A digitalização de documentos é o reflexo de uma nova sociedade. Isso porque, por meio da tecnologia, é possível armazenar arquivos importantes em computadores e smartphones e acessá-los com apenas um clique – sem depender de impressões.

A transição do físico para o digital aconteceu de forma sorrateira. Com a criação dos computadores e smartphones, muitas atividades que antes eram executadas de maneira analógica passaram a ser realizadas no mundo virtual.

Pequenas tarefas, como a impressão, por exemplo, perderam a força. A digitalização de documentos se tornou uma nova realidade, tendo em vista a preservação do meio ambiente, a redução de gastos com materiais e a segurança das informações contidas nos arquivos.

Em incidentes nos quais acontece a perda dos documentos, caso não houvesse a digitalização, todos sairiam prejudicados. Mas se os arquivos estiverem armazenados em um data center ou na nuvem, a informação ficaria preservada.

Entenda, a seguir, como acontece o processo da digitalização de documentos e outros tópicos interessantes que permeiam este assunto. 

O que é digitalização de documentos?

A digitalização de documentos trata-se da conversão de materiais físicos em arquivos digitais. A mudança pode acontecer com o auxílio de uma scanner ou do próprio celular, que oferece apps de digitalização gratuitamente. 

Quando digitalizado, o documento fica armazenado no local escolhido pelo usuário. Existem empresas que optam pelos famosos data centers ou também pela nuvem, que é a opção mais viável atualmente. 

O processo de digitalização ganhou força com o avanço da tecnologia nos anos 2000. Não existe um marco histórico que oficialize a mudança, mas acredita-se que a medida se potencializou após a disseminação dos smartphones entre os consumidores.

Nos dias de hoje, o procedimento é usado entre empresas de pequeno e grande porte. Até mesmo órgãos institucionais já adotaram essa mudança, armazenando arquivos importantíssimos no digital. 

Uma curiosidade é que, em 2012, o Senado aprovou a Lei nº 12.682, que autoriza a digitalização de documentos públicos e privados. A norma sanciona direitos e deveres, funcionando como um suporte caso os negócios precisem recorrer a algum auxílio.

Importância da digitalização para a rotina empresarial

Nas empresas, a digitalização de documentos tem uma importância indiscutível. Primeiro porque a redução no uso de papéis pode diminuir custos com maquinários e materiais – e mesmo que sejam baratos, quando usados em grande escala, podem pesar no bolso.

Além disso, a digitalização é um método que mantém a segurança dos documentos. Em casos de desastres naturais ou outros tipos de incidentes, materiais físicos se perdem com facilidade e podem causar um baita prejuízo para o negócio.

Imagine a seguinte situação: as chuvas no Rio Grande do Sul afetaram incontáveis prédios comerciais no centro de Porto Alegre. Um escritório de advocacia, que mantinha os hábitos de imprimir documentos e usá-los na rotina, certamente saiu prejudicado mediante os alagamentos na cidade.

O mesmo pode acontecer com você. Caso não existisse a digitalização dos documentos, muitos papéis seriam perdidos, e tanto a empresa como o cliente sairiam impactados. Este é um alerta para quem ainda não iniciou a digitalização.

Mesmo que o local físico seja assegurado por bancos ou outras seguradoras, não existem formas de reparar os documentos perdidos. Por isso, a digitalização é tão importante na rotina empresarial.  

Vantagens da digitalização

Em suma, a digitalização de documentos oferece muitas vantagens para o mercado. É possível resumi-las em:

• Redução de custos com maquinários e materiais;
• Segurança dos documentos, evitando perdas em incidentes; 
• Facilidade para encontrar documentos e organizá-los no dia a dia;
• Possibilidade de acessar os documentos quando e onde precisar;
• Centralização de todas as informações em um único sistema.

Vale destacar que, para a digitalização de documentos perfeita, é importante contratar um sistema robusto e de ótima qualidade. 

Desafios do processo de digitalização

Assim como qualquer outra mudança no mercado, existem desafios relacionados com a digitalização de documentos. 

O primeiro desafio está ligado aos softwares pouco funcionais, que não garantem segurança das informações e nem mesmo facilidade no seu uso. É de suma importância a contratação de serviços inteligentes para gerir os arquivos, permitindo usá-los com apenas um clique.

Fora isso, a digitalização de arquivos físicos em grande escala pode levar tempo. É interessante que o negócio busque empresas que façam este processo de forma rápida e que substituam o trabalho manual. 

Como investir na digitalização de documentos?

Para empresas que querem iniciar o processo de digitalização, a primeira etapa é escolher como o documento será armazenado. Em data centers, o arquivo fica dentro de uma infraestrutura física, instalada em salas ou outros ambientes adequados.

Mas em casos de incidentes, nem sempre o data center é a melhor opção. Isso porque o documento fica armazenado dentro de uma máquina, que pode passar por intercorrências, assim como os próprios papéis físicos – ou seja, essa opção também oferece risco para o usuário.

Assim, a alternativa mais apropriada é o armazenamento em nuvem. A tecnologia funciona como um servidor que guarda os documentos sem o suporte de maquinários físicos. Hoje, já existem provedores de cloud computing extremamente seguros no mercado.

Após escolher o melhor método de armazenamento, é necessário investir em ferramentas para a digitalização. Uma máquina de scanner é imprescindível, como também sistemas de digitalização com suporte de câmeras de smartphone.

É importante ressaltar que, após a decisão da digitalização dos documentos, tudo que for elaborado dentro do escritório precisa ser digital. Assim,, cria-se uma nova cultura: a de armazenar todo tipo de documento somente nos computadores ou sistemas em nuvem da empresa.

Por isso, lembre-se: o papel deve deixar de fazer parte da rotina da empresa. Tudo deve estar no digital, mesmo que sejam documentos importantes e assinaturas imprescindíveis.

Ferramentas para auxiliar na digitalização

Para o processo de digitalização de documentos, não pode faltar um sistema de certificado digital. Isso porque boa parte dos arquivos precisam de assinatura das partes envolvidas e somente por meio de um certificado digital é possível fazer assinaturas online com validade jurídica.

Com o Whom.doc9, é possível assinar os documentos digitais, como também gerenciá-los dentro de um sistema robusto e integrado. Com apenas um clique, o usuário acessa o arquivo e concede sua assinatura, sem precisar imprimir papéis e rubricá-los à caneta.

Por meio dessa ferramenta, é possível conceder acessos a pessoas e grupos de pessoas em sua equipe e controlar ações realizadas por elas. Assim, sua equipe também pode realizar assinaturas por meio de seu certificado, otimizando a rotina de trabalho e mantendo a segurança de seus dados e bens.

Fora isso, para papéis físicos (principalmente antigos), é necessário usar uma máquina scanner ou a própria câmera do celular, com apps de digitalização de documentos.

Mudança de cultura empresarial

A digitalização de documentos não está relacionada apenas com a redução de custos ou a prevenção de incidentes. Existe uma nova iniciativa no mercado, que prevê a diminuição do uso de materiais provenientes do meio ambiente.

Os papéis mais comuns no mercado são oriundos da celulose. Esse polímero é extraído das árvores. Para obtê-lo, é necessário derrubá-las para fazer a remoção total do composto que é a base para o papel.

O desmatamento em algumas regiões do Brasil já é quase irreversível e pode atingir um colapso total, como na Mata Amazônica. As maiores culpadas pela degradação são as empresas que produzem papel, carvão e outros bens com materiais extraídos das árvores.

A longo prazo, o desmatamento reduz o corredor dos rios voadores, responsável por levar umidade para outros estados brasileiros. E o efeito disso pode ser catastrófico: aumento da temperatura de forma gradual, chegando a níveis quase insuportáveis para os seres humanos. 

Assim, a digitalização de documentos é o primeiro passo para uma mudança de cultura empresarial. Mas, também é possível adotar outras ações simples, como a reutilização dos materiais de origem natural. Existem empresas que reciclam objetos que demoram para se decompor no meio ambiente e criam outros produtos, aumentando a circulação útil daquele bem.

Além disso, existe também a própria cultura Paperless, que é o incentivo dos empresários em trocar tudo que há de papel dentro da empresa pelo meio digital. 

ESG

Uma mudança na cultura empresarial bastante famosa é o ESG. A sigla vem do inglês “environmental, social and governance” e significa, na tradução literal, “meio ambiente, social e governança”, e na tradução interpretada, uma integração do valor econômico às questões ambientais.

Em resumo, ESG é um modelo de empresa que busca boas práticas sociais e sustentáveis no mercado. Sua governança prevê que os negócios precisam tomar decisões conscientes, a fim de construir um futuro saudável para o mundo.

A digitalização de documentos está intrinsecamente ligada ao ESG. Isso porque a medida diminui o uso de papel, que é um material oriundo de compostos naturais, e prevê novas estratégias para alcançar o valor econômico no mercado.

Quem adota esse conceito, inclusive, tem ganhado bastante destaque no comparativo com outras empresas. Na Bolsa de Valores existe uma categoria especial para empresas praticantes do ESG, dando mais evidência para o negócio, além do grande destaque em participar de uma iniciativa fundamental para o mercado sustentável.

Conclusão

A digitalização de documentos é uma medida essencial nos dias de hoje, não há dúvidas. Escritórios que fazem a transição dos arquivos físicos para os digitais garantem benefícios como: redução de custos, segurança das informações, centralização dos dados, disponibilidade de informações, entre outros.

A iniciativa é importante para o futuro dos negócios. Para a área do Direito, principalmente, garantir a segurança das informações dos clientes e a integridade dos documentos é primordial para uma boa visibilidade do negócio.

Um ponto interessante é que escritórios que armazenam seus arquivos dentro de sistemas integrados podem fazer análises preditivas de processos e outros documentos. Com o comparativo dos materiais, o advogado pode tomar decisões com base em dados reais e, com isso, aumentar suas chances de sucesso.

Vale dar destaque também para a iniciativa ESG, que prevê a redução no uso de papéis a fim de um futuro melhor. O meio ambiente é responsável pela manutenção da saúde da Terra, sendo imprescindível preservá-lo.

Com a digitalização de documentos, muitas empresas que produzem materiais com origem da natureza vão diminuir a sua escala, impactando menos no meio ambiente. Ou seja, é um “des-incentivo” para negócios que prejudicam o mundo natural.

Por isso, entende-se que a digitalização dos documentos agrada a todos. O método ajuda o meio ambiente, ajuda os negócios e ajuda ao cliente: ou seja, quem adota o procedimento está um passo à frente no mercado. 

Se você quer saber sobre outras tecnologias que existem no mercado, principalmente na área da Direito, continue no Blog da doc9 e leia mais artigos como este! 

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