Auditoria trabalhista: saiba a importância para sua empresa

A auditoria trabalhista se tornou uma das maneiras mais comuns de se evitar problemas legais em empresas. Mas o que é isso? 

Caso haja falhas e inconformidades, as consequências podem ser significativas, podendo haver processos, multas e restrições.

Estas situações, além de causarem um estresse que provavelmente afetará o funcionamento de seu negócio, também podem levar a grandes prejuízos financeiros e fazer muito mal para o nome da sua marca. 

Um dos tipos de complicações que ocorrem muito no Brasil são as do âmbito trabalhista, chegando a 2 milhões de casos em andamento, de acordo com levantamento da CNN Brasil.

Para saber como evitar essa forma de problema legal, acompanhe o artigo e saiba tudo o que precisa sobre a auditoria trabalhista.

Auditoria trabalhista

O que é

Auditoria trabalhista é uma avaliação para procurar possíveis falhas e erros em aspectos jurídicos da relação da empresa com seus colaboradores.

Fazer uma auditoria é uma maneira efetiva de prevenir processos futuros por irregularidades.

Existem muitas normas a seguir dentro da legislação, e esta é uma forma de se inteirar sobre elas e ter certeza que estão todas sendo seguidas.

O ideal é que a empresa, ao final deste processo, esteja em conformidade com todas as diretrizes jurídicas trabalhistas. 

Importância e vantagens

O processo de passar por uma auditoria pode parecer tedioso e complicado, gerando talvez um questionamento se é necessário mesmo ser cumprido.

Esse pensamento vem principalmente de empresas que nunca tiveram problemas trabalhistas antes.

Porém, fazê-la é uma maneira importantíssima de prevenção de problemas futuros, e fazê-la definitivamente vai ser mais fácil que passar pelas complicações legais de um processo.

Mais que só empresa, este acompanhamento também oferece grandíssimas vantagens aos colaboradores, que serão defendidos de possíveis irregularidades na rotina de trabalho.

Portanto, ela também pode gerar uma melhora na relação com funcionários, o que é positivo para o funcionamento geral da empresa e pode resultar em uma melhor gestão de pessoas.

A auditoria trabalhista gera uma ligação entre todas as partes de seu negócio, e garante o funcionamento adequado de todas elas, sendo uma auxiliadora na administração de sua empresa.

Confira abaixo com detalhes as principais vantagens da auditoria trabalhista:

Mostra problemas escondidos

Existem muitas regras a serem seguidas quando se fala em relações trabalhistas e nem sempre seu negócio está dentro delas.

A partir da auditoria pode-se descobrir esses problemas e planejar sua resolução o mais rápido possível.

Com isso, você confere mais transparência aos seus processos internos e evita multas e complicações legais por irregularidades que possam passar despercebidas.

Estimula boas práticas

Ao analisar o relatório da auditoria e ajustar o que foi proposto, sua empresa assume uma postura que prioriza a transparência e a constante otimização.

Isso estimula, em ações futuras, seu negócio a manter a realização de boas práticas.

Autofiscalização

O próprio negócio ter mecanismos que estimulem a empresa a se olhar e buscar resolver eventuais problemas é uma qualidade muito valorizada.

Definição de prioridades

Na hora de se resolver os problemas encontrados pela auditoria, são criados planos de ação.

Estes planos de ação evidenciam o que é a prioridade do negócio e isso pode guiar ações futuras buscando melhoria de produtividade e efetividade.

Imagem da empresa

Ser uma empresa sem complicações na lei é muito bom para a imagem do negócio.

Esta certeza de que há transparência e cumprimento de regras estimula pessoas a quererem trabalhar em seu negócio e pode ser um diferencial na hora de receber investimentos.

Além disso, estar em conformidade possibilita a aquisição de certificações que evidenciam seu negócio como uma empresa confiável e dentro dos parâmetros legais. Esses selos são um grande diferencial na hora de se vender.

Tipos de Auditoria 

Existem diferentes tipos de auditoria, que variam na forma como são feitas. Conheça-os abaixo:

Interna 

A auditoria interna é aquela feita por uma empresa para verificar a si própria.

O ideal seria analisar os próprios processos e procedimentos do negócio e checar se tudo está funcionando da maneira como deveria. 

Na hora de escolher o auditor, é preciso pensar em alguém com competência no que será avaliado e nos processos da empresa.

Essa modalidade de auditoria normalmente acontece para melhorar o funcionamento e gestão de um negócio. 

Por fornecedor 

Este tipo de auditoria é realizado por um negócio com o objetivo de avaliar a conformidade do sistema, assim como questões de contrato.

Seu objetivo é melhorar a relação com os fornecedores. Isso pode gerar a entrega com mais qualidade e menos riscos.

Na auditoria por fornecedor é revisada a organização da empresa, sua gestão, controle de qualidade, condições de trabalho, entre outros.

Externa 

A auditoria externa acontece quando é realizada por um auditor terceiro normalmente indicado por algum órgão.

A ideia desta auditoria é fazer uma verificação da gestão da empresa dentro de uma norma pré- estabelecida.

Saiba quando realizar uma auditoria trabalhista

Sabendo mais detalhes sobre a auditoria, é importante entender também os processos do como ela é feita.

Um dos passos ligados a isso é entender o melhor momento de se buscar a realização da auditoria trabalhista.

A realidade é que não existe o momento perfeito para executá-la, a ideia, em geral, é que ela simplesmente seja feita.

Postergar uma auditoria à espera de um cenário ideal pode fazer com que irregularidades venham à tona de maneira mais comprometedora para a sua empresa do que se elas simplesmente fossem constatadas durante uma auditoria. Processos trabalhistas geram consequências muito negativas: são caros, complicados, e prejudicam a imagem de uma empresa.

Por isso, para evitar problemas, a situação ideal de realizar uma auditoria seria o quanto antes.

O que a auditoria pode evitar?

Já foi muito mencionado o valor de prevenção de uma auditoria trabalhista, mas o que ela realmente evita?

Para descobrir acompanhe abaixo: 

Acidentes 

Acidentes no ambiente de trabalho podem levar seu negócio a ter que pagar indenizações bem altas.

Com a auditoria, podem ser otimizados processos para que acidentes se tornem menos prováveis e criar protocolos para lidar com acidentes, caso aconteçam.

Casos de assédio 

O assédio moral ou sexual no ambiente de trabalho é um problema sério. De acordo com o Tribunal Superior do Trabalho, em 2021 houve 55 mil casos no país.  

A ocorrência em uma empresa gera consequências enormes, prejudicando muito a convivência dos colaboradores, a imagem do negócio e problemas na justiça que podem levar a multas e indenizações altíssimas.

Com uma auditoria é possível ter uma noção completa de normas a seguir, criar códigos de conduta da empresa e saber como lidar com este tipo de problema caso venha a acontecer.

Além disso, a auditoria facilita a criação de treinamentos que estimulem as boas práticas entre colaboradores e evitem comportamentos nocivos. 

Pagamento de benefícios indevidos 

Problemas na hora de realizar descontos em salários podem causar complicações no orçamento da empresa e até ações trabalhistas.

Com a auditoria trabalhista, pode-se evitar este tipo de desgaste. 

Terceirização de serviços 

Na hora de reduzir custos trabalhistas, muitos negócios buscam terceirizar a realização de certas tarefas.

Quando a terceirização for buscada, é preciso que os contratos sejam feitos seguindo todas as legislações ligadas a este tipo de serviço.

Caso mal feita, este tipo de situação pode levar a ações trabalhistas pelo contratado que podem prejudicar a empresa.

A melhor maneira de prevenir isso é com uma auditoria trabalhista. Nela, serão checados os contratos, com revisões encaminhadas em todos aqueles que tiverem irregularidades.

Horas extras 

Horas extras são um dos tópicos que mais geram problemas, quando mal geridos.

Existem muitos fatores a se levar em consideração na hora de se estabelecer adicionais, como as normas da empresa relacionadas a bancos de horas, compensação da jornada e afins.

Para não precisar pagar horas extras desnecessárias, ou deixar de pagar quando realmente é o caso, é importante fazer essa administração, e a auditoria pode te ajudar com isso. 

Legislação Brasileira 

Não existe nenhuma exigência por lei no Brasil que obrigue a realização uma auditoria trabalhista, mas existem leis ligadas a auditorias.

Estas são:

Lei 12.846/2013: Nesta, foi evidenciada a importância do Compliance, o que estimula negócios a realizar auditorias.

Lei 11.638/2007: Esta mostra critérios que empresas precisam seguir e fala quais desses exigem negócios a realizar auditorias.

Embora não tenha nada diretamente ligada a auditorias trabalhistas, existe uma legislação bem completa em relação a maneira como o trabalho deve funcionar no Brasil.

O maior motivo e necessidade de realizar uma auditoria trabalhista é para verificar se seu negócio está cumprindo tudo o que deve ser cumprido.

Com ela, você evita que, por exemplo, algum processo trabalhista ocorra, garantindo tranquilidade para o seu negócio e evitando complicações legais.

Auditoria trabalhista e eSocial

O eSocial é um conhecido de donos de empresas, sendo um programa do governo na internet que une as obrigações dos negócios em uma só plataforma.

Na realização da auditoria trabalhista, o eSocial passou a fazer parte do processo e tem sido um facilitador em processos de fiscalização.

Com ele, os fiscais podem realizar seu trabalho sem estarem fisicamente em sua empresa ou pedindo as informações diretamente aos administradores.

Folha de pagamento, encargos trabalhistas, entre outros, são todas informações que você pode encontrar online.

Isso facilita o trabalho do fiscal e aumenta a rigidez de suas inspeções. 

Para não ter problemas com as fiscalizações por meio do eSocial, a auditoria pode te ajudar a se manter atualizado e transparente. 

Auditores podem realizar análises de seus dados na plataforma e checar se tudo condiz com a prática, evitando complicações com a justiça.

Com isso, sua empresa se mantém longe de problemas!

Como fazer uma auditoria trabalhista 

Todos os detalhes de uma auditoria trabalhista já foram expostos, mas como realmente fazer uma?

Uma auditoria é um processo complexo que demanda uma série de passos importantes a serem seguidos.

Acompanhe abaixo:

Planejamento 

Antes da realização da auditoria trabalhista é necessário ter noção do que você busca com ela.

Por isso, estabeleça seu objetivo, o que você quer deste processo, como ele será executado e afins.

Isso irá guiar a elaboração da auditoria, guiando todas as ações que serão realizadas ao longo do acompanhamento.

Defina os critérios 

Conhecer sua empresa é sempre importante, especialmente numa situação como esta.

Por isso, estude seu negócio, como os procedimentos internos funcionam, as normas a serem seguidas e afins.

Com esta observação, crie os critérios que serão seguidos pela auditoria. 

Dessa forma, o acompanhamento será feito dentro destes padrões definidos por sua empresa. É de suma importância que o auditor tenha acesso a estes critérios para saber como guiar seu trabalho.

Defina as atividades 

Durante a auditoria é sempre importante a conversa com os colaboradores.

Nestas entrevistas, é feita uma série de perguntas sobre parâmetros que deveriam estar sendo seguidos e todas as respostas são registradas.

De acordo com as respostas, é definido o que será feito durante o monitoramento e quais aspectos e atividades merecem mais foco.

Relatório 

Pronto, a auditoria trabalhista está feita, todos os passos foram seguidos e tudo foi examinado por um auditor.

Neste momento, é entregue à empresa um relatório em que consta tudo o que foi encontrado no processo de auditoria.

Respostas dos funcionários, levantamento de dados, considerações finais, enfim, tudo o que foi possível acompanhar.

Com isso, você pode entender tudo que está certo com seu negócio e, mais importante ainda, tudo que está errado e deve ser corrigido.

Possuindo estas informações, dá para encaminhar melhorias dentro das irregularidades constatadas e evitar complicações trabalhistas futuras.

Conclusão 

Auditoria trabalhista é uma avaliação para procurar possíveis falhas e erros em aspectos jurídicos da relação da empresa com seus colaboradores.

Ela deve ser feita mesmo em casos de negócios que nunca tiveram problemas trabalhistas antes, uma vez que é uma medida preventiva.

Complicações legais e ações trabalhistas contra uma empresa são extremamente prejudiciais à imagem do negócio e geram multas que podem tirar muito do orçamento.

Por isso, é importante buscar a realização de uma auditoria trabalhista e descobrir o que pode melhorar em seu negócio, evitando, assim, futuros problemas.

A auditoria, portanto, pode ser um processo chave para a otimização e reestruturação do seu negócio. Para ajudar nas demais demandas da área jurídica do seu negócio, nós da Doc9 oferecemos uma plataforma que centraliza correspondentes do Brasil inteiro e oferece serviços como cálculos, audiências, prepostos profissionais e outras diligências! 

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