Como a integração de sistemas melhora a eficiência dos escritórios de advocacia? Descubra!

Aumento da produtividade, redução no tempo de trabalho e facilidade no uso de sistemas. Esses são alguns dos benefícios que softwares integrados e centralizados podem proporcionar para os escritórios de advocacia. 

A tendência de super apps, aplicativos que oferecem várias funções em um só espaço, tem ganhado notoriedade no mercado. Todavia, o desenvolvimento desses sistemas e a realidade das empresas brasileiras nem sempre atendem aos requisitos dessa tecnologia.

Mas uma solução bastante interessante, inclusive para os escritórios de advocacia, é a integração de sistemas. Em suma, essa medida possibilita que um ou mais softwares se comuniquem, com o propósito de entregar produtos e projetos de forma eficaz.

Na área jurídica, um sistema de gerenciamento de certificados digitais pode se conectar com soluções relacionadas à gestão de documentos, por exemplo. Isso possibilitaria que o profissional executasse suas tarefas em menos tempo e com mais eficiência.

Neste artigo, entenda detalhadamente como a integração de sistemas pode melhorar a eficiência dos escritórios de advocacia. Aproveite e saiba também sobre os benefícios da centralização de ferramentas, tipos que existem no mercado, etc. Vamos lá?

O que é integração de sistemas e como funciona?

Integração de sistemas é o nome que se dá para a união de um ou mais softwares em apenas um espaço. Esse meio pode ser representado pelas máquinas usadas pelos profissionais no trabalho ou também pela conexão que os serviços oferecem entre si.

Um ótimo exemplo de integração é o serviço Gmail. Atualmente, com o avanço das inteligências artificiais, a plataforma de e-mails fornece a conexão com o software Gemini, possibilitando que o usuário mande um e-mail usando a IA como suporte no mesmo espaço.

A integração entre as ferramentas pode funcionar de diversas formas. A primeira delas é por meio da conexão entre os serviços de uma mesma prestadora, como no caso do Gmail. Os sistemas são desenvolvidos para conversarem entre si e funcionarem em conjunto. Mas existem também fornecedoras distintas, que disponibilizam a conexão entre ferramentas.

É importante ressaltar que as opções descentralizadas não são tão indicadas. O profissional que contrata um software para a gestão de tarefas e outro para a gestão de documentos não lida efetivamente com a integração, e sim com a união dos serviços dentro dos computadores empresariais. Ou seja, não existe uma correlação entre as ferramentas.

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Como a integração de sistemas beneficia os escritórios de advocacia?

Os escritórios de advocacia que optam pela integração de sistemas se beneficiam de muitas formas na rotina de trabalho. Entenda algumas delas:

Apoia a conformidade legal e a segurança

O uso de dois ou mais sistemas, além de dificultar o trabalho do advogado, pode colocar a segurança das informações em risco. Isso acontece porque cada software possui seu próprio sistema de segurança, podendo haver brechas entre uma opção e outra.

O escritório deve se certificar acerca das tecnologias de segurança usadas nos sistemas, como também a conformidade com a legislação brasileira. A principal avaliação que o advogado precisa fazer é sobre o grau de proteção na hora de conectar as plataformas, garantindo que não haja nenhum tipo de brecha para invasões ou vazamentos.

Aumenta a satisfação do cliente

A integração de sistemas beneficia o escritório em ordem de cascata. À medida que o advogado consegue entregar seu serviço mais rapidamente e de forma eficaz, o cliente se sente mais satisfeito e procura o profissional com mais recorrência. 

Melhora a automação de processos

Nos dias de hoje, sistemas integrados geralmente oferecem funções de automação. Mas caso isso não ocorra, é possível centralizar algumas funções em uma plataforma para facilitar a vida dos advogados, e investir na automação de outros processos. 

A iniciativa de automação é um benefício que facilita a rotina do profissional e encaixa-se perfeitamente com as ferramentas de integração.

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Quais problemas a integração de sistemas pode resolver?

Além dos benefícios, a integração dos sistemas pode resolver problemas bastante recorrentes nos escritórios de advocacia. Veja quais são:

Reduz redundâncias

É muito comum que escritórios contratem sistemas parecidos, que fornecem apenas uma função diferente do outro. Isso aumenta a redundância de plataformas na rotina e faz com que até mesmo não exista uma organização sobre as principais ferramentas em uso.

Os sistemas integrados, todavia, centralizam as principais funções em um só espaço e diminuem a recorrência de softwares repetitivos, com ferramentas parecidas ou iguais.

Melhora a eficiência operacional

Com tudo unido somente em uma ferramenta, o advogado não precisa se preocupar com mais de uma plataforma no seu computador. Basta selecionar o sistema principal e usá-lo na rotina de trabalho.

Embora pareça um processo simples, o uso de vários softwares pode atrapalhar no tempo de trabalho. Contudo, quando as funções ficam disponíveis apenas em um lugar, ocorre o aceleramento no desenvolvimento do serviço e uma melhoria na eficiência operacional. 

Facilita a centralização de dados

No setor jurídico, existe uma imensidão de informações armazenadas sobre os clientes, por isso, é importantíssimo haver a centralização de dados. Caso o escritório salve os registros em diferentes sistemas e deixe-os desorganizados, certamente haverá dificuldades na pesquisa pelos casos e no uso dos processos para levantar análises.

Facilita o trabalho remoto e híbrido

Atualmente, com a extensão do trabalho para o modelo híbrido e remoto, a integração de sistemas possibilita que o advogado trabalhe de casa sem se preocupar em instalar várias ferramentas no seu computador ou dependa de algum serviço que funciona apenas no presencial.

Quais são os tipos de integração de sistemas?

De forma mais técnica, a integração de sistemas pode acontecer por meio de três tecnologias: banco a banco, API e horizontal/vertical. Na hora de contratar um sistema, o escritório precisa entender a diferença entre as ferramentas.

Banco a banco

A tecnologia banco a banco permite que um sistema acesse o banco de dados de outro. Isso é comum entre softwares de uma mesma operadora, como no exemplo do Gmail, mas pode acontecer também com plataformas terceiras.

API

Há também a integração por meio de API, uma das opções mais comuns. Essa tecnologia se trata de uma interface que conversa com outro sistema e que transfere dados em tempo real. Um exemplo prático é quando o usuário faz a assinatura de uma nova plataforma e a cobrança cai direto na conta porque há uma comunicação entre banco e app.

Integração horizontal ou vertical

Por fim, a integração de sistemas horizontal ou vertical é uma união dos serviços organizada internamente pelo próprio escritório. Não se trata efetivamente de um modelo integrado, mas sim uma forma de ordenar os serviços dentro da rotina do advogado.

A última opção não é muito indicada, pois não necessariamente acelera o dia a dia de trabalho e facilita a produtividade do advogado. As outras tecnologias são mais recomendadas.

Quais são os desafios da integração de sistemas?

Embora a integração de sistemas seja bastante vantajosa para o escritório de advocacia, é importante ressaltar que existem desafios à vista. O primeiro deles está na contratação de um serviço de qualidade, que ofereça tudo que o ambiente de trabalho precisa. 

As soluções doc9 são uma excelente opção, com cases de sucesso que falam por si só.

Além disso, o uso de sistemas integrados exige também máquinas de qualidade. Mesmo que o software seja leve, é importante que o computador tenha configurações básicas que atendam aos requisitos mínimos para o funcionamento de qualidade da ferramenta. Modelos com processadores Celeron e Pentium não são indicados.

Fora que a integração entre os sistemas geralmente exige o uso de internet. Caso o advogado esteja sem conexão à rede, pode haver problemas no desenvolvimento do serviço diário. Por isso, vale reforçar que nos dias de hoje é imprescindível que os escritórios e profissionais invistam em boas conexões de internet. 

Quais são as melhores práticas para a integração de sistemas?

A integração de sistemas precisa acontecer de forma ‘natural’. Ou seja, o escritório não pode forçar uma ferramenta a se conectar com outra que não oferece essa função. Veja também outras boas práticas que vão ajudar nessa hora:

• Na hora de contratar um software, procure saber se o sistema possui integrações com alguma função de outra plataforma usual na rotina de trabalho do escritório ou se existe a possibilidade de conectá-la com plataformas de outras fornecedoras;
• Entenda como funciona a segurança do sistema, a fim de evitar invasões ou vazamentos de dados. Se for necessário, contrate um profissional de TI para fazer essa intermediação;
• Evite forçar que ferramentas se conectem. Como falado, entenda anteriormente se existe integração entre os sistemas de interesse e contrate o serviço que atender às necessidades do escritório, e não faça ‘gambiarras’ para que as funções fiquem centralizadas em um só espaço;
• Por fim, confira se a integração do sistema respeita as normas da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – Lei nº 13.709) quando troca informações com outros softwares.

Como escolher a melhor solução de integração para seu escritório?

Para escolher a melhor solução de integração, é necessário fazer um apurado das principais dores do escritório. Se existem problemas em relação às ferramentas de gestão, por exemplo, é importante que o advogado responsável estude softwares  que unam soluções de gerenciamento em um só espaço. 

Caso ocorra a contratação de um sistema que integre outras funções, mas que não una as soluções de gestão, pode ser uma escolha equivocada. Isso porque a principal dor do escritório não será resolvida.

Outra dica é buscar por sistemas que são conhecidos no mercado e que estão com boas avaliações. Ler sobre cases de sucesso, avaliar comentários no Reclame Aqui ou até mesmo ir em busca da opinião de terceiros são práticas que levam à escolha ideal, sem riscos de arrependimento no meio do caminho.

Vale a pena também usar o ‘trial’, ou período de teste gratuito, dessas plataformas com integração, com propósito de entender como funciona o sistema e saber se a contratação compensa ou não.

Como a doc9 pode ajudar na integração de sistemas?

A integração de sistemas já é uma realidade na doc9! Com soluções inovadoras no setor jurídico, a startup oferece sistemas robustos e com conexão com outras ferramentas/funções da área, possibilitando o trabalho eficaz dos profissionais.  

O serviço Whom.doc9, por exemplo, é um gerenciador de certificados digitais que integra o armazenamento dos documentos e a gestão de acessos. O advogado responsável pode disponibilizar a assinatura para várias pessoas do escritório, mas também controlá-la de acordo com o perfil do usuário e tempo que acha necessário para uso.

O software ainda possui uma funcionalidade de integração para adicionar uma camada complementar de segurança à prática de compartilhar tokens de acesso para RPAs que realizam o monitoramento e extração de dados públicos.

Por meio da solução, é possível ter controle e rastreabilidade de todas as ações realizadas por robôs por meio do certificado digital. Assim, toda a cadeia de valor fica protegida, do usuário ao robô.

A medida é bastante interessante para escritórios que compartilham acessos de certificados digitais entre pessoas e robôs e que precisam estar de acordo com a legislação. A ferramenta garante segurança em todos os serviços e respeita as normas da LGPD.

Para saber mais, clique aqui e conheça a solução Whom.doc!

Conclusão

A integração de sistemas é um grande benefício para os escritórios de advocacia. Isso porque possibilita que os profissionais agilizem a rotina de trabalho e centralizem os serviços em um só lugar, sem se preocupar com softwares diferentes e que não conversam entre si.

Problemas como ferramentas redundantes ou até mesmo inviabilização do trabalho remoto podem ser resolvidos com um sistema integrado. Para isso, é fundamental que os responsáveis pela contratação levem em consideração as dores do escritório e as soluções do mercado que melhor podem atendê-las.

Mas antes de contratar novos serviços para o escritório, é preciso fazer uma avaliação dos softwares disponíveis no mercado e considerar sistemas com uma boa integração. Sem isso, pode haver uma rotina de trabalho com baixo rendimento.

O Whom.doc9 está integrado a diversos sistemas para trazer uma camada a mais de segurança às suas rotinas envolvendo RPAs. Saiba mais sobre essa solução e proteja seus dados!Se você curtiu o assunto e quer saber mais sobre como aumentar a segurança no mundo jurídico, continue no Blog da doc9!

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