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O que é certidão negativa, para que serve e como emitir?

A certidão negativa, conhecida popularmente como “nada consta”, serve para negar a existência de pendências ou responsabilidades civis ou criminais de pessoas e empresas.

A Certidão Negativa de Débitos (CND) é um documento que comprova a situação legal de uma pessoa física ou jurídica diante dos órgãos públicos. Instituições financeiras e outras empresas costumam requerer essa comprovação antes de aceitar ofertas de fornecedores ou pedidos de empréstimo. 

Existem diversos modelos de certidão negativa, que vão desde aquela emitida pela Receita Federal até eleitorais, trabalhistas e ambientais. A requisição desse documento é bem comum em diversas situações, apesar do nome não causar estranheza.

Neste artigo, você pode entender um pouco mais sobre o assunto, desde o que é a certidão negativa até como funciona e os diferentes tipos. Continue essa leitura e descubra como esse documento faz parte do seu dia a dia!

O que é certidão negativa?

A certidão negativa de débitos (CND) é um documento que comprova que uma pessoa, empresa ou bem, como um imóvel ou carro, não tem pendências financeiras ou processuais junto a órgãos públicos.

A CND é emitida somente por órgãos públicos de uma das três esferas: municipal, estadual ou federal. Seu objetivo é averiguar se existem pendências relacionadas a um CPF, CNPJ ou bem ativo.

Para que serve esse tipo de documento?

A certidão negativa pode ser usada ou exigida em diversas situações, sendo que as mais comuns são homologações, processos de concorrência e outras solicitações. Por isso, existem vários tipos de certidões negativas.

Por exemplo:

  • Antes de liberar uma linha de crédito para uma empresa, a instituição financeira pode exigir a CND para comprovar sua idoneidade;
  • Antes da venda de uma empresa, é comum que a CND da pessoa jurídica e da pessoa física que está à frente da operação seja solicitada;
  • Antes de liberar uma bolsa de estudos para um aluno, a instituição de ensino pode exigir uma CND para verificar se há pendências ou bens em seu nome para averiguar a real necessidade do aluno.

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Quais os principais tipos de certidões negativas?

Quais os principais tipos de certidões negativas?

A certidão negativa de débitos pode ser emitida por diferentes órgãos públicos e usada para diversos fins. Confira uma lista de CNDs que podem ser solicitadas e os órgãos responsáveis por emiti-las:

Certidão Negativa Federal

Essa CND é emitida pela Receita Federal e serve para comprovar que uma empresa não tem pendências ou dívidas ativas relativas a impostos federais e à Previdência Social. O documento pode ser solicitado pelo site da Receita.

Os impostos considerados incluem os cobrados pela União, como:

  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS);
  • Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ);
  • Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF);
  • Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

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Certidão Negativa Estadual

Já a CND estadual pode ser solicitada pelos contribuintes que pagam impostos estaduais, sejam pessoas físicas ou empresas. O documento comprova que o contribuinte está em dia com os pagamentos devidos ao Estado, como, por exemplo, o Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA).

O passo a passo para a solicitação varia conforme a unidade federativa e suas políticas. Mas, em geral, é só acessar o site do governo de seu Estado, buscar pela página de Certificação Estadual e informar seu CNPJ ou CPF.

Certidão Negativa Municipal

A certidão municipal também tem o objetivo de averiguar se o contribuinte está com as obrigações devidas ao município em dia. Um exemplo de tributo municipal comprovado por essa CND é o Imposto Sobre Serviços (ISS).

O passo a passo e as taxas cobradas para a solicitação podem variar conforme o município e suas políticas. O processo pode ser realizado de maneira online ou presencial. Isso também varia de cidade para cidade.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) é um documento que serve para comprovar que uma empresa não tem pendências junto à Justiça do Trabalho. 

Esse documento costuma ser exigido em diversas situações, como para a participação de licitações públicas. A CNDT pode ser emitida por meio do site do Tribunal Superior do Trabalho.

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Certidão Negativa da Previdência Social

A certidão negativa do INSS serve para comprovar que uma empresa não tem dívidas ativas com a Previdência Social. Esse documento também é amplamente utilizado, em especial por pessoas físicas que estão dando entrada na solicitação da aposentadoria. A CND da Previdência também pode ser solicitada pelo site da Receita.

Certidão negativa do FGTS

Esse documento comprova que o pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) foi quitado. Ele também serve para comprovar o pagamento de outras contribuições sociais e da situação de desemprego.

O documento pode ser emitido pelo portal da Caixa Econômica. Para a solicitação, a empresa deve estar em regularidade com o pagamento de:

  • FGTS;
  • Contribuições sociais, como o INSS;
  • Empréstimos lastreados ao FGTS.

Certidão Negativa Eleitoral

A certidão de quitação eleitoral serve para comprovar que uma pessoa física não tem nenhuma pendência com a Justiça Eleitoral. O documento pode ser emitido de forma gratuita e digital pelo site do Tribunal Superior Eleitoral.

A CND é exigida em várias situações, como:

  • Para inscrição em concursos públicos;
  • Para receber pagamentos relacionados a funções ou cargos públicos;
  • Para obter o passaporte ou a carteira de identidade.

Certidão Negativa de Antecedentes Criminais

Esse documento serve para comprovar que uma Pessoa Física não tem nenhum registro de crimes ou infrações na base de dados da Polícia Federal. O documento pode ser emitido online no site da Polícia Federal.

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Certidão Negativa de Falência

A CND de falência serve para garantir que uma empresa nunca precisou abrir um pedido de recuperação judicial ou pedidos de falência. Esse é um instrumento para garantir a saúde financeira empresarial com base no CNPJ da empresa.

A concordata é outro documento que serve para atestar que uma empresa nunca realizou o pedido de falência. Esse acordo é feito entre a empresa devedora e seus credores quando a Pessoa Jurídica não possui condições financeiras para cumprir com suas obrigações.

Certidão negativa de propriedade de veículo

A CND de propriedade do veículo é emitida pelo Estado. Ela serve para garantir que um veículo não esteja registrado no nome de uma pessoa física no estado em questão.

Cada estado possui sua própria política para a emissão desse documento. Muitas vezes, são exigidos mais documentos para comprovar o registro, histórico, propriedade, débitos do veículo e outros.

Certidão Negativa de Imóvel

Este documento serve para comprovar que um imóvel não possui pendências quanto ao pagamento de tributos ou impostos nas diversas esferas do governo. Além disso, é um comprovante de penhoras ou dívidas atreladas.

A CND de imóvel também é conhecida como certidão de ônus reais. Ela também traz o histórico do imóvel com os nomes de todos os proprietários anteriores e o registro de quitação do financiamento ou a garantia de imóvel.

O processo para a emissão varia conforme o estado onde o imóvel está registrado. Porém, o procedimento comum é realizar a solicitação no cartório de registro de imóveis responsável pela região.

Também há um documento semelhante chamado Certidão Negativa de Débitos de Tributos Imobiliários. Este é um demonstrativo de débitos de IPTU e de taxas anteriores ao exercício de 2000.

Certidão Negativa de Imóvel Rural

O nome completo dessa CND é: Certidão de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União de Imóvel Rural (ITR). Ela serve para comprovar a regularidade fiscal de imóveis localizados em áreas rurais.

Por meio dela, é possível comprovar que não há pendências cadastrais, omissões de declaração ou pendências de débitos. É possível emiti-la por meio do site da Receita Federal.

Certidão Negativa Ambiental

Existem diversas certidões negativas referentes a pendências, débitos e infrações relacionadas ao meio ambiente. Esses documentos são emitidos pelos órgãos e instituições dedicados a esse assunto.

Um exemplo disso é a Certidão Negativa de Débitos Ambientais (CNDA). Esse documento serve para comprovar que uma empresa ou pessoa não tem pendências junto ao município resultantes de multas por infração ambiental. Normalmente, é possível emitir a CNDA pelo site da prefeitura.

Certidão negativa x positiva: quais são as diferenças?

Certidão negativa x positiva: quais são as diferenças?

A certidão positiva tem o objetivo contrário da certidão negativa de débitos. Esse documento serve para demonstrar que uma pessoa, bem ou empresa possui pendências em aberto com um órgão público.

O processo de emissão dos dois documentos é semelhante. Também existe uma Certidão Positiva com efeito de Negativa (CPEN). Nesse caso, o documento serve para comprovar que uma pessoa, empresa ou bem tem pendências com um órgão público, mas que essa dívida está suspensa ou inexigível.

Esse tipo de certidão é considerada positiva porque existe o registro de um débito. Mas, seu efeito é negativo, porque já não há a obrigatoriedade de pagamento desse débito por exigibilidade suspensa. A CPEN tem o mesmo valor da CND.

Como emitir uma certidão negativa?

Da mesma maneira que existem diversos tipos de CNDs, o processo e o órgão responsável pela emissão também variam. Para emitir uma CND, é preciso realizar uma solicitação junto ao órgão público responsável. Assim, se você quiser emitir:

  • Uma CND de Débitos Trabalhistas, deve solicitar ao Tribunal Superior do Trabalho;
  • Uma Certidão de Regularidade Fiscal Municipal, deve solicitar em um dos canais específicos do município, e assim por diante.

Normalmente, a CND pode ser emitida no próprio site dos órgãos públicos. Contudo, em alguns casos, é preciso entrar em contato com o órgão para saber qual é o procedimento de solicitação para seu caso.

A CND mais comum é a relativa a impostos federais e dívidas ativas com a União, emitida pela Receita Federal. Para sua emissão, basta:

  • Acessar o site da Receita Federal;
  • Escolher entre Pessoa Física ou Jurídica;
  • Informar seus dados;
  • Realizar a emissão do documento de forma gratuita e online.

Caso a pessoa, bem ou empresa possuam irregularidades fiscais ou jurídicas, não conseguirão emitir a CND. Nesse caso, terão que emitir a Certidão Positiva ou a CNEP, como explicado acima.

O órgão público é o responsável pela emissão da CND e todas as instituições governamentais podem fazê-la. Os cartórios também pode fazer a emissão para comprovar que não existem pendências com o estabelecimento.

Qual o prazo de validade de uma certidão negativa?

Conforme a Portaria MF nº 358 de 2014, da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, uma certidão negativa de débitos tem um prazo de validade de 180 dias. Porém, em algumas situações, como em processos judiciais, há a solicitação de que o documento tenha sido emitido nos últimos 30 dias.

Além disso, a data de validade pode variar conforme o tipo de certidão negativa, a legislação estadual e municipal. Por exemplo, em alguns estados a validade da Certidão Negativa de Imóvel é de 30 dias, enquanto em outros é de 90 dias.

Normalmente, a validade é mencionada no próprio documento. Por isso, é importante analisar se a certidão ainda está válida antes de utilizá-la para uma solicitação de crédito ou transação imobiliária, por exemplo.

O que fazer se minha certidão perder a validade?

Se uma certidão negativa perder a validade, será necessário solicitar uma nova para comprovar que a pessoa física, empresa ou bem não tem pendências ou débitos. Para solicitar uma nova certidão, basta seguir os mesmos passos usados para a primeira emissão.

Provavelmente, será necessário pagar uma nova taxa correspondente à emissão do documento.

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Conclusão

Pode ser necessário solicitar uma certidão negativa de débitos nas mais variadas situações, como: comprovar que não há débitos trabalhistas, pendências com a Justiça Eleitoral ou que um imóvel está com todos os tributos em dia antes de uma transação.

Por isso, entender tudo sobre como esse documento funciona é muito importante para que você não tenha dificuldades quando precisar emitir. Além disso, é fundamental para que sua empresa não seja prejudicada em licitações, operações comerciais e concorrências.

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