O que é RPA? Entenda tudo sobre a Automação Robótica de Processos

Automação robótica de processos (RPA) é o nome dado ao processo de uso de robôs digitais (bots) para executar tarefas repetitivas.

A sigla RPA vem do inglês robotic process automation. Em outras palavras, a automação robótica de processos é uma tecnologia de software que simplifica a automatização de tarefas digitais. Com essa tecnologia, os usuários criam bots que podem aprender, executar e simular processos de negócios com base em regras.

Além disso, por meio das automações RPA, os usuários podem criar bots com base na observação das ações digitais humanas. Assim, o usuário mostra aos bots o que eles devem fazer e deixa que eles realizem o trabalho. 

Na prática, esses robôs de software podem interagir com qualquer sistema ou aplicativo da mesma maneira que as pessoas. A diferença é que os bots RPA podem operar 24 horas por dia, com mais rapidez e precisão do que humanos.

Por outro lado, sozinho, cada robô se concentra apenas em tarefas simples. Porém, juntos, eles geram vários benefícios. Por isso, a RPA pode fazer parte da estratégia de gerenciamento de processos de negócios (BPM) de uma empresa. Nesse contexto, ela desempenha papel fundamental para aumentar a eficiência das operações.

Neste artigo, saiba mais sobre a RPA e suas vantagens. Além disso, você vai conhecer os procedimentos que a RPA pode automatizar. Também vai entender seus benefícios, seus desafios e como implantá-la em sua empresa. Boa leitura!

O que é a RPA?

RPA é uma aplicação da tecnologia regida pela lógica de negócios e insumos estruturados que tem como objetivo automatizar processos. Assim, por meio das ferramentas de RPA, as empresas podem configurar softwares robôs (bots) para realizar atividades como:

• Processar transações;
• Manipular dados;
• Enviar respostas automáticas;
• Fazer a comunicação com outros sistemas digitais, etc.

Os RPAs podem ser aplicados desde atividades simples até operações de grande escala. Um exemplo simples é gerar uma resposta de e-mail automática. No outro extremo, está a implantação de milhares de bots programados para automatizar diversas tarefas em um sistema ERP.

O principal objetivo da implantação de RPAs é reduzir a mão de obra humana em tarefas repetitivas. Com isso, o capital intelectual dos funcionários fica livre para se dedicar a tarefas criativas e estratégicas. Em outras palavras, ao assumir tarefas repetitivas e manuais, os robôs permitem que a equipe se concentre em atividades de maior valor agregado.

Como funciona a RPA?

A RPA automatiza tarefas repetitivas antes realizadas por humanos. Isso inclui trabalhos simples, como a inserção de entradas em um formulário, e complexos, como atendimento a clientes e solução de problemas. 

Em geral, esse tipo de solução é de baixo risco, costuma gerar um grande retorno sobre o investimento e tem implantação simples. Normalmente, as RPAs são divididas em duas categorias. Conheça-as:

Robôs de RPA assistidos

São executados em uma estação de trabalho local e executam atividades de front-office. Precisam de supervisão humana, mas eventos do sistema podem acioná-los.

Robôs de RPA não assistidos

Esses robôs manipulam dados empresariais em segundo plano, em servidores de back-end. Ao contrário dos robôs assistidos, eles dispensam a intervenção humana. A empresa pode programar a execução desses robôs, ou eventos do sistema podem acioná-los.

Quais são os tipos de processos que podem ser automatizados com RPA?

Os processos que atendem aos seguintes critérios podem ser automatizados com RPA:

• Alto volume;
• Repetitivos;
• Com base em regras;
• Maduros;
• Estáveis;
• Baixa variação;
• Alto potencial de ROI;
• Não sujeitos a alterações de metodologia;
• Entradas legíveis como MS Word, Excel, XML, PPT, PDFs, etc.

A seguir, confira alguns exemplos de processos que podem ser automatizados com a RPA:

1. RPA no processamento de faturas

A RPA pode ser configurada para processar as faturas recebidas sem intervenção manual. Com isso, o software automatiza os dados, concilia erros e toma as decisões necessárias ao longo do processamento. Isso reduz a necessidade de esforço humano e simplifica o acompanhamento das faturas.

2. RPA em contas a pagar

A RPA automatiza a digitalização, arquivamento e pagamento de faturas para simplificar os processos financeiros. Por meio da automatização também é possível categorizar diferentes faturas, locais e canais para facilitar os processos.

3. Consultas de dados com RPA

Por meio das ferramentas de RPA, é possível estruturar a integração de dados entre diferentes portais e aplicativos. Isso permite o acesso rápido aos dados necessários para diferentes tarefas. Além disso, a RPA também pode fornecer dados dos servidores da rede. Para isso, ela faz consultas específicas e extrai os dados para o painel de saída.

4. RPA na segurança cibernética

As soluções de RPA ajudam a aumentar a segurança dos negócios. Isso porque a automação de tarefas permite fazer verificações de segurança constantes e monitorar a rede 24 horas. Com ela, é possível detectar atividades maliciosas em tempo real e tomar medidas de combate a essas ameaças.

Além disso, as RPAs realizam atualizações de segurança quando elas ficam disponíveis para garantir que sua rede corporativa não fique comprometida. Desse modo, a automação inteligente pode beneficiar atividades como:

• Gerenciamento de acessos;
• Verificação de falhas de segurança;
• Gerenciamento de atualizações;
• Análise de incidentes;
• Monitoramento de segurança, etc.

5. RPA no atendimento ao cliente

O atendimento ao cliente tem diversos processos com base em regras que podem ser automatizadas por meio da RPA. Assim, por meio da automação, é possível:

• Classificar consultas;
• Oferecer respostas iniciais;
• Classificar os atendimentos em categorias;
• Enviar demandas ao setor certo;
• Oferecer respostas às dúvidas mais recorrentes.

Quais são os benefícios da RPA?

Entre os principais ganhos da RPA estão a redução de erros, a redução de custos e o aumento da eficiência operacional. A seguir, conheça cada um deles:

Mais produtividade

As automações RPA geram uma grande mudança na produtividade dos colaboradores. Isso porque elas aceleram os fluxos de trabalho e mudam a maneira como os processos são executados. Isso permite uma atuação mais estratégica de toda a equipe.

Mais precisão

A RPA aumenta a precisão das tarefas, evita o retrabalho e aumenta a conformidade dos processos, mesmo em indústrias com padrões extremamente rígidos. Além disso, ao automatizar a entrada e a manipulação de dados, a RPA diminui o risco de erros humanos.

Economia de custos e retorno sobre o investimento

A automação reduz o tempo gasto em tarefas administrativas manuais. Como resultado, isso contribui para a economia de custos e para o retorno sobre o investimento.

Integração entre plataformas

A RPA pode ser aplicada em praticamente qualquer sistema. Assim, os bots permitem eliminar vácuos de tecnologia. Isso porque eles se conectam perfeitamente a diversas ferramentas de software, seja qual for a função ou o departamento. Isso aumenta a eficiência e a colaboração entre as áreas, enfatizando o valor do capital humano.

Experiência do cliente

Os bots de RPA ajudam na interação com os clientes, automatizando a entrada de dados. Isso resulta na redução do tempo de atendimento de chamadas e na melhora da experiência do cliente.

RPA com inteligência artificial (IA)

A combinação entre IA e RPA para criar automações inteligentes aumentam o aproveitamento dos dados corporativos não estruturados. Com essa combinação, é possível automatizar o processamento de faturas de fornecedores e a extração de dados. Também é possível automatizar a detecção de fraudes, o recebimento de solicitações e muito mais.

RPA que cresce conforme a demanda

A RPA permite a elasticidade e a adaptação de processos de negócios de alto volume em ambientes de mudança. Assim, é possível trazer flexibilidade a qualquer carga de trabalho e expandir a força de trabalho digital no momento que for necessário.

Quais são os desafios da RPA?

1.Compreender o que é a automação robótica de processos

O maior desafio da RPA é a compreensão da tecnologia. Isso porque muitos usuários têm dificuldade de entender o que ela é e o que ela é e o que ela faz. Assim, quem entende que essa estratégia é ideal para o seu negócio precisa promover treinamentos de conscientização com as equipes. Nesse sentido, esses treinamentos devem acontecer antes da implementação.

2. Adequação às novas tecnologias

Além disso, a automação de tarefas será ainda mais difícil se sua empresa não conseguir implementar essa tecnologia de maneira adequada. Para evitar esse problema, é preciso promover treinamentos e integrações a respeito da automação de processos e sua aplicação.

3. Integração dos sistemas

Outro grande desafio para os negócios é garantir que os sistemas se comuniquem para possibilitar a integração da RPA. Por isso, é preciso mapear os sistemas que podem ser integrados com sucesso antes de aderir à tecnologia.

4. Gestão de acessos dos robôs de RPA

As empresas que adotam robôs de automação acabam criando mais um ponto fraco. Esse risco está ligado à segurança de dados. Isso porque os robôs passam a ter acesso a todas as informações do usuário de forma irrestrita.

Assim, para lidar com esse tipo de questão, é necessário adotar sistemas robustos de gestão, monitoramento e controle de acessos aos robôs. Um exemplo é o task.doc9, RPA jurídico da doc9 que opera sobre a camada de segurança do whom.doc9, com governança centralizada de credenciais e logs auditáveis em cada operação.

Como escolher uma solução de RPA?

1. Procure um software simples

O software RPA deve fazer com que os processos de seu negócio sejam mais eficientes. Uma solução não é eficiente se você precisa de suporte técnico para criar ou modificar um processo simples. Nesse caso, ela é complexa demais.

Por isso, busque um software simples. Ou seja, ele deve permitir que todos os colaboradores o usem em vários tipos de tarefas, em qualquer setor. Se o design da interface for claro e amigável, esse é um bom indicativo da simplicidade do software. 

2. Busque um software inteligente

Além de simples, o software de RPA precisa ser inteligente e sofisticado. Isso é importante para que você aproveite um aprendizado mais avançado e vá mais longe em seu poder de automação.

Assim, busque um software que permita a você aplicar as regras a qualquer banco de dados ou aplicativo de inteligência de negócios. Além disso, ele deve extrair as informações necessárias, enriquecê-las e adaptá-las às suas necessidades específicas. Também deve ser flexível para se adaptar de forma efetiva às mudanças de uma empresa.

3. Busque um software de RPA escalável

Ao implantar a RPA, você deve pensar no longo prazo. Isso porque quando você começar a experimentar seus benefícios, desejará implementá-lo em todos os processos possíveis em sua empresa.

Assim, a solução deve possuir uma interface padrão para ser acessada por outros aplicativos, usuários e processos. Em resumo, sua solução de RPA precisa crescer com a empresa, ser fácil de usar e funcionar de forma estável. Sem isso, sua empresa terá muita dificuldade para alcançar os resultados desejados.

Como implantar uma solução de RPA?

O primeiro passo é entender quais processos fazem sentido automatizar. A partir daí, siga as etapas abaixo:

1. Identifique oportunidades para RPA

O primeiro passo para uma implementação de RPA bem sucedida é o planejamento e mapeamento da estratégia. Por isso, analise e identifique quais processos você pode começar automatizando. Nesse sentido, dê preferência às tarefas rotineiras e repetitivas.

2. Defina os critérios de sucesso

Após criar uma lista de projetos para serem automatizados, é hora de definir o primeiro para a implantação do sistema. Em seguida, faça uma classificação com base em frequência de tarefas, economia de tempo, criticidade e esforço necessário para a automação.

Por fim, escolha o projeto que se apresentar mais benéfico para sua empresa. Com base nele, defina parâmetros para avaliar se esse projeto-piloto foi bem-sucedido.

3. Teste soluções de RPA em projeto-piloto

Existem diversas soluções RPA, mas cada uma possui uma característica diferente. Por isso, experimente diferentes softwares e teste a tecnologia para encontrar a solução que melhor atende às necessidades de sua empresa.

Isso também te ajudará a se familiarizar com o software. Além disso, busque fornecedores que ofereçam suporte completo desde o período de avaliação. Prefira também soluções que possam ser instaladas e executadas de maneira ágil e simples.

4. Meça os resultados e documente o aprendizado

Use os critérios de sucesso definidos previamente para medir os resultados do seu projeto-piloto. Depois, documente o que aconteceu corretamente, o que poderia ter sido melhor e lições aprendidas.

Em seguida, compare os custos de implementação e manutenção com os resultados obtidos. Para isso, considere o tempo economizado, o aumento na precisão das tarefas e o grau de intervenção humana. Essas informações te ajudarão a determinar se deve aderir à solução de RPA ou buscar outra.

Quais critérios usar para escolher um RPA jurídico?

No jurídico, um erro de automação pode virar prazo perdido, certificado exposto ou processo comprometido. Por isso, além de simplicidade, inteligência e capacidade de crescer, avalie se a solução atende a estes critérios:

Segurança das credenciais

Para executar suas tarefas, o robô acessa os sistemas com o certificado digital do sócio ou do responsável pelo escritório ou departamento jurídico. Por isso, verifique se a solução protege essas credenciais e evita que elas sejam expostas diretamente aos tribunais.

Revisão humana

Confira se cada operação executada pelo robô é entregue para conferência antes do envio final. Assim, você mantém o controle sobre o que a automação produziu e reduz o risco de prazos perdidos por falha automatizada.

Logs auditáveis

A solução deve registrar quando, o quê e por quem cada ação foi feita. Com isso, os gestores sabem se uma alteração, consulta ou mudança foi feita pelo robô ou pelo usuário. Esse registro também serve de prova sempre que a operação for questionada.

Integração com os sistemas do escritório

Prefira soluções que devolvam os dados de forma estruturada ao ERP ou ao sistema do escritório, com comprovantes integrados. Assim, você evita receber dados brutos, que exigem retrabalho.

Como medir os resultados da RPA?

1. Precisão melhorada

Com as soluções RPA é possível reduzir erros. Para acompanhar essa redução, é possível medir a quantidade de retrabalhos causados por erro humano. Em seguida, compare esse número após a implementação da RPA. Afinal, quando um trabalho não precisa ser refeito, há economia de tempo e dinheiro.

2. Satisfação da equipe após a RPA

Quanto mais você conseguir liberar o tempo dos funcionários com tarefas manuais, maior a chance de a satisfação dos funcionários aumentar.

Essa métrica depende de seus esforços de comunicação. Isso porque alguns funcionários podem ter medo de perder suas funções para os robôs. Por isso, é muito importante criar um plano de comunicação e conscientização. Com ele, os funcionários entendem como e por que seu papel está mudando.

3. Proporção de trilhas de auditoria digitalizadas

Para as auditorias, os funcionários devem examinar registros anteriores em busca de detalhes importantes. No entanto, por meio da RPA, é possível digitalizar a trilha de auditoria. Dessa forma, a tecnologia automatiza as tarefas mais repetitivas e libera os auditores para lidar com tarefas complexas.

Assim, busque medir a proporção de trilhas de auditoria que você já conseguiu digitalizar e compará-las com as que permanecem manuais. Em seguida, analise o tempo ganho, a diferença no uso de mão de obra e outras questões relacionadas.

4. Número de erros de conformidade

Por último, a RPA permite reduzir ou eliminar a entrada de dados propensa a erros e problemas de conformidade. Os robôs também podem ajudar a proteger dados e monitorar o reforço de alterações de conformidade.

Assim, faça um balanço da quantidade de erros de conformidade que ocorrem em determinado período. Depois, compare esse número com o mesmo período após a implantação da RPA. Por fim, quantifique essa métrica pela quantidade de erros e custo para corrigi-los.

Como o RPA jurídico task.doc9 automatiza a operação com segurança?

Cada vez mais escritórios estão adotando a RPA para otimizar seus processos. Porém, o robô precisa acessar sistemas para realizar as tarefas de automação. Para isso, ele utiliza o certificado digital do sócio ou do responsável pelo escritório ou departamento jurídico.

Contudo, alguns fatores influenciam a execução do robô. Entre eles estão a troca de informações de acesso, a revogação do certificado e o registro das ações executadas pelo RPA.

Além disso, o robô tem acesso a todas as informações do titular do certificado. Por isso, ele também passa a ser um ponto de risco para vazamentos para o escritório ou departamento jurídico.

O task.doc9 automatiza as tarefas operacionais do jurídico com governança: toda operação passa pela camada de segurança do whom.doc9 e cada entrega tem revisão humana. Entre as atividades automatizadas estão:

Captura de intimações

O robô captura as intimações. Em seguida, a equipe as revisa e distribui diariamente para o time interno. Todo o processo segue um SLA de 24h, com registro de cada etapa.

Envio de petições e protocolo

Juntada de documentos e protocolo eletrônico em prazos recorrentes ou pontuais, com comprovante integrado ao sistema do cliente e logs auditáveis via whom.doc9. O robô executa e o revisor valida.

Consulta processual

O robô faz o retorno estruturado ao ERP, com personalização por cliente. Esse retorno pode incluir andamentos específicos, decisões favoráveis e extração de cópias integrais. Esses dados alimentam a análise técnica e a jurisprudência interna.

Saneamento de base processual

O robô verifica de tempos em tempos mudanças de status e elimina processos inativos da base, mantendo a consistência sem trabalho manual.

Como o task.doc9 traz segurança e monitoramento aos robôs de RPA jurídico?

O task.doc9 opera sobre a camada de segurança do whom.doc9, gerenciador de certificados digitais da doc9. Antes de chegar ao tribunal, cada acesso do robô passa por essa camada, que delimita o acesso a sistemas e informações.

Além disso, todas as atividades realizadas pelo robô são monitoradas. Isso é importante para que os gestores saibam se quem realizou alterações, consultas ou mudanças foi o robô ou o usuário. O task.doc9 garante:

• Credenciais nunca expostas diretamente ao tribunal;
• Delimitação do acesso do robô a sistemas e informações;
• Revisão humana de ponta a ponta, com cada operação entregue para conferência antes do envio final;
• Logs auditáveis em cada operação, com registro de quando, o quê e por quem foi feito.

Conclusão 

A RPA é uma das tecnologias com maior potencial para otimizar a operação jurídica, trazendo ganho de tempo e aumento de produtividade. No jurídico, porém, automatizar exige cuidado extra: um erro do robô pode significar prazo perdido, certificado exposto ou processo comprometido.

Por isso, mais do que automatizar, é preciso automatizar com governança. O task.doc9 une a automação de tarefas como captura de intimações, envio de petições e consulta processual à camada de segurança do whom.doc9, com revisão humana e logs auditáveis em cada operação.

Agende uma demonstração do task.doc9 e veja como sua operação jurídica pode escalar sem expor credenciais, perder prazos ou depender de retrabalho.