Análise de indicadores: saiba como otimizar a performance do seu escritório de advocacia

Dados quantitativos ou qualitativos… Não importa a natureza das informações, e sim como as métricas podem auxiliar na performance do setor jurídico. Entenda mais.

A análise de indicadores é fundamental para qualquer segmento no mercado corporativo. No entanto, é comum que advogados não enxerguem essa prática dentro da rotina de um escritório de advocacia, cometendo um grande erro ao não aplicá-la no dia a dia. 

Quando o profissional se baseia na análise de indicadores, a tomada de decisão se torna mais precisa. Com isso, a equipe gasta menos tempo com o desenvolvimento das atividades e gera mais receita para o negócio – sendo uma ótima opção para escritórios de advocacia.

A seguir, entenda como a análise de indicadores pode alavancar a performance do seu escritório de advocacia!

O que são análises de indicadores?

A análise de indicadores se refere à coleta, interpretação e avaliação de informações quantitativas ou qualitativas. O processo é primordial para medir a performance de um negócio, permitindo que os gestores tomem decisões com base em dados.

Os indicadores variam de acordo com o segmento do negócio, como também com a natureza do que é avaliado. Dados financeiros e operacionais, por exemplo, podem se tornar um indicador interessante para análise.

Nos escritórios de advocacia, a análise de indicadores precisa ter relação com a atuação dos profissionais jurídicos. Embora existam tópicos em comum entre todos os segmentos, como o giro de caixa, é importante que as métricas sejam adequadas a cada negócio. 

Qual a importância da análise de indicadores?

A análise de indicadores é crucial pois insere a cultura data-driven na rotina de qualquer organização. Além disso, sua importância se deve porque:

• Ajuda na tomada de decisão, com informações com base em dados para veredictos estratégicos, ajudando a direcionar os esforços da organização;
• Avalia o desempenho do negócio, medindo o progresso em relação às metas e aos objetivos estabelecidos pela organização;
• Prevê tendências do mercado ao detectar padrões a longo prazo, o que pode indicar oportunidades ou riscos futuros;
• Comprova a transparência do negócio ao comunicar sobre o desempenho da organização para stakeholders e demais funcionários.

Quais são as principais formas de analisar um indicador?

A análise de indicadores pode ser realizada de diversas formas, ampliando as possibilidades de aplicação dentro dos escritórios de advocacia. A primeira delas é a comparação temporal, que avalia dados de longo prazo para identificar tendências.

Além disso, é possível fazer um benchmarking com outros escritórios jurídicos, a fim de encontrar padrões no setor ou entender as decisões dos concorrentes. Inclusive, essa é uma ótima medida para analisar como está a sua presença no mercado.

Uma forma bastante interessante e que se encaixa perfeitamente no setor jurídico é a análise de causa e efeito. Este indicador tem como base o entendimento do que impactou determinada métrica e a busca pela solução ideal – e, se for necessário, a repetição desse processo até chegar à medida perfeita.

Existem também outras formas para analisar um indicador, como a análise preditiva e descritiva. Cabe a cada escritório escolher qual é a melhor métrica para avaliar os resultados obtidos em determinado período.

Como identificar os indicadores relevantes para o seu escritório?

A análise de indicadores deve fazer sentido para o seu escritório. Por isso, na hora de identificar quais índices acompanhar, é importante que atendam às minúcias do negócio e que estejam desenhadas de acordo com o que faz sentido para aquele ambiente.

O primeiro passo para identificar um indicador relevante é definir os objetivos do escritório de advocacia. Se a expectativa é aumentar o número de clientes, uma métrica que precisa de acompanhamento é a base de leads.

Depois disso, o que não pode faltar é o diálogo com os stakeholders. O propósito é reunir mais opiniões sobre o que pode ser interessante para o escritório de acordo com a visão da gerência.

É importante ressaltar que todos os indicadores precisam ser mensuráveis. Caso o escritório selecione informações muito específicas, quase inatingíveis, o processo pode não fazer sentido e gerar trabalho sem nenhum tipo de previsão ou provisão.

Por fim, é importante sempre realizar a revisão dos indicadores. É comum que as métricas mudem e que os objetivos do negócio ganhem outros caminhos. Por isso, é fundamental manter as métricas de acordo com o planejamento estratégico do escritório.

Quais são os desafios comuns na análise de indicadores?

Apesar da análise de indicadores ter base em dados, existem desafios que podem atrapalhar a rotina dos escritórios de advocacia. O primeiro deles está na consulta de dados irregulares ou incompletos, tornando a avaliação pouco profunda e até mesmo falha.

Além disso, quando os indicadores não são bem dispostos em ferramentas de visualização (Power BI, Looker Studio, Tableau, etc), pode haver uma interpretação errônea dos dados. Isso acarreta em uma tomada de decisão ruim, prejudicando o negócio.

Outro desafio comum é a insistência apenas nos números e o descarte de outros tipos de dados. Os indicadores não se resumem apenas às informações financeiras e outros tópicos parecidos, sendo essencial analisar também os tópicos qualitativos.

Como aplicar KPIs no escritório de advocacia

Os indicadores de desempenho, conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), são dados que representam, de forma aritmética, o desempenho das atividades em um período. As métricas auxiliam na percepção dos resultados e também no acompanhamento dos objetivos traçados durante o planejamento estratégico.

Como padrão, é possível aplicar KPIs nos escritórios de advocacia para medir resultados financeiros e operacionais. Além disso, as métricas podem ser usadas para fazer testes quantitativos, qualitativos, como também de estratégias de desempenho. 

Na maioria das vezes, os KPIs possuem conceitos padronizados, como taxa de conversão, NPS (Net Promoter Score), entre outros. Porém, o mercado jurídico possui uma série de peculiaridades inexistentes em outros segmentos, como quantidade de êxitos em processos. 

Para escritórios de advocacia, os KPIs e outros indicadores podem girar em torno de tarefas que façam sentido para a área. A quantidade de leads na base jurídica ou quantidade de materiais oficiais redigidos são algumas das opções.

Como analisar indicadores para o escritório de advocacia

Antes de introduzir a cultura com base em análise de indicadores no  escritório de advocacia, os profissionais jurídicos devem se reunir e discutir alguns tópicos importantes. Veja quais são:

Defina as informações controladas

O primeiro passo é identificar quais informações são relevantes para o seu escritório jurídico. Isso pode incluir dados financeiros, como também desempenho de casos (taxa de sucesso, tempo médio de resolução), satisfação do cliente e eficiência operacional. 

Estabeleça objetivos de controle

Depois de definir as informações a serem controladas, é importante estabelecer objetivos claros. Isso pode incluir a melhoria na eficiência durante o atendimento ao cliente, o aumento da taxa de conversão de leads ou a otimização da gestão financeira do escritório. 

Selecione os indicadores

É fundamental escolher indicadores que façam sentido em relação aos objetivos que foram programados. Se uma das finalidades é melhorar a satisfação do cliente, é possível escolher indicadores como taxa de retenção de clientes, feedback e tempo de resposta. 

Mantenha as informações atualizadas

Para que a análise de indicadores seja efetiva, as informações devem ser sempre atualizadas. Estabeleça um sistema de coleta e registro de dados que garanta que as informações estejam sempre disponíveis e sejam precisas. Isso pode incluir a utilização de softwares de gestão.

Defina a periodicidade

É importantíssimo haver uma periodicidade para verificar os indicadores, podendo variar de semana a mês ou trimestre, dependendo da natureza das métricas estabelecidas no escritório e da dinâmica entre os profissionais. 

Estabeleça métricas

Também não podem faltar métricas para avaliar o desempenho dos indicadores. Isso pode incluir, por exemplo, dados de performance ou benchmarks do setor. 

Divulgue os resultados para a equipe

É importante comunicar os resultados da análise de indicadores. Compartilhe as informações com a equipe para que todos estejam cientes do desempenho do escritório. Realize reuniões regulares para discutir os resultados, celebrar conquistas e identificar áreas de melhoria. 

 

Conclusão

A análise de indicadores é, portanto, uma medida importantíssima para escritórios de advocacia que buscam ter uma gestão com base em dados. O uso de informações para a tomada de decisão é cada vez mais indicado, uma vez que potencializa escolhas precisas.

Os profissionais da área jurídica podem se adequar às principais métricas de acordo com o segmento em que atuam, sem se preocupar com os padrões do mercado. Existem números que são importantes para qualquer área, como giro de capital, captação de leads, etc. No entanto, as especificidades do Direito devem ser respeitadas na análise de indicadores.

O propósito da avaliação de indicador tange para uma única resposta: melhorar a performance do negócio. 

Se você curtiu o assunto e quer saber mais sobre a relação da área jurídica com outros segmentos, continue no blog da doc9!

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