Guia completo sobre Paperless: descubra como implementar na sua empresa

Paperless é uma expressão usada para falar sobre empresas que estão eliminando o uso de papéis impressos e optam pelos arquivos digitais em sua rotina. Entenda como o processo funciona.

O termo em inglês “paperless” significa “sem papel”. Mas, apesar da tradução literal mostrar do que se trata o assunto, as empresas deram um novo significado que vai muito além: uma aposta no mercado consciente.

Com o alto custo de materiais oriundos da natureza e com a crise climática, cada vez mais empresários se importam com a abordagem ESG (Environmental – ambiental, Social e Governance – governança). A sociedade precisa se preparar para novos hábitos, que preservem o meio ambiente e repensem a trajetória da humanidade. 

Fora isso, empresas sem papéis são o reflexo de uma sociedade conectada, que consegue fazer tudo por meio de dispositivos como celulares e computadores. Agora não é mais necessário ter uma impressora, scanner ou afins, pois tudo está ao alcance de um clique.

A cultura Paperless vai além de uma nova moda no mercado corporativo: ela pode se tornar o diferencial do seu negócio no longo prazo. Neste artigo, confira como inserir os hábitos “sem papéis” na sua rotina 

O que é Paperless?

Paperless é uma expressão usada para caracterizar empresas que adotam o sistema 100% digital, sem papéis, na rotina de trabalho. A prática tem crescido gradativamente no mercado, visto que é possível armazenar arquivos de diferentes formatos em computadores e smartphones.

Até alguns anos atrás, o costume de imprimir papéis e guardá-los em pastas era bastante comum. Contudo, o custo da impressão e os riscos dos documentos se perderem com o passar do tempo fizeram com que os empresários repensassem o hábito antiquado.

O avanço das tecnologias também foi um marco para a cultura Paperless. Isso porque, com o auxílio de data centers e da cloud computing, é possível armazenar infinitos arquivos que antes eram impressos e guardados de formas não aconselháveis.

O cenário do meio ambiente também foi um fator que impulsionou a prática. Empresários conscientes sobre a crise climática viram que, quanto mais papel era gasto, mais árvores eram derrubadas – impactando negativamente na natureza e na sociedade.

Ou seja, um conjunto de situações levaram à criação da cultura Paperless nas empresas.

Qual a importância do Paperless?

O Paperless é importante para conscientizar as empresas sobre o uso desenfreado de materiais oriundos da natureza, além de mostrar como a tecnologia está à favor de todos.

A eliminação de papéis é uma ferramenta que ajuda as empresas a se encaixarem no padrão ESG. Em outras palavras, essa cultura mostra para o mercado que o negócio é socialmente consciente, sustentável e bem gerenciado. 

Sem contar que optar pelo armazenamento em sistemas tecnológicos é muito mais seguro, já que reduz os riscos de perda de documentos importantes com o passar dos anos. O hábito se torna uma medida de prevenção para o futuro.

Imagine a situação: um escritório de advocacia, localizado em um prédio comercial, é impactado por um incêndio na cozinha desse empreendimento. Se os processos do escritório estão armazenados apenas em papel, fisicamente, tudo pode se perder em minutos.

Há alguns anos, a justiça e outras áreas eram totalmente reféns deste tipo de situação. Qualquer intercorrência poderia acabar com o trabalho de anos, só porque estavam registrados em papéis. Por isso, a digitalização é uma das melhores soluções e é tão importante atualmente.

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Quais os benefícios do Paperless para seu negócio?

A cultura Paperless é benéfica, e não temos dúvidas disso. 

A eliminação de papéis traz vantagens para o negócio, para a sociedade e para o meio ambiente. Todos são impactados de forma positiva pela conduta sem papéis. Por isso, é muito importante adotá-la o quanto antes em seu negócio.

Entenda quais vantagens que o Paperless pode garantir para as empresas:

Economia de espaço

Papéis ocupam muito espaço dentro de uma empresa (principalmente em escritórios pequenos). A longo prazo, o acúmulo de documentos pode atrapalhar a expansão do negócio, sendo necessário contratar um novo espaço e/ou descartar impressões.

O descarte de impressões, em contrapartida, têm seus riscos. Caso a documentação não esteja digitalizada e seja necessário consultá-la, o advogado fica de mãos atadas e pode perder o acesso a informações importantíssimas. 

Além disso, nem todas as empresas têm dinheiro suficiente para alugar espaços maiores. E mesmo que tenham, esse custo adicional é um desperdício, já que digitalizar os papéis é muito mais barato e eficiente.

Eficiência operacional

Consultar papéis um a um, mesmo estando organizados em estantes e pastas, leva tempo e exige muita paciência. E como a máxima do próprio mercado corporativo diz: tempo é dinheiro!

A digitalização de documentos importantes em sistemas integrados, alocados na nuvem (preferencialmente), é uma forma de facilitar a consulta com apenas um clique. Isso permite que o funcionário foque no core business e não perca tempo na busca incessável de papéis.

Redução de custos

Não podemos deixar de falar, é claro, da redução de custos. Um maço de papéis pode não parecer caro, mas quando é necessário investir em vários por mês, fora a compra e manutenção de maquinários e insumos como tinta para impressora, o valor fica bem mais alto. 

Quando a empresa adota a cultura Paperless, todo gasto desnecessário com impressões desaparece. O valor que antes era usado para papéis e maquinários pode ser reinvestido em outras áreas, inclusive instigando a expansão do negócio. 

ESG

Voltando ao que comentamos desde o início, a iniciativa Paperless está enraizada no padrão ESG. Adotar esse padrão é um sinal de que o negócio se importa com a sociedade e com o meio ambiente, pensando em soluções para o futuro do mundo. 

Negar que existe um cenário difícil para os próximos anos é compactuar com a falta de ações afirmativas pela natureza e pela sociedade. Os negócios também devem se comprometer com esse movimento, ganhando status e visibilidade no mercado.

Como implementar o conceito de Paperless no departamento jurídico?

A cultura Paperless pode ser facilmente aplicada ao departamento jurídico, mas também deve ser muito bem planejada. O costume de imprimir papéis importantes e armazená-los em armários e/ou pastas vem de anos, mas é necessário reaver o hábito e digitalizar as informações em sistemas integrados.

Quando falamos do segmento jurídico, o cuidado deve ser ainda maior. Os advogados lidam diariamente com muitos dados sensíveis. Assim, é preciso adotar softwares que  ofereçam garantia de segurança de dados e que  atendam às normas da LGPD.

Confira alguns cuidados necessários para adotar a cultura paperless em seu departamento jurídico:

Ferramentas tecnológicas

A primeira tomada de decisão é a contratação de ferramentas tecnológicas. Embora existam sistemas gratuitos que armazenam documentos na nuvem ou em data centers, é importante que o conhecer  opções pagas, que possuem mais funcionalidades e são mais seguras.

O software, de preferência, deve ser integrado. Com isso, é possível consultar qualquer informação dentro de um único sistema, sem a necessidade de abrir várias abas e usar várias ferramentas diferentes para executar as tarefas rotineiras.

Além disso, é importante consultar se os sistemas contratados funcionam apenas com conexão à internet. Embora quase tudo nos dias de hoje seja 100% online, contar com um software que também funciona off-line ajudaria em situações em que a rede está fora do ar.

Certificado digital

Ao adotar o certificado digital, as empresas adquirem uma identidade eletrônica, que dispensa o uso de documentos impressos (com direito até mesmo a assinatura eletrônica). O método é bastante conhecido há anos e ganhou notoriedade após a digitalização de vários serviços. 

No ramo jurídico e contábil, o uso do certificado digital para substituir papéis já é bastante comum. Por isso, implementá-lo no seu negócio é uma forma não só de dispensar documentos físicos, mas também de se adequar aos padrões atuais do mercado e otimizar suas rotinas jurídicas.

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Segurança da informação

Os softwares que armazenam as informações precisam ser altamente seguros. 

O Google Drive, por exemplo, nem sempre é a melhor opção para guardar um documento sigiloso. Isso porque é possível modificar o acesso e disponibilizar as informações para qualquer pessoa.

A tecnologia, à medida que pode ser um braço direito, requer também cuidados especiais. Por isso, se a sua empresa pertence ao ramo jurídico, procure ERPs que mostrem segurança total e que facilitem a digitalização de dados importantes. 

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Experiência do usuário

A substituição dos papéis deve vir acompanhada de uma boa experiência do usuário. Isso significa que, além de acabar com documentos físicos no ramo jurídico, a digitalização precisa facilitar a rotina do funcionário e do cliente. 

A consulta pelas informações digitalizadas precisa ser simples e eficaz, com poucos passos e sem lentidão. Do contrário, pode acontecer de algumas pessoas não aderirem ao movimento Paperless e exigirem a volta da impressão de papéis para o dia a dia.

Desafios e soluções

Mesmo que a rotina sem papéis seja benéfica, é importante ficar atento aos desafios que surgem no meio do caminho. A adoção de um sistema 100% conectado à rede é suscetível a quedas, sendo necessário ter soluções rápidas para não parar a rotina de trabalho.

Fora isso, existem outros pontos de atenção na cultura Paperless, como a performance dos sistemas adotados para digitalização, a confiabilidade da segurança da informação e a acessibilidade do software.

Quais os recursos e funcionalidades do Whom que facilitam a transição para o Paperless?

A doc9 oferece a solução Whom.doc9 para escritórios e departamentos jurídicos, além de escritórios contábeis. O serviço consiste em um software responsável por gerenciar certificados digitais sem burocracia, podendo substituir o papel impresso pela digitalização.

O sistema Whom.doc9 permite que o gestor tenha controle sobre o uso de todos os certificados digitais da sua empresa. Além disso, faz com que o compartilhamento de certificados digitais seja feito dentro das normas da LGPD e compliance.  

Na transição para a cultura sem papéis, algumas funcionalidades do Whom são primordiais, como:

• Armazenamento em nuvem: todos os certificados digitais ficam armazenados na nuvem. Isso significa que a empresa não precisa se preocupar em imprimir, assinar manualmente e guardar os documentos em pastas, correndo risco de perdê-los a longo prazo.  
• Administrador de certificado: para controlar o uso do certificado digital, o sistema Whom.doc9 registra o histórico de uso, a fim de garantir mais segurança.
• Token criptografado: os usuários com permissão acessam os sistemas apenas com o auxílio de um token criptografado, sem a possibilidade de acessar as informações do certificado digital . Não é necessário instalar outras ferramentas no computador e nem mesmo esperar a liberação de terceiros.
• Restrição de acesso:  é possível restringir a permissão e controlar quais sistemas, informações e documentos podem ser acessados por cada usuário ou grupo de usuários.
• Parceria com a Certisign: a cultura Paperless pode ser construída neste momento! Com a parceria Certisign, a renovação dos certificados digitais é automática, sem a necessidade de imprimir papéis ou recorrer à certificadora. Tudo acontece de forma digitalizada.
• Integração com sistemas jurídicos e administrativos: o Whom.doc9 permite o acesso a mais de 600 sistemas jurídicos e administrativos, excluindo a necessidade de instalar outras ferramentas nos computadores e tornando o serviço mais integrado.

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Conclusão

O Paperless é uma medida que visa eliminar o uso de papéis no ambiente de trabalho. A motivação pode ser diversa, como o corte de custos desnecessários, a preocupação com o meio ambiente, a segurança dos documentos, entre outros.

Muitas empresas já introduziram a cultura e estão aproveitando os benefícios da nova rotina. Sem dores de cabeça com impressoras ou documentos perdidos pelo escritório, agora é possível acessar e visualizar informações importantes por meio de dispositivos eletrônicos. 

Embora ainda existam setores convencionais, que insistem no uso de documentos impressos, os papéis estão perdendo espaço para a digitalização. A segurança da informação e a integridade dos documentos é muito maior quando os dados são armazenados no digital.

Fora isso, muitos quesitos relacionados aos cuidados com a natureza e com o futuro da sociedade também cerceiam essa discussão. A cultura Paperless pode ser considerada uma luta por um mundo diferente, que preserva o meio ambiente e a humanidade.

O debate sobre um mundo sem papéis é longo, mas caminha para o rumo certo. E o Whom.doc9 é uma das opções mais viáveis para adequar negócios jurídicos à cultura paperless, garantindo a segurança dos dados em todos os processos. 

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