O que é RPA? Entenda tudo sobre a Automação Robótica de Processos

Automação robótica de processos (RPA) é o nome dado ao processo de uso de robôs digitais (bots) para executar tarefas repetitivas.

A automação robótica de processos (RPA) é uma tecnologia de software que simplifica a automatização de tarefas digitais. Por meio dela, os usuários criam bots que podem aprender, executar e simular processos de negócios com base em regras.

Por meio das automações RPA, os usuários podem criar bots com base na observação das ações digitais humanas. Assim, o usuário mostra aos bots o que eles devem fazer e deixa que eles realizem o trabalho. 

Esses robôs de software podem interagir com qualquer sistema ou aplicativo da mesma maneira que as pessoas. A diferença é que os bots RPA podem operar 24 horas por dia, com mais rapidez e precisão do que humanos.

Individualmente, os robôs se concentram somente em tarefas simples. Porém, juntos, eles geram vários benefícios. A RPA pode fazer parte da estratégia de gerenciamento de processos de negócios (BPM) de uma empresa, desempenhando papel fundamental para aumentar a eficiência das operações.

Saiba mais sobre a RPA, suas vantagens, procedimentos que podem ser automatizados por ele, benefícios, desafios e como implantar em sua empresa neste artigo. Boa leitura!

O que é a RPA?

RPA é uma aplicação da tecnologia regida pela lógica de negócios e insumos estruturados que tem como objetivo automatizar processos. Por meio das ferramentas de RPA, as empresas podem configurar softwares robôs (bots) para realizar atividades como:

• Processar transações;
• Manipular dados;
• Enviar respostas automáticas;
• Fazer a comunicação com outros sistemas digitais, etc.

Os RPAs podem ser aplicados em atividades simples como gerar uma resposta de e-mail automática até a implantação de milhares de bots programados para automatizar diversas tarefas em um sistema ERP.

O principal objetivo da implantação de RPAs é reduzir a mão de obra humana em tarefas repetitivas e liberar o capital intelectual dos funcionários para se dedicar a tarefas criativas e estratégicas.

Como funciona a RPA?

A RPA automatiza tarefas repetitivas antes realizadas por humanos. Isso inclui trabalhos simples, como a inserção de entradas em um formulário, e complexos, como atendimento a clientes e solução de problemas. 

Esse tipo de solução é de baixo risco, costuma gerar um grande retorno sobre o investimento e tem implantação simples. Normalmente, as RPAs são divididas em duas categorias. Conheça-as:

Robôs de RPA assistidos

São executados em uma estação de trabalho local e executam atividades de front-office. Precisam de supervisão humana, mas eventos do sistema podem acioná-los.

Robôs de RPA não assistidos

São responsáveis por manipular dados empresariais em segundo plano em servidores de back-end. Não precisam da intervenção humana e podem ter sua execução programada ou ser acionados por eventos.

Quais são os tipos de processos que podem ser automatizados com RPA?

Os processos que atendem aos seguintes critérios podem ser automatizados com RPA:

• Alto volume;
• Repetitivos;
• Com base em regras;
• Maduros;
• Estáveis;
• Baixa variação;
• Alto potencial de ROI;
• Não sujeitos a alterações de metodologia;
• Entradas legíveis como MS Word, Excel, XML, PPT, PDFs, etc.

Confira alguns exemplos de processos que podem ser automatizados com a RPA:

1. Processamento de fatura

A RPA pode ser configurada para processar automaticamente faturas recebidas. Com isso, o software automatiza os dados, concilia erros e toma as decisões necessárias ao longo do processamento. Isso reduz a necessidade de esforço humano e simplifica o acompanhamento das faturas.

2. Contas a pagar

A RPA automatiza a digitalização, arquivamento e pagamento de faturas para simplificar os processos financeiros. Por meio da automatização também é possível categorizar diferentes faturas, locais e canais para facilitar os processos.

3. Consultas de dados

Por meio das ferramentas de RPA, é possível estruturar a integração de dados entre diferentes portais e aplicativos. Isso permite o acesso rápido aos dados necessários para diferentes tarefas. A RPA também pode fornecer dados dos servidores da rede por meio de consultas específicas e da extração de dados para o painel de saída.

4. Segurança cibernética

As soluções de RPA ajudam a aumentar a segurança dos negócios. Por meio da automação de tarefas com verificações de segurança constantes e do monitoramento de rede 24 horas, é possível detectar atividades maliciosas em tempo real e tomar medidas de combate a essas ameaças.

Além disso, as RPAs realizam atualizações de segurança quando elas ficam disponíveis para garantir que sua rede corporativa não fique comprometida. A automação inteligente pode beneficiar atividades como:

• Gerenciamento de acessos;
• Verificação de vulnerabilidades;
• Gerenciamento de atualizações;
• Análise de incidentes;
• Monitoramento de segurança, etc.

5. Atendimento ao cliente

O atendimento ao cliente tem diversos processos com base em regras que podem ser automatizadas por meio da RPA. Por meio da automação, é possível:

• Classificar consultas;
• Oferecer respostas iniciais;
• Classificar os atendimentos em categorias;
• Direcionamento de demandas ao setor certo;
• Oferecer respostas às dúvidas mais recorrentes.

Quais são os benefícios da RPA?

Mais produtividade

As automações RPA geram uma grande mudança na produtividade dos colaboradores, já que acelera fluxos de trabalho e muda a maneira como os processos são executados. Isso permite uma atuação mais estratégica de toda a equipe.

Mais precisão

A RPA aumenta a precisão das tarefas, evita o retrabalho e aumenta a conformidade dos processos, mesmo em indústrias com padrões extremamente rígidos.

Economia de custos e rápido ROI

Qualquer pessoa pode dominar rapidamente a criação de um bot de RPA e começar a gerar ROI. Isso significa uma recuperação de pelo menos 40% do tempo antes desperdiçado em tarefas administrativas manuais.

Integração entre plataformas

A RPA pode ser aplicada em praticamente qualquer sistema. Assim, por meio dos bots é possível eliminar vácuos de tecnologia, já que eles se conectam perfeitamente a diversas ferramentas de software, independente da função ou departamento. Isso aumenta a eficiência e a colaboração entre as áreas, enfatizando o valor do capital humano.

Experiência do cliente

Os bots de RPA ajudam na interação com os clientes, automatizando a entrada de dados. Isso resulta na redução do tempo de atendimento de chamadas e na melhora da experiência do cliente.

Inteligência artificial (IA) vantajosa

A combinação entre IA e RPA para criar automações inteligentes aumentam o aproveitamento dos dados corporativos não estruturados. Assim, é possível automatizar o processamento de faturas de fornecedores, a extração de dados, a detecção de fraudes, o recebimento de solicitações e muito mais.

Escalabilidade

A RPA permite a elasticidade e a adaptação de processos de negócios de alto volume em ambientes de mudança. Assim, é possível trazer flexibilidade a qualquer carga de trabalho e expandir a força de trabalho digital no momento que for necessário.

Quais são os desafios da RPA?

1.Compreender o que é a Automação de Processos

O maior desafio quando se trata de RPAs é a dificuldade que os usuários têm de entender o que é a tecnologia e quais são suas funcionalidades. Assim, quem entende que essa estratégia é ideal para o seu negócio, precisa promover treinamentos de conscientização com as equipes antes de sua implementação.

2. Adequação às novas tecnologias

A automação de tarefas será ainda mais difícil se sua empresa não conseguir implementar essa tecnologia de maneira adequada. Para evitar esse problema, é preciso promover treinamentos e integrações a respeito da automação de processos e sua aplicação.

3. Integração dos sistemas

Outro grande desafio para os negócios é garantir que os sistemas se comuniquem para possibilitar a integração da RPA. Por isso, é preciso mapear os sistemas que podem ser integrados com sucesso antes de aderir à tecnologia.

4.  Gestão de acessos

Ao adotar o uso de robôs de automação, as empresas acabam criando mais um ponto de vulnerabilidade quando se trata da segurança de dados. Isso porque os robôs passam a ter acesso a todas as informações do usuário de forma irrestrita.

Assim, para lidar com esse tipo de questão, é necessário adotar sistemas robustos de gestão, monitoramento e controle de acessos aos robôs, como o Whom.doc9, primeiro gerenciador de certificados digitais do Brasil, que possui integração com diversos RPAs

Como escolher uma solução de RPA?

1. Procure um software simples

O software RPA deve fazer com que os processos de seu negócio sejam mais eficientes. Se a solução for tão complexa que você precisa de suporte técnico para criar ou modificar um processo simples, ela não está sendo eficiente.

Por isso, busque um software que seja simples o suficiente para que todos os colaboradores possam usá-lo para vários tipos de tarefas em qualquer setor. Se o design da interface for claro e amigável, esse é um bom indicativo da simplicidade do software. 

2. Busque um software inteligente

Além de simples, o software de RPA precisa ser inteligente e sofisticado. Isso é importante para que seja possível aproveitar um aprendizado mais avançado e ir mais longe em seu poder de automação.

Assim, busque um software que permita que as regras sejam aplicadas a qualquer banco de dados ou aplicativo de inteligência de negócios. Ele deve extrair as informações necessárias, enriquecê-las e adaptá-las às suas necessidades específicas. Também deve ser flexível para se adaptar de forma efetiva às mudanças de uma empresa.

3. Busque um software escalável

Ao implantar a RPA, você deve pensar no longo prazo. Isso porque quando você começar a experimentar seus benefícios, desejará implementá-lo em todos os processos possíveis em sua empresa.

Assim, a solução deve possuir uma interface padrão para ser acessada por outros aplicativos, usuários e processos. Se sua solução de RPA não for projetada para escalabilidade, usabilidade e confiabilidade, será muito difícil alcançar os resultados desejados.

Como implantar uma solução de RPA?

1. Identifique oportunidades para RPA

O primeiro passo para uma implementação de RPA bem sucedida é o planejamento e mapeamento da estratégia. Por isso, analise e identifique quais processos você pode começar automatizando. Dê preferência às tarefas rotineiras e repetitivas.

2. Defina os critérios de sucesso

Após criar uma lista de projetos para serem automatizados, é hora de definir o primeiro para a implantação do sistema. Faça uma classificação com base em frequência de tarefas, economia de tempo, criticidade e esforço necessário para a automação.

Escolha o projeto que se apresentar mais benéfico para sua empresa. Com base nele, defina parâmetros para avaliar se esse projeto-piloto foi bem-sucedido.

3.  Teste soluções piloto

Existem diversas soluções RPA, mas cada uma possui uma característica diferente. Por isso, experimente diferentes softwares e teste a tecnologia para encontrar a solução que melhor atende às necessidades de sua empresa.

Isso também te ajudará a se familiarizar com o software. Busque fornecedores que oferecem suporte completo, desde o período de avaliação, e soluções que podem ser instaladas e executadas de maneira ágil e simples.

4. Meça os resultados e documente o aprendizado

Use os critérios de sucesso definidos previamente para medir os resultados do seu projeto-piloto. Documente o que aconteceu corretamente, o que poderia ter sido melhor e lições aprendidas.

Compare custos de implementação e manutenção com o tempo economizado, o aumento na precisão das tarefas e o grau de intervenção humana. Essas informações te ajudarão a determinar se deve aderir à solução de RPA ou buscar outra.

Quais os exemplos de melhores ferramentas RPA?

Conheça as melhores ferramentas de RPA que possuem integração com o Whom.doc9, o que pode trazer uma camada a mais de segurança às informações sensíveis de seu escritório ou departamento jurídico:

1. Blue Tape

A Blue Tape possui soluções de automação voltadas ao mercado jurídico relacionadas a:

• Sanitização de base;
• Atualização de andamentos;
• Identificação de casos estratégicos;
• Monitoramento de baixa processual, citações, penhoras e outros andamentos relevantes;
• Descoberta de processos e monitoramento de liminares;
• Cópia integral;
• Protocolo eletrônico;
• Juntada de substabelecimentos em lote;
• Robôs de alimentação de sistemas de Departamentos Jurídicos sob demanda;
• Monitoramento e identificação de advogados ofensores;
• Robôs customizados à necessidade do escritório ou departamento jurídico.

2. Any Task

A Any Task possui soluções segmentadas por setor, inclusive uma voltada ao jurídico, e oferece automações para:

• Geração automática de pendências;
• Controle de Audiências;
• IA Docs, para a centralização de documentos;
• Faturamento, com precificação automática do contencioso;
• Financeiro.

3. Impacta

Por meio do RPA Law da Impacta é possível conectar os sistemas de seu escritório ou departamento jurídico a outras soluções, eliminando a necessidade de intervenção humana.

4. Elaw

A solução de automação voltada ao mercado jurídico da Elaw pode ser utilizada para otimizar atividades relacionadas a:

• Contratos;
• Imobiliário Regulatório;
• Procurações;
• Societário;
• Consultivo;
• Contencioso;
• Marcas e Patentes;
• Documentos corporativos.

5. Legis Hub

Os robôs da Legis Hub estão à serviço dos operadores do Direito para auxiliar em tarefas como:

• Habilitação de advogados;
• Protocolo de documentos;
• Monitoramento de tribunais e sistemas;
• Consultas de processos;
• Geração de peças jurídicas.

6. One4

A One4 promete gerar tempo robotizando atividades repetitivas, redução de custos operacionais e aumento na motivação da equipe. Suas soluções jurídicas são voltadas a:

• Processos judiciais;
• Peticionamento;
• Contratação e processos;
• Extração dos números de processos de planilhas, acesso ao TRT designado a partir do número do processo e realização do download do arquivo;
• Pesquisas, downloads e outras ações dentro do DeJT.

Como medir os resultados da RPA?

1. Precisão melhorada

Com as soluções RPA é possível eliminar erros. Para acompanhar essa redução, é possível medir a quantidade de retrabalhos devido a erro humano e comparar esses dados com a quantidade de retrabalho após a implementação da RPA. Quando um trabalho não precisa ser refeito, há economia de tempo e dinheiro.

2. Satisfação do pessoal

Acompanhar a satisfação da equipe e comparar os níveis de antes e depois da RPA também é uma ótima forma de medir o sucesso da solução. Quanto mais você conseguir liberar o tempo dos funcionários com tarefas manuais, maior a chance de a satisfação dos funcionários aumentar.

Essa métrica depende de seus esforços de comunicação. Isso porque alguns funcionários podem ter medo de perder suas funções para os robôs. Por isso, é muito importante criar um plano de comunicação e conscientização para que eles entendam como e por que seu papel está mudando.

3. Proporção de trilhas de auditoria digitalizadas

Para as auditorias, os funcionários devem examinar registros anteriores em busca de detalhes importantes. Por meio da RPA é possível digitalizar a trilha de auditoria, automatizando as tarefas mais repetitivas e liberando os auditores para lidar com tarefas complexas.

Assim, busque medir a proporção de trilhas de auditoria que você já conseguiu digitalizar e compará-las com as que permanecem manuais. Analise o tempo ganho, a diferença no uso de mão de obra e outras questões relacionadas.

4. Número de erros de conformidade

Por último, a RPA permite reduzir ou eliminar a entrada de dados propensa a erros e problemas de conformidade. Os robôs também podem ajudar a proteger dados e monitorar o reforço de alterações de conformidade.

Assim, faça um balanço da quantidade de erros de conformidade que ocorrem em certo período de tempo e compare-os com o mesmo período após a implantação da RPA. Quantifique essa métrica pela quantidade de erros e custo para corrigi-los.

Como o Whom.doc9 e seus parceiros atuam em conjunto para oferecer soluções de RPAs?

Por meio do Whom.doc9 Integração, a doc9 realiza parcerias com soluções de RPA para trazer segurança ao uso de robôs jurídicos. Isso é importante porque cada vez mais escritórios estão adotando essa tecnologia para otimizar seus processos.

Porém, para realizar as tarefas de automação, o robô precisa acessar sistemas utilizando o certificado digital do sócio ou responsável pelo escritório ou departamento jurídico. Contudo, há alguns fatores que influenciam em sua execução, como troca de informações de acesso, revogação do certificado e rastreabilidade das ações executadas pelo RPA.

Por ter acesso a todas as informações do titular do certificado, o robô também passa a ser um ponto de vulnerabilidade a vazamentos para o escritório ou departamento jurídico.

Assim, o Whom.doc9 integração permite que o robô tenha acesso aos sistemas e realize suas atividades de maneira segura para todas as frentes. O gerenciador traz uma camada de proteção ao delimitar o acesso do robô a certos sistemas e informações.

Além disso, a aplicação fornece todo o monitoramento das atividades realizadas pelo robô. Isso é importante para que os gestores saibam se quem realizou alterações, consultas ou mudanças foi o robô ou o usuário.

Como o Whom.doc9 traz segurança para o escritório e monitoramento sobre o que é desempenhado pelos robôs jurídicos?

O Whom.doc9.doc9 é um gerenciador de certificados digitais que possui a funcionalidade Whom Integração. Por meio dela, é possível restringir e delimitar o acesso de usuários humanos e dos robôs às informações do certificado digital. 

Isso facilita e otimiza a execução dos RPAs, além de garantir a rastreabilidade das ações executadas pelos robôs e trazer mais segurança ao titular do documento. A solução Whom.doc9 garante:

• Camada extra de proteção ao acesso de terceiros; 
• Unificação de armazenamento do certificado em Cofre digital (nuvem);
• Concessões de acesso aos prestadores terceirizados pela plataforma do Whom.doc9;
• Gestão completa de uso por parceiros integradores com dados de acesso;
• Delimitação de regras de níveis de acesso a sistemas e informações.

Quer saber mais sobre a aplicação prática do Whom.doc9 integração? Confira o e-book “RPAs Jurídicos e Gestão de acessos”!

Conclusão 

Em conjunto com Blockchain e Inteligência Artificial, a RPA é uma das tecnologias mais promissoras para os negócios nos próximos anos. A automação é uma solução que traz diversos ganhos e benefícios às empresas, como ROI rápido, ganho de tempo e aumento de produtividade.

Acompanhe nosso blog para conhecer outras soluções tecnológicas que facilitam a rotina empresarial.

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