Entenda a gestão de contratos e como ela otimiza relações comerciais e jurídicas

O gerenciamento de contratos é primordial para garantir o cumprimento legal dos acordos. Na relação comercial, fazer a gestão deste documento pode prevenir futuros imbróglios na justiça. 

A gestão de contratos parece uma tarefa meramente relacionada à organização de arquivos. No entanto, os profissionais responsáveis pelos documentos elaboram atividades que vão muito além da arrumação.

O gerenciamento de contratos também está relacionado ao cumprimento das cláusulas e o acompanhamento dos prazos, entre outras ações que envolvem o documento. Ou seja, é uma tarefa bastante ampla e que pode se tornar árdua para grandes escritórios e empresas.

Quanto maior o volume de contratos, maior é a complexidade no gerenciamento. Por isso, é comum que existam profissionais que cuidem dessa demanda, junto a softwares de automação e gestão para a manutenção dos arquivos. 

A seguir, entenda como funciona a gestão de contratos na rotina de um escritório ou departamento jurídico, e como o gerenciamento pode potencializar a relação comercial no mercado.

O que é gestão de contratos?

Gestão de contratos é o nome que se dá a todas as tarefas relacionadas a este documento, desde a elaboração até o acompanhamento e o encerramento. 

Como qualquer outro documento, precisa haver uma pessoa que acompanha o andamento do contrato para garantir que as partes envolvidas cumpram o combinado. O gerenciamento visa respeitar as cláusulas abordadas no arquivo, a fim de não haver inconsistências com o passar do tempo.

Especificamente nos contratos, existem duas etapas importantíssimas que não podem ficar sem acompanhamento: o cumprimento das cláusulas e os prazos acordados. Mas além disso, o gestor responsável pelo documento deve se responsabilizar também pela elaboração do arquivo, negociação, armazenamento, entre outros.

Ou seja, existem vários processos inatos aos contratos e que precisam de constante acompanhamento. Sem isso, pode ser que etapas fiquem de lado, como o cumprimento de uma cláusula específica, o encerramento dentro do prazo, entre outros.

Qual é a importância da gestão de contratos nas relações comerciais?

Em acordos entre empresas e clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros comerciais, normalmente as partes realizam uma negociação prévia. Para garantir que o combinado seja cumprido, um contrato é elaborado para registrar tudo que foi negociado.

Assim, a gestão de contratos nas relações comerciais é fundamental para garantir que as partes envolvidas respeitem o que foi acordado previamente. O primeiro passo para isso é garantir que tudo que foi falado realmente entre nas cláusulas do contrato.

O gerenciamento desse tipo de documento também é essencial para identificar inconsistências e alertar sobre possíveis correções. Além disso, é possível verificar padrões de contratos bem sucedidos para usá-los na elaboração de um novo documento por meio de ferramentas de Inteligência Artificial, por exemplo.

Sem falar que, com a gestão, fica mais fácil acompanhar o cumprimento das cláusulas, especialmente quando os contratos são complexos. Em empresas de grande porte, este acompanhamento pode ser um grande desafio.

Como funciona a elaboração de um contrato?

A elaboração de um contrato passa por várias etapas, sendo muito importante garantir um bom gerenciamento de cada passo. 

Veja como acontece a construção deste documento:

• Molde do contrato: em primeiro lugar, é essencial criar um modelo de contrato para apresentar ao contratante. A ideia é ter uma prévia de como funciona a negociação e o que pode constar nas cláusulas;
• Negociação: a negociação entre as partes é o momento mais importante para a elaboração de um contrato, já que são discutidos os pontos essenciais a serem cumpridos e o prazo do contrato;
• Elaboração: após a negociação, parte-se para a elaboração do contrato. Nessa etapa, é comum que haja mudanças, visto que o contratante pode solicitar alterações nos tópicos abordados;
• Assinatura: quando tudo estiver sob conformidade, ambas as partes assinam o contrato (fisicamente ou digitalmente) e validam o documento perante a justiça;
• Armazenamento: o armazenamento do contrato faz parte do processo, visto que é necessário tê-lo acessível para todos a fim de garantir o acompanhar e cumprimento das cláusulas;
• Aditivos: é possível, dentro do prazo estipulado pelo contrato, haver aditivos nas cláusulas. Mas, para que haja mudanças, ambas as partes precisam estar de acordo – além de registrar uma nova assinatura;
• Renegociação: quando o prazo estiver no fim, pode haver uma renegociação sobre o documento ou encerramento do contrato. 

É importante destacar que as etapas acima são padrão do mercado. Todos os contratos passam pelos processos listados, mas em algumas situações pode haver etapas adicionais.

Como garantir a conformidade legal nos contratos?

Para que um contrato tenha validade, é necessário que as partes envolvidas assinem o documento e que reconheçam a assinatura em cartório (no caso de assinatura física). Já em assinaturas digitais, a plataforma usada precisa ter autorização do Governo para tal função.

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A conformidade também é garantida por meio da gestão de contratos. Isso porque a pessoa ou sistema responsável precisa acompanhar cada cláusula abordada no documento, com o propósito de garantir o cumprimento do que foi acordado previamente.

Em casos em que alguma cláusula não for cumprida, o gestor responsável pode recorrer à justiça e mostrar (com provas) que a parte envolvida não está seguindo o acordo. Legalmente, essa é uma das principais vantagens de contar com um contrato.

É importante ressaltar que o contrato só está em conformidade legal quando 100% finalizado. Ou seja, quando apenas uma das partes assina ou quando a assinatura é disponibilizada após o prazo, o documento não é válido.

Por isso, é fundamental que haja bastante cuidado na elaboração do contrato e respeito aos prazos estipulados para cada etapa. O não cumprimento dessas regras pode invalidar o documento.

Como a revisão contratual evita complicações jurídicas?

Nas etapas de negociação e elaboração, também é necessário realizar a revisão contratual. Esse momento é extremamente importante, pois evita quaisquer complicações jurídicas no futuro.

É comum que uma das partes sugira uma cláusula bastante difícil de se cumprir, e que pode acabar passando batida no meio do documento. Porém, quando o documento for validado, pode haver uma cobrança em cima deste tópico, levando a brigas judiciais.

Portanto, antes de assinar o contrato, é muito importante que um advogado especialista leia o documento e valide cada informação. É crucial que o profissional jurídico conheça sobre a área em questão e que aconselhe as partes sobre o que pode ser mantido ou não no contrato. 

Quais são os principais desafios na gestão de contratos?

Embora a gestão de contrato seja uma etapa crucial para as empresas, existem desafios que podem torná-la bastante complexa. 

A primeira delas está relacionada com o número de contratos, principalmente em empresas de grande porte. Com a alta escala de documentos, fazer o acompanhamento dos materiais exige tempo e investimento em pessoas e sistemas para monitorar qualquer tipo de movimentação.

Além disso, garantir que as cláusulas e prazos sejam cumpridos é outra missão, visto que existem muitos tópicos a serem seguidos (além das especificidades de cada contrato) e detalhes que não podem faltar na relação comercial.

Outros desafios também fazem parte desse gerenciamento, como:

• Armazenar um grande volume de contratos de forma segura;
• Elaborar novos documentos para situações diferentes;
• Ter padrões de contrato que se encaixem em todas as causas;
• Entre outros.

São muitas situações que podem deixar as empresas em uma “saia justa”, sendo importante ter pessoas ou sistemas responsáveis pelo gerenciamento dos contratos.

Como automatizar a gestão de prazos de contratos?

Uma das melhores alternativas para potencializar a gestão de contratos é por meio da automação dessa tarefa. Isso pode ser feito com softwares de gerenciamento, que armazenam os documentos e acompanham qualquer alteração.

Em vez de centralizar a gestão de contratos apenas nas mãos de profissionais, o sistema pode funcionar como um braço direito. As ferramentas alertam sobre o cumprimento das cláusulas, sobre o respeito aos prazos e até mesmo sobre qualquer aditivo que surja nesse período.

Além de ser mais rápida e eficaz, essa tecnologia permite que o escritório foque em outras demandas importantes da rotina de trabalho.

Os desafios que listamos acima, como o armazenamento em massa, a elaboração de novos contratos e mais, podem ser superados por meio de um sistema de automação. Basta encontrar uma boa plataforma, que garanta as melhores funções para o escritório.

Como a doc9 pode facilitar a gestão de contratos?

A doc9 é uma startup de serviços jurídicos, com soluções que descomplicam a rotina dos escritórios de advocacia. A gestão de contratos é uma delas, que pode ser beneficiada com a ferramenta Which.doc9.

Com o Which.doc9, você pode criar e gerenciar documentos jurídicos com suporte de uma Inteligência Artificial. Além de automatizar os processos repetitivos e comuns na gestão de materiais, você conta com uma revisão assistida pela IA e ainda centraliza todas as informações em um só lugar! 

A plataforma também oferece funcionalidades como:

• Buscas contextuais dentro dos documentos;
• Upload de múltiplos materiais jurídicos;
• Gerenciamento dos acessos às pastas e documentos.

Conheça mais sobre o Which.doc9 e aproveite para contratar a nossa solução para documentos jurídicos!

Conclusão

Realizar a gestão de contratos é acompanhar o desenvolvimento e armazenamento do documento, mas também o cumprimento das cláusulas acordadas em relações, normalmente comerciais. Este acompanhamento pode ser feito por uma pessoa ou um sistema. 

Nos dias de hoje, para garantir um gerenciamento de contratos com qualidade, é fundamental a contratação de uma plataforma automatizada. Com isso, as máquinas, que são criadas para trabalhar em grande escala, auxiliam em uma gestão mais eficiente.

Vale salientar que o gerenciamento é muito importante e que não se trata apenas da elaboração do documento. É fundamental que a empresa acompanhe cada etapa, desde a criação até o encerramento. Isso evita quaisquer problemas judiciais no futuro.

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