Como o Legal Operations pode ajudar a reduzir custos e aumentar a eficiência do departamento jurídico?

A área de Legal Operations atua dentro dos setores jurídicos e escritórios cuidando de tarefas administrativas para que os advogados possam se dedicar às questões jurídicas.

A área do Direito vem passando por diversas mudanças nos últimos anos. Para acompanhar essas transformações, os escritórios de advocacia e departamentos jurídicos precisam buscar por soluções que tornem suas operações mais eficientes.

Nesse contexto, o conceito de Legal Operations começou a cumprir um papel estratégico nas organizações. Trata-se de um setor dentro dos departamentos jurídicos ou escritórios dedicado à modernização e otimização das demandas rotineiras.

Entenda o que é Legal Operations ou Legal Ops, como também é chamada, a importância de investir nessa área e como essa área ajuda a reduzir custos e aumentar a eficiência dos escritórios e departamentos jurídicos neste artigo. Confira!

O que é Legal Operations e por que é importante para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos?

Legal Operations é a área que cuida das tarefas operacionais dentro de um departamento jurídico ou escritório de advocacia. Sua função é centralizar as atividades necessárias ao bom funcionamento da empresa, permitindo que o jurídico foque somente nos afazeres legais.

A área está totalmente integrada ao departamento jurídico ou ao escritório para gerenciar as atividades administrativas e tornar a gestão mais eficiente e auxiliar na redução de custos, por exemplo.

Porém, é preciso diferenciar a Legal Operations das áreas de controladoria jurídica ou compliance. Seu principal foco é gerir processos administrativos, fluxos de atividade e o funcionamento do escritório ou departamento jurídico como um todo. 

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Além disso, a área pode tomar diversas iniciativas para trazer mais eficiência ao funcionamento do setor jurídico. Por isso, mesmo que não lide diretamente com questões legais, visa contribuir para que a área jurídica tenha um desempenho melhor.

Qual a importância de Legal Operations?

Por meio da Legal Operations, é possível atribuir as tarefas administrativas a profissionais que têm as habilidades para realizá-las da maneira correta. Com isso, a qualidade das entregas e o tempo de conclusão são otimizados, tornando o departamento jurídico mais estratégico, econômico e eficaz.

Esta é uma área que vem ganhando bastante destaque ultimamente. Tanto que criou uma comunidade global em torno do conceito, chamada de Corporate Legal Operations Consortium (CLOC).

O consórcio é formado por diversos representantes de empresas ao redor do mundo, e definiu 12 competências essenciais para uma área de Legal Ops de alto desempenho. São elas:

1. Gestão financeira – Manter os gastos, metas financeiras e aspectos relacionados sob controle;
2. Gestão de fornecedores e firmas – Organizar e tornar o relacionamento com parceiros eficiente;
3. Tecnologia – Adotar softwares e outros recursos digitais para ajudar no trabalho jurídico;
4. Operações práticas – Estabelecer demandas e prioridades, e reduzir ruídos de comunicação;
5. Gestão de projetos e programas – Acompanhar as ações práticas ou criar novos projetos;
6. Governança de informação – Realizar uma gestão de dados eficaz, voltada à redução de perdas e aumento da segurança;
7. Planejamento estratégico – Definir ações que estejam alinhadas às metas da empresa;
8. Modelos de entregas de serviços – Melhorar a entrega da equipe jurídica e contratar parceiros e prestadores de serviços;
9. Gestão de conhecimento – Transmitir informações à equipe de forma transparente;
10. Business Intelligence – Analisar informações para a obtenção de resultados;
11. Saúde da empresa – Qualidade de vida e humanização de atividades;
12. Desenvolvimento e treinamento – Desenvolver habilidades técnicas e sociocomportamentais dos colaboradores.

Como implementar uma estratégia de Legal Operations eficaz em sua empresa?

Cada escritório ou departamento jurídico possui suas próprias demandas e necessidades. Por isso, a área de Legal Operations deve começar a ser estruturada a partir do desenvolvimento, treinamento ou contratação de profissionais para atuar especificamente nela.

Quem atua com Legal Ops realiza atividades como:

• Análise de dados;
• Entrega de serviços;
• Planejamento estratégico;
• Implantação de sistemas de gerenciamento de processos;
• Implementação de sistemas que atendam a demandas jurídicas;
• Promoção da interação entre todas as equipes do escritório ou departamento jurídico;
• Incorporação de novos projetos.

Além disso, para estruturar uma área de Legal Ops, é fundamental investir em tecnologia. É importante analisar os softwares de gestão jurídica, segurança da informação, armazenamento e outros para identificar aqueles que atendem às necessidades do setor e irão otimizar o tempo e reduzir os custos da operação.

Como a tecnologia está transformando o campo de Legal Operations?

Por meio da automação, inteligência artificial, análise de dados e aprendizagem de máquinas, a tecnologia atua para otimizar serviços e processos jurídicos. Sua implementação permite que departamentos jurídicos reduzam custos, melhorem sua eficiência e ofereçam serviços de qualidade a seus clientes. 

A tecnologia traz diversos benefícios aos processos de Legal Ops, como:

Automação de processos

Por meio de recursos tecnológicos, é possível automatizar tarefas repetitivas como a análise de documentos e a gestão de contratos. Com isso, os profissionais do Direito ganham tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas.

Redução de erros

Por meio da tecnologia, é possível reduzir o risco de erros e inconsistências em diversos sistemas e plataformas, garantindo mais precisão aos processos.

Colaboração

A tecnologia facilita a colaboração e o compartilhamento de documentos entre os profissionais do Direito, tornando a comunicação mais eficiente e possibilitando o trabalho em equipe.

Mais eficiência

Com a tecnologia, é possível descomplicar as operações jurídicas de forma a reduzir o tempo e os recursos necessários para executar tarefas.

Melhor tomada de decisões

Por meio dos dados extraídos de ferramentas tecnológicas, os profissionais do Direito podem obter análises e insights que os ajudarão a tomar decisões mais estratégicas e melhorar seu desempenho geral.

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Como medir o sucesso de uma estratégia de Legal Operations e quais métricas são importantes?

Existem diversas métricas que podem ser usadas para medir o sucesso da estratégia de Legal Operations. Confira as principais:

Gastos legais

Os gastos jurídicos representam um custo significativo na maior parte dos departamentos jurídicos. Ao medi-los, é possível identificar possibilidades de cortes de custos e realizar negociações mais efetivas com consultores externos.

Gerenciamento de assuntos

Por meio da gestão de assuntos, os profissionais do Direito podem ter insights sobre o desempenho do departamento jurídico. É possível medir tempo de ciclo de matéria, taxa de fechamento e taxa de resolução de matéria para identificar áreas de melhoria e tomar decisões com base em dados.

Gerenciamento de contratos

Por meio da gestão de contratos, é possível obter insights sobre a eficiência do departamento jurídico. É possível medir itens como tempo de ciclo de contrato, taxa de renovação de contrato e taxa de cumprimento de contrato.

Gerenciamento de conselhos externos

Por último, os conselhos externos são outra área que pode representar um custo significativo para os departamentos jurídicos. Por isso, é possível medir gastos com a utilização e desempenho da assessoria externa para identificar oportunidades de economia de custos e gerenciar melhor suas relações com a mesma.

Os desafios enfrentados na implementação de uma estratégia de Legal Operations e como superá-los

Iniciar a implementação de uma estratégia de Legal Operations pode trazer uma série de desafios, como:

Resistência à mudança

Muitos profissionais do Direito têm o costume de fazer suas tarefas de uma determinada forma, por isso podem oferecer resistência para mudanças em seus hábitos e rotinas.

Falta de recursos

Implementar as estratégias de Legal Operations exige recursos financeiros, humanos e de tempo. Por isso, pode ser um desafio em organizações que contam com recursos limitados.

Falta de habilidades e conhecimento

Para implantar o Legal Operations, é necessário que os colaboradores tenham habilidades  e conhecimentos específicos. Por isso, esse pode ser um desafio para empresas que não têm advogados ou profissionais de suporte com experiência em operações legais.

Como superar essas questões?

A empresa que decide aderir às estratégias de Legal Operations precisa rever seu orçamento e destinar recursos a esse setor. Se for necessário, deve realizar contratações de pessoal, e adquirir equipamentos e ferramentas para viabilizar esse setor.

Além disso, é essencial promover treinamentos e capacitações para conscientizar toda a equipe a respeito dos benefícios de aderir a essa estratégia. Também é preciso planejar cuidadosamente a implementação da tecnologia no setor jurídico.

Confira algumas dicas que podem ajudar a facilitar a mudança tecnológica: 

• Identificar as áreas que podem se beneficiar com o uso da tecnologia;
• Avaliar as soluções disponíveis no mercado;
• Selecionar ferramentas que estejam alinhadas às suas necessidades e orçamento;
• Desenvolver um plano para sua implementação;
• Treinar profissionais para usar as soluções;
• Monitorar e avaliar o desempenho das tecnologias;
• Realizar os ajustes necessários.

Como o layoff afeta os funcionários e o mercado de trabalho

Layoff é o nome dado à demissão temporária de trabalhadores pelo período de, no mínimo, 2 meses e, no máximo, 5 meses. O termo também é usado como sinônimo de “demissão em massa” devido a crises econômicas, quedas nas vendas, reestruturações empresariais e outros.

Os impactos dessa ação na economia atingem grandes proporções, especialmente quando se trata do desemprego e da queda da produção. Quando uma empresa realiza um layoff, muitos trabalhadores ficam desempregados e a oferta de trabalho também diminui.

Isso gera um impacto negativo na economia, já que o desemprego afeta a renda e o consumo das pessoas. Isso também pode acabar ocasionando uma queda na produção.

Para as empresas, o layoff pode significar uma perda de competência e conhecimento, afetando sua eficiência e capacidade produtiva. Com demissões em massa, a organização pode ter quedas na qualidade e na quantidade da produção.

Como o Legal Operations pode ajudar a aumentar a eficiência e reduzir os custos em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos?

A área de Legal Operations atua como facilitadora, estrategista e agente de mudanças dentro do setor jurídico ou escritório. Com ele, os advogados podem se concentrar em questões estratégicas enquanto tarefas administrativas e rotineiras são automatizadas ou terceirizadas.

Por meio dele, também é possível aprimorar a comunicação e a colaboração entre advogados e outras partes da empresa, como funcionários, clientes e fornecedores. Assim, é possível reduzir conflitos, melhorar a compreensão e aumentar a confiança entre eles.

Descubra como o Legal Operations ajuda a:

Aumentar a eficiência

Por meio do Legal Ops, é possível simplificar e automatizar os processos do setor jurídico. Isso libera recursos e tempo para que os advogados se concentrem em tarefas mais estratégicas e importantes. O tempo e o esforço empregados em lidar com tarefas administrativas também são reduzidos.

Reduzir os custos

Com o Legal Ops é possível reduzir os custos do departamento jurídico por meio da automação de processos, terceirização de serviços ou negociação de contratos mais favoráveis. Também é possível identificar possibilidades de redução de custos em áreas como gestão de fornecedores ou estruturação de equipes.

Melhorar a qualidade e consistência

Por meio da padronização de processos, do estabelecimento de métricas de acompanhamento e de padrões de desempenho, e da melhoria na comunicação e colaboração entre as partes da empresa, o Legal Operations ajuda a otimizar e aumentar a consistência dos serviços jurídicos.

Conferir mais visibilidade e controle

Por meio de ferramentas de monitoramento e análise, relatórios e métricas de acompanhamento e a melhoria da comunicação e colaboração, é possível ter uma visão ampla do departamento jurídico, o que leva a um melhor controle de processos e equipes.

A importância da colaboração e comunicação entre os departamentos jurídicos e outras áreas da empresa na estratégia de Legal Operations

O Legal Operations é uma ferramenta que pode aproximar o setor jurídico das outras áreas de uma empresa e do core business. Isso porque, por meio dele, a área pode demonstrar seu valor e contribuir com dados estratégicos para a tomada de decisões do negócio.

A estratégia também é eficaz para melhorar a comunicação e a colaboração entre advogados e as outras áreas da empresa. Com isso, os conflitos são reduzidos, e a compreensão e a confiança aumentam.

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Conclusão

A área de Legal Operations pode ser considerada estratégica para ajudar escritórios e departamentos jurídicos a superarem os desafios do mercado atualmente, que incluem: competição agressiva, transformação digital, processamento de dados em grande volume e as demandas de um público cada vez mais exigente.

Ao estruturar uma equipe com foco nas tarefas administrativas, o jurídico pode se dedicar a questões estratégicas e oferecer uma melhor experiência para seus clientes. A rotina jurídica se torna mais produtiva e os esforços podem ser concentrados em tarefas prioritárias. 

Continue acompanhando nosso blog para conhecer ferramentas que ajudarão a tornar seu escritório ou departamento jurídico mais produtivo e eficiente!

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