Segurança da Informação na Contabilidade: o que é? | doc9
A segurança da informação é uma área que visa proteger empresas e escritórios contra crimes virtuais. Aplicado na contabilidade, especialmente, pode evitar problemas de vazamentos ou até roubos de documentos e informações contábeis.
A contabilidade é responsável por cuidar da administração financeira de pessoas físicas e jurídicas. Seu propósito é garantir a conformidade com a legislação em vigor, além de auxiliar no controle das movimentações financeiras e entrega de obrigações fiscais.
Nos dias de hoje, a contabilidade exige recursos que vão além do contato direto com instituições como a Receita Federal. Existem sistemas que emitem declarações, registram movimentações, entre outros. Com isso, a empresa contábil precisa entender sobre as inovações tecnológicas do mercado e se ater sobre alguns cuidados básicos.
A segurança da informação na contabilidade entra neste cenário. Com os avanços da tecnologia e a digitalização de serviços, os dados dos clientes e do próprio escritório precisam ser protegidos contra crimes cibernéticos.
Apenas nos seis primeiros meses de 2024, o Brasil registrou um aumento de 500% no número de vazamento de dados na internet. Isso comprova que, embora a tecnologia seja a principal aliada do mercado atualmente, é necessário investir em segurança da informação.
A seguir, entenda como funciona a segurança da informação na contabilidade e outros detalhes importantes sobre o assunto.
O que é segurança da informação?
Segurança da informação é um conjunto de ferramentas e práticas que garantem a proteção dos dados em sistemas digitais. Essa garantia é importante para evitar crimes cibernéticos e para manter a conformidade com a LGPD (Lei de Proteção de Dados Pessoais – Lei nº 13.709).
Atualmente, diversos serviços são feitos pela internet. O registro de um documento pode ser realizado de forma virtual, evitando que a pessoa se desloque para uma instituição física e leve horas para fazer algo simples. Contudo, assim como no mundo real, a internet também carece de segurança e exige cuidados com o uso das informações.
Sem a segurança da informação, um criminoso virtual pode usar os dados pessoais de um consumidor para realizar compras, por exemplo. O roubo das informações pessoais é equivalente a um ‘roubo físico’, só que no mundo digital
Assim, a segurança da informação reúne um conjunto de ações e sistemas que visam garantir a proteção do usuário. A própria legislação brasileira prevê direitos e deveres para os cidadãos na internet, sendo equivalente às leis fora do mundo digital.
Da mesma forma, escritórios contábeis precisam garantir a segurança das informações hospedadas nos sistemas digitais que utilizam. A medida evita qualquer tipo de crime cibernético e transparece confiança para os clientes.
Inclusive, a confiabilidade dos consumidores pode ser um dos principais fatores de destaque do escritório no mercado. Ou seja, investir em segurança da informação é uma maneira de aumentar a credibilidade do negócio entre os concorrentes.
Importância da segurança da informação para a contabilidade
A contabilidade é uma área que lida diariamente dados extremamente sensíveis: as informações vão desde o RG de uma pessoa até os extratos das declarações do imposto de renda (IR). Isso significa que o profissional tem à sua disposição registros que resumem toda a vida dos seus clientes.
Com tantos dados em mãos, os contadores têm uma grande responsabilidade: garantir a segurança da informação na contabilidade. Mas com o aumento do número de crimes na internet, essa tarefa pode ser desafiadora.
Imagine a seguinte situação: o escritório de contabilidade contrata um sistema obsoleto para armazenar as informações dos clientes. Sem segurança de ponta, criminosos invadem a plataforma e roubam dados pessoais dos clientes. O crime pode ser irreparável tanto para a pessoa como para a empresa.
O mesmo pode acontecer em outras situações: um colaborador que não foi treinado da maneira correta clica em um link malicioso, que chegou via e-mail. A URL pode ser a porta de entrada para criminosos invadirem a máquina e roubar informações dos clientes, gerando também um dano irreparável.
As situações hipotéticas são inúmeras e acontecem com muita frequência no mercado (inclusive nos escritórios de contabilidade). Por isso, o uso de softwares de confiança e a tomada de ações protetivas são extremamente importantes para a segurança contábil.
Pilares da segurança da informação na contabilidade
A segurança da informação na contabilidade foca principalmente nos dados pessoais dos clientes. Como a área exige um rico acervo de informações, qualquer vazamento ou problema com a proteção desses registros se torna uma grande dor de cabeça.
Por isso, para construir uma segurança digital robusta e confiável, existem três pilares fundamentais que a área contábil deve considerar, que são:
- Confidencialidade: privacidade de dados pessoais e sensíveis, que não possuem nenhum tipo de permissão para compartilhamento com terceiros;
- Integridade: exatidão e segurança das informações, para que os dados sejam precisos e usados corretamente quando necessário;
- Disponibilidade: facilidade de acesso para quem tiver permissão (principalmente nos sistemas digitais), no momento em que for necessário.
Os pilares da segurança da informação nos escritórios contábeis garantem não apenas a proteção dos dados, mas também a continuidade na execução dos serviços. Isso significa que sem segurança, não há contabilidade.
Como proteger os dados dos clientes em um escritório de contabilidade?
O primeiro passo para proteger os dados dos clientes nos escritórios contábeis é respeitar as normas da LGPD. A legislação é bastante enfática sobre o uso de informações, sendo importantíssimo segui-la à risca para não sofrer com as punições da lei.
Além disso, o escritório de contabilidade precisa ter regras bem definidas sobre o que pode e o que não pode ser compartilhado. É comum que funcionários repassem informações pessoais dos clientes pensando que não há nada de errado com isso – o que aumenta o risco de vazamento de dados.
A maior proteção que o escritório de contabilidade pode ter é contar com um sistema robusto, com tecnologias de segurança atuais e ferramentas que atendam a todas as necessidades da área.
O uso de sistemas obsoletos é um grande risco para a segurança das informações. Por isso, é fundamental tomar cuidado com a contratação de serviços sem credibilidade no mercado.
Quais ferramentas utilizar para garantir a segurança?
Na rotina do escritório de contabilidade é importante contar com algumas ferramentas essenciais para otimizar e tornar a rotina mais segura. Sem isso, os colaboradores ficam suscetíveis a invasões e crimes cibernéticos.
Antivírus
A primeira ferramenta é um antivírus de qualidade, que identifica qualquer tipo de ameaça para a máquina e para as informações armazenadas. O Windows Defender, antivírus oferecido gratuitamente para computadores Windows, já é uma boa opção.
Bloqueadores de sites
Essa medida evita que funcionários entrem em páginas que não têm relação com o serviço contábil e que possam trazer algum tipo de risco para a máquina em uso.
Armazenamento em nuvem
Uma opção de armazenamento que aumenta a segurança dos dados é a nuvem. Com esse método, as informações dos clientes ficam guardadas de maneira segura no ambiente virtual, garantindo acessibilidade, escalabilidade e a proteção de plataformas com credibilidade e confiança no mercado.
Também existem outras ferramentas mais robustas e específicas, sobre as quais iremos falar mais adiante.
Soluções doc9 para a segurança da informação na contabilidade
A doc9 é uma startup especializada em segurança de dados para as áreas jurídica e contábil. O Whom.doc9 é a solução ideal para escritórios contábeis gerenciarem seus certificados digitais e os de seus clientes de maneira segura.
Esta é uma plataforma robusta, que permite escalabilidade, e potencializa a produtividade em escritórios de advocacia. Por meio da ferramenta, é possível armazenar os documentos de seus clientes em um ambiente seguro e restringir o acesso da equipe às informações sensíveis.
Com essa ferramenta, os escritórios podem garantir a tranquilidade de seus clientes que seus documentos, assegurando que eles não correm riscos de vazamento de dados.
A plataforma garante a gestão de acessos a mais de 800 sistemas, centralizando todas as informações com segurança e em um só lugar. Com isso, o escritório contábil não precisa se preocupar com outros softwares e problemas comuns na gestão de credenciais e acessos.
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Dicas de segurança da informação
Para escritórios que estão na transição de serviços físicos para digitais, existem algumas dicas importantíssimas que podem fazer a diferença na segurança dos dados do próprio negócio e de seus clientes.
Em empresas que adotaram o trabalho remoto ou híbrido, é fundamental promover a conscientização sobre o uso de redes confiáveis. Se não houver um wi-fi privado, a utilização de uma rede 4G pode ser a melhor opção.
Isso porque uma das principais portas de entrada para criminosos cibernéticos é por meio de wi-fis públicos, que não possuem criptografia e firewall. Coworkings, cafeterias e outros estabelecimentos podem se tornar uma armadilha.
Além disso, os escritórios de contabilidade precisam investir em VPNs (Virtual Private Network – Rede Privada Virtual). Isso significa que, além da própria proteção que as plataformas oferecem, é necessário usar uma segunda camada, que garante mais segurança para as informações armazenadas.
Outras dicas importantes são:
- Restrição de informações para IAs generalistas, visto que muitas ferramentas usam os dados concedidos pelo usuário para treinar a Inteligência Artificial e podem acabar expondo dados pessoais;
- Atenção redobrada com links enviados via e-mail, para evitar qualquer roubo de informação – os famosos phishings;
- Bloqueio automático de páginas não possuem protocolo HTTPS como uma segunda garantia de que o site é confiável ou não.
Pequenos cuidados com a segurança da informação fazem diferença na realidade do trabalho. Portanto, além de um sistema robusto e com ótima proteção, os colaboradores precisam de treinamentos sobre práticas fundamentais para garantir a integridade dos dados.
Por que a segurança da informação está se tornando mais importante?
Nos últimos anos, a quantidade de crimes na internet tem revelado um cenário catastrófico. Só em 2024, o Brasil alcançou a quarta posição na América Latina de países com mais ameaças digitais.
Em 2023, o Relatório da Trend Micro constatou que foram mais de 161 bilhões de ataques cibernéticos bloqueados em todo o mundo. O percentual cresce exponencialmente a cada ano, com tendência de aumento para os próximos anos.
Inúmeras empresas revelaram que tiveram seus dados vazados, expondo informações sigilosas sobre o negócio e até mesmo dados pessoais dos clientes – o que é considerado crime diante da LGPD.
O avanço da tecnologia traz benefícios para o mundo todo, mas também guarda problemas que precisam de resolução. A segurança é uma dessas questões, sendo fundamental que as empresas invistam em proteção para os dados e contra qualquer outro tipo de crime virtual.
O mundo digital também está exposto a crimes, podendo gerar uma dor de cabeça tremenda para uma empresa ou para o cidadão comum. A segurança da informação vem, então, para combater este problema e com a finalidade de garantir o bem-estar de todos na sociedade.

Conclusão
A segurança da informação na contabilidade se resume a um conjunto de ferramentas e práticas que garantem a proteção dos dados de clientes e da empresa. É importante que o negócio esteja em conformidade com as leis e que use softwares seguros e atuais.
A área contábil é repleta de informações pessoais e sensíveis, que precisam de proteção no armazenamento. Os profissionais do setor devem providenciar não só plataformas confiáveis, mas também treinamentos que conscientizem sobre a importância de resguardar os dados de clientes e cuidados importantes com sistemas e máquinas.
Sem isso, escritórios de contabilidade ficam à mercê de crimes virtuais e deixam as informações de terceiros em risco. A consequência é a perda de credibilidade diante do mercado e risco do negócio não se sustentar diante dos concorrentes.
Além disso, os escritórios devem contar com ferramentas que garantam uma camada a mais de segurança, como o Whom.doc9. Solicite um contato e descubra como proteger os dados de seus clientes e tornar seu escritório cada vez mais confiável.
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