O que é gestão eletrônica de documentos (GED) e como ela otimiza sua empresa?

Gestão eletrônica de documentos é o processo que permite a manipulação de arquivos digitais em plataformas virtuais. O propósito por trás do gerenciamento é potencializar a rotina de trabalho dentro das empresas.

A gestão eletrônica de documentos, conhecida como GED, é uma prática que desburocratiza o acesso a documentos importantes nas empresas.

Em suma, o procedimento se inicia na digitalização de um arquivo dentro do software utilizado pela empresa. Com acesso à ferramenta, o funcionário pode encontrar o documento com poucos cliques e sem a necessidade de buscar papel por papel.

Para a rotina empresarial, o gerenciamento de documentos é uma medida crucial. Isso porque, com todos os arquivos centralizados e organizados em um só espaço, o colaborador consegue encontrar as informações desejadas em poucos instantes. 

A centralização dos dados é uma tendência do mercado há anos, e pode ser aplicada por meio da gestão eletrônica de documentos – fora outros benefícios que a GED oferece. A seguir, entenda como o gerenciamento de documentos eletrônicos pode otimizar a rotina de sua empresa.

O que é gestão eletrônica de documentos (GED)?

A gestão eletrônica de documentos é o processo que armazena arquivos em sistemas digitais de forma inteligente. O acervo pode ser misto, com documentos digitalizados ou criados diretamente em computadores e smartphones.

O procedimento é sempre o mesmo: organizá-los por meio de padrões de dados (metadados), com a proposta de facilitar a busca do usuário. Dessa forma, quando alguém procurar por “pagamentos 2024”, por exemplo, todos os arquivos com essa nomenclatura aparecerão no resultado de pesquisa.

A GED é uma prática muito comum no ambiente corporativo, visto que substitui o uso de papel físico e armazena todas as informações sobre a empresa em um só lugar. Até mesmo documentos antigos, que estão em processo de deterioração, podem passar pelo processo de digitalização para ficarem guardados dentro do software de gestão.

É importante salientar que a gestão eletrônica de documentos não se trata apenas do armazenamento das informações. O procedimento leva em consideração a organização dos dados dentro do sistema, de forma que fiquem bem dispostos e de fácil acesso para todos.

Caso a empresa contrate um sistema de gestão eletrônica de documentos, mas não garanta a organização dos arquivos, todo o dinheiro e tempo gasto podem ser em vão. Também é importante que exista uma pessoa responsável, que faça o gerenciamento da ferramenta.

Qual o principal objetivo da GED?

A gestão eletrônica de documentos é uma prática que visa reunir todas as informações em um só lugar. A centralização dos dados dispensa o uso de várias ferramentas nos escritórios, e impulsiona as suas operações diárias.

Mas além disso, a GED também tem outros objetivos, como:

• Aumentar a transparência das informações;
• Disponibilizar os dados de forma estratégica;
• Otimizar a tomada de decisões dentro da empresa;
• Controlar o acesso de acordo com a privacidade da informação.

Em outras palavras, o gerenciamento dos documentos por meio de sistemas eletrônicos é uma forma de deixar todos por dentro dos dados da empresa, de forma que as informações estimulem a produtividade no ambiente de trabalho.

No departamento jurídico, a gestão eletrônica de documentos tem como propósito organizar e armazenar adequadamente a infinidade de arquivos que os advogados e outros profissionais elaboram na rotina de trabalho. 

Quais os benefícios da GED?

Com a gestão eletrônica de documentos, a empresa pode se beneficiar de várias maneiras. Uma delas, por exemplo, é a redução de gastos com sistemas descentralizados, que oferecem apenas uma função e burocratizam a rotina de trabalho.

Mas existem também outros benefícios da GED, como:

Aumenta a eficiência do escritório

Com os arquivos organizados e centralizados, os funcionários podem acessá-los e usá-los a qualquer momento, sem gastar com horas e horas de pesquisas. Isso potencializa a eficiência do ambiente de trabalho e pode aumentar a produtividade dos colaboradores.

Facilita a conformidade com a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD – Lei nº 13.709) enfatiza sobre os cuidados com dados pessoais e sensíveis. No sistema de gestão de documentos eletrônicos, é possível conceder permissão apenas às pessoas que podem visualizar as informações, evitando qualquer acesso indevido.

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Reduz a dependência de documentos em papel

O uso de documentos físicos é um costume antigo e que guarda riscos como a deterioração com o tempo. Por isso, a adoção da gestão eletrônica de documentos potencializa o processo de digitalização e otimiza a cultura paperless dentro dos escritórios, uma tendência bastante forte nos últimos anos. 

Viabiliza o acesso remoto a documentos

Na era digital, em que muitos trabalhos (inclusive nos escritórios de advocacia) são feitos virtualmente, a gestão de arquivos digitais permite o acesso remoto aos documentos e possibilita a elaboração do trabalho em qualquer lugar, a qualquer hora.

Por falar em trabalho remoto, que tal ler um pouco sobre o futuro do Direito?

Quais são os componentes de um sistema GED?

As plataformas de gestão eletrônica de documentos oferecem uma estrutura bastante parecida. É possível encontrar funcionalidades como:

• Captura de documento: o arquivo é digitalizado e salvo no formato que a plataforma permite, como .doc, .pdf, .xml, entre outros;
• Metadado: o arquivo é organizado por meio de metadados como “título”, “nome”, “data”, entre outros;
• Armazenamento: o arquivo fica armazenado no repositório da plataforma de gestão e aparece disponível para os usuários que têm permissão de acesso;
• Fluxo automatizado: o arquivo pode ser gerenciado pelas pessoas que têm acesso, sendo possível adicionar informações ou até mesmo mudá-lo de pasta quando necessário;
• Controle de acesso: o arquivo pode ter acesso restrito, a depender do quão sigilosas são as informações;
• Histórico: o arquivo tem todas as suas versões salvas na plataforma, permitindo que a empresa acesse o histórico completo do documento.

Existem outros componentes na gestão eletrônica de documentos, que mudam de acordo com a plataforma e serviço contratado.

Como fazer a implementação da GED?

A implementação da gestão eletrônica de documentos deve acontecer por etapas. A primeira delas parte de uma mudança na cultura do escritório, em que arquivos físicos perdem o protagonismo e os documentos digitais se tornam o core do negócio.

É importante que a empresa faça o processo de digitalização com todos os documentos e organize-os dentro dos sistemas de gestão. Com tudo armazenado no ambiente virtual, a implementação da ferramenta de gestão fica mais simples.

Logo depois, é importante escolher um software de qualidade, que tenha capacidade de armazenamento suficiente para a quantidade de informações geradas pelo escritório. É crucial que o sistema seja centralizado e que forneça funções importantes para a empresa.

Por fim, é importante que as pessoas responsáveis pela administração do software discutam sobre os metadados. Os padrões das informações servirão como guia para que os funcionários se encontrem dentro do sistema, facilitando a rotina de trabalho.

Quais são os desafios desse processo?

Mesmo que seja benéfica para o escritório, a gestão eletrônica de documentos também traz desafios. O primeiro deles está relacionado ao processo de digitalização, que pode ser bastante demorado (a depender da quantidade de arquivos físicos).

O setor jurídico já aderiu ao processo de digitalização nos últimos anos, com processos e arquivos totalmente digitais. Todavia, é importante mudar a cultura dos escritórios que ainda insistem no uso de papéis físicos e outros costumes antiquados.

Além disso, se não houver padronização nas informações armazenadas, a busca pelos arquivos se torna pouco produtiva. 

Os títulos precisam seguir uma linha lógica, como “nome do serviço + referência sobre o cliente + ano que foi realizado”. Na hora de salvar o documento dentro do sistema é importante usar títulos como “petição inicial + Rogério Ribeiro (nome fictício) + 2024”. 

Sempre que o advogado pesquisar por “petição inicial” irá encontrar não só este caso, mas todas as petições feitas pelo escritório nos últimos anos.

Sem falar que nem todos os sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos oferecem serviços como assinatura digital. Isso diminui a escalabilidade do serviço, sendo necessário recorrer a outro sistema para dar autenticidade ao arquivo digital.

Como garantir a segurança dos documentos com a GED?

Uma característica interessante que os softwares de gestão eletrônica de documentos oferecem é o acesso controlado. Isso significa que o administrador da ferramenta pode conceder o arquivo para algumas pessoas e restringir a visualização para outras.

Mesmo que todo o escritório tenha acesso à plataforma, a GED controla quem vê e pode editar ou não o arquivo em questão. Alguns documentos com dados sigilosos podem ficar armazenados na ferramenta, mas não necessariamente são visíveis para todos – o que garante privacidade e segurança para as informações.

Vale destacar que o gerenciamento precisa ser feito com cuidado e atenção. A pessoa responsável pela administração do sistema precisa liberar os acessos de acordo com o que cada funcionário tem permissão para visualizar. 

Como a doc9 ajuda na implementação da GED?

A nova plataforma de criação e gerenciamento de documentos jurídicos com IA da doc9, o Which.doc9, é, entre outras coisas, uma solução de GED. Por meio dessa nova ferramenta é possível:

• Criar documentos jurídicos personalizados por meio de IA;
• Analisar documentos jurídicos e identificar inconsistências nos materiais;
• Fazer a gestão dos documentos jurídicos em pastas personalizadas, organizadas e com controle de acesso aos usuários.

O grande diferencial do Which.doc9 é que toda a gestão eletrônica dos documentos é feita com inteligência artificial. Assim, é possível realizar buscas textuais e contextuais para encontrar os arquivos necessários com facilidade e rapidez.

Além disso, é possível organizar todos os seus documentos jurídicos de forma eficiente em pastas personalizadas e com controle de acesso. Essa é uma forma de garantir segurança e eficiência na gestão de arquivos.

Dê o primeiro passo rumo a uma gestão mais leve, segura e eficiente. Conheça agora mesmo o Which.doc9 e conte com uma plataforma inteligente e eficaz para o gerenciamento de documentos em seu negócio!

Conclusão

A gestão eletrônica de documentos é uma prática importantíssima para qualquer segmento. Isso porque potencializa a produtividade no ambiente de trabalho por meio de um sistema centralizado e descomplicado, evitando qualquer problema de deterioração de arquivos físicos e dificuldade para acesso às informações.

Existem alguns cuidados importantes durante o gerenciamento, como a restrição de acesso a arquivos sigilosos, uso de plataformas seguras, entre outros. Mas em suma, a gestão de documentos é bastante vantajosa e pode ser o braço direito dos escritórios de advocacia.

É fundamental que, durante o processo de digitalização, exista um padrão no armazenamento das informações. Com isso em mente, boa parte do processo de implementação já está resolvido, ficando pendente apenas os cuidados diários com a ferramenta.

Quer facilitar a criação e o gerenciamento dos documentos em seu escritório ou departamento jurídico? Conheça o Which.doc9 e utilize a IA a seu favor para aumentar a eficiência e a segurança das informações em seu negócio!

Se você curtiu o assunto e quer saber mais sobre gestão eletrônica de documentos e tecnologia jurídica, continue no Blog da doc9 e leia mais assuntos como esse!

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