Posso compartilhar certificado digital?
O compartilhamento de certificados digitais já faz parte da rotina de empresas e escritórios de advocacia. Mas, será que compartilhar certificado digital é uma prática segura, e principalmente, em conformidade com a legislação?
Você compartilharia seus documentos pessoais como CPF ou RG com outras pessoas ou colaboradores de sua empresa ou escritório? Compartilhar seu Certificado Digital é a mesma coisa, já que esse documento garante sua identidade no ambiente online.
Não importa se seu certificado esteja em nuvem, cartão ou token. O que importa são os dados que ele carrega, que garantem sua autenticidade em documentos e serviços acessados ou assinados por meio dele.
Novas soluções: saiba como ter controle no compartilhamento do seu certificado digital!
Mesmo os certificados voltados a Pessoas Jurídicas, como o e-CNPJ, devem ser compartilhados apenas quando necessário e com todo o cuidado. Neste texto, te explicamos as funcionalidades do certificado e como fazer um compartilhamento seguro. Confira!
Para quê serve certificado digital?
No meio jurídico, o documento é muito importante, já que é por meio dele que os advogados podem atuar de forma segura no ambiente online. Mas, embora o certificado represente evolução e praticidade, na prática, é necessário tomar alguns cuidados para que essa seja uma ferramenta eficaz.
Com o certificado, várias operações cotidianas passaram a ser realizadas online e de maneira segura. Além da transmissão de dados e informações, o advogado pode movimentar processos, peticionar, assinar sentenças e fazer diversos andamentos online.
O Certificado Digital é uma tecnologia que permite que o usuário acesse sistemas e faça transações seguras na internet. Ele funciona como um tipo de credencial, que atesta a identidade de máquinas, sites e Pessoas Físicas e Jurídicas.
Esse tipo de documento é criptografado, e assim, garante a total autenticidade das transações e transmissões de documentos. Além disso, ele assegura a confidencialidade tanto dos dados quanto das pessoas envolvidas. O documento tem a mesma validade jurídica de uma assinatura feita em papel.
Por que compartilhar certificado digital?
No meio jurídico, o documento é muito importante, já que é por meio dele que os advogados podem atuar de forma segura no ambiente online. Mas, embora o certificado represente evolução e praticidade, na prática, é necessário tomar alguns cuidados para que essa seja uma ferramenta eficaz.
Com o certificado, várias operações cotidianas passaram a ser realizadas online e de maneira segura. Além da transmissão de dados e informações, o advogado pode movimentar processos, peticionar, assinar documentos e fazer diversos andamentos online.
Do ponto de vista tecnológico, o certificado é bastante seguro. Porém, na rotina de diversos departamentos jurídicos e escritórios, algumas práticas acabam colocando essa ferramenta em risco.
Exemplo disso é o compartilhamento de certificados digitais entre vários advogados, estagiários e outros colaboradores. Isso é feito devido ao fato de que o controle de prazos e a responsabilidade são centralizados nos sócios fundadores do escritório, além de que obter um certificado digital para cada colaborador é uma alternativa muito custosa.
Assim, é muito comum que seja feito o compartilhamento de um ou alguns certificados entre várias pessoas. O risco dessa prática está no fato de que a própria legislação atribui toda a responsabilidade do uso e guarda do certificado ao seu titular.
Porém, a boa notícia é que já existem alguns procedimentos e ferramentas tecnológicas para tornar o compartilhamento de certificados seguro. Continue essa leitura para conhecer mais sobre essas ferramentas.
Manutenção de certificado digital
O compartilhamento de certificados digitais faz com que as empresas e escritórios tenham que assumir toda uma trabalhosa rotina. Ela inclui a manutenção de instalações, atualizações e gestão de acessos, devido à rotatividade de colaboradores e outras mudanças.
Assim, embora o compartilhamento represente praticidade, ele também multiplica as responsabilidades em torno do documento. Confira como instalar certificado digital em outro PC:
Como compartilhar certificado digital A1?
O certificado digital A1 fica armazenado no computador. Porém, é possível criar cópias para usá-lo em outros dispositivos. Além disso, quando você faz a emissão, uma cópia de segurança é gerada automaticamente. Ela fica salva no seu computador com o formato .pfx
Confira como compartilhar certificado digital A1:
- Localize, em seu computador, a cópia do arquivo com extensão .pfx;
- Salve-a em um pen drive ou envie por e-mail;
- Salve a cópia no novo computador;
- Faça o procedimento de instalação, da mesma maneira que você fez no primeiro computador.
- Teste o certificado para saber se está tudo certo.
Como compartilhar certificado digital A3?
O certificado digital A3 fica armazenado em cartão ou token. Para fazer sua instalação em outro computador, você só precisa preparar a nova máquina.
Confira como compartilhar certificado digital A3:
- Desconecte o token ou cartão do atual computador;
- Plugue-o na nova máquina;
- Certifique-se de que os drivers e programas relacionados ao certificado estão instalados no computador. Para isso, consulte o site da emissora do seu certificado;
- Teste o certificado para saber se está tudo certo.
Os riscos de compartilhar seu certificado digital
É importante sempre ter em mente que todos os procedimentos realizados com o certificado digital têm validade jurídica. Ou seja, o titular do documento fica responsável por todas as consequências das ações que foram tomadas por meio dele.
Por meio do certificado, é possível tomar diversas ações, como:
- Assinar documentos e declarações;
- Enviá-los pela internet;
- Emitir nota fiscal eletrônica (o documento é obrigatório para empresas, exceto MEIs);
- Usar o eSocial;
- Acessar serviços como o portal da Receita Federal;
- Acessar outros ambientes virtuais com segurança.
O uso incorreto do certificado pode trazer vários problemas para o titular. Confira alguns desses problemas:
Segurança da informação
O mau uso dos certificados digitais podem acabar ocasionando em incidentes como vazamento de dados. O que, por sua vez, pode levar à exposição de informações confidenciais e sensíveis a pessoas não autorizadas.
Assim, por meio de um ciberataque, dados como CPF, número do cartão de crédito, senhas e outros da empresa, colaboradores e clientes podem ser expostos. Além disso, podem ser vendidos ou até sequestrados para extorsão.
Confira também: “Segurança da Informação: o que é e quais são seus pilares”
Sobrecarga da equipe
Outro ponto relacionado ao compartilhamento de certificado digital é a sobrecarga da equipe devido à sua trabalhosa rotina de manutenção. Muitas vezes, é necessário delegar funções repetitivas de manutenção dos certificados compartilhados para os colaboradores.
Atividades de rotina, como atualizações, instalações, renovações, gestão de acessos dos novos e antigos funcionários, tomam muito tempo dos colaboradores. Essas tarefas somadas às demandas de rotina das equipes só aumentam o risco de falha humana.
Gerenciamento de acessos
Normalmente, as empresas fazem a concessão de acessos sem tomar as medidas necessárias para que esse seja um processo seguro. Assim, acabam ferindo as normas de LGPD e compliance. Mas, existe uma forma de diminuir esse tipo de problema: adotar ferramentas de permissão de acesso.
Como compartilhar seu certificado digital com segurança dentro do ambiente jurídico
O processo para um advogado obter o certificado digital vinculado à OAB é totalmente personalizado. Na primeira solicitação, o advogado deve comparecer presencialmente a uma unidade certificadora para fazer o pedido e cadastrar sua biometria. Dessa forma, pode fazer a próxima solicitação virtualmente por meio de videoconferência.
Além disso, a OAB deve atender aos rigorosos procedimentos da ICP-Brasil para que possa emitir os certificados. O órgão é o responsável pela supervisão de todas as entidades certificadoras.
Todas essas exigências são feitas devido ao fato de que o advogado pode assinar documentos e realizar procedimentos com validade jurídica. Logo, o titular fica responsável por qualquer erro que aconteça enquanto seu certificado está sendo usado.
Por isso, o profissional deve buscar formas de aumentar a segurança em torno do uso de seu documento. Uma forma de fazer isso é buscando ferramentas de gestão de compartilhamento de certificados digitais.
Confira também: “Insights Sobre GRC – sua importância na governança corporativa“
Conheça uma ferramenta de compartilhamento para aumentar sua segurança
No mercado, era possível encontrar soluções que buscam coletar dados no caso de invasões ou acessos indevidos. Mas, infelizmente, não havia soluções preventivas, que evitassem esse tipo de problemas.
Ao identificar esse cenário, a Doc9 desenvolveu o Whom?. Por meio dele, o titular do certificado pode conceder acessos para os colaboradores que precisam usá-lo em seu dia a dia de trabalho.
Dessa forma, o titular consegue controlar, por meio de relatórios, tudo o que é feito em seu nome. Além disso, ele pode se manter em conformidade com a legislação, o que permite que faça operações com o certificado digital sem grandes riscos.
Conheça todos os benefícios que o Whom? pode trazer ao seu negócio!
Compliance e LGPD
Esse tipo de ferramenta é uma medida de proteção para os negócios. Isso porque, por meio dela, é possível limitar o acesso dos usuários a dados sensíveis e sistemas. Assim, é possível evitar gastos e dores de cabeça pela não adequação às normas.
O Whom?, por exemplo, possui termos de concessão mútua, o que confere consentimento legal para o compartilhamento do documento entre as partes. Quando a empresa adota esse tipo de recurso, fica em plena conformidade com os órgãos regulamentadores.
Posso compartilhar meu certificado digital?
Com o Whom?, você pode compartilhar seu certificado digital sem dores de cabeça e dentro das normas de compliance e LGPD. Assim, é possível aliar a praticidade do compartilhamento de certificados digitais com a segurança de ter total controle sobre seu uso.
Conclusão
O compartilhamento de certificados digitais é uma prática comum em escritórios e departamentos jurídicos. Porém, isso traz riscos tanto ao negócio, que fere as normas de compliance e LGPD, quanto ao titular, que pode ter seus dados sensíveis expostos.
Com o uso de novas soluções, como o Whom?, é possível fazer um compartilhamento de certificado em conformidade e com todas as ferramentas de gestão necessárias para manter a segurança de sua empresa ou escritório de advocacia.
Como é o compartilhamento de certificado digital em seu negócio? Compartilhe esse texto com seus colegas que precisam saber como aumentar sua segurança!
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