Fluxo de Caixa para Escritório de Advocacia

Você já pensou em Fluxo de Caixa para escritório de Advocacia? Nos tempos atuais, onde o mercado está muito mais contraído, é inevitável que os clientes pensem mais ao realizar qualquer tipo de compra ou de desembolso e ter um controle de caixa é importante para qualquer empresa prestadora de serviços que deseja se manter em tempos de crise e se destacar no futuro.

Manter um bom fluxo de caixa para escritório de advocacia é igualmente importante, porém isso demanda um esforço adicional da equipe, não se engane. Isso, principalmente, porque as maiores fontes de rendas de um escritório de advocacia dependem do sucesso de uma ação judicial, mas as contas fixas e de pessoal permanecem ativas mês a mês.

Um bom fluxo de caixa para escritório de advocacia não deve demonstrar apenas a entrada e a saída de dinheiro, ele precisa mostrar ao responsável se o escritório está pronto ou não para contrariar novas obrigações, se o escritório está preparado para conceder mais prazos para os clientes para a postergação de contas, entre outros. E para o fluxo de caixa ser eficiente, uma dica é que ele seja construído por períodos, um fluxo de caixa de longo prazo pode não ser uma estratégia tão eficiente, já que o dinheiro em caixa é um recurso de curto prazo.

Fluxo de Caixa para Escritório de Advocacia: Como iniciar

O primeiro passo para a construção de um fluxo de caixa para escritório de advocacia precisa ser a definição do período que ele irá abranger, para escritórios de advocacia, um bom período pode ser de um ano. Após essa definição, é preciso identificar que desembolsos que serão realizados no período programado. E para isso, um ponto muito importante é que os advogados associados deixem de fora os seus gastos pessoais, não podemos envolver despesas pessoais com as despesas do escritório.

Para tal, é ideal que os sócios definam um pró-labore fixo (falamos um pouco sobre isso em outro post) e que as retiradas extras só sejam feitas quando o escritório estiver tendo resultados favoráveis de lucro, isso trará mais previsibilidade para o fluxo de caixa.

Após a definição do período e a inserção de gastos programados, informe qual é o saldo disponível em caixa, recebimentos e demais pagamentos programados. Iniciar um fluxo de caixa para escritório de advocacia é relativamente simples, o mais complicado é o desenvolvimento de ferramentas que auxiliem na previsão de gastos durante o período definido. E qual seria a melhor maneira de realizar essa previsão? Através de orçamentos, definindo gastos máximos por áreas do escritório; O fluxo de caixa, além de prever desembolsos, pode demonstrar quais são as áreas que estão mais deficitárias, que estão demandando mais recursos do que o que foi orçado.

Fluxo de Caixa para Escritório de Advocacia: Como fortalecer

Alguns escritórios de advocacia, muitas vezes, possuem uma grande quantia para receber dos seus clientes e mesmo assim passam por uma série de problemas financeiros, isso por falta de controle e de planejamento, ou seja, por um fluxo de caixa ineficaz. Porém, estão disponíveis no mercado diversas ferramentas de gestão financeira que podem ajudar o seu escritório na construção de um fluxo de caixa eficaz e diminuir o risco de sofrer com a falta de recebimento dos clientes.

Uma das ferramentas utilizadas para controle e verificação do fluxo de caixa é o prazo médio, que possibilita que o escritório veja qual é o prazo médio real de recebimento de receita dos seus clientes e de pagamento de contas. Com isso, podemos verificar a linha temporal de pagamentos e de recebimentos, se os clientes estão primeiro pagando ao escritório ou se o escritório está primeiro realizando o pagamento de suas contas e suas despesas, tendo assim que arcar prejuízos por um determinado tempo.

Prazo médio de recebimento de clientes

Para realizar o cálculo do prazo médio, é necessário abranger todas as receitas que o escritório recebeu no período, sejam elas a vista ou a prazo e dividir, então, pela quantidade de dias do período (período estabelecido para o fluxo de caixa). Se o fluxo de caixa do seu escritório de advocacia for anual, então você dividirá essas receitas por 365 dias, se for mensal, irá realizar a divisão por 30 e assim por diante.

O resultado dessa conta será a média de faturamento diária. Após essa divisão, você terá que dividir o que você ainda precisa receber de clientes por esse resultado, ou seja, se você ainda tem 10 mil reais para receber, você terá que dividir 10 mil pelo faturamento médio diário.

Exemplo:

• Total de receitas no período = R$ 365.000,00
• Se o seu fluxo de caixa for anual, divida por 365 dias, R$ 365.000,00/365 = R$ 1.000,00 (média de faturamento diário)
• Depois, divida a média de faturamento diário pelo montante que você ainda tem a receber de clientes. Se você tem, por exemplo, R$ 10.000,00 a receber de outros clientes, ficará:
• R$ 10.000,00 (valor a receber de clientes) / R$ 1.000,00 (média de faturamento diário) = 10 dias.

Assim, no exemplo hipotético, o escritório de advocacia demora em média 10 dias para receber dos seus clientes.

Prazo médio de pagamento de despesas

Para o cálculo do prazo médio de pagamento de despesas o processo é bem similar ao pagamento de clientes. Ao invés de pegar os valores recebidos no período, você irá separar os valores gastos no período, depois seguirá o processo da mesma maneira:

Exemplo:

• Total de despesas no período = R$ 36.500,00 (total de despesas pagas e a pagar)
• Se o seu fluxo de caixa for anual, divida por 365 dias, R$ 36.500,00/365 = R$ 100,00 (média de despesas diária)
• Depois, divida a média de despesas diária pelo montante que você ainda tem a pagar. Se você tem, por exemplo, R$ 10.000,00 a pagar até o final do periodo, ficará:
• R$ 10.000,00 (valor a pagar) / R$ 100,00 (média de despesas diária) = 100 dias.

Assim, no exemplo hipotético, o escritório de advocacia demora em média 10 dias para receber dos seus clientes, enquanto tem um prazo de pagamento de despesas de 100 dias. Nesse exemplo o fluxo de caixa para escritório de advocacia sinaliza uma situação favorável ao escritório, porque o escritório está recebendo dos seus clientes bem antes de ter que realizar o pagamento de suas contas.

Não se esqueça de separar despesas de Fluxo de Caixa

É comum no nosso meio que, ao realizar a prestação de serviços, o escritório tenha que realizar certos desembolsos para cobrir despesas relativas a processos, podendo elas serem taxas, deslocamentos, hospedagens, correios, entre outros. E para essas situações, é comum que o escritório requisite ao cliente um adiantamento referente a essas despesas.

E é nesse momento precisamos ter uma atenção redobrada. Por mais que esse adiantamento reflita diretamente na disponibilidade de caixa do escritório, não podemos utilizar ele como um capital do escritório. Muitos fiscalizadores exigem, inclusive, que o escritório mantenha uma contracorrente independente para esses casos. Mesmo sendo casos independentes, é muito importante ter agilidade no processo de registro e de fatura dessas despesas, para não termos problemas com informações, outro caso possível, quando há recursos disponíveis, é que o escritório arque primeiramente com os gastos e depois solicite o reembolso por parte do cliente.

Devemos também lembrar que a Lei 11.638/2008 determinou que as empresas que possuem patrimônio líquido superior a dois milhões precisam elaborar um demonstrativo de caixa. Esse relatório é diferente do fluxo de caixa gerencial e não tem como objetivo servir de ferramenta gerencial para o escritório. Essa demonstração tem como objetivo mostrar para investidores, empregadores e acionistas a forma com que a empresa gastou os seus recursos no período definido.

Sendo assim, ele não traz consigo informações referentes a gestão do escritório a curto prazo, mas sim serve como um relatório de publicação, para avaliação de terceiros sobre o desempenho da empresa em período determinado.

Ter uma boa gestão de um escritório de advocacia não é fácil, precisamos, diversas vezes, visualizar o escritório como uma empresa, e assim, precisamos aplicar uma série de métodos de gestão para fazer com que o negócio prospere, conforme o esperado. A gestão financeira é apenas uma parte disso, ainda, os sócios responsáveis pela gestão, precisam pensar em métodos de automação, melhores práticas para gerenciamento de tarefas, marketing jurídico e muito mais!

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