Dashboards: o que são?

Os dashboards são ferramentas para a visualização de dados, que auxiliam na interpretação de informações. Com o suporte de gráficos de linhas, mapas de calor ou tabelas dinâmicas é possível criar visões descomplicadas e que facilitem a análise do leitor. 

A análise de dados nunca esteve tão em voga no mercado. Nos últimos anos, dados mostram que as empresas que optam pela cultura data driven apresentam um crescimento acima da média, que pode variar entre 15% e 25%. 

Mas, a análise de dados por si só não funciona. Além dessa vertente, existe também a metodologia para visualização de dados, mais conhecida como dashboard, que possibilita a interpretação dinâmica das informações.

Os dashboards são a ponta do iceberg dessa ciência. Já a parte submersa é onde acontece a extração das informações, a limpeza dos dados e a análise do que foi coletado. Quando tudo estiver pronto, aí sim é possível partir para a criação do dashboard.

No mercado, existem empresas que fornecem dashboards prontos, como também plataformas para fazer a criação do zero. A escolha vai de cada negócio, sendo importante ponderar que a construção de uma visão bem feita não é uma tarefa fácil.

A seguir, entenda o que é dashboard, quais são os tipos que existem no mercado e como usá-los a seu favor – inclusive no escritório de advocacia ou departamento jurídico.

O que são Dashboards?

Dashboards (também conhecidos como dashs) são painéis de gráficos automatizados, que mostram os dados mais importantes de um negócio. As informações contidas nas apresentações possuem um propósito, que é auxiliar na tomada de decisão eficiente.

Com o crescimento da cultura data driven, é cada vez mais comum a busca pela decisão baseada em dados. Isso acontece pois quanto mais padrões de informações uma empresa consegue identificar, maiores são as chances de escolher um caminho seguro.

Em dashboards que mostram as vendas no segmento de turismo, por exemplo, é possível notar crescimento no fim e no meio do ano. A sazonalidade das férias escolares e das festas de fim de ano é comprovada pelos gráficos e não fica baseada apenas no conhecimento do senso comum.

A função primordial das ferramentas que criam dashboards é facilitar a interpretação das informações. Por meio de visões sucintas e esclarecedoras, os escritórios podem se basear em dados e não se ancorar em “achismos”.

Tipos de Dashboards

Uma curiosidade é que existem diversos tipos de dashboards no mercado. As visões são construídas com base na informação que vai ser apresentada, além de contar com configurações especiais para aprimorar a identidade visual do negócio.

Entenda quais são os tipos de dashs que existem atualmente: 

Dashboards analíticos

Os dashboards analíticos são úteis para setores que acompanham o andamento das atividades. Por meio dessa visão, é possível enxergar como está a venda de um produto ou a elaboração de um novo projeto, por exemplo.

Nos escritórios de advocacia, os dashs analíticos se aplicam na contagem de ações que um advogado tem em mãos versus em que etapa está cada processo. A comparação pode gerar um percentual e ajudar na divisão dos trabalhos entre os profissionais.

Dashboard operacional

O dashboard operacional também acompanha as atividades do negócio, mas sob outra ótica. O propósito dessa formatação é acompanhar a quantidade de tarefas em andamento, ver como estão os prazos, gerenciar as demandas, entre outros.

Entre os advogados, o dash operacional pode auxiliar na visibilidade de quanto tempo cada ação demora na justiça. Os gráficos de operação são promissores para escritórios que prometem gestão em tempo real. 

Dashboard gerencial

Bem parecido com o modelo operacional, o dashboard gerencial se diferencia por um motivo: seu propósito é acompanhar os Key Performance Indicators (KPIs). 

Nos escritórios de advocacia, o dash gerencial analisa quantos processos foram bem sucedidos em determinado período, em qual segmento os advogados se desempenham melhor, quais casos são semelhantes e têm resoluções parecidas etc.

O propósito desse tipo de dashboard é gerenciar as métricas internas e usá-las como parâmetro para mudanças ou novos investimentos.

Dashboard métrico

Um dashboard métrico resume tudo que há de número dentro do negócio: lucros, vendas, conversões, ROI, entre outros. A intenção desse formato é reunir dados da empresa e fornecê-los de uma forma que ajude na tomada de decisão.

Os advogados que consultam dashboards métricos veem um compilado de dados analíticos, operacionais e gerenciais em um só lugar.

Dashboard financeiro

Por fim, o dashboard financeiro visa mostrar com exatidão todas as movimentações de capital do negócio. Isso pode ser resumido em lucro, déficit, compras, fluxo de caixa, entre muitos outros tópicos que envolvem as finanças do lugar.

Dentro do escritório de advocacia, esse tipo de dash fica sob a responsabilidade dos gestores ou dos advogados que cuidam das finanças.

Aproveite e conheça também outras ferramentas que prometem ajudar na rotina de um escritório de advocacia!

Como usar os Dashboards?

Tendo em mente os cinco modelos mais comuns de dashboards, as empresas podem usar a visualização de dados de inúmeras formas. 

Para escritórios que querem acompanhar o crescimento financeiro, vale inserir dados acerca de fluxo de caixa, gastos fixos e gastos variáveis. Com esses números expostos, as pessoas responsáveis enxergam com exatidão como está a saúde financeira do negócio, tendo base para decisões como: corte de gastos, realização de investimentos etc. 

Além disso, o dash pode ser uma opção para acompanhar a conversão de leads. Com o modelo métrico, é possível inserir gráficos de barras ou linhas que mostram o crescimento de novos adeptos do negócio em determinado período – inclusive, este número pode comprovar que alguma ação do negócio foi primordial para trazer mais clientes. 

Identificação dos maiores gastos judiciais do seu negócio

Na advocacia, há uma aplicação bem interessante para o dashboard: o gasto processual. Nesse formato, os advogados enxergam um resumo do que foi usado para a resolução de um processo. Esse gasto pode ter relação com dinheiro, como também com tempo e esforço.

No desenvolvimento do dash, é importante concentrar as informações sobre quando o processo iniciou e foi finalizado, quanto tempo levou cada tramitação, se o veredito do juiz foi a favor ou contra a causa, entre outros.

Com o resumo das informações e com o compilado de outras ações, é possível comparar e entender quais são os maiores gastos judiciais: Tempo em cada etapa? Esforço na elaboração dos documentos? Dinheiro com partes burocráticas? 

Benefícios dos Dashboards

Dashboards bem desenvolvidos oferecem incontáveis benefícios para as empresas, que podem se resumir na tomada de decisão eficiente. Mas, destrinchando cada uma das vantagens, é possível ver:

• Visibilidade das informações sobre o negócio;
• Integração dos dados em um só lugar;
• Facilidade para interpretar os dados;
• Análise dos números sobre o negócio em tempo real.

É importante ressaltar que os quatro benefícios são perceptíveis quando o dash é bem executado. Visões pouco práticas e com muitos números podem atrapalhar a interpretação.

Passo a passo para criar um Dashboard

Para introduzir a criação de dashboards, a empresa precisa reunir as informações mais importantes e filtrar quais funcionários podem ou não vê-las. A etapa da permissão é essencial, principalmente quando se trata de dados sensíveis.

Com as informações em mãos, o negócio precisa organizá-las entre operacional, gerencial, analítico e os demais perfis que formam um dashboard. Misturar os tipos de visão pode deixar a interpretação confusa e pouco funcional para a empresa.

Para advogados, vale a pena mapear cada etapa do processo e disponibilizá-las no dash. Nessa visão, pode haver: tempo médio das tramitações, tipos de ações executadas pelo escritório, quantidade de documentos que foram gerados no mês, entre outros.

Na criação do gráfico, não pode faltar a junção de todos os dados da empresa e a seleção daqueles que são considerados mais importantes.

Melhores ferramentas para a criação de Dashboards

Atualmente, o mercado oferece várias ferramentas para criação de dashboards. A mais famosa e única gratuita da lista é o Looker Studio. A plataforma é 100% online, e permite vincular dados do Google Sheets, Excel e outras ferramentas do Google.

Em contrapartida, existem outras ferramentas mais robustas e que funcionam offline, mas que precisam da contratação de algum plano. O Power BI e o Tableau são alguns exemplos, que muitas empresas adotam devido às diversas configurações disponíveis.

As duas plataformas permitem a vinculação de bancos de dados variados, não se resumindo a planilhas ou às ferramentas do Google. Além disso, elas também oferecem funções de dados em tempo real, a depender de onde a informação é extraída.

Na hora de criar um dashboard, é importante ter em mente que algumas versões são mais complexas e que precisam do suporte de um profissional de Business Intelligence (BI).

O que evitar na criação do Dashboard

Na hora de criar um dashboard, é importante que a pessoa evite usar muitas cores. Estudar sobre mapa de calor, escala de tons e sobreposição é fundamental para não gerar gráficos poluídos visualmente e que não passam nenhuma informação com exatidão.

Além disso, deve-se evitar a junção de todos os dados dentro de uma única tela. As ferramentas de dashboards permitem que um relatório tenha várias visões, sendo importante dividi-las, quando se trata de muitos números para uma única apresentação.

Um outro ponto essencial e que muitas pessoas se esquecem é: adequar as cores e imagens para o perfil da empresa. Por exemplo: a Stone, que tem seu legado verde, não pode usar a mesma cor que suas concorrentes, como Cielo e Pagbank. 

A dissociação da imagem do negócio passa menos credibilidade durante a apresentação dos dados – por isso, respeite o padrão da empresa.

Dúvidas Frequentes

Antes de investir em um dashboard, as pessoas costumam perguntar: 

1. Qual o objetivo de um dashboard?
2. Qual o papel de um dashboard para a empresa?
3. Por que fazer um dashboard?
4. Qual a vantagem de usar um dashboard?

Em resumo, o objetivo e o papel do dashboard é sintetizar as informações de uma empresa em um painel e mostrá-las de forma descomplicada. É importante criar esta visão para que todos tenham acesso aos dados, o que ajuda na tomada de decisão do negócio.

Conclusão

O dashboard é uma ferramenta capaz de auxiliar nas rotinas de trabalho em qualquer segmento. Com a junção das informações e pré-disposição bem organizada, a visão permite que os funcionários interpretem os dados e tomem decisões a partir dos gráficos.

Um dash mal executado pode ter o efeito totalmente contrário. Os números bagunçados, inseridos de qualquer forma e com cores pouco intuitivas dificultam a interpretação da equipe e podem, inclusive, levar a uma decisão errônea.

Portanto, na hora de adotar o dashboard, é de suma importância seguir boas práticas para a criação dessa visão. Cores bem selecionadas, dados organizados e união das informações relevantes são primordiais para um relatório de sucesso.

Sem isso, o uso da ferramenta perde o seu poder e pode se tornar prejudicial para o negócio.

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