Certificados Digitais para o jurídico: o guia definitivo
Um erro pode custar caro: descubra como a má gestão de certificados digitais pode expor seu escritório ou departamento jurídico a fraudes e prejuízos.
Assinar e autenticar um documento costumava ser sinônimo de burocracia: deslocamento até o cartório, filas intermináveis e horas perdidas em processos manuais.
Hoje, com os certificados digitais, o processo ficou muito mais simples: basta fazer uma assinatura digital em seu próprio computador, celular ou tablet e contar com validade jurídica. Mas hoje há outro desafio: garantir que o certificado esteja sempre acessível, seguro e sem riscos de uso indevido.
Muitos escritórios e departamentos jurídicos adotam o compartilhamento irrestrito de certificados digitais, sem controle sobre quem acessa e para qual finalidade. O problema? Casos reais de pessoas que sofreram vazamento de dados bancários, acesso indevido a sistemas e até mesmo fraudes por conta dessa prática.
A gestão inadequada não só compromete a segurança da informação, mas também pode levar a penalidades legais, dificuldades operacionais e perda de produtividade. Afinal, basta um certificado indisponível no momento errado para gerar prejuízos financeiros e atrasos processuais.
Neste guia definitivo, você vai entender os riscos do compartilhamento de certificados digitais, como otimizar sua gestão e qual é a solução mais eficiente para escritórios e departamentos jurídicos. Continue a leitura e descubra como proteger seus dados e evitar dores de cabeça no futuro.
O que são certificados digitais?
Os certificados digitais são documentos eletrônicos que permitem a troca segura de informações em ambientes virtuais. Realizar transações utilizando esse documento é uma forma de assegurar:
- a identidade do emissor
- a integridade da mensagem
- a confidencialidade da mensagem
A ferramenta utiliza chaves criptográficas para gerar uma identidade exclusiva para a Pessoa Física ou para a empresa. Ou seja, as chaves são associadas ao CPF ou ao CNPJ e a uma assinatura digital.
Dessa maneira, é possível garantir a autenticidade, integridade, confidencialidade e não repúdio das operações realizadas, que passam a ter validade jurídica.
No Brasil, apenas Autoridades Certificadoras (ACs) podem emitir o Certificado Digital. Elas precisam ser habilitadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil).
Para garantir a legitimidade do documento, é necessário confirmar que a AC escolhida é autorizada pelo ICP-Brasil. Isso pode ser feito por meio da lista disponibilizada pelo órgão.
Justamente por seu caráter de autenticidade legal, é importante manter-se atento aos riscos que envolvem o armazenamento e o compartilhamento dos certificados.
Isso porque, por meio deles, é possível acessar diversas informações sensíveis do titular. Além disso, qualquer ação realizada por meio dele é de responsabilidade legal de seu detentor original.
Relevância no Âmbito Jurídico
Uma das principais vantagens dos certificados digitais está na agilidade que proporcionam aos processos jurídicos.
Em um cenário no qual a burocracia pode atrasar significativamente o andamento dos casos, a possibilidade de realizar operações com apenas alguns cliques representa uma mudança significativa.
Além da rapidez, outra grande vantagem dos certificados digitais é a simplificação de diversos procedimentos, tornando a rotina jurídica mais dinâmica e eficiente.
O certificado pode ser utilizado de diversas maneiras no ambiente jurídico, como para:
- Assinatura digital de contratos;
- Envio de contratos e documentos por vias eletrônicas de maneira segura;
- Emissão e envio de notas fiscais eletrônicas (NF-es);
- Peticionamento eletrônico;
- Acesso a portais e serviços do Governo, como e-CAC, Sefaz, e-DOC, PJe e Processo Eletrônico.
📝 Em resumo:
Certificados digitais comprovam a identidade de uma pessoa ou empresa na internet. No âmbito jurídico, ajudam a reduzir burocracias e tornar as rotinas mais eficientes.
✅ Agora que você sabe o que é um certificado digital, descubra os diferentes tipos disponíveis e qual é o mais indicado para você no próximo tópico.
Quais são os tipos de Certificados Digitais disponíveis?
Existem diversos modelos de certificado digital, cada um voltado a um público e tipo de uso específico. Abaixo, você confere quais são e como usá-los:
| Tipo de certificado digital | Para quem é destinado | O que é possível fazer com ele? | Formatos disponíveis | Restrições |
| e-CPF | Pessoas Físicas | Assinar documentos com validade jurídica;Utilizar serviços do governo como INSS e enviar declaração do Imposto de Renda. | A1 – Validade de 1 ano;A3 – Validade de 3 anos | Apenas o titular pode utilizá-lo |
| e-CNPJ | Empresas | Ter autenticação em sistemas públicos ou privados em nome da empresa;Assinar documentos com validade jurídica;Emitir notas fiscais eletrônicas. | A1 – Validade de 1 ano;A3 – Validade de 3 anos | Apenas o titular pode fazer emissão de Notas Fiscais |
| NF-e e NFC-e | Empresas | Emitir notas fiscais. | A1 – Validade de 1 ano;A3 – Validade de 3 anos | Esse tipo de documento é vinculado ao e-CNPJ da empresa e ao CPF do funcionário responsável pela emissão das notas. |
| Certificado Digital OAB | Advogados inscritos na Ordem dos Advogados do Brasil | Assinatura de documentos eletrônicos, como petições, contratos, pareceres e procurações;Acessar sistemas restritos com a identificação pessoal, como o PJe. | A1 – Validade de 1 ano;A3 – Validade de 3 anos | Apenas o titular pode utilizá-lo |
| SSL | Sites na internet | Garantir a troca segura de informações por meio de criptografia;Proteger os dados contra interceptações ou alterações. | PEM (Privacy-Enhanced Mail);DER (Distinguished Encoding Rules);PKCS#12 (Public Key Cryptography Standards #12);PKCS#7 (Public Key Cryptography Standards #7);PFX (Personal Information Exchange). | |
| Certificado de Autoridade de Carimbo do Tempo (ACT) | Garantir a validade temporal de um documento digital, registrando a data e a hora exatas em que um documento foi assinado digitalmente. |
Além disso, é importante ressaltar que existem dois formatos de certificado digital:
- Certificado A1 – Emitido e armazenado em um dispositivo (computador ou dispositivo móvel, como tablet ou celular), com validade de um ano;
- Certificado A3 – Emitido e armazenado em mídia criptográfica, que pode ser token, cartão ou nuvem. Possui validade de um a cinco anos.
📝 Em resumo:
Todos os certificados digitais – sejam voltados a pessoas físicas ou jurídicas – são disponibilizados nos formatos A1 ou A3.
Agora que você conhece os tipos de certificados digitais, aprenda como adquirir um para as necessidades do seu escritório e garanta mais segurança e eficiência.
Como obter um Certificado Digital?
Obter um certificado digital pode parecer um processo burocrático, mas seguindo as etapas certas, fica muito mais simples. Aqui estão os passos básicos para começar:
- Escolha o tipo de Certificado ideal para você: Defina qual o tipo de certificado digital se adequa às necessidades do seu escritório;
- Solicite seu certificado junto à Autoridade Certificadora: Escolha uma AC autorizada pelo ICP-Brasil e entre em contato para iniciar a solicitação do certificado;
- Validação de documentos: Realize a validação de sua identidade com os documentos exigidos pela AC por meio de processo presencial ou por videoconferência;
- Aguarde a disponibilização do certificado em token, nuvem ou instalação no aparelho em que será utilizado;
- Ative e configure seu certificado para usá-lo nas plataformas e sistemas necessários.
O certificado digital OAB pode ser adquirido diretamente no site da Autoridade Certificadora da Ordem dos Advogados do Brasil (ACOAB).
📝 Em resumo:
Para obter um certificado digital, basta fazer a compra em uma AC credenciada.
Quer entender melhor como o certificado digital pode beneficiar seu escritório? Descubra como ele funciona e as principais vantagens para a sua rotina jurídica.
➡ Leia o post completo sobre como funciona um certificado digital!
Benefícios dos Certificados Digitais
Confira as diversas vantagens que um certificado digital pode trazer para seu escritório de advocacia ou departamento jurídico:
✔ 🔒Segurança e conformidade
Certificados digitais utilizam criptografia avançada para proteger dados sensíveis, como informações pessoais, financeiras e empresariais, contra acessos não autorizados e fraudes.
Com o uso destes documentos, empresas e indivíduos podem evitar riscos de falsificações e garantir a integridade dos documentos eletrônicos.
Além disso, os certificados digitais garantem a validade jurídica das transações realizadas em ambiente virtual e mantém as empresas em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD – Lei nº 13.709) e com as normas de compliance.
✔ ⚡ Agilidade
Ao eliminar a necessidade de assinaturas físicas, reconhecimento de firma e validações presenciais, os certificados digitais permitem que contratos e documentos sejam assinados e validados juridicamente de forma remota e instantânea.
Além disso, o uso de certificados digitais simplifica o acesso a serviços governamentais e sistemas fiscais, como declarações de impostos ou emissão de notas fiscais.
✔ 💰 Redução de custos
Com a assinatura digital, empresas que usam certificados digitais reduzem gastos diretos com papel, e com despesas relacionadas ao armazenamento e ao arquivamento de documentos. Tudo isso passa a ser feito de maneira digital, com mais segurança e praticidade.
Além disso, adotar uma cultura paperless (de redução de uso de papéis) é uma forma de se posicionar como uma marca consciente em relação às questões ambientais.
✔⚖️ Validade jurídica
Certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras credenciadas junto ao ICP-Brasil garantem que as transações realizadas estejam em conformidade com as exigências jurídicas.
Além disso, possuem o mesmo valor legal que as assinaturas feitas de próprio punho. Com eles, as empresas podem formalizar contratos, acordos e outros documentos de maneira 100% digital.
📝 Em resumo:
Os benefícios do certificado digital vão desde segurança, produtividade e redução de custos até validade jurídica em todas as suas ações.
Agora que você sabe como obter um certificado digital, que tal aprender mais sobre como ele pode melhorar a segurança e a produtividade do seu escritório? Continue a leitura e descubra como um certificado digital pode transformar a sua rotina jurídica!
Gerenciamento de Certificados Digitais em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos
Nos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, o uso de certificados digitais tornou-se essencial para trazer segurança, eficiência e produtividade à rotina.
Gerenciar esses documentos de forma adequada é fundamental para garantir que as atividades sejam realizadas sem riscos de fraudes, acessos indevidos e violações de compliance.
Por meio de uma gestão apropriada, é possível garantir que apenas pessoas autorizadas possam acessar determinados sistemas e informações. Isso é crucial para proteger dados confidenciais dos clientes e assegurar a integridade dos processos jurídicos.
O uso indevido de certificados digitais pode resultar em penalidades severas e comprometer a reputação do escritório ou empresa.
Com uma boa gestão, é possível centralizar e monitorar o uso de certificados digitais, garantindo um fluxo de trabalho mais eficiente e reduzindo a necessidade de verificações manuais constantes. Isso otimiza o tempo e recursos do escritório ou departamento jurídico.
Principais desafios do gerenciamento de Certificados Digitais em escritórios de advocacia e departamentos jurídicos
Os principais desafios que os escritórios e departamentos jurídicos enfrentam no gerenciamento eficaz de certificados digitais são:
- Controle de Acesso: Gerenciar quem tem acesso aos certificados, sistemas e informações sensíveis – tanto do sócio ou gestor quanto dos clientes – é um desafio constante. A falta de um controle rigoroso pode levar a brechas de segurança e dificultar a identificação de responsabilidades em caso de uso indevido.
- Monitoramento Contínuo: Manter um monitoramento contínuo das atividades realizadas com certificados digitais é essencial, mas pode ser complexo sem as ferramentas adequadas. É necessário garantir que todas as operações sejam registradas e auditáveis.
- Atualização e Renovação: Certificados digitais têm um ciclo de vida limitado e precisam ser renovados periodicamente. Gerenciar essas renovações de forma organizada é crucial para evitar interrupções nas operações e manter a conformidade.
Boas práticas para um gerenciamento eficaz de certificados digitais
✔ Centralização dos documentos
Ao armazenar todos os certificados em um único repositório seguro, preferencialmente em nuvem, o gestor pode aplicar medidas de proteção mais robustas, como criptografia avançada e controle de acessos rigoroso. Isso reduz significativamente os riscos de perda, roubo ou uso indevido dos certificados.
A centralização também facilita o acesso dos colaboradores autorizados ao documento, independente de sua localização física. Isso é especialmente útil para escritórios com múltiplas unidades ou equipes que trabalham remotamente.
Além disso, com a centralização, é possível simplificar a gestão da vida útil do certificado, facilitando o acompanhamento dos prazos de validade, e a realização das renovações e atualizações necessárias.
✔ Controle de Acessos e Permissões
É fundamental prevenir o acesso indevido aos certificados digitais e informações sensíveis dos clientes. Essa é uma forma de proteger o escritório ou departamento jurídico contra fraudes e evitar a falta de conformidade.
Para isso, os gestores podem usar sistemas que ajudam a definir diferentes níveis de acesso para os colaboradores, com base em suas funções e responsabilidades.
Por meio de ferramentas como o Whom.doc9, o gestor pode delimitar níveis de acesso às informações, sistemas, e definir horários e dispositivos autorizados.
✔ Auditorias e Monitoramento
É essencial ter ferramentas que permitam o rastreamento de todas as atividades realizadas com os certificados digitais para identificar quem e quando acessou o quê. Isso é crucial para detectar comportamentos suspeitos e prevenir fraudes.
Manter registros detalhados das atividades e monitorar o uso dos certificados é uma forma de cumprir normas de compliance e se manter em conformidade com a LGPD, proporcionando transparência nos processos e aumentando a confiança dos clientes.
Uma forma eficiente de monitoramento é implementar sistemas que enviem notificações em tempo real sobre atividades irregulares ou suspeitas. Isso permite uma resposta rápida a incidentes de segurança e minimiza os riscos de danos.
Riscos do compartilhamento de Certificados Digitais
O compartilhamento de certificados digitais, quando feito de forma inadequada, pode trazer grandes riscos para a segurança da empresa ou escritório e para a integridade dos dados.
Isso porque um vazamento ou uso indevido pode ter consequências graves. Confira abaixo os principais riscos associados ao compartilhamento de certificados digitais:
🔒 Fraudes e acessos indevidos
Por meio do compartilhamento irrestrito de certificados, pessoas não autorizadas podem acessar sistemas e realizar ações fraudulentas.
Exemplo real:
Clientes doc9 relataram que, antes do Whom.doc9, compartilhavam certificados digitais sem o controle adequado e enfrentaram exposição de informações financeiras.
🔍 Dificuldade em rastrear ações
Compartilhar o certificado torna mais difícil a identificação do responsável por uma assinatura ou autenticação, por exemplo, comprometendo a rastreabilidade.
Exemplo real:
Um certificado compartilhado usado para assinar um contrato em um departamento jurídico sem o consentimento do responsável, o que gerou uma série de disputas legais.
⚖ Risco de penalidades e processos
O compartilhamento inadequado pode levar a violações de regulamentações como a LGPD, resultando em multas e processos judiciais.
Exemplo real:
Em um escritório de advocacia, um colaborador usou um certificado compartilhado para assinar documentos sem permissão, resultando em um incidente de não conformidade com as exigências legais e riscos de penalizações.
🏢 Perda de controle
Ao compartilhar, o titular perde o controle sobre quem está utilizando o certificado, o que pode afetar a segurança dos dados e documentos.
Exemplo real:
Em um processo judicial, a falta de rastreabilidade sobre uma assinatura digital comprometeu a integridade de um documento, afetando o resultado do caso.
📝 Em resumo:
O compartilhamento irrestrito de certificados digitais pode trazer diversos riscos ao titular e aos clientes de um escritório. Por isso, é importante evitar essa prática.
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Exemplos reais dos riscos do compartilhamento de Certificados Digitais
Confira alguns exemplos reais do que um terceiro mal intencionado pode fazer com seu Certificado Digital sem que você saiba (e que lhe trarão muita dor de cabeça):
Acesso e vazamento de dados do Imposto de Renda
Qualquer pessoa com acesso ao seu certificado digital pode acessar a Receita Federal por meio da plataforma gov.br e visualizar ou divulgar os extratos e comprovantes do seu imposto de renda.
Pessoas mal intencionadas podem divulgar essas informações internamente para todos os colaboradores da sua empresa ou externamente, quebrando seu sigilo financeiro e te expondo a chantagens.
Transferência indevida de propriedade de veículos
Com seu certificado em mãos, qualquer pessoa pode transferir a propriedade do seu veículo para um terceiro sem a sua autorização.
Isso porque já é possível realizar essa transação por meio do certificado nas plataformas dos Departamentos Estaduais de Trânsito (Detrans).
Recuperar a propriedade de um veículo transferido indevidamente pode ser um processo complexo e demorado, exigindo ações legais para anular a transferência e restaurar os direitos do proprietário legítimo.
Acesso não autorizado à plataforma gov.br
Por meio da plataforma gov.br, é possível ter acesso a diversos serviços do governo, incluindo obtenção de documentos, agendamento de serviços e acesso a informações pessoais sensíveis.
Ao compartilhar seu certificado de maneira irrestrita, qualquer pessoa pode acessar sua conta e utilizar os serviços em seu nome. Isso pode gerar dores de cabeça como:
- Alteração de informações pessoais;
- Solicitação de serviços, inclusive empréstimos, em seu nome;
- Acesso a benefícios e programas governamentais.
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Como acabar com os riscos do compartilhamento de Certificados Digitais?
É importante estar atento aos riscos para proteger a integridade e a segurança das informações contidas nos seus certificados digitais.
Existem alguns procedimentos essenciais para garantir mais segurança na hora de compartilhar seus certificados e manter as políticas internas de segurança. São eles:
🔐 Centralize a gestão de certificados: Utilize uma solução de gerenciamento para garantir que apenas usuários autorizados tenham acesso aos certificados.
🔑 Adote autenticação multifatorial: Reforce a segurança com autenticação adicional para garantir que apenas pessoas autorizadas possam usar os dados. A implementação da autenticação multifatorial acrescenta uma camada extra de segurança ao seu certificado.
📜 Estabeleça políticas de segurança: Defina regras claras sobre quem pode acessar e utilizar os certificados digitais. É necessário revisar e atualizar as políticas regularmente para acompanhar as mudanças tecnológicas e as novas ameaças.
Para isso, é importante:
- Estabelecer diretrizes claras sobre quem pode acessar os certificados, como eles devem ser armazenados e como o compartilhamento pode ocorrer. Isso ajuda a estabelecer práticas seguras;
- Treinamento e conscientização sobre os riscos do compartilhamento de certificados digitais com toda a equipe, abordando os procedimentos de segurança, a importância de proteger os certificados e as consequências do compartilhamento inadequado;
- Monitorar o uso dos certificados digitais permite identificar comportamentos suspeitos e responder rapidamente a possíveis incidentes de segurança.
📝 Em resumo:
Para mitigar os riscos do compartilhamento de certificados, é preciso tomar ações como a centralização dos documentos e a criação de políticas de segurança.
Quer garantir a segurança do seu escritório e evitar os riscos do compartilhamento de certificados digitais? Descubra como um gerenciador de certificados pode proteger seus dados e otimizar a gestão digital.
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O que é e como funciona um Gerenciador de Certificados Digitais?
Um gerenciador de certificados digitais é uma ferramenta tecnológica que centraliza e automatiza a gestão de certificados. Essa é uma maneira proativa de garantir que os documentos sejam utilizados apenas pelas pessoas autorizadas, de forma segura e eficiente.
Por meio da plataforma, é possível armazenar, gerenciar e renovar certificados de maneira centralizada, eliminando o risco de perda ou uso indevido.
Com funcionalidades como criptografia de ponta e autenticação multifatorial, o gerenciador protege as informações sensíveis de acessos não autorizados, garantindo conformidade com as leis de segurança de dados, como a LGPD.
Além de aumentar a segurança, o gerenciador de certificados digitais também simplifica processos complexos de autenticação e assinatura digital.
Essa é uma forma de evitar o trabalho manual e os erros humanos que podem ocorrer com o gerenciamento de certificados de forma descentralizada. Dessa forma, ele garante uma gestão ágil, sem comprometer a segurança, e ajuda os profissionais a se concentrarem no que realmente importa.
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Vantagens de um gerenciador de certificados digitais
Realizar a gestão eficiente e segura de certificados digitais é fundamental para garantir a segurança, a funcionalidade e a autenticação do documento durante todo o seu ciclo de vida.
Confira a diferença de usar um gerenciador em seu dia a dia:
| Benefício | Sem gerenciador | Com gerenciador |
| 🕒 Produtividade | Controle manual e ineficiente. Certificado pode vencer e parar a operação. | Automação de renovação e controle em tempo real, economizando tempo. |
| 🔐 Segurança | Alto risco de acessos não autorizados. Dificuldades de rastreamento. | Acesso controlado, segurança de ponta e rastreabilidade de todas as ações. |
| 📊 Conformidade | Falta de conformidade com normas de proteção de dados. | Garantia de conformidade com regulamentações como LGPD e outras leis de proteção de dados. |
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Conheça o Whom.doc9, o primeiro gerenciador de Certificados Digitais do Brasil
O Whom.doc9 é o primeiro gerenciador de Certificados Digitais do Brasil. Por meio dele, é possível monitorar as atividades que estão sendo realizadas com seu certificado. Além disso, é possível renovar seus certificados digitais automaticamente, em apenas três cliques.
Além disso, o Whom.doc9 é uma solução SaaS robusta e projetada para garantir a segurança dos certificados digitais. O sistema funciona a partir de uma extensão no navegador do usuário, sem a necessidade de instalação de aplicativos ou o uso de navegadores específicos, promovendo eficiência operacional e reduzindo a necessidade de reconfigurações.
Por meio do Whom.doc9, é possível acessar de forma segura mais de 800 sistemas jurídicos e administrativos. Por meio dele, seu negócio fica protegido contra:
- Erros;
- Vazamento de dados;
- Exposição de dados sensíveis;
- Infrações à LGPD e às normas de compliance;
- Sanções;
- Insegurança devido à dificuldade de controle dos acessos de funcionários aos sistemas e informações do titular do certificado;
- Impossibilidade de monitorar as atividades de cada usuário dos certificados cedidos;
- Dificuldade de instalação e controle de certificados e programas nas máquinas dos funcionários.
O sistema atua de maneira ativa na prevenção de riscos para manter a segurança dos dados de seu negócio. Além disso, essa é uma solução que traz eficiência operacional ao seu negócio, reduzindo a necessidade de reconfigurações nas máquinas e facilitando os acessos.
Por fim, para otimizar sua gestão e impulsionar sua produtividade, a ferramenta permite a navegação em múltiplas sessões de tribunais e sistemas simultaneamente.
Como o Whom.doc9 funciona na prática?
Veja como é simples realizar o gerenciamento dos seus documentos:
- O responsável faz o carregamento dos certificados digitais na plataforma;
- Em seguida, escolhe as pessoas que utilizarão os certificados e os sistemas que poderão acessar, além de configurar as restrições de segurança;
- O novo usuário recebe um código token criptografado por e-mail para ter acesso aos serviços liberados;
- Por meio da uma extensão do Whom.doc9 instalada no navegador, o responsável pode liberar os acessos, de acordo com suas especificações;
- O responsável pode monitorar a navegação, ter acesso às gravações de logins e receber notificações de irregularidades em tempo real.
Quer ver como o Whom.doc9 pode transformar a gestão do seu escritório? 🎥
Assista ao vídeo abaixo e descubra como ele pode otimizar sua segurança e produtividade de forma simples e eficaz!
➡ Assista agora ao vídeo e entenda como simplificar a gestão de certificados digitais:
Conclusão
Os certificados digitais funcionam como identidades de pessoas físicas e jurídicas no ambiente digital. Esse tipo de documento ajuda a garantir a integridade das operações e a desburocratizar processos.
É exatamente por sua importância que a gestão de certificados digitais é fundamental para o negócio que quer garantir produtividade e a segurança do documento em todo o seu ciclo de vida. Ou seja, quem quer usar e compartilhar o certificado sem correr riscos.
O Whom.doc9 é o primeiro gerenciador de certificados digitais do Brasil. A doc9 o criou para reduzir os riscos da prática do compartilhamento irrestrito desse tipo de documento. Assim, ele garante a segurança das informações de seu negócio, além de gerar mais economia e eficiência.
Chegou a hora de proteger seus dados e otimizar sua gestão! 🔐
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