Dúvidas sobre como usar um certificado digital de forma estratégica são bastante comuns, mas a resposta é simples: ele atua como a identidade virtual do profissional, sendo indispensável para a validação de petições, a assinatura de contratos e o acesso a plataformas governamentais.
No entanto, com o aumento da demanda por agilidade e a expansão dos departamentos, surge uma questão fundamental: como assegurar que o uso do certificado digital seja eficiente e, ao mesmo tempo, preserve a segurança do seu titular e a integridade do negócio?
Muitos profissionais acreditam que só existem dois caminhos: centralizar todas as assinaturas, tornando-se um gargalo produtivo, ou compartilhar a senha com a equipe, abrindo uma brecha de segurança perigosa.
A verdade é que existe uma terceira opção, focada em segurança de dados e eficiência: o Whom.doc9. Continue a leitura para saber mais!
O dilema de como usar um certificado digital: segurança vs. agilidade
Prazos apertados, protocolos de última hora e acesso a sistemas como o PJe, e-SAJ e portais de prefeituras exigem que o certificado esteja disponível a todo momento.
A necessidade operacional de que a equipe utilize o certificado do sócio para manter o fluxo de trabalho entra em conflito direto com as boas práticas de segurança da informação.
O certificado digital é, por definição, pessoal e intransferível. Quando essa barreira é quebrada em nome da agilidade, o escritório ganha velocidade, mas perde o controle sobre sua própria identidade jurídica.
O cenário comum: tokens compartilhados e senhas anotadas em post-its
É bastante comum encontrar uma dessas cenas em escritórios de advocacia: um token USB circulando de mesa em mesa ou a senha do certificado anotada em um post-it colado no monitor.
Essa prática, embora comum, é o oposto de uma gestão profissional. Quando você ensina sua equipe a usar um certificado digital dessa forma, você está ensinando que a conveniência vale mais do que a segurança jurídica e a confiança.
O compartilhamento de tokens gera perda de tempo, desgaste do hardware e aumenta a vulnerabilidade, já que qualquer pessoa com a senha consegue responder em nome do titular.
Por que concentrar o certificado no sócio prejudica a operação?
Por outro lado, a centralização extrema também é nociva. Quando apenas o sócio possui o certificado, a operação trava sempre que ele está ausente para uma audiência, reunião ou viagem.
Tal dependência gera limitações na produtividade da equipe. Em uma operação de escala, esse modelo é insustentável e impede o crescimento saudável do escritório.
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Os riscos invisíveis de compartilhar a senha do certificado
Compartilhar a senha do seu certificado digital é como entregar a chave da sua vida civil e profissional para terceiros, mesmo que haja total confiança na equipe.
Acesso irrestrito a portais governamentais
Com as informações do certificado digital, um colaborador tem acesso irrestrito ao portal Gov.br e ao e-CAC da Receita Federal.
Isso significa que ele pode visualizar declarações de imposto de renda, dados de saúde, histórico previdenciário e até realizar alterações cadastrais profundas. Logo, o titular perde a privacidade e fica exposto a riscos que vão muito além do âmbito jurídico do escritório.
Riscos patrimoniais: transferência de veículos e assinatura de contratos indevidos
Já é possível fazer transações complexas com as informações de acesso de um certificado digital.
Hoje, com um certificado digital, é possível realizar a transferência de propriedade de veículos, assinar escrituras públicas e firmar contratos de empréstimos bancários. Os riscos não afetam apenas a vida profissional, mas a pessoal também.
A perda da irretratabilidade jurídica
Um dos pilares do certificado digital é a irretratabilidade. Isso significa que, legalmente, o titular não pode negar a autoria de uma assinatura feita com seu certificado.
Quando um erro grave é cometido por um colaborador usando o seu certificado com a sua senha, perante a lei, foi você quem assinou. Você assume a responsabilidade integral por atos que sequer viu acontecer.
Praticidade com segurança: o conceito de delegação de uso
A solução para o impasse entre segurança e agilidade não está em proibir o uso, mas em modernizar a forma de como usar um certificado digital. O conceito aqui é a delegação de uso, uma estratégia que separa a posse e gestão do certificado da autorização para utilizá-lo.
Compartilhar o acesso, jamais a senha
A inovação tecnológica permite que você conceda à sua equipe a possibilidade de assinar documentos e acessar portais sem que eles saibam qual é a sua senha.
O certificado permanece em um ambiente seguro e controlado, enquanto os colaboradores recebem permissões específicas para realizar tarefas pré-determinadas.
Como funciona o sistema na nuvem?
Para entender a logística de escala, é preciso compreender a diferença técnica:
- Certificado digital A1: por ser um arquivo digital, ele permite a instalação em servidores e a automação de processos, ideal para operações que buscam alta produtividade.
- Certificado digital A3: por estar em um suporte físico (cartão ou token), ele exige a presença do dispositivo, o que pode dificultar o trabalho remoto e a escala.
Com a transição para o gerenciamento em nuvem, o certificado fica disponível para toda a equipe simultaneamente, respeitando as hierarquias de acesso.
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Como o Whom.doc9 resolve esse problema?
A doc9 desenvolveu o Whom.doc9 justamente para sanar essa dor crônica dos escritórios de advocacia. Mas hoje, a solução também atende grandes empresas de diversos segmentos. Isso, porque é a única ferramenta que resolve o dilema de segurança e produtividade, permitindo o uso do certificado sem o compartilhamento da senha.
Gestão de permissões granulares (quem pode usar, quando e onde)
Com o Whom.doc9, o proprietário do certificado tem o controle total. É possível definir exatamente quem da equipe tem autorização para usá-lo e em quais sites ou sistemas ele pode ser utilizado, como:
- Pode peticionar no TJ, mas não pode acessar a Receita Federal;
- Pode assinar contratos de segunda a sexta, mas não nos finais de semana;
- Pode ser acessado de qualquer lugar, mas somente a partir do IP do escritório ou de dispositivos autorizados.
Rastreabilidade total: saiba quem usou seu certificado e para quê
Diferente do token físico, nossa solução gera um log detalhado de cada transação. Quando um documento é assinado, você sabe exatamente qual colaborador realizou a ação, o horário e o IP de origem.
Essa transparência garante a conformidade com a LGPD e mitiga riscos de uso indevido.
Revogação imediata de acesso (ideal para rotatividade de equipe)
Em escritórios com alta rotatividade, o risco de senhas antigas continuarem em posse de quem já saiu é grande.
Com o Whom.doc9, o desligamento de um colaborador do sistema de certificados é feito com um clique: basta remover na plataforma o acesso do usuário específico.
Os benefícios de centralizar sua gestão são:
- Eliminação total do compartilhamento de senhas sensíveis;
- Redução do tempo perdido com busca por tokens físicos;
- Proteção contra acessos indevidos a contas pessoais;
- Histórico completo de auditoria para cada uso do certificado;
- Aumento da capacidade operacional com segurança.
Proteja sua identidade digital sem travar a produtividade do escritório
Aprender como usar um certificado digital de forma estratégica é um divisor de águas para qualquer gestor que pretende escalar sua operação com segurança.
Ao adotar ferramentas seguras, como o Whom.doc9, é possível automatizar a logística da sua equipe, delegar funções com mais responsabilidade e garantir que sua identidade digital permaneça em segurança.
Conheça o Whom.doc9 e vire a chave para o sucesso do seu escritório, com mais praticidade e segurança!
