas e procedimentos, com base nas avaliações anteriores. Essa fase garante que a organização se adapte a mudanças legislativas e operacionais, promovendo uma cultura de conformidade em constante evolução.

Quando seguidas de forma sistemática, as etapas podem ajudar organizações a se manterem em conformidade com a legislação e a promoverem um ambiente ético.

Quais os princípios do compliance jurídico?

Os princípios que regem o compliance jurídico são fundamentais para a construção de uma boa cultura organizacional. Sem eles, o manual desenvolvido pela empresa pode ser falho e não fazer sentido para o contexto do negócio.

Alguns desses princípios são a legalidade, a transparência, a integridade e a responsabilidade. Esses são responsáveis por orientar as ações da empresa, além de promover um ambiente ético e legal.

Áreas nas quais o compliance jurídico pode ser aplicado

O compliance jurídico pode ser aplicado em diversas áreas, como no Direito trabalhista, tributário e ambiental. Além disso, é possível também abranger a legislação concorrencial e a proteção de dados. 

Essa gama de aplicações permite às organizações mitigar riscos em múltiplos aspectos de suas atividades.

Como aplicar o compliance jurídico na sua empresa

A seguir, entenda as principais práticas que podem ser adotadas para a construção do compliance jurídico dentro de uma empresa.

Tenha um código de conduta

A partir dos conhecimentos em gestão de riscos e legislação, é necessário elaborar o código de conduta da empresa, que abrange todos os processos internos para mitigar riscos previstos e direcionar ações.

A função do código de conduta é definir regras que guiam a atuação de todos os stakeholders, como colaboradores, diretoria e fornecedores. É preciso que as orientações sejam claras para evitar desvios de conduta e comportamentos que não estão de acordo com as leis.

Também é importante ressaltar que este documento deve ser amplamente divulgado nos canais de comunicação internos. Além disso, é fundamental aplicar treinamentos para garantir que todos tenham conhecimento.

Estabeleça canais de denúncia

Para garantir o cumprimento do código de conduta, a empresa precisa ter canais de denúncia sempre abertos. Esse tipo de comunicação ajuda seus colaboradores a se sentirem ouvidos e seguros. Também é possível descobrir potenciais melhorias por esse canal.

A etapa de investigação é uma das mais importantes para o compliance. Isso porque é a partir das denúncias que é possível identificar situações de não conformidade com os códigos internos e externos, e tomar medidas cabíveis.

Os meios de denúncia podem ser gerenciados tanto internamente quanto externamente, como por e-mail, telefone, site, caixa de sugestões, entre outros. É importante que o denunciante sinta-se seguro ao entrar em contato com esse canal. Portanto, é fundamental garantir o direito do anonimato.

Ofereça treinamentos às equipes

O engajamento dos colaboradores de uma empresa com treinamentos é um dos principais pilares do programa de compliance. Isso porque, normas de conduta para atender as legislações só tem funcionalidade quando todos os profissionais as colocam em prática.

A construção e a consolidação da cultura organizacional acontecem no dia a dia da empresa. Além de difundir as notas e procedimentos de compliance, o treinamento tem como função fortalecer o sentimento de pertencimento.

As políticas precisam ser acessíveis, transmitidas de forma clara, e devem ser cumpridas por todos os funcionários, sem distinção. O treinamento contribui para fixar as regras e normas, aumentar a responsabilidade do time, fortalecer a credibilidade da empresa e garantir a efetividade das práticas adotadas.

Para áreas e atividades consideradas de maior risco, podem ser oferecidas capacitações específicas, incluindo estudos de caso, situações práticas e orientações sobre como resolver dilemas.

As empresas também podem encaminhar documentos para seus colaboradores assinar atestando conhecimento sobre as políticas estabelecidas.

Automatize a gestão de terceiros

Toda empresa que possui compromisso com a ética e integridade deve garantir que os terceiros, com quem se relacionam direta ou indiretamente, sigam suas políticas e programas de compliance.

A gestão de terceiros pode ser realizada com diversos stakeholders, como fornecedores, clientes, colaboradores, parceiros, sócios, prestadores de serviços, entre outros.

Este processo é importante porque os terceiros que não possuem o mesmo compromisso com as normas e os valores da sua empresa podem contribuir negativamente para a reputação da companhia ao se envolver com algum ato ilícito.

Conhecer as pessoas e as empresas com quem se relaciona é uma forma de se proteger de riscos de associações que possam causar prejuízos como danos reputacionais, civis, regulatórios, criminais, etc.

Investigue mídias negativas, listas restritivas, processos judiciais, pendências financeiras, embargos ambientais, relações societárias, antecedentes criminais e muitas outras informações para garantir a integridade do seu negócio.

Conte com a doc9 para a terceirização de audiencistas e prepostos e otimize o compliance no seu negócio!

Responsáveis pela área de compliance

A responsabilidade pelo compliance é de todos. Pode haver um time e uma liderança que cuidam dessa prática e que façam atividades como alterar o manual de normas, divulgar mudanças em canais de comunicação, etc. 

Contudo, a gestão do compliance na empresa é multidisciplinar, incluindo profissionais do Direito, auditoria e gestão de riscos. Juntos, todos trabalham para garantir que a organização mantenha altos padrões de conformidade e ética.

O que é um advogado de compliance jurídico?

A cultura do compliance está em expansão e consolidação no Brasil. Esta é uma excelente notícia para os profissionais que desejam atuar nessa área, já que o mercado está aquecido e as empresas buscam cada vez mais por profissionais do setor.

Mas, o que faz um advogado de compliance jurídico? Esse profissional é responsável por garantir que as normas internas e externas, bem como código de ética e conformidade com a legislação sejam cumpridos em uma empresa.

O advogado de compliance jurídico é quem determina as responsabilidades jurídicas de cada membro da empresa, desde a alta diretoria até os colaboradores. A intenção é evitar abusos de poder e possíveis fraudes na empresa.

O profissional que deseja atuar na área deve se especializar, ampliando seus conhecimentos em temas extra jurídicos, administrativos, contábeis, sistemas de auditoria e due diligence, entre outros.

Como o compliance deve ser personalizado à realidade da empresa, o advogado também precisa ter conhecimentos profundos em normativas nacionais como regras de órgãos como:

• Conselho Monetário Nacional (CMN);
• Comissão de Valores Mobiliários (CVM);
• Conselho de Controle de Atividades Financeiras (Coaf).

Para empresas multinacionais, é necessário conhecer normativas legais internacionais como GPDR, SOX e HIPAA.

Atuar com compliance significa manter-se e ajudar a empresa a se manter em altos padrões de ética e integridade, de forma vigilante, proativa e minuciosa. As principais tarefas realizadas por um advogado de compliance estão relacionadas a:

Consultoria jurídica

A complexidade e as constantes mudanças na legislação dificultam o acompanhamento e a compreensão das empresas. Por esse motivo, o advogado de compliance tem função estratégica para auxiliar a empresa com seu conhecimento técnico, informando-a sobre seus deveres legais para evitar problemas futuros.

Due Diligence

A análise de riscos e oportunidades também faz parte do escopo do advogado de compliance. Em casos de negócios com terceiros, fusão ou incorporação, o profissional analisa todos os envolvidos e orienta as normas que devem ser aplicadas com base na legislação.  

Gestão de riscos

O profissional deve analisar as rotinas e práticas internas do negócio para evitar possíveis inconformidades com a legislação. Essa é uma forma de mitigar riscos e sanções. A partir desse estudo, o profissional produzirá um relatório para indicar se a empresa precisa realizar adequações.

Canais de denúncia e investigações internas

O profissional de compliance deve criar canais de denúncia para evitar que as normas sejam descumpridas. Caso sejam realizadas investigações, é fundamental que outros profissionais participem do processo, por conta do compromisso com o sigilo profissional.

Além disso, o advogado de compliance será responsável por organizar e enviar as denúncias aos responsáveis. Seu papel é ser um comunicador eficaz e solucionador de problemas, com base no conhecimento das operações e foco nas atualizações das leis. 

Benefícios de aplicar o compliance jurídico na sua empresa

O compliance jurídico traz diversos ganhos para os negócios. Confira os principais:

• Evita a perda de capital;
• Reduz a incidência de fraudes;
• Diminui o risco de sanções legais;
• Aumenta a qualidade das decisões organizacionais;
• Otimiza processos internos;
• Melhora os fluxos de trabalho;
• Ajuda a aumentar a produtividade;
• Torna as operações transparentes, éticas e dentro da lei;
• Reduz erros humanos por meio de automações;
• Aumenta a segurança das operações.

O compliance também ajuda a prevenir inúmeras situações, como:

• Desatualização da legislação ou das normas em vigor; 
• Funcionários que ignoram e não respeitam as normas;
• Atividades que estejam em desacordo com os objetivos e metas das empresas;
• Gastos excessivos com multas ou cobranças judiciais; 
• Litígios trabalhistas.

As situações listadas são apenas exemplos do que pode ser evitado com a aplicação do compliance em sua empresa. Um bom advogado tem a consciência do impacto que a aplicação do compliance jurídico gera na vida de seus clientes.

Grandes organizações também já entendem a importância desse processo. Por isso, se você quer que sua empresa se destaque no mercado e esteja à frente daquelas que ignoram a importância do compliance, é fundamental se dedicar a essa questão.

Tipos de compliance jurídico

O compliance jurídico pode ser aplicado de diversas formas, com foco em diferentes áreas e regulamentos. Aqui estão alguns dos principais:

Compliance trabalhista

Possuir um código de conduta é fundamental para as empresas. Este documento pode incluir desde orientações relacionadas à vestimenta adequada para o local de trabalho até à forma como os equipamentos da empresa são usados, como celulares e computadores.

Porém, esse código de conduta deve ser redigido com base em parâmetros legais. Isso significa que ele não pode obrigar os trabalhadores a adotarem uma conduta que não tem as leis trabalhistas como base.

Assim, o compliance jurídico tem o papel fundamental de analisar o documento e fazer os ajustes necessários para que a empresa não sofra processos trabalhistas. 

O compliance também ajuda as empresas a realizarem contratações em conformidade com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) para evitar futuros processos trabalhistas.

Compliance tributário

Também é papel do advogado de compliance atuar com a área contábil e o setor financeiro da empresa para garantir que as práticas da organização estejam em conformidade com as leis tributárias.

A atuação preventiva do advogado de compliance está relacionada à realização de auditorias para garantir o monitoramento e gerenciamento adequados do fluxo de caixa. Essa é uma forma de garantir que ele estará livre de fraudes como lavagem e desvio de dinheiro ou sonegação de impostos.

De forma semelhante ao compliance fiscal, o compliance tributário tem como objetivo garantir a conformidade nos processos de cumprimento, pagamento e coleta dos tributos necessários para a organização. 

Assim, toda a taxação cobrada por municípios, estados e federação será cumprida e respeitada de forma a preservar a operação da organização. 

Compliance fiscal

O papel do aporte jurídico no compliance fiscal é garantir que a empresa cumpra suas obrigações relacionadas à emissão de notas fiscais e recolhimento de impostos, tendo como base o faturamento e o acompanhamento dos processos fiscais de forma adequada.

O compliance fiscal atua com foco em processos financeiros e todas as atividades administrativas voltadas às finanças da organização. Ele acompanha questões de documentações, folhas de pagamento, balanço fiscal, contabilidade e outras.

Além disso, é importante para reduzir e evitar práticas corruptas relacionadas à lavagem de dinheiro, por exemplo. O compliance fiscal garante que a empresa esteja em conformidade com a legislação de órgãos reguladores, como a Receita Federal. 

Compliance ambiental

O compliance ambiental varia conforme o segmento e a área de atuação da empresa. As práticas organizacionais devem ficar atentas à preservação e cuidados com o meio ambiente. 

Ele está relacionado ao descarte adequado de resíduos, economia e uso de fontes renováveis de energia, uso consciente de água e outras práticas responsáveis com o ambiente. 

Compliance de TI 

O compliance de TI está relacionado às regras quanto ao uso de tecnologia e dados. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e suas exigências legais para a coleta e tratamento de dados são o foco nesse caso.

Essa é uma área nova e tem atualizações constantes. Por esse motivo, o compliance digital deve ser ajustado de forma constante para garantir que a empresa esteja respeitando as boas práticas, especialmente se ela faz a coleta, armazenamento e tratamento de dados. 

O profissional de compliance orientará a empresa quanto à necessidade de ter rotinas de análises de riscos e desenvolver medidas preventivas de forma constante. Também ajudará a criar processos de acompanhamento para verificar a segurança dos dados coletados por novos sistemas adotados para garantir sua integridade.

Cuidados ao aplicar o compliance jurídico

Inúmeras situações podem levar ao insucesso no compliance. Por esse motivo, o processo deve ser feito com muito cuidado e atenção. A empresa deve se atentar à escolha do profissional qualificado e à maneira como ele presta assistência às necessidades do negócio.

Existem diversas empresas que entregam praticamente um livro de regras aos empregados, esperando que todos leiam por completo. Mas, esse tipo de atitude pode não ser tão efetiva, já que o conhecimento não é prático. O manual de conduta precisa ser formulado com base na necessidade que visa atender.

Também é preciso tomar cuidado com a linguagem utilizada no manual. Normalmente, profissionais da área jurídica possuem um vocabulário mais rebuscado, devido às características da própria profissão.

É fundamental pensar se todos conseguirão entender o material. Além disso, é importante que o manual esteja disponível no site da empresa, na rede interna ou que seja enviado periodicamente por e-mail para os colaboradores. 

A comunicação é fundamental para que o compliance e todos os valores da empresa estejam alinhados. Em cada nova publicação ou envio, é importante desmistificar itens de compliance como:

• Prevenção a fraudes; 
• Segurança da informação; 
• Plano de continuidade de negócios; 
• Contabilidade fiscal, internacional e gerencial; 
• Gestão de riscos e pessoas; 
• Atendimento a auditorias internas e externas.

Essa divulgação reforça a afirmação da organização sobre sua própria identidade.

Conclusão

De forma geral, tanto o mercado quanto a legislação têm reconhecido e premiado as empresas que possuem boas práticas de compliance. Essas práticas devem ser divulgadas para reforçar a imagem consciente  da empresa.

É fundamental que o advogado de compliance se prepare e conheça bem as normas e legislações relacionadas à atuação da empresa. E não só isso, mas que também estimule que todos respeitem os deveres estabelecidos pela organização.

Se você gostou do assunto e quer saber mais sobre mundo jurídico e tecnologia, continue no Blog da doc9!

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. A vestibulum diam tincidunt mi odio aliquam tellus aliquam dictum.