FGTS digital: como usar e benefícios

O FGTS Digital é uma plataforma criada pelo Governo para o gerenciamento da arrecadação do Fundo de Garantia.

O FGTS Digital é uma plataforma de gestão que integra todo o processo de arrecadação do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Seu objetivo é aperfeiçoar processos como: arrecadação, prestação de contas aos trabalhadores e empregadores, apuração, lançamento e cobrança dos recursos do FGTS.

Esse é o novo sistema de remunerações que são declaradas no eSocial. Nele, os débitos são individualizados desde sua origem. Assim, os empregadores poderão gerar guias personalizadas com rapidez e facilidade.

Além disso, o sistema permite o recolhimento de diversas competências e tipos de débitos em um único documento. Tudo isso reduz custos operacionais e tempo. Na plataforma, a arrecadação do FGTS passará a ser feita por meio de PIX.

O novo sistema ainda não está em funcionamento, mas neste artigo você confere todas as informações sobre o novo FGTS Digital, como funciona, diferenças em relação ao sistema atual e principais benefícios. Acompanhe!

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O que é o FGTS digital?

O FGTS Digital é uma nova plataforma para a arrecadação do FGTS, que funciona de maneira integrada ao eSocial. Ela também possui funcionalidades para empregadores como: serviço de caixa postal, parcelamento de débitos e emissão de guias individualizadas. 

Os trabalhadores também poderão acessar o sistema para consultar extratos dos depósitos e acompanhar a base de cálculo das contribuições. A intenção da nova plataforma, que está em projeto desde 2019, é aperfeiçoar aspectos como:

• A arrecadação do Fundo;
• A prestação de contas aos trabalhadores e aos empregadores;
• A fiscalização;
• A apuração;
• O lançamento;
• A cobrança dos recursos do FGTS.

O foco da nova solução é a desburocratização do sistema e a qualidade da prestação dos serviços. Porém, a plataforma também torna mais abrangente a fiscalização por meio da auditoria fiscal do Ministério da Economia sobre o recolhimento feito pelos empregadores.

Isso porque o sistema facilita o acesso às informações da folha de pagamentos, da base de cálculo das obrigações de recolhimento do FGTS e da Contribuição Social. Ele também disponibiliza diversas ferramentas para que a gestão completa da relação do empregador com o fundo seja realizada de forma transparente.

A plataforma contará com relatórios de recolhimentos, extratos detalhados ou consolidados por trabalhadores, além de consultas de pendências que impactam na emissão do Certificado de Regularidade do FGTS – CRF.

A implantação e a especificação do Sistema do FGTS Digital são de responsabilidade do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). O objetivo do Governo Federal é facilitar o processo, centralizando e unificando os dados das empresas para ajudá-las a cumprir suas obrigações e trazer mais segurança aos direitos dos trabalhadores. 

Como funciona o FGTS digital?

O FGTS Digital é integrado ao Sistema de Escrituração Digital das obrigações fiscais do Governo Federal, o eSocial. Isso garante que a prestação das informações necessárias ao recolhimento do FGTS seja mais simples. 

Atualmente, o empregador deve encaminhar os dados dos vínculos empregatícios por meio de outros sistemas, em um formato diferente do usado no eSocial. Isso faz com que haja retrabalho e mais esforço para que as empresas cumpram suas obrigações acessórias.

Com o FGTS Digital, o empregador poderá encaminhar a declaração mensal de FGTS pelo eSocial, fazendo o pagamento pelo sistema, que identificará de forma imediata os trabalhadores a serem beneficiados pelo recolhimento.

Como consultar o FGTS digital?

Quando estiver disponível, pessoas físicas poderão acessar a plataforma do FGTS Digital por meio do login único gov.br, com usuário e senha ou certificado digital. Para isso, é preciso ter um nível de validação prata ou ouro na conta gov.br.

Para que o empregador (Pessoa Jurídica) possa acessar o FGTS Digital, é preciso que a pessoa física vinculada ao certificado digital da empresa esteja cadastrada nos serviços gov.br. O CNPJ da empresa deve estar vinculado ao cadastro de pessoa física (CPF), conforme as orientações de acesso.

Após acessar o sistema, o usuário poderá visualizar os dados vinculados ao titular que fez o login. Para quem precisa acessar dados de terceiros, como representantes legais ou procuradores, será necessário clicar na opção Trocar perfil.

Um usuário poderá ter um de três perfis de acessos:

• Meu perfil (titular) – Nesta opção, é possível acessar os dados do titular do certificado digital ou do usuário e senha da conta gov.br nível prata ou ouro. O empregador poderá visualizar e editar os dados dos trabalhadores vinculados ao seu CPF ou CNPJ;
• Procurador de Pessoa Física – CPF – Nesta opção, é possível editar e consultar dados de empregador inscrito em um CPF. É necessário cadastrar previamente a autorização no módulo de procurações do FGTS Digital;
• Procurador de Pessoa Jurídica – CNPJ – Nesta opção, é possível editar e consultar dados de empregador inscrito em um CNPJ. É necessário cadastrar previamente a autorização no módulo de procurações do FGTS Digital;
• Responsável Legal do CNPJ perante a Receita Federal – Esta opção permite o acesso com certificado digital pessoa física (e-CPF) ou usuário e senha de uma conta gov.br nível prata ou ouro do administrador cadastrado na base da Receita Federal.

Diferenças entre o FGTS digital e o tradicional

Atualmente, o empregador deve depositar 8% do salário do trabalhador contratado no regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e 2% do salário do menor aprendiz referente ao FGTS em sua conta na Caixa Econômica. Esse valor deve ser pago sem prejuízo à renda do trabalhador.

A Caixa Econômica é a responsável pelo processamento dos valores a pagar. A Caixa gera a Guia de recolhimento do FGTS (GRF) por meio do aplicativo do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (Sefip). 

As empresas devem carregar as informações neste aplicativo, gerar a guia e fazer o pagamento até o dia 07 de cada mês, de acordo com a data estabelecida para o pagamento dos valores devidos.

Por meio do sistema do FGTS Digital, todas as etapas necessárias serão centralizadas e unificadas para que as obrigações sejam cumpridas de forma mais simples.

Detalhes sobre o saque do FGTS 

Benefícios de usar o FGTS digital

• Reduzir burocracias;
• Diminuir custos operacionais relacionados ao FGTS; 
• Reduzir despesas com tarifas da rede arrecadadora do FGTS; 
• Digitalizar serviços; 
• Integrar ambientes;
• Facilitar o acesso e o gerenciamento de informações; 
• Trazer segurança, integridade e confiabilidade aos dados relacionados ao FGTS;
• Reduzir a postergação da arrecadação anual do FGTS; 
• Fornecer informações para direcionar ações e tomada de decisões estratégicas;
• Aprimorar a gestão, o controle e a transparência dos processos;
• Facilitar a comunicação entre Administrados e Administração; 
• Permitir que todos os relacionados ao recolhimento do FGTS tenham acesso aos dados necessários para o exercício pleno de suas competências.

Benefícios de usar o FGTS digital para empresas

Para os empregadores, o FGTS Digital traz diversos benefícios, como economia de tempo para a declaração e o recolhimento dos valores a serem pagos. Isso porque o sistema usará os dados do eSocial, obrigação que já é utilizada pelas empresas. 

O sistema também traz ganhos como:

• Eficiência;
• Controle dos valores devidos e arrecadados;
• Emissão de guias;
• Consulta de extratos de pagamentos;
• Individualização dos extratos;
• Consulta de débitos;
• Pagamento da multa indenizatória a partir das remunerações devidas de todo o período trabalhado;
• Funcionalidades como o parcelamento e a restituição de valores pagos a maior, entre outras.

A partir do momento em que o sistema entrar em vigor, todos os empregadores obrigados ao recolhimento do FGTS deverão usar o FGTS Digital. As empresas dos Grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial que já fazem a transmissão de eventos de remuneração devem usar a plataforma.

Por meio do eSocial, é possível calcular as bases de FGTS, conforme as incidências das rubricas do empregador para as remunerações. Essas rubricas são declaradas e cadastradas pelo empregador, e isso é o que define se haverá incidência de FGTS.

O FGTS Digital traz ganhos em eficiência e controle dos valores devidos e arrecadados. Isso traz reflexo direto a todas as áreas da sociedade às quais esses recursos são direcionados, como financiamento de habitação, saneamento e infraestrutura.

O FGTS Digital está em vigor?

O sistema do FGTS Digital ainda não está disponível. A data de implantação será divulgada por meio do portal do Ministério do Trabalho e Previdência em breve. A previsão é que a plataforma entre em funcionamento no primeiro semestre de 2023. 

O Portal do FGTS Digital prevê um prazo de seis meses de preparação entre a divulgação do cronograma e a entrada do sistema em vigência. Nesse intervalo, empregadores poderão fazer testes na plataforma antes da migração obrigatória.

Produção limitada: preparação dos empregadores

Um período chamado “Produção Limitada” foi estabelecido para simplificar a transição entre os sistemas usados para recolher o FGTS. Todas as remunerações declaradas no eSocial serão exibidas no FGTS Digital para possibilitar a emissão simulada de guias.

Porém, as guias emitidas no período de produção limitada não terão validade jurídica ou serão aceitas para pagamento no sistema bancário. Neste período, os recolhimentos continuarão acontecendo por meio da Caixa Econômica Federal.

A produção limitada foi estabelecida para que os empregadores possam validar os processos internos e conferir se as informações declaradas nas remunerações são as mesmas que estão no FGTS Digital.

Se o empregador encontrar divergências nos valores entre o sistema de gestão de folha e o FGTS Digital, deverá analisar todas as rubricas declaradas, sejam elas de vencimento, desconto ou informativas. 

Com essas informações em mãos, deverá corrigir as incidências em cada rubrica e reenviar os eventos de remuneração de cada trabalhador. Dessa forma, os totalizadores do FGTS serão processados novamente.

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Conclusão

O FGTS Digital é uma solução tecnológica que está sendo implantada pelo Governo Federal para facilitar o recolhimento e o acompanhamento deste direito dos trabalhadores. O novo sistema, integrado ao eSocial, trará diversas funcionalidades e facilidades aos empregadores e aumentará a transparência para trabalhadores.

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