A rotina de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos é, sem dúvidas, dinâmica e repleta de desafios. Além das complexas questões estratégicas e da tomada de decisões, o dia a dia exige a execução de inúmeras tarefas operacionais. Entre elas, os serviços forenses ganham destaque por serem um pilar essencial, porém, frequentemente, um dreno de tempo e recursos valiosos.
A modernização dessas operações é, para além de um diferencial, uma necessidade para quem busca escalar e manter a excelência.
Neste artigo, você vai entender melhor quais são os serviços forenses no contexto jurídico e como tornar sua operação mais eficiente e otimizada no dia a dia. Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!
O que são serviços forenses no contexto jurídico atual?
Tradicionalmente, os serviços forenses englobam todas as atividades necessárias para o andamento de um processo judicial fora do escritório, seja em fóruns, tribunais ou outros órgãos públicos. São a base que garante a execução prática da estratégia jurídica.
A importância da logística e das diligências no dia a dia
As diligências forenses incluem desde a simples obtenção de cópias de documentos e protocolo de petições até o acompanhamento de processos, a realização de audiências e o suporte a perícias.
A eficiência na execução dessas tarefas é fundamental. Um atraso em um protocolo, uma cópia mal feita ou a ausência em uma audiência podem comprometer prazos, custar recursos e até mesmo impactar o resultado de um caso.
Além disso, otimizar essas tarefas libera a equipe para atividades mais estratégicas e de maior valor agregado, como a análise de casos complexos e o atendimento direto aos clientes.
O papel do advogado correspondente na execução dos serviços forenses
Historicamente, a terceirização de serviços forenses tem sido realizada por meio da contratação de advogados correspondentes. Esses profissionais, geralmente advogados locais, atuam em diversas comarcas, realizando as diligências conforme as instruções prévias.
O modelo oferece uma solução para a capilaridade da atuação, permitindo que escritórios e departamentos jurídicos alcancem regiões distantes sem a necessidade de deslocamento de sua equipe interna. No entanto, embora funcional, o modelo tradicional apresenta desafios inerentes que podem comprometer a previsibilidade e o controle.
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Os desafios do modelo tradicional de diligências forenses
Apesar de ser uma alternativa para expandir a atuação geográfica, a gestão de múltiplos correspondentes jurídicos, de forma manual, pode ser um verdadeiro gargalo operacional. Para o gestor que valoriza a padronização e o controle, as desvantagens são significativas.
Falta de padronização entre diferentes correspondentes
Um dos principais desafios é a falta de padronização de diligências jurídicas. Cada correspondente pode ter seu próprio método de trabalho, resultando em variações na qualidade da entrega, no formato dos relatórios e na comunicação. Essa inconsistência exige um esforço adicional de supervisão e revisão por parte da equipe interna, gerando retrabalho e incerteza sobre a qualidade final do serviço.
Incerteza nos prazos de entrega
A dependência da disponibilidade e da organização de cada correspondente avulso pode levar à incerteza nos prazos de entrega. O gestor pode ter dificuldade de planejamento, gerenciamento de expectativas e garantia do cumprimento de prazos processuais importantes. A falta de um sistema centralizado de acompanhamento impede uma visão clara das diligências, aumentando o risco de falhas.
Ausência de um SLA
No modelo tradicional, é raro haver um Acordo de Nível de Serviço (SLA) formalizado e garantido para cada diligência. A ausência de um SLA significa que não há compromissos claros sobre tempo de resposta, qualidade da entrega ou resolução de problemas. Essa lacuna de responsabilidade pode gerar frustração e impactar a confiança na terceirização, expondo o escritório a riscos operacionais e reputacionais.
Dificuldade de gerenciar e auditar múltiplos fornecedores
Gerenciar diversos correspondentes em diferentes localidades demanda uma logística complexa. A dificuldade de gerenciar e auditar múltiplos fornecedores envolve desde a negociação individual de valores até o controle de pagamentos e a verificação da idoneidade de cada profissional. Esse processo manual é suscetível a erros, consome um tempo considerável da equipe administrativa e impede uma auditoria eficaz sobre a performance e conformidade dos serviços prestados.
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Logística jurídica como um serviço gerenciado e centralizado
A evolução do mercado jurídico exige soluções que ofereçam não apenas o serviço, mas também a inteligência e o controle. Atualmente, a logística jurídica assume esse papel, com um serviço gerenciado, centralizado e tecnológico, que transforma a execução de diligências em um processo previsível e seguro.
Padronização de qualidade de serviço em qualquer comarca
Com uma plataforma de correspondentes jurídicos centralizada, é possível garantir a padronização de qualidade de serviço em qualquer comarca. A seleção e o treinamento de uma rede qualificada de profissionais, aliada a fluxos de trabalho bem definidos e ferramentas de gestão, asseguram que cada diligência seja executada seguindo os mesmos critérios de excelência. Isso elimina as variações de qualidade e oferece ao gestor a tranquilidade de saber que o serviço será sempre de alto nível, independentemente do local.
Previsibilidade na gestão de diligências
Um sistema de logística jurídica moderno oferece previsibilidade na gestão de diligências. Com prazos claros, acompanhamento em tempo real e relatórios detalhados, o gestor jurídico recupera o controle sobre as operações. A implementação de um SLA rigoroso garante que os compromissos de tempo e qualidade sejam cumpridos, minimizando riscos e permitindo um planejamento estratégico mais eficiente. Essa previsibilidade é essencial para a tomada de decisões ágeis e para a manutenção da reputação do escritório.
Principais serviços de logística forense oferecidos pela doc9
A doc9 oferece soluções de logística forense que integram tecnologia, uma vasta rede de correspondentes qualificados e processos rigorosos. Nosso objetivo é proporcionar ao seu escritório a tranquilidade e a eficiência necessárias para focar no que realmente importa: a estratégia jurídica.
Obtenção de cópias e protocolo de documentos
Com a doc9, a obtenção de cópias e protocolo de documentos é um processo ágil e seguro. Nossa plataforma centraliza os pedidos, designa os profissionais mais adequados e monitora a execução, garantindo que eles sejam entregues conforme sua necessidade, com a padronização e o controle que sua gestão exige.
Realização de audiências com prepostos qualificados
A doc9 oferece o serviço de realização de audiências com prepostos qualificados, assegurando que seu escritório esteja sempre representado por profissionais preparados e alinhados às suas diretrizes. Reduza custos de deslocamento e tenha a certeza de uma representação ética e eficiente, sem abrir mão da qualidade.
Suporte pericial sobre cálculos judiciais
Para processos que demandam expertise técnica, oferecemos suporte pericial sobre cálculos judiciais. Contamos com uma rede de peritos e assistentes técnicos especializados que atuam em todo o território nacional, fornecendo análises e laudos precisos, essenciais para a fundamentação de suas peças e a defesa dos interesses de seus clientes.
Serviços forenses com a previsibilidade e o controle que sua gestão exige
A gestão eficaz de serviços forenses é um diferencial competitivo fundamental para escritórios e departamentos jurídicos que almejam excelência e crescimento. Superar os desafios do modelo tradicional e adotar uma abordagem de logística jurídica centralizada e gerenciada é uma estratégia essencial.
Com a doc9, você ganha acesso a uma solução robusta que garante padronização, previsibilidade e total controle sobre cada diligência.
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