Transformação digital no Direito: como a tecnologia está moldando os escritórios de advocacia

Embora os primeiros registros da transformação digital sejam da década de 1990, a verdadeira revolução aconteceu nos últimos anos, durante e após a pandemia da Covid-19. Abaixo, entenda qual o impacto dessa abordagem no setor jurídico e como a tecnologia tem dado novos traços ao Direito.

A transformação digital é um dos principais marcos dos últimos anos. Essa mudança foi responsável pela digitalização de muitos serviços e sistemas, como também pelo aumento da adesão às ferramentas tecnológicas.

Mesmo que a tecnologia estivesse presente na realidade das pessoas e das empresas, o uso de celulares, apps e softwares não era tão comum. Existiam produtos e serviços oferecidos somente em lojas físicas, sem o suporte de ferramentas tecnológicas

Nos dias de hoje, todavia, a transformação digital fez com que as empresas se tornassem presentes principalmente no meio virtual. Uma loja física pode ser importante para o negócio, mas não mais que um e-commerce ou estar presente em uma rede social.

A seguir, entenda um pouco mais sobre o marco da transformação digital no mercado, inclusive na relação com o setor jurídico. Veja também como a tecnologia tem moldado o trabalho dos advogados e impactado escritórios de advocacia.

O que é transformação digital?

Transformação digital é o processo de integração de tecnologias na rotina dos escritórios, das empresas, de órgãos governamentais, etc. Esse fenômeno vai além da simples adoção de ferramentas tecnológicas, mas também diz respeito a uma mudança cultural e estrutural dentro dos negócios. 

A digitalização de processos, o uso de inteligência artificial, a automação e o armazenamento em nuvem são alguns dos pilares da transformação digital. Seu propósito é aumentar a eficiência e a competitividade das empresas.

Os benefícios dessa prática são vistos por meio de fluxos de trabalho otimizados, além da redução de custos operacionais e aprimoramento da experiência do cliente. Empresas que adotam essa abordagem conseguem tomar decisões mais precisas por meio da análise de dados e do uso de ferramentas inteligentes. 

No setor jurídico, a transformação digital tem um impacto significativo, trazendo mais agilidade e segurança para a rotina dos advogados. Softwares de gestão ou automação de tarefas são exemplos de como a tecnologia pode revolucionar a advocacia. 

Fora isso, a digitalização de documentos e a implementação de assinaturas eletrônicas também contribuem para a redução da burocracia.

Como a transformação digital impacta o Direito?

A transformação digital vem causando um impacto significativo no setor jurídico. Isso porque revoluciona a forma como advogados e escritórios de advocacia gerenciam processos e documentos, e atendem aos seus clientes. 

Com a digitalização, muitas tarefas burocráticas que antes exigiam tempo e esforço dos profissionais agora podem ser automatizadas, aumentando a eficiência operacional. Além disso:

• Ferramentas de inteligência artificial ajudam na revisão de contratos e na pesquisa jurisprudencial;
• Plataformas de gestão jurídica organizam prazos, processos e informações de maneira integrada.

Além da automação e digitalização, a transformação digital também melhora a experiência dos clientes no setor jurídico. O acesso remoto aos documentos, a possibilidade de consultas online e o uso de assinaturas eletrônicas tornam os serviços jurídicos mais ágeis e acessíveis. 

Essa modernização permite que escritórios ofereçam um atendimento mais rápido e eficiente, eliminando burocracias e garantindo mais transparência nos processos. 

Quais são os 3 pilares da transformação digital?

Os 3 pilares da transformação digital servem para guiar empresas e escritórios que querem modernizar suas operações. São eles:

1. Tecnologia: Adoção de ferramentas digitais, como inteligência artificial, automação de processos e armazenamento em nuvem;
2. Processos: Modernização e otimização das operações internas para aumentar a eficiência e reduzir custos;
3. Pessoas: Capacitação de profissionais para lidar com as novas tecnologias e criar uma cultura digital dentro das organizações.

Quais são os exemplos de transformação digital no Direito?

Um dos principais exemplos é a digitalização de documentos, que elimina a necessidade de armazenamento físico (pastas, armários, etc). Esse processo facilita o acesso remoto e melhora a organização das informações. 

Além disso, a automação de tarefas repetitivas, como o preenchimento de formulários e a análise de jurisprudências, reduz o tempo gasto em atividades burocráticas e permite que os operadores do Direito foquem no core do negócio.

Outro exemplo é o uso de inteligência artificial na revisão de contratos e na previsão de resultados de processos, otimizando o trabalho jurídico com análises mais rápidas e precisas. O blockchain também se destaca ao garantir a segurança e a autenticidade de registros e transações jurídicas, prevenindo fraudes e assegurando a integridade dos documentos. 

Os escritórios de advocacia também estão investindo em softwares de gestão jurídica, que permitem o controle centralizado de prazos, processos e tarefas, aumentando a produtividade e reduzindo erros dos advogados na rotina de trabalho. 

Por fim, outra inovação importante é o uso de chatbots e plataformas de atendimento online, que melhoram a experiência do cliente ao oferecer respostas rápidas e eficientes. 

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Benefícios da transformação digital para escritórios de advocacia

A transformação digital pode ser o braço direito para o crescimento dos escritórios de advocacia. A adoção das ferramentas tecnológicas e digitais na rotina de trabalho beneficiam pontos como:

Otimização da gestão jurídica

As ferramentas que surgiram com a transformação digital podem auxiliar na gestão jurídica. Na rotina de trabalho, por exemplo, o advogado deve investir em softwares como Trello ou Jira para organizar as suas demandas e saber quais processos são prioritários naquela semana.

Outras tecnologias também são funcionais no gerenciamento. A computação em nuvem é capaz de armazenar um número elevado de documentos jurídicos, garantindo segurança e organização para os registros.

Aumento da produtividade

Com softwares tecnológicos, o advogado não precisa se preocupar com atividades pouco produtivas. A Inteligência Artificial e outras ferramentas são capazes de produzir demandas administrativas e repetitivas e liberar o profissional para agilizar a entrega de serviços importantes.

O atendimento, por exemplo, toma tempo da rotina de um advogado. Com a adoção de chatbots, além de agilizar a comunicação com o lead ou cliente, o profissional pode focar na parte mais importante do seu trabalho. 

Otimização da experiência do cliente

Por falar em chatbots, a transformação digital trouxe consigo tecnologias bastante importantes. A automação permite que as máquinas executem atividades repetitivas, liberando o tempo de trabalho do advogado e agilizando a entrega de demandas.

Isso melhora a experiência do cliente pois reduz o tempo de espera e o número de erros humanos (que são muito comuns em algumas atividades). 

Mais segurança e conformidade

Por fim, a transformação digital é benéfica para os escritórios de advocacia, pois garante segurança para as informações e conformidade com as legislações. Por meio da cibersegurança, é possível proteger dados pessoais e sensíveis, evitando possíveis invasões ou vazamentos.

A LGPD (Lei de Proteção de Dados – Lei nº 13.709) surgiu no Brasil após o ‘boom’ da transformação digital. Ela garante que as empresas brasileiras estejam em conformidade com o que é seguro para os dados e que respeitem normas fundamentais para a manipulação de informações.

Quais são os desafios da transformação digital no setor jurídico?

A transformação digital no setor jurídico enfrenta muitos desafios, sendo a resistência à mudança um dos principais obstáculos. Muitos advogados e escritórios ainda têm receio de substituir métodos tradicionais por novas tecnologias.

Essa resistência pode atrasar a modernização dos serviços e dificultar a adaptação do setor às demandas atuais, tornando essencial a criação de uma cultura organizacional voltada para a inovação e para o uso estratégico da tecnologia.

Outro grande desafio é a necessidade de garantir a segurança da informação e a conformidade com a legislação vigente. O setor jurídico lida com dados altamente sensíveis, exigindo que escritórios jurídicos adotem medidas rigorosas para proteger as informações dos clientes. 

A LGPD, por exemplo, impõe diretrizes específicas sobre o armazenamento, compartilhamento e processamento de dados. Isso exige investimentos em infraestrutura tecnológica e capacitação para evitar vazamentos, ataques cibernéticos e acessos indevidos.

Além disso, a implementação eficaz da transformação digital exige investimento contínuo em tecnologia e qualificação profissional. Escritórios que desejam se modernizar precisam adquirir softwares robustos, integrar sistemas e treinar suas equipes para utilizar essas ferramentas de forma eficiente. 

No entanto, muitos operadores do Direito enfrentam dificuldades na adaptação das novas exigências, tornando essencial a realização de treinamentos e a contratação de especialistas em tecnologia jurídica. 

Como implementar a transformação digital no escritório de advocacia?

Para implementar a transformação digital nos escritórios de advocacia, é importante mapear as principais dores desse ambiente de trabalho. A primeira delas, sem dúvidas, é a falta de ferramentas tecnológicas na rotina de trabalho.

Sem o uso de softwares inteligentes, o advogado perde parte do seu potencial com atividades pouco produtivas. Portanto, cabe aos responsáveis pelo escritório contratar ferramentas usuais na rotina jurídica, que aceleram a produção e ajudam na eficiência do trabalho.

Além disso, o escritório de advocacia precisa se adequar à  LGPD. Nos dias de hoje, a manipulação de dados pessoais e sensíveis de maneira errada pode se tornar um crime, sendo crucial que os advogados tenham as principais regulamentações em mente.

Uma boa opção é aplicar treinamentos e workshops sobre a LGPD com recorrência , mostrando aos funcionários do escritório quais são os tópicos mais importantes da legislação relacionada aos dados.

Por fim, não pode faltar o estudo de oportunidades de digitalização. Isso vai além de mapear quais ferramentas são mais usuais, e inclui entender quais outros sistemas podem ser interessantes e que valem o investimento da empresa.

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Como a doc9 ajuda escritórios a implementarem a transformação digital?

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O Whom.doc9 é o primeiro gerenciador de certificados digitais do Brasil, e integra o armazenamento seguro dos documentos e a gestão de acessos. O advogado responsável pode disponibilizar o acesso para várias pessoas do escritório, mas também controlá-la de acordo com o perfil do usuário.

A medida é bastante interessante para escritórios que compartilham acessos de certificados digitais entre pessoas e robôs e que precisam estar de acordo com a legislação. A ferramenta garante segurança em todos os serviços e respeita as normas da LGPD.

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Conclusão

A transformação digital foi um marco para todo o mercado, inclusive para o setor jurídico. Mas é importante ressaltar que ainda existem desafios na adesão de ferramentas tecnológicas nos escritórios de advocacia, cabendo aos profissionais superarem os obstáculos. 

O primeiro passo é vencer o ‘tradicionalismo ruim’, que abomina o uso de novas ferramentas na rotina de trabalho. A digitalização do serviço de advogados pode acelerar a produção e aumentar a eficácia de projetos entregues pelos profissionais.

Além disso, o uso de softwares para assinaturas digitais, gestão de tarefas e automação prometem auxiliar no dia a dia do advogado, permitindo que ele foque no core do seu negócio e deixe de lado atividades menos rentáveis. 

Escritórios que não apostam nessa mudança estão um passo atrás dos concorrentes e fora da conformidade com o setor. Portanto, não deixe de aderir a essa nova faceta do mercado, pois pode ser extremamente prejudicial para o negócio.

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