Certificado digital: o que é e para que serve?

O certificado digital é a identidade eletrônica de pessoas físicas e empresas. Com ele, você assina documentos com validade jurídica e faz transações online com segurança. Também pode acessar serviços públicos, como os da Receita Federal, sem sair de casa.

Na prática, o certificado usa chaves criptográficas para vincular uma identidade exclusiva ao CPF ou ao CNPJ do titular. Isso garante a autenticidade de quem assina, a integridade das informações e o sigilo da comunicação.

Os tipos mais comuns são dois:

• O e-CPF é o certificado da pessoa física. Com ele, você pode entregar a declaração do Imposto de Renda e acessar o e-CAC, por exemplo.
• E o e-CNPJ é destinado a empresas que precisam emitir notas fiscais eletrônicas e cumprir obrigações fiscais.

Os dois podem ser emitidos em dois formatos:

• A1: um arquivo digital instalado no computador ou no celular, com validade de 1 ano e que permite fazer cópias de segurança.
• A3: armazenado em token, cartão ou nuvem, com validade maior e mais controle sobre o uso.

No Brasil, apenas Autoridades Certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil podem emitir certificados digitais. A emissão segue três passos:

1. Escolher uma certificadora credenciada e comprar o modelo adequado ao seu perfil.
2. Validar sua identidade por chamada de vídeo, quando seus documentos e sua biometria permitirem, ou presencialmente.
3. Depois da aprovação, instalar o certificado no dispositivo em que vai usá-lo.

Neste texto, você vai entender como o certificado digital funciona e quais tipos existem. Também vai descobrir qual é o melhor para o seu negócio e como emitir o seu. Boa leitura!a!

O que é certificado digital?

Em resumo, os certificados digitais são as identidades digitais das Pessoas Físicas e Jurídicas no meio eletrônico. Dessa maneira, é possível garantir a autenticidade, integridade, sigilo e não repúdio das operações realizadas, que passam a ter validade jurídica.

Justamente por seu caráter de autenticidade legal, é importante manter-se atento aos riscos no caso de compartilhamento dos certificados. Eles dão acesso a informações sensíveis do titular. Por isso, o titular responde legalmente por qualquer ação feita com o certificado.

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Este documento funciona como uma carteira de identificação virtual. Além disso, é uma alternativa mais segura, sustentável e moderna aos documentos em papel. Todas as pessoas podem utilizar o Certificado Digital no dia a dia para assinar documentos ou emitir Notas Fiscais Eletrônicas, por exemplo.

Como surgiu

Agora que você já entendeu o que é certificado digital, vamos falar sobre como ele surgiu. O certificado digital surgiu para garantir a segurança e a integridade das informações trocadas pela internet.

No Brasil, tudo começou com a Medida Provisória nº 2.200-2, de 2001. Ela regulamentou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) opera e fiscaliza essa infraestrutura.

A intenção é garantir que documentos eletrônicos, aplicações de suporte e aplicações habilitadas que usem certificados digitais tenham autenticidade, validade jurídica e integridade. A MP também prevê a realização de transações eletrônicas com segurança.

O ITI é a Autoridade Certificadora Raiz (AC-Raiz) do Brasil. Ele credencia, descredencia, fiscaliza e audita os demais participantes da cadeia de certificação. Abaixo dele, estão as Autoridades Certificadoras (ACs), que emitem, distribuem, renovam e revogam os certificados digitais.

Além disso, o ITI fica encarregado pela certificação dos equipamentos criptográficos, a normatização do setor e o combate a fraudes.

Para que serve o certificado digital?

O Certificado Digital possui a mesma validade jurídica e autenticidade de uma assinatura de próprio punho feita em papel. Assim, você pode usá-lo em várias situações, da assinatura de contratos ao acesso a serviços públicos, como o portal da Receita Federal.

Como a identificação é eletrônica, o documento permite fazer vários serviços sem precisar comparecer pessoalmente. Em outras palavras, isso traz praticidade e agilidade aos processos, além da redução de custos em materiais e locomoção.

Confira algumas atividades que você pode realizar com um certificado digital:

• Assinatura de documentos e declarações;
• Envio dos mesmos pela internet;
• Emissão de nota fiscal eletrônica (o documento é obrigatório para empresas, exceto MEIs);
• Uso no eSocial;
• Acesso a ambientes virtuais com segurança.

Tipos de certificado digital

A saber, existem diversos tipos de certificado digital. As principais categorias são:

• e-CPF, destinado a pessoas físicas;
• e-CNPJ, voltado a pessoas jurídicas;
• NF-e, a emissão de notas fiscais eletrônicas.

Confira mais sobre cada uma delas abaixo:

e-CPF para Pessoa Física

Esse documento representa a identidade digital da Pessoa Física no meio eletrônico. Ele serve para assinar documentos com validade jurídica, se comunicar com a Receita Federal ou utilizar serviços do governo federal ou estadual. Ele também facilita o acesso ao eSocial, ao e-CAC e ao Conectividade Social. Além disso, simplifica o envio da Declaração do Imposto de Renda.

e-CNPJ para empresas

Assim como o e-CPF, o e-CNPJ é a identidade digital das Pessoas Jurídicas no meio eletrônico. Por meio dele, é possível ter autenticação em sistemas públicos ou privados em nome da empresa.

Entre as operações que ele possibilita estão, por exemplo:

• assinatura de documentos com validade jurídica;
• comunicações com a Receita;
• acesso ao programa Conectividade Social;
• emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e).

Use o e-CNPJ para emitir notas fiscais apenas quando o próprio titular do certificado faz essa tarefa. Se mais de uma pessoa emite as notas, o ideal é comprar um Certificado Digital Emissor de Notas Fiscais. Ele fica vinculado ao e-CNPJ da empresa e ao CPF do funcionário.

Certificado Digital NF-e e NFC-e

Com esse tipo de certificado digital, você pode emitir NF-e e NFC-e. A empresa pode atribuí-lo ao funcionário responsável pela emissão das notas. Isso traz mais segurança, já que não é necessário compartilhar o e-CNPJ e a senha da empresa.

Certificado Digital OAB

Esse tipo de certificado é exclusivo para advogados inscritos de maneira regular na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). Com ele, o advogado pode enviar petições pela internet, assinar documentos e enviar a Declaração de Imposto de Renda, entre outros serviços online.

Certificado digital para mobile

Esse certificado digital pode ser instalado em dispositivos móveis, como tablets e smartphones. Ele não exige instalação de drivers nem atualizações, já que a emissão e o armazenamento ocorrem diretamente no dispositivo.

Certificado digital armazenado em nuvem

Também existe a possibilidade de adquirir um certificado digital armazenado na nuvem. Esse tipo de certificado é seguro e dispensa a necessidade de mídias criptográficas. Além disso, é gerenciável e utilizável em vários computadores e aparelhos.

Certificado SSL

O certificado SSL garante uma troca segura de informações em seu site por meio de criptografia. Além disso, protege os dados contra interceptações ou alterações feitas por terceiros.

Quem precisa de certificado digital?

A maior parte das empresas precisa usar certificado digital para poder executar tarefas relacionadas aos órgãos governamentais. Inclusive, algumas atividades do serviço público exigem esse documento.

Pessoas físicas, MEIs e empresas do Simples Nacional com até um empregado não precisam ter certificado digital.

Apesar disso, o certificado digital traz facilidades ao substituir documentos em papel com a assinatura de próprio punho. Isso tudo ajuda a desburocratizar e tornar os processos mais ágeis e seguros.

Os empresários também têm a possibilidade de usar o e-CPF para fazer a assinatura de documentos da empresa em seu próprio nome. Essa é uma ferramenta útil para a assinatura do contrato social do negócio, por exemplo.

Dessa forma, você pode realizar pela internet procedimentos que antes exigiam presença física. Prefeituras e Juntas Comerciais que já implantaram sistemas virtuais são exemplos de órgãos que permitem transações virtuais por meio de certificado digital.

Pessoas físicas

As Pessoas Físicas podem utilizar o certificado digital para realizar diversas atividades. Na maioria dos casos, o certificado não é obrigatório para essas tarefas. Mesmo assim, ele economiza tempo e dinheiro e deixa as transações mais seguras.

Confira alguns exemplos:

• Certificado digital para a assinatura de documentos digitais: traz validade jurídica às assinaturas eletrônicas. Com isso, não é mais preciso imprimir documentos e reconhecer firma em cartório;
• Certificado digital para usar sistemas do governo: com ele, o cidadão acessa os sistemas online da administração pública com mais segurança. Exemplos disso são os serviços da Receita Federal e o eSocial, para empregadores domésticos.

Empresas do Simples Nacional

Empresas do Simples Nacional com mais de três empregados precisam ter um Certificado Digital de Pessoa Jurídica (e-CNPJ). Sem ele, a empresa não consegue enviar ao governo informações fiscais, trabalhistas e de previdência, nem pagar os tributos exigidos por lei. Isso pode gerar multas.

Para ficar em dia, a empresa precisa comprar o certificado ou nomear um procurador para cuidar das transações feitas com ele.

Empresas de lucro presumido ou real

Empresas que se enquadram nos regimes tributários do Lucro Real ou do Lucro Presumido precisam ter um certificado digital. Isso porque esse tipo de empresa precisa emitir Nota Fiscal Eletrônica.

Todo CNPJ que emite nota fiscal na venda de mercadorias com ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) precisa ter certificado digital.

Microempreendedor Individual (MEI)

O MEI não precisa ter um certificado digital. Isso porque o MEI só precisa emitir nota fiscal quando vende produtos ou serviços diretamente para outra empresa.

Porém, caso o MEI queira ter o documento, terá como vantagens:

• A facilidade para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), caso a utilize;
• A possibilidade de fazer diversas transações fiscais com segurança e facilidade, como declarações à Receita Federal e comprovações;
• Redução de custos;
• Redução de tempo, deslocamento e trabalho para a realização de diversos processos.

Como obter um certificado digital?

Você pode comprar um certificado digital diretamente nas lojas de uma Autoridade Certificadora de confiança. A saber, muitas delas oferecem o serviço online. A compra do certificado normalmente ocorre em três etapas:

1. Em primeiro lugar, você compra o Certificado Digital na loja;
2. Em seguida, emite o Certificado Digital, com a validação dos documentos. Você pode fazer esse processo por chamada de vídeo ou presencialmente;
3. Por fim, ocorre a instalação do Certificado Digital no aparelho em que será utilizado.

Além disso, é importante ressaltar que existem dois tipos de Certificado Digital:

• Certificado digital A1 – Emitido e armazenado no próprio aparelho (computador ou dispositivo móvel), com validade de 12 meses;
• Certificado digital A3 – Emitido e armazenado em mídia criptográfica, que pode ser token, cartão ou nuvem. Possui validade de um a cinco anos.

Outra opção é comprar o Certificado Digital diretamente na loja da Serpro (órgão governamental) ou em outras empresas que atuam no ramo. Você também pode adquirir o certificado digital OAB diretamente no site da AC OAB.

Quem emite os certificados digitais?

Tão importante quanto saber como conseguir um certificado digital é saber o que é a Autoridade Certificadora (AC) e como escolhê-la. Essa é a primeira etapa para a solicitação do documento.

A AC é a entidade que emite os certificados digitais. Ela também é a responsável por revogar, renovar e gerenciar os documentos dos solicitantes e de outras ACs que estejam abaixo dela.

No Brasil, o Comitê Gestor da ICP-Brasil e o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) regulam a certificação digital. Este último é o responsável por executar as regras a serem seguidas por todas as ACs que credenciam Autoridades de Registro (AR).

As AR ficam abaixo das AC. O solicitante comparece à AR para entregar sua documentação e emitir seu certificado. Para que possa garantir a segurança da transação, é necessário escolher uma AC de confiança, credenciada pela ICP-Brasil.

Qual o valor dos certificados digitais?

Os preços variam de acordo com a validade do certificado e o tipo de mídia escolhidos pelo usuário (A1 ou A3). Contudo, na Serpro há certificados a partir de R$153 para Pessoas Físicas e R$218 para Pessoas Jurídicas. No site da AC OAB, você encontra e-CPF para advogados a partir de R$130.

É possível conseguir um certificado digital gratuito?

Não é possível afirmar que existe um certificado digital gratuito. Da mesma forma que outros produtos digitais que oferecem benefícios para os negócios, o certificado digital possui um custo.

No entanto, é importante ressaltar que a empresa pode diluir esse valor no orçamento. Além disso, os benefícios e economia de tempo e deslocamento proporcionados por ele fazem com que seu valor compense.

Renovação do certificado digital

Se você já tem certificado digital com biometria cadastrada, em software ou em mídia física, pode renovar o certificado pela internet. Existem três processos, que podem variar conforme o tipo e o prazo de validade do certificado.

As regras e tipos de certificado podem variar conforme a AC. Confira quais são os processos:

• Renovação online – Essa é uma possibilidade para quem tem certificado digital A3 com cartão ou token, e-CPF, e-CNPJ e NF-e. Eles precisam estar dentro do prazo de validade;
• Renovação por chamada de vídeo – Vale para certificados A1 válidos ou vencidos e para certificados A3 vencidos;
• Renovação presencial – Essa possibilidade é válida para quem possui qualquer tipo de certificado digital.

Testar o certificado digital

Algumas ACs, além de possibilitarem a compra de certificados digitais, ainda oferecem o serviço de teste de certificado. Assim, o usuário confere a validade e outras informações sobre o certificado e descobre se ele está pronto para uso.

De forma totalmente online você consegue saber, em alguns segundos, as seguintes informações:

• Dados do titular;
• Tempo de validade;
• Modelo ou tipo de certificado;
• Empresa emissora.

Entenda como funciona o armazenamento das informações

Além de entender bem o que é certificado digital, é preciso saber onde ele guarda suas informações. Descubra como funciona o armazenamento em cada dispositivo:

Armazenamento no computador

A AC emite o certificado do tipo A1, que fica instalado no computador do usuário. Você pode guardá-lo de duas formas: no navegador ou em dispositivos móveis. Além disso, ele conta com criptografia por software e proteção por senha.

Após a emissão, o sistema gera na área de trabalho uma cópia de segurança do certificado com o número do pedido. Transfira essa cópia para um local seguro, como um pendrive ou a nuvem.

Armazenamento em mídias criptográficas Token ou Cartão

O cartão inteligente ou token gera e armazena as chaves criptográficas do certificado digital do tipo A3. Esses dispositivos contam com senha e hardware criptográfico aprovado pela ICP-Brasil.

Armazenamento no servidor (Certificado Digital SSL)

Os certificados SSL normalmente ficam em servidores e outros equipamentos que suportam o protocolo SSL/TLS. Entre eles estão Apache, Microsoft IIS, Exchange, Tomcat e JBoss. Também entram outros servidores baseados em Java e painéis de controle como cPanel e Plesk.

Armazenamento em Hardware Security Module (HSM)

Esse hardware serve para gerar, guardar e proteger chaves criptográficas. Você pode adquiri-lo em formato de placa ou embutido em um servidor lacrado. Pode servir para armazenar diversos certificados digitais.

Armazenamento em nuvem

Com o armazenamento em nuvem, você acessa o certificado de qualquer lugar ou dispositivo com toda a segurança. Esse tipo de certificado tem validade máxima de até cinco anos e traz praticidade aos usuários.

Armazenamento no dispositivo móvel

Por fim, o certificado A1 também pode ficar no celular. Basta ter Android 4.4 ou iOS 8 em diante. Assim, você não precisa carregar outras mídias. Além disso, é possível ter toda a segurança sem precisar instalar drivers.

Conclusão

Os certificados digitais funcionam como identidades online de pessoas físicas e jurídicas. Esse tipo de documento ajuda a garantir a integridade das operações realizadas e a desburocratizar processos.