Você já precisou compartilhar o certificado digital para advogados com um colega de equipe, enviando a senha por e-mail ou, pior, deixando-a anotada em algum lugar de fácil acesso? Se a resposta foi sim, você não é o único.
Essa é uma prática comum em muitos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, motivada pela necessidade de agilidade e colaboração.
No entanto, o que parece uma solução simples para o acesso aos certificados digitais, esconde riscos enormes que podem comprometer a segurança da sua operação, dos seus clientes e, até mesmo, a reputação do seu negócio.
Com mais de 15 milhões de certificados ativos no Brasil, segundo dados do ITI, a digitalização do universo jurídico trouxe eficiência, mas também expôs novas vulnerabilidades. Contar somente com a boa-fé da sua equipe não é uma política de segurança confiável.
Afinal, a segurança da sua operação jurídica não pode ser uma questão de “se”, mas de “como”. E é exatamente sobre isso que vamos falar.
O que é o certificado digital para advogados e por que ele é tão importante?
O certificado digital para advogados é a sua identidade digital no universo jurídico. Essencial para o peticionamento eletrônico em sistemas como PJe, e-CNJ, Projudi e muitos outros, ele garante a autenticidade e a validade jurídica de suas ações.
É por meio dele que você assina documentos, protocola petições, consulta processos e executa inúmeras atividades que demandam fé pública.
Em essência, o certificado digital para advogados funciona como uma credencial intransferível, que atesta quem você é e garante que os atos praticados em seu nome no ambiente digital são realmente seus.
Seja ele armazenado em um token (A3) ou em nuvem (A1), a sua função é a mesma: proteger a integridade dos seus atos digitais e garantir a conformidade com a lei.
Leia também: Shodô e PJe: entenda esses programas e descubra a solução do Whom para operar suas atividades
Por que compartilhar o certificado digital manualmente favorece o vazamento de dados?
A simplicidade de acessar o certificado digital para advogados manualmente até existe, contudo, quando você compartilha um arquivo “.pfx” por e-mail ou mensagens, ou empresta um token de certificado digital, você está efetivamente perdendo o controle sobre uma das chaves mais importantes do seu escritório.
Perda total de controle e visibilidade
Imagine que um certificado, que deveria ser de uso exclusivo, está sendo usado por várias pessoas sem um registro claro de quem o acessou, quando e para qual finalidade.
Isso cria um “buraco negro” na sua auditoria. Você perde a capacidade de rastrear a origem de uma ação específica, de identificar acessos não autorizados ou de investigar incidentes de segurança ao compartilhar certificados digitais entre advogados indiscriminadamente.
Se não houver a visibilidade adequada, a gestão de certificados vira um jogo de adivinhação, com consequências imprevisíveis.
Risco de transações e assinaturas indevidas
A falta de controle sobre o acesso ao certificado digital de um advogado é um risco grave. Ela permite que qualquer pessoa com a posse da senha realize peticionamentos, assine contratos e acesse informações confidenciais em nome do titular.
Não importa o quanto você confie em sua equipe, um erro humano, uma conta comprometida ou até mesmo uma falha na rastreabilidade pode levar a uma ação indevida.
As implicações legais, financeiras e reputacionais de uma assinatura ou transação não autorizada são graves e podem ser irreversíveis.
Insegurança operacional e jurídica
Além dos riscos diretos de uso indevido, o compartilhamento manual eleva o nível de insegurança operacional e jurídica de todo o escritório.
A validação do certificado digital pode ser comprometida se a chave privada estiver em múltiplos locais sem proteção adequada. Isso torna a conformidade com a LGPD um desafio ainda maior, pois a responsabilidade pela proteção de dados sensíveis e pela rastreabilidade dos acessos é do escritório e do departamento.
Um incidente de segurança, mesmo que pequeno, vai gerar multas pesadas, processos judiciais e uma perda significativa da confiança.
Não conte apenas com a confiança na equipe
A segurança digital exige mais do que a confiança mútua entre colegas; exige sistemas e protocolos que garantam a integridade e a rastreabilidade dos dados.
No mundo digital, onde a identidade é a chave, a responsabilidade pelo certificado digital para advogados não pode ser delegada sem o devido controle.
A questão não é apenas “como fazer um certificado digital”, mas sim “como gerenciá-lo com segurança para que ele seja um ativo e não um passivo”.
A ausência de uma solução tecnológica robusta para a gestão de certificados digitais deixa seu escritório vulnerável a ameaças internas e externas, por mais que sua equipe seja exemplar.
Leia também: Como gerir quem deverá acessar o certificado digital?
Como funciona a gestão segura de certificados
A boa notícia é que existe uma solução desenvolvida especificamente para a realidade jurídica brasileira, que resolve todos esses problemas: o Whom.doc9.
Pioneiro no Brasil, o Whom.doc9 é o sistema de gestão de certificados digitais que permite que escritórios e departamentos jurídicos compartilhem e gerenciem o uso de certificados de forma centralizada, segura e totalmente rastreável, garantindo a conformidade com a LGPD.
O Whom.doc9 se destaca no mercado por oferecer uma gestão de acessos robusta, com relatórios completos e personalização de regras. Isso significa que você define exatamente quem pode usar o quê, quando e onde, com total visibilidade sobre cada ação.
Diferente de soluções limitadas, o Whom.doc9 integra segurança e suporte especializado para incidentes relacionados aos sistemas dos tribunais, proporcionando tranquilidade jurídica e operacional.
É a única plataforma que combina gestão completa de certificados digitais com uma equipe dedicada para a prevenção e mitigação de incidentes, assegurando um nível de suporte e segurança que a concorrência não oferece.
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A segurança do seu nome não pode ser negociável
Com um mercado digitalizado, onde o certificado digital para advogados é a chave para a atuação profissional, a segurança na gestão desse ativo não é uma opção, mas uma necessidade inegociável.
A prática de compartilhar certificados manualmente, por mais comum que seja, é um convite aberto a riscos sérios que podem custar caro à reputação e ao seu patrimônio.
Não espere um incidente acontecer para agir. Invista na segurança do seu jurídico e na tranquilidade da sua equipe. A doc9 tem a solução definitiva que combina inovação, segurança e eficiência, permitindo que você tenha controle total sobre seus certificados digitais, sem abdicar da agilidade.
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