Política de Privacidade

DOC 9 Digital Softwares e Inteligência de Dados Ltda
CNPJ: 53.293.590/0001-54
Rua Dona Margarida, 501, bairro Navegantes, Porto Alegre – RS, CEP 90.240-611

Encarregado de proteção de dados (DPO)

Nome: Bianca Medran Moreira
Cargo: Coordenadora Jurídica e Encarregada de Proteção de Dados
E-mail institucional DPO: lgpd@doc9.com.br
E-mail direto: bianca.medran@doc9.com.br
E-mail direto DPO suplente: demetrio.paszko@doc9.com.br

Atribuições: Aceitar reclamações e comunicações dos titulares; prestar esclarecimentos e adotar providências; receber comunicações da ANPD e adotar providências; orientar os colaboradores sobre práticas de proteção de dados; e executar as demais atribuições do Art. 41 da Lei 13.709/2018.

Política de privacidade geral DOC9

Ao entrar para a DOC9, você nos confia uma série de informações. E nós cuidamos e protegemos essas informações, para você. Aqui você vai entender quais informações coletamos e o porquê fazemos isso. E, ainda, como você pode atualizar, acompanhar ou, até mesmo, excluir esses dados.

Desenvolvemos produtos que tornam a vida mais leve e que descomplicam as rotinas burocráticas contábeis e jurídicas. Nossas soluções incluem usar a mais avançada tecnologia para facilitar e desembaraçar relações que costumam ser complexas na nossa sociedade.

A DOC9, desde já, declara manter sigilo e confidencialidade sobre os dados pessoais eventualmente cadastrados, comprometendo-se a seguir os princípios de proteção de dados consolidados nas legislações vigentes no Brasil.

Informações coletadas pela DOC9

Coletamos e armazenamos informações imprescindíveis para desempenhar nossos propósitos. As informações coletadas (e como essas informações são utilizadas) dependem de quais produtos você utiliza, ou seja, de como e do quanto você consome a DOC9.

Ao acessar nosso website, caso você opte por se cadastrar na nossa Newsletter, coletamos e armazenamos o seu endereço eletrônico de e-mail. Você pode pedir o descadastro através dos e-mails lgpd@doc9.com.br e bianca.medran@doc9.com.br.

Quando você utiliza o Whom, coletamos dados meramente cadastrais, como e-mail, nome completo, CPF, CNPJ, RG, profissão, e também dados de navegação (URLs acessadas durante a utilização do software), armazenamos cookies no nosso servidor para compartilhamento de sessão e acesso e, ainda, armazenamos documentos assinados, com backups, que ficam disponíveis por 90 (noventa) dias.

Ao consumir nossos produtos de diligências e logística, coletamos os dados de contato, como nome, e-mail, número de telefone, dados empresariais e, eventualmente, dados sobre treinamentos e processos judiciais de terceiros, dos quais você declara possuir autorização para inserir e pelos quais você se responsabiliza integralmente. Compartilhamos esses dados com nossos prestadores de serviços, que são terceirizados mas treinados e comprometidos com a sua segurança.

Itens que você cria ou nos fornece: também coletamos o conteúdo que você cria. Isso inclui upload, documentos e processos.

Informações coletadas automaticamente: utilizamos cookies temporários, com ID de sessão do servidor e dados de localização, quando autorizados, para otimizar sua experiência nas plataformas. Nem todas as soluções permitem a redefinição de seu navegador da web para recusar todos os cookies, então algumas soluções podem não funcionar corretamente, se a sua capacidade de aceitar cookies estiver desabilitada.

Por que a DOC9 coleta dados

No caso do Whom, usamos as informações coletadas para garantir a segurança de acesso (ou seja, identificar e monitorar os usuários do certificado digital).

No caso de Logística, usamos as informações coletadas para executar as prestações dos serviços de audiências, cálculos, cópias e protocolos.

E ainda para: melhorar nossos serviços; entrar, eventualmente, em contato com você; e fornecer serviços personalizados.

Compartilhamento de suas informações com terceiros

Podemos compartilhar os dados coletados para cumprimento do nosso propósito e outros fins eventuais, desde que lícitos.

Por motivos legais: talvez precisemos compartilhar informações pessoais suas para fora da DOC9, se isso for absolutamente necessário para cumprir a lei ou solicitação governamental ou judicial não abusiva.

Se a DOC9 realizar fusão, aquisição ou venda, continuará a garantir a confidencialidade das suas informações pessoais e avisará os afetados antes que as informações sejam transferidas ou submetidas a uma política de privacidade diferente desta.

Mantemos suas informações seguras

Possuímos segurança que protege continuamente suas informações, o que inclui: a utilização de criptografia para manter os seus dados pessoais privados enquanto estão em trânsito, seus dados são, portanto, transferidos por uma conexão segura; restrições de acesso a informações personalíssimas de pessoas físicas e jurídicas por parte de outros usuários; e rigoroso treinamento e cumprimento de obrigações de confidencialidade para os que possuem acesso total aos dados.

Exportar e excluir informações

Nossos desenvolvedores permitem solicitar a confirmação, exclusão e modificação dos seus dados pessoais, enviando um e-mail para lgpd@doc9.com.br ou bianca.medran@doc9.com.br.

Retenção das suas informações e compliance

Reteremos suas informações pelo tempo necessário para satisfazer as finalidades para as quais foram coletadas ou para cumprir os requerimentos legais aplicáveis, conforme os prazos definidos no nosso Registro de Atividades de Tratamento (ROPA), em conformidade com a ISO 27701:2019. Os prazos principais são: documentos assinados via Whom, 90 (noventa) dias em backup; dados de leads e newsletter, 3 anos após o último contato ou até revogação do consentimento (LGPD Art. 7º, I); dados de clientes (audiências, cálculos, diligências), 5 anos após encerramento do relacionamento contratual (CC Art. 206 §5º; CPC); dados de navegação e cookies analíticos, 2 anos (LGPD Art. 7º, IX); dados de colaboradores e ex-colaboradores, 5 anos após desligamento (CLT Art. 11).

Eventualmente os dados serão descartados após o encerramento do propósito da sua relação com a DOC9, em conformidade com a legislação vigente. Nossa política de exclusão garante que os dados fornecidos sejam removidos de forma segura e completa dos nossos servidores. Para manter as suas informações protegidas em caso de exclusão acidental, pode haver um espaço de tempo entre o momento em que você solicita excluir ou exclui algo e o momento no qual as cópias são definitivamente excluídas dos nossos sistemas ativos e de backups.

Você pode, a qualquer tempo, atualizar, inativar, corrigir, remover e solicitar acesso às suas informações.

Dados de contato

Entre em contato conosco em caso de dúvidas, pelo e-mail de nossa DPO: bianca.medran@doc9.com.br. Você também pode fazer contato com a autoridade local de proteção de dados, se possuir dúvidas sobre seus direitos de acordo com a legislação brasileira.

Quando esta política se aplica e alterações

Esta Política de Privacidade se aplica à DOC9 e a todos os seus produtos. Nos reservamos o direito de alterar este documento periodicamente, porém não reduzimos seus direitos sem seu consentimento e aviso prévio.

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Seção 1 – informações gerais

A presente Política de Privacidade (“Política”) descreve como a DOC 9 Digital Softwares e Inteligência de Dados Ltda coleta, usa, armazena, trata e protege os dados pessoais dos usuários e visitantes dos sites https://www.doc9.com.br e https://sistema.doc9.com.br (“Plataformas”), bem como dos sistemas e soluções disponibilizados pela DOC9, incluindo: Audiências.doc9 (gestão e realização de audiências presenciais e online), Cálculos.doc9 (elaboração de cálculos judiciais trabalhistas, cíveis e previdenciários), Diligências.doc9 (realização de diligências jurídicas), eHealth.doc9 (gestão de documentação digital para a área da saúde), Mediação.doc9 (serviços de mediação), Whom.doc9 (gerenciamento e compartilhamento seguro de certificados digitais) e Which.doc9 (assistente jurídico com inteligência artificial) (em conjunto com as Plataformas, denominados “Sistemas”). O objetivo é esclarecer quais dados são coletados, os motivos da coleta, as finalidades de uso e como os usuários podem gerenciar ou excluir suas informações pessoais.

Esta Política aplica-se a todos os usuários e visitantes das Plataformas e integra os Termos e Condições Gerais de Uso, de propriedade de:

Razão Social: DOC 9 Digital Softwares e Inteligência de Dados Ltda
CNPJ: 53.293.590/0001-54
Endereço: Rua Dona Margarida, 501, bairro Navegantes, Porto Alegre – RS, CEP 90.240-611
Site: https://www.doc9.com.br
E-mail DPO: lgpd@doc9.com.br / bianca.medran@doc9.com.br / demetrio.paszko@doc9.com.br

Esta Política não se aplica a empregados, contratados e candidatos a vagas na DOC 9.

O presente documento foi elaborado em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei 13.709/2018 – LGPD), o Marco Civil da Internet (Lei 12.965/2014), a Resolução CD/ANPD nº 18/2024, a Resolução CD/ANPD nº 15/2024, e os requisitos do Sistema de Gestão de Privacidade da Informação (SGPI) da DOC 9, estruturado conforme a norma ISO/IEC 27701:2019. Este documento poderá ser atualizado em decorrência de atualização normativa, sendo o usuário convidado a consultar periodicamente esta página.

Seção 2 – como coletamos os dados pessoais

Os dados pessoais do usuário e visitante são coletados das seguintes formas:

• Acesso às Plataformas: informações sobre interação e acesso são coletadas para garantir melhor experiência ao usuário. Estes dados podem envolver palavras-chave utilizadas em buscas, compartilhamento de documentos, comentários, visualizações de páginas, a URL de origem, o navegador e o IP de acesso, entre outros.
• Cadastro e formulários: dados fornecidos voluntariamente pelo usuário ao se cadastrar, preencher formulários de contato, solicitar cotações ou assinar newsletters.
• Cookies e tecnologias de rastreamento: conforme detalhado na Seção 7 desta Política.

Seção 3 – quais dados pessoais coletamos e para quais finalidades

3a – dados coletados

• Newsletter: e-mail cadastrado pelo visitante, armazenado até solicitação de descadastro.
• Contato e cotações: nome, e-mail, número de telefone e empresa.
• Navegação: endereço IP, tipo de navegador, páginas visitadas, data e hora de acesso.
• Dados de contrato: informações necessárias para formalização e execução dos serviços contratados.
• Quando você utiliza o produto Whom, coletamos dados meramente cadastrais, como e-mail, nome completo, CPF, CNPJ, RG, profissão, e também dados de navegação (URLs acessadas durante a utilização do software), armazenamos cookies no nosso servidor para compartilhamento de sessão e acesso e, ainda, armazenamos documentos assinados, com backups, que ficam disponíveis por 90 (noventa) dias.
• Ao consumir nossos produtos de logística, coletamos os dados de contato, como nome, e-mail, número de telefone, dados empresariais e, eventualmente, dados sobre treinamentos e processos judiciais, dos quais você declara possuir autorização para inserir e pelos quais você se responsabiliza integralmente. Compartilhamos esses dados com nossos prestadores de serviços, que são terceirizados, mas treinados e comprometidos com a sua segurança.

3b – finalidades do tratamento

• Bem-estar do usuário: aprimorar os produtos e serviços, facilitar e cumprir os compromissos estabelecidos, melhorar a experiência e fornecer funcionalidades específicas.
• Melhorias da plataforma: compreender o uso dos serviços para apoio ao desenvolvimento técnico e de negócios.
• Comercial: personalizar conteúdo e subsidiar a melhora da qualidade dos serviços.
• Previsão de perfil: tratamento automatizado para sugestão de produtos e serviços relevantes ao usuário.
• Cumprimento de obrigações legais e regulatórias: atendimento a determinações da ANPD, Poder Judiciário e demais autoridades competentes.
• No caso do Whom, usamos as informações coletadas para garantir a segurança de acesso (ou seja, identificar e monitorar os usuários do certificado digital).
• No caso de Logística, usamos as informações coletadas para executar as prestações dos serviços de audiências, cálculos, cópias e protocolos.

O tratamento de dados para finalidades não previstas nesta Política somente ocorrerá mediante comunicação prévia ao usuário, permanecendo aplicáveis os direitos e obrigações aqui previstos.

Seção 4 – por quanto tempo os dados ficam armazenados

Os dados pessoais são armazenados pelo período necessário à prestação do serviço e ao cumprimento das finalidades previstas neste documento, conforme o Art. 15 da Lei 13.709/2018. Os prazos de retenção por categoria de dado são:

Os dados podem ser anonimizados ou excluídos a pedido do usuário, exceto quando houver obrigação legal, regulatória ou contratual de manutenção. As hipóteses legais que permitem conservação após o término do tratamento estão previstas no Art. 16 da LGPD.

Seção 5 – segurança dos dados pessoais

A DOC 9 adota medidas técnicas e organizacionais adequadas para proteger os dados pessoais contra acesso não autorizado, destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão indevida, em conformidade com as normas NBR ISO/IEC 27001:2022 (Segurança da Informação) e NBR ISO/IEC 27701:2019 (Privacidade da Informação).

Entre as medidas implementadas destacam-se:

• Criptografia SSL/TLS para transmissão de dados entre usuários e servidores.
• Controle de acesso baseado em funções (RBAC) e autenticação multifator (MFA).
• Política de classificação da informação e gestão de ativos.
• Monitoramento contínuo de incidentes de segurança e gestão de vulnerabilidades.
• Programa de conscientização e treinamento de colaboradores em segurança da informação e privacidade.

Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a DOC 9 notificará a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os titulares afetados no prazo previsto pela Resolução CD/ANPD nº 15/2024, adotando as medidas de contenção e remediação necessárias.

Seção 6 – transferência de dados a terceiros

A DOC 9 somente compartilha dados pessoais quando necessário ou pertinente para cumprimento de seu propósito, dentro de padrões rigorosos de segurança, e nas seguintes hipóteses:

• Prestadores de serviços e fornecedores contratados para o desenvolvimento das atividades da empresa, mediante cláusulas contratuais de confidencialidade e proteção de dados.
• Órgãos reguladores e entidades públicas, para cumprimento de obrigações legais, regulatórias e contratuais, ou em atendimento a requisições de autoridades judiciais, administrativas ou arbitrais.
• Prevenção de fraudes e atos ilícitos, incluindo lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo.
• Operações societárias (aquisição, fusão ou reorganização), assegurado o cumprimento desta Política pelo adquirente.
• Compartilhamento de dados anonimizados ou agregados que não permitam identificação individual dos titulares.

Todos os terceiros que recebem dados pessoais da DOC 9 estão sujeitos a obrigações contratuais de confidencialidade e conformidade com a LGPD. Ao ser redirecionado a sites de terceiros, o usuário passa a ser regido pelas políticas de privacidade desses terceiros, não sendo a DOC 9 responsável por suas práticas.

Seção 7 – cookies e dados de navegação

Cookies são arquivos enviados pela plataforma ao dispositivo do usuário, que ficam armazenados com informações relacionadas à navegação no site, para personalizar e melhorar a experiência do usuário.

Tipos de cookies utilizados

O usuário pode configurar seu navegador para bloquear ou alertar sobre cookies. Porém, alguns recursos da plataforma podem não funcionar corretamente se os cookies forem desabilitados.

Seção 8 – direitos dos titulares de dados pessoais

Nos termos do Art. 18 da Lei 13.709/2018 (LGPD), o titular de dados pessoais tem os seguintes direitos:

1. Confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados pessoais, incluindo categorias, fontes, finalidades e terceiros com quem foram compartilhados.
2. Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
3. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD.
4. Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, respeitados os segredos comercial e industrial.
5. Eliminação dos dados pessoais tratados com o consentimento, exceto nas hipóteses legais de manutenção.
6. Informação sobre as entidades públicas e privadas com as quais a DOC 9 realizou uso compartilhado dos dados.
7. Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e as consequências da negativa.
8. Revogação do consentimento, a qualquer momento e sem ônus, mediante manifestação expressa.
9. Oposição ao tratamento realizado com fundamento em outras bases legais, em caso de descumprimento da LGPD.
10. Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de dados pessoais.
11. Cancelamento do envio de ofertas direcionadas de produtos e serviços.

Como exercer seus direitos:

Para exercer qualquer dos direitos acima, entre em contato com o nosso DPO pelo e-mail lgpd@doc9.com.br ou bianca.medran@doc9.com.br. A DOC 9 se compromete a responder as solicitações no prazo máximo de 15 (quinze) dias corridos, conforme Art. 18, § 5º da LGPD, de forma transparente, inteligível e acessível. Podemos requisitar informações adicionais para verificar a autenticidade da solicitação.

Seção 9 – encarregado de proteção de dados (DPO)

Conforme exigido pelo Art. 41 da Lei 13.709/2018 e pela Resolução CD/ANPD nº 18/2024, a DOC 9 designou formalmente um Encarregado de Proteção de Dados (DPO):

Nome: Bianca Medran Moreira
Cargo: Coordenadora Jurídica e Encarregada de Proteção de Dados (DPO)
E-mail institucional: lgpd@doc9.com.br
E-mail direto: bianca.medran@doc9.com.br
Documento de nomeação: Carta de Nomeação Rev. 01, de 06/09/2024, disponível mediante solicitação

Atribuições do DPO (art. 41, § 2º, LGPD):

• Aceitar reclamações e comunicações dos titulares de dados, prestar esclarecimentos e adotar providências.
• Receber comunicações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e adotar providências.
• Orientar os colaboradores e contratados da DOC 9 sobre as práticas de proteção de dados pessoais.
• Executar as demais atribuições determinadas pela DOC 9 ou estabelecidas em normas complementares.
• Monitorar e auditar as atividades de tratamento de dados, garantindo a conformidade com a LGPD e demais normas aplicáveis.

Em caso de ausência, impedimento ou vacância do DPO, a função será exercida por substituto formalmente designado, conforme Art. 4º da Resolução CD/ANPD nº 18/2024.

Seção 10 – aceite e consentimento

Ao utilizar os serviços e fornecer informações pessoais nas Plataformas, o usuário reconhece que leu, entendeu e concorda em estar vinculado à presente Política de Privacidade.

Ao se cadastrar, o usuário manifesta conhecer e pode exercitar seus direitos de contratar e cancelar seu cadastro, acessar e atualizar seus dados pessoais, garantindo a veracidade das informações fornecidas.

O usuário tem o direito de retirar seu consentimento a qualquer momento, sem ônus, por meio dos canais abaixo:

• E-mail: lgpd@doc9.com.br
• E-mail direto ao DPO: bianca.medran@doc9.com.br

Seção 11 – alterações desta política de privacidade

A DOC 9 reserva o direito de modificar esta Política de Privacidade a qualquer momento. Todas as alterações serão publicadas nesta página com a respectiva data de entrada em vigor, sendo os usuários notificados. É recomendável que o usuário revise esta Política periodicamente.

O histórico de versões e alterações é mantido no cabeçalho deste documento. Ao continuar a utilizar o serviço ou fornecer informações pessoais após eventuais modificações, o usuário demonstra sua concordância com as novas normas.

Seção 12 – jurisdição para resolução de conflitos

Para a solução de controvérsias decorrentes do presente instrumento, será aplicado integralmente o Direito brasileiro.

Os eventuais litígios deverão ser apresentados no foro da comarca de Porto Alegre – Rio Grande do Sul.

Porto Alegre, 30 de abril de 2026

Bianca Medran Moreira
DPO / Coordenadora Jurídica

Klaus Eiffel
CEO – DOC 9 Digital Softwares e Inteligência de Dados Ltda