Passivo trabalhista: o que é, causas e como calcular

O termo passivo trabalhista faz referência às verbas que as empresas precisam pagar referentes a processos judiciais relacionados a causas trabalhistas.

Quando um empregador viola os direitos do trabalhador, não cumprindo corretamente suas obrigações trabalhistas, pode receber um processo judicial. As punições financeiras referentes a essa ação são chamadas de passivo trabalhista.

Dessa forma, é muito importante que as empresas tenham organização e planejamento para evitar gerar passivos trabalhistas. Isso é importante não apenas para a contenção de custos, mas também para a manutenção de um bom ambiente de trabalho e o engajamento de todos os colaboradores.

Neste artigo, você poderá entender mais sobre o passivo trabalhista: o que diz a legislação, tipos, principais causas geradoras, riscos, como evitar e como calcular essas verbas em seu negócio. Continue essa leitura e confira!

O que é o passivo trabalhista?

Passivo trabalhista é a soma de todos os valores relacionados às obrigações trabalhistas de uma empresa. 

O termo se refere a dois tipos de obrigações:

• Obrigações regulares – Realizadas pela empresa de maneira recorrente. Isso inclui salários, benefícios e impostos;
• Obrigações irregulares – Podem ocorrer pontualmente. Exemplo disso são ações trabalhistas, multas e indenizações.

Apesar de envolver esses dois tipos de despesas, o termo costuma ser mais usado para se referir aos gastos com processos trabalhistas. 

Nesse caso, costuma estar relacionado ao não cumprimento de obrigações trabalhistas ou pagamento incorreto de encargos e benefícios obrigatórios. Por exemplo:

• Pagamento incorreto de horas extras;
• Falta de pagamento de adicionais noturnos, de insalubridade ou de periculosidade;
• Falta de pagamento de férias;
• Não recolhimento de verbas rescisórias;
• Contratações irregulares, etc.

Muitas vezes, o passivo trabalhista pode acontecer devido a uma gestão inadequada. Desorganização ou uma tentativa mal planejada de conter custos costumam estar por trás desse tipo de problema. 

O que diz a legislação sobre passivos trabalhistas depois da Reforma Trabalhista?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT – Decreto-Lei nº 5.452) não possui nenhum artigo que trate especificamente de passivos trabalhistas. Mas como os passivos são consequências de processos trabalhistas decorrentes do descumprimento dos direitos dos trabalhadores, é possível destacar algumas diretrizes presentes na CLT. 

Por exemplo:

“Art. 763 – O processo da Justiça do Trabalho, no que concerne aos dissídios individuais e coletivos e à aplicação de penalidades, reger-se-á, em todo o território nacional, pelas normas estabelecidas neste Título.”

Além disso, os artigos 831, 832 e 835 determinam que, se não houver conciliação por meio da Justiça do Trabalho, a própria Justiça pode decretar valores e prazos de pagamento dessas verbas. Assim, a empresa terá que cumprir com as condições estabelecidas. Confira:

“  Art. 831 – A decisão será proferida depois de rejeitada pelas partes a proposta de conciliação.

[…]

 Art. 832 – Da decisão deverão constar o nome das partes, o resumo do pedido e da defesa, a apreciação das provas, os fundamentos da decisão e a respectiva conclusão.

§ 1º – Quando a decisão concluir pela procedência do pedido, determinará o prazo e as condições para o seu cumprimento.

§ 2º – A decisão mencionará sempre as custas que devam ser pagas pela parte vencida.

[…]

  Art. 835 – O cumprimento do acordo ou da decisão far-se-á no prazo e condições estabelecidas.”

A Reforma Trabalhista foi realizada com o intuito de flexibilizar as relações trabalhistas e também evitar passivos. Assim, a partir das alterações da CLT, as empresas passaram a ter mais facilidade para negociar as condições de trabalho diretamente com o trabalhador.

Hoje, as negociações incluem possibilidades de jornadas flexíveis e parciais, banco de horas por acordo individual, modelos de teletrabalho, hora extra para intervalo intrajornada e outras. 

Com essas possibilidades, as empresas passaram a ter mais autonomia para negociar com os colaboradores e evitar passivos trabalhistas.

Quais os tipos de passivos trabalhistas?

Os passivos trabalhistas podem ter origem no não cumprimento dos direitos garantidos aos trabalhadores pela legislação trabalhista. Conheça os principais problemas que geram passivos trabalhistas:

Verbas rescisórias

Quando um trabalhador é desligado da empresa, esta deve realizar o pagamento das verbas rescisórias. Esses valores são relacionados a aviso prévio, saldo de salário, décimo terceiro proporcional, etc. O pagamento deve ser realizado em até dez dias. Caso a empresa não cumpra essa obrigação, terá que lidar com um passivo trabalhista.

Horas extras

As empresas devem pagar um valor adicional aos trabalhadores que excedem o horário determinado em sua jornada de trabalho. Se a empresa não contar com um controle eficaz dessas horas, não conseguirá fazer uma gestão efetiva, o que pode gerar passivos trabalhistas.

FGTS

Todos os meses, as empresas que contratam trabalhadores no regime celetista precisam recolher o encargo social do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). O valor corresponde a 8% do salário do trabalhador e deve ser depositado em uma conta em seu nome na Caixa Econômica Federal.

Esse recolhimento é obrigatório para as empresas. Caso elas não o realizem, podem ter que lidar com ações judiciais e passivos trabalhistas. Nesse caso, a empresa é obrigada a fazer o pagamento do valor integral de uma única vez.

INSS

A contribuição com o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) é outra obrigação da empresa. Mensalmente, é necessário descontar um valor do salário do trabalhador e destiná-lo ao governo, que usa o valor para subsidiar benefícios da previdência social.

Se a empresa não fizer o recolhimento correto, pode sofrer com passivos trabalhistas acrescidos de multas e sanções.

Quais as principais causas de passivos trabalhistas?

A CLT determina que as empresas devem fazer o pagamento das obrigações trabalhistas regularmente. Assim, confira exemplos de situações que podem gerar passivos trabalhistas para as empresas:

Não assinar ou não devolver a CTPS

Ao contratar um trabalhador no regime celetista, a empresa deve assinar a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e devolvê-la em seguida. Caso não cumpra essa obrigação, pode ter que lidar com passivos trabalhistas.

A primeira situação é prevista pelo art. 36 da CLT. Além disso, o art. 39, §1º, prevê a possibilidade de aplicação de multa:

“Art. 36 – Recusando-se a empresa fazer as anotações a que se refere o art. 29 ou a devolver a Carteira de Trabalho e Previdência Social recebida, poderá o empregado comparecer, pessoalmente ou intermédio de seu sindicato perante a Delegacia Regional ou órgão autorizado, para apresentar reclamação. 

Art. 39 (…)

§ 1º – Se não houver acordo, a Junta de Conciliação e Julgamento, em sua sentença ordenará que a Secretaria efetue as devidas anotações uma vez transitada em julgado, e faça a comunicação à autoridade competente para o fim de aplicar a multa cabível.”

 Já a segunda situação também é passível de multa, conforme o artigo 52 da CLT:

“Art. 52 – O extravio ou inutilização da Carteira de Trabalho e Previdência Social por culpa da empresa sujeitará esta à multa de valor igual à metade do salário mínimo regional.”

Não pagar horas extras ou adicionais

O artigo 74, §2º da CLT determina que as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar o controle de ponto:

 Art. 74.  O horário de trabalho será anotado em registro de empregados. (…)

§ 2º  Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Esse controle permite identificar a necessidade de pagamento de horas extras e adicional noturno, por exemplo, aos trabalhadores quando não houver compensação por banco de horas. 

Se esse controle for ineficiente ou inexistente, a empresa pode ter que lidar com passivos trabalhistas para o pagamento das horas extras e adicionais.

Não conceder férias

Outro direito dos trabalhadores garantidos pela CLT é a saída para férias após um ano de trabalho completo: 

“Art. 129 – Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.”

Assim, se a empresa não conceder as férias no prazo determinado, tem que pagar as verbas relacionadas em dobro. Por isso, é fundamental controlar o cumprimento dos direitos relacionados às férias para evitar passivos trabalhistas.

Não fornecer EPIs

As empresas devem fornecer Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) aos trabalhadores seguindo as normativas do Ministério do Trabalho. 

Se não fizerem isso, podem ser autuadas pelos órgãos de fiscalização trabalhista e sofrer multas, além da possibilidade de receberem processos trabalhistas, o que gera passivos trabalhistas.

Desvio de função

A lei determina que, se o trabalhador passar a exercer outro cargo, com mais responsabilidades, deve ter sua função e salário alterados na Carteira de Trabalho. 

Sem isso, o desvio de função pode ser caracterizado, e o trabalhador pode entrar com processo contra a empresa para receber indenizações e a diferença salarial.

Quais os principais riscos do passivo trabalhista?

Não controlar ou prever a possibilidade de passivo trabalhista pode ter impactos negativos na gestão do negócio. Os principais riscos são:

Não receber investimentos

Investidores não costumam ver com bons olhos empresas que não conseguem controlar suas obrigações trabalhistas. Ao analisar a oportunidade de investimento no negócio, os investidores observam a regularidade da empresa diante das obrigações e a possibilidade de arcar com os passivos sem interferir nas demais atividades.

Caso o cenário não seja favorável, transparente ou equilibrado, provavelmente os investidores partirão para outra opção mais vantajosa.

Prejuízo financeiro

Receber a notificação de uma ação judicial sem um planejamento ou provisionamento anterior pode ser fatal para o planejamento financeiro e estratégico do negócio. Isso porque nem sempre a empresa tem tempo suficiente para levantar os valores da condenação.

Assim, o principal risco do passivo trabalhista é o prejuízo financeiro. Uma eventual sentença desfavorável pode desequilibrar as finanças do negócio, levando até à penhora de bens da Pessoa Jurídica, em casos mais graves.

Sofrer boicotes de consumidores

O consumidor moderno está muito mais ligado no posicionamento social das empresas. Por isso, quando a empresa deixa de cumprir obrigações trabalhistas, pode manchar sua imagem diante do público consumidor, que pode realizar boicotes ao negócio.

Como evitar um passivo trabalhista judicial?

Para evitar passivos trabalhistas judiciais, as empresas podem tomar ações simples e intencionais. Confira as principais:

Conheça as leis trabalhistas

É muito importante conhecer bem a CLT e acompanhar suas mudanças, em especial as maiores, como a Reforma Trabalhista. Também é fundamental contar com profissionais que tenham um conhecimento aprofundado sobre essas leis para evitar erros e passivos futuros.

Faça uma auditoria das obrigações trabalhistas atuais

Para realizar uma gestão estratégica do negócio, é necessário analisar o cenário atual da empresa, inclusive em relação ao passivo trabalhista. Por isso, é importante realizar auditorias trabalhistas regulares para identificar os procedimentos internos, a conformidade à legislação, os tipos de contratos e os gastos totais com passivos trabalhistas regulares.

Essas informações serão a base para um planejamento estratégico e financeiro da empresa. Além disso, possibilitam uma visão abrangente de todas as questões trabalhistas para uma atuação preventiva, que evite demandas judiciais.

Tenha um fluxo de procedimentos internos

Contar com procedimentos padrão para o departamento que cuida das questões trabalhistas é fundamental para evitar erros e problemas futuros. Procedimentos internos estruturados são fundamentais para o sucesso das estratégias do negócio.

Tenha um bom controle de ponto

Um controle de ponto eficaz é essencial para gerenciar o cumprimento das jornadas, intervalos e necessidades de horas extras e adicionais. Uma boa gestão trará segurança jurídica para as relações trabalhistas e garantirá o pagamento correto das obrigações a cada funcionário.

Atue com transparência

É muito importante atuar com transparência sobre salários, benefícios, adicionais, segurança, saúde do trabalho, prazos para pagamento e todos os aspectos relacionados à relação trabalhista entre empregador e empregado.

Diante da sociedade e stakeholders, também é importante ter clareza sobre as questões relacionadas ao passivo trabalhista. Assim, eles terão ciência de tudo o que está acontecendo e terão mais confiança no negócio.

Tenha uma reserva de emergência

Nem sempre é possível prever ou evitar as reclamações contra a empresa. Por isso, é muito importante contar com uma reserva de emergência para evitar que esses casos interfiram no equilíbrio financeiro do negócio.

Como evitar passivos trabalhistas?

A melhor maneira de evitar passivos trabalhistas é contar com um controle de jornada eficiente. Com uma visão ampla dos dados de ponto dos colaboradores, é possível tomar decisões rápidas, com base em dados reais, e evitar fraudes nos registros.

Também é muito importante desenvolver políticas internas claras, desenvolver contratos de trabalho detalhados, conhecer suas obrigações trabalhistas, criar um ambiente de trabalho seguro e ético e realizar auditorias regulares.

Como calcular passivos trabalhistas?

O risco do passivo trabalhista judicial existe para todos os negócios, em diferentes níveis. Diante de uma reclamação trabalhista, a empresa precisa calcular o valor do passivo para contar com provisionamento, planejamento e transparência.

Assim, para que este cálculo seja o mais preciso possível, a empresa pode contar com tecnologias e assessorias especializadas. Por meio dos cálculos.doc9, por exemplo, você tem a garantia de cálculos exatos para um provisionamento correto em seu negócio.

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Conclusão

Os passivos trabalhistas podem ser reflexo de uma má gestão das obrigações trabalhistas em uma empresa. Por isso, é necessário tomar ações preventivas e acompanhar os passivos para lidar com essa questão da melhor maneira.

Contar com tecnologias e procedimentos que tornem a relação trabalhista mais transparente é essencial para evitar prejuízos. Por fim, para ter qualidade e segurança no cálculo dos passivos trabalhistas e provisionamento, é importante contar com o suporte de especialistas!

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