A segurança de dados sempre foi pauta central no setor jurídico. Mas, com a proliferação de ataques cibernéticos e os vazamentos de dados, a preocupação não é mais uma opção, mas uma exigência inadiável.
Para departamentos jurídicos de médias e grandes empresas, que lidam diariamente com um alto volume de informações sensíveis e estratégicas, essa responsabilidade é ainda mais latente.
Mas, apesar de todo o investimento em firewalls e softwares antivírus, existe um ponto frequentemente negligenciado, um verdadeiro “calcanhar de Aquiles” para muitas organizações: a gestão descentralizada de certificados digitais.
Este artigo irá guiá-lo pela jornada de proteção dos seus dados, mostrando como blindar sua operação a partir do acesso mais controlado.
Quais são os 5 tipos de segurança de dados?
Para entender a segurança de dados em um departamento jurídico, é fundamental conhecer os seus pilares. Embora existam diferentes abordagens, os 5 pilares comumente aceitos da segurança da informação, que se aplicam diretamente ao ambiente jurídico, são:
- Confidencialidade: garantindo que o acesso à informação seja restrito apenas a pessoas autorizadas. No jurídico, isso significa proteger dados de clientes, segredos comerciais e estratégias de litígio;
- Integridade: assegurando que os dados não sejam alterados ou destruídos de forma não autorizada. Um contrato ou um processo eletrônico precisam manter sua forma original e confiável;
- Disponibilidade: garantindo que as informações e os sistemas estejam acessíveis quando necessários. Um departamento jurídico não pode ter suas operações paralisadas por falta de acesso a documentos ou sistemas;
- Autenticidade: confirmar que o usuário ou a informação é genuína. Certificados digitais são o exemplo clássico aqui, garantindo a identidade de quem assina ou acessa;
- Irretratabilidade: garantir que a autoria de uma ação ou mensagem seja comprovada, impedindo que a parte envolvida negue posteriormente sua participação. Essencial para assegurar a validade de petições.
Estes pilares são a base para qualquer estratégia eficaz de proteção de dados no seu departamento jurídico.
LGPD em departamentos jurídicos de empresas
A LGPD transformou a forma como empresas e órgãos lidam com dados pessoais. Não é mais apenas sobre cumprir a lei, mas sobre adotar uma cultura de privacidade que permeie todas as operações.
A não conformidade pode gerar multas pesadas e, pior, uma indenização por vazamento de dados que pode abalar a reputação e as finanças da sua companhia.
Dados sensíveis: identificando os riscos
Um departamento jurídico lida com uma miríade de dados sensíveis: informações financeiras de clientes, históricos médicos, processos judiciais sigilosos, dados de colaboradores, propriedade intelectual.
A exposição ou uso indevido desses dados pode resultar em perdas financeiras, danos à reputação e sanções legais. É vital ter um mapeamento claro de onde esses dados estão armazenados, como são acessados e por quem.
Leia também: O que são dados jurídicos e sua importância para advogados e empresas? Confira!
O papel do escritório: controlador ou operador de dados?
A LGPD define dois papéis principais:
- O controlador (quem toma as decisões sobre o tratamento dos dados);
- O operador (quem trata os dados em nome do controlador).
Um departamento jurídico pode atuar em ambas as funções, dependendo da situação. Se sua empresa é o controlador, o departamento jurídico deve garantir que todas as operações com dados estejam em conformidade.
Se o departamento atua como operador para clientes externos, ele precisa demonstrar que segue as diretrizes do controlador e as melhores práticas de segurança. Entender essa distinção é crucial para definir responsabilidades e mitigar riscos.
Principais vulnerabilidades em um departamento jurídico empresarial
A realidade é que muitas vulnerabilidades críticas em departamentos jurídicos não vêm de ataques cibernéticos, mas de brechas internas na gestão de pessoas e tecnologia. Os riscos gerados dentro de casa são, muitas vezes, os mais perigosos.
Uma equipe sem treinamento contínuo sobre políticas de segurança se torna um alvo fácil para ataques de phishing e engenharia social. Além disso, uma política de acesso excessivo — onde colaboradores têm mais permissões do que suas funções exigem — e uma gestão de credenciais precária, criam o cenário ideal para um vazamento de dados.
Paralelamente, a própria infraestrutura tecnológica pode ser uma fonte de risco. Sistemas e softwares desatualizados são como portas abertas com fechaduras conhecidas pelos invasores. Some-se a isso o desafio moderno da segurança em nuvem desorganizada, onde dados sensíveis se espalham por múltiplas plataformas sem um controle.
O ponto cego na sua estratégia de segurança: a gestão dos certificados digitais
Entre as vulnerabilidades mais perigosas e, ironicamente, mais negligenciadas, está a gestão dos certificados digitais. Em muitos departamentos jurídicos, esses ativos cruciais são manuseados de forma precária: cópias em diversos pendrives, senhas anotadas em papéis e até compartilhamento por e-mail.
Uma gestão descentralizada significa, primeiramente, uma falta de controle que dificulta saber quem usou qual certificado, quando e para quê.
Sem rastreabilidade, é quase impossível identificar o responsável por um certificado comprometido que pode dar acesso irrestrito a sistemas e dados confidenciais.
É exatamente para sanar esse ponto cego que a doc9 desenvolveu o Whom.doc9, o melhor gerenciador para a segurança de certificados digitais A1 do Brasil. Com ele, sua empresa centraliza a gestão, compartilha certificados de forma 100% segura e prática, sem expor aos riscos.
O Whom.doc9 é o primeiro, e mais importante, passo para blindar o acesso da sua companhia.
Checklist prático para a segurança de dados no seu departamento
Para fortalecer a segurança de dados no seu departamento jurídico, implemente este checklist:
- Mapeie seus dados: entenda quais dados sensíveis você possui e onde eles estão armazenados;
- Invista em treinamento: eduque sua equipe sobre a LGPD, os riscos de segurança e as boas práticas;
- Controle de acesso rigoroso: conceda acesso apenas ao que é estritamente necessário para cada função;
- Atualize seus sistemas: mantenha todos os softwares e sistemas operacionais sempre atualizados;
- Centralização: centralize e proteja seus certificados digitais com uma solução robusta;
- Plano de resposta a incidentes: tenha um plano claro para agir rapidamente em caso de um vazamento ou ataque;
- Auditorias regulares: verifique periodicamente a conformidade e a eficácia das suas medidas de segurança;
- Testes de vulnerabilidade: regularmente, exija testes dos seus fornecedores e verifique as certificações em segurança para garantir a integridade dos dados sensíveis.
Segurança de dados como pilar do negócio, não apenas do compliance
A segurança de dados é um pilar estratégico que sustenta a reputação, a credibilidade e o futuro do seu negócio. Para o departamento jurídico, que atua na linha de frente da proteção de ativos e da conformidade, garantir a integridade e a confidencialidade das informações é inegociável. Adote o Whom.doc9 e mitigue riscos que geram prejuízos significativos. Na doc9, a sua segurança é um valor inegociável e estamos prontos para ser seu parceiro nessa jornada essencial.
