Advogados correspondentes e a produtividade do escritório

Conforme um escritório de advocacia vai crescendo, uma série de problemas e desafios começam a aparecer e para conseguir competir adequadamente no mercado é necessário que utilize adequadamente de todas as ferramentas. É aí que os advogados correspondentes entram, possibilitando que seu escritório atue em nível nacional e possibilita seus próprios advogados a focarem no que realmente importa.

Antes de tudo, é preciso entender quais são os problemas de produtividade que a falta de advogados correspondentes traz. E entre todos os problemas, os principais são:

Perda de tempo

Imagine a situação: surgiu uma demanda importante no interior de seu estado, que fica a duas horas de viagem da cidade em que seu escritório está localizado. Mesmo sendo pouco tempo, é necessário ir e voltar, então há perda de meio dia de trabalho só viajando. Além disso, você precisa enviar um de seus melhores advogados, já que a demanda tem certa importância para o escritório, o que acaba causando desfalque em seu time.

Estas quatro horas de viagem, se tornam oito, pois são 4 horas que o advogado perde se locomovendo e são 4 horas que ele está longe do escritório, sendo improdutivo para o escritório e o advogado. Além do mais tem o tempo da realização da diligência e é necessário ter um período para se alimentar, ou seja, se vai um dia inteiro de trabalho para realizar uma diligência.

Isso não acontece com um advogado correspondente, já que o objetivo é contratar um correspondente que resida próximo da comarca. Assim você aumenta a quantidade de tarefas sendo realizadas em um pequeno período de tempo, esse período se torna apenas o período da realização da diligência e seu time não fica desfalcado, trabalhando no que realmente importa.

Problemas de desorganização

A desorganização é um dos principais prontos que levam escritórios pequenos a se desfazerem e um dos principais motivos de perda de clientes para escritórios de médio e grande porte. Muitas vezes estes problemas de desorganização são causados pela comunicação ineficaz entre os advogados da empresa e a falta de planejamento.

A falta de planejamento só é resolvida de uma maneira, juntando os líderes de sua empresa e definindo metas, objetivos e métodos para alcançar o que é necessário. O maior problema é envolvendo a comunicação, que piora quando há necessidade de grande movimentação de advogados do escritório. Já que não possuem tempo para ficar muito tempo no escritório acabam não tendo contato direto com colegas e isso cria barreiras na comunicação, gerando assim, desentendimentos e desorganização.

Os advogados correspondentes ajudam a manter essa comunicação efetiva, economizando o tempo de muitos advogados e trazendo mais tempo para organizarem suas tarefas junto de seus colegas.

Falta de priorização de tarefas

A falta de priorização de tarefas é algo comum em escritórios com alta demanda, afinal o profissional precisa ser multitarefas. Quando se é um profissional multitarefas é impossível focar 100% do seu tempo em apenas uma atividade, o que acaba diminuindo a qualidade do serviço e aumentando o índice de erros. Mas com a contratação de advogados correspondentes, é possível distribuir a demanda, retirando um pouco da carga dos advogados do escritório, trazendo melhor desempenho, mais resultados e ainda mais demandas.

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Leia também:

• Logística Forense: Por que centralizar suas demandas com a DOC9 é a melhor solução?

• O que faz um correspondente jurídico?

• Diligências Jurídicas: Como elas Podem Facilitar a sua Vida

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Como foi dito anteriormente, a contratação de advogados correspondentes é a solução de muitos problemas e traz diversas vantagens, mas ainda sim existem pontos fracos quando se contrata um advogado correspondente por conta própria. Os dois principais problemas envolvendo estes profissionais são:

Preços abusivos:

A maioria das vezes que se contrata advogados correspondentes, os preços são mais atrativos e flexíveis, porém em algumas comarcas há poucos advogados correspondentes então o preço das diligências acaba sendo elevado pelos poucos que residem na comarca. Com a falta de escolha entre profissionais, escritórios acabam virando reféns do correspondente, tendo duas escolhas, aceitar os preços exorbitantes e lucrar pouco ou escolher não realizar a diligência, o que pode trazer a perda de clientes.

Preços abusivos são tão prejudiciais que algumas vezes é mais barato locomover um de seus próprios advogados até o local e lucrar um pouco mais, mesmo havendo desfalque no seu time, do que contratar o correspondente. Mas é claro que são casos em cidades menores, o que não torna esse fator tão preocupante mesmo que atrapalhe.

Excesso de burocracia

O excesso de burocracia envolvendo a contratação de advogados correspondentes é de fato o maior obstáculo para realizar os serviços, mesmo havendo algumas ferramentas facilitadoras, que ajudam a procurá-los com maior facilidade os processos em volta ainda são numerosos.

Todo o processo de procurar correspondentes, selecionar os melhores correspondentes, acordar valores, realizar o alinhamento de entrega e do fluxo de trabalho, após a contratação ainda é necessária a auditoria constante da diligência e após isso ainda há alguns problemas de descentralização de pagamentos, trazendo situações mais trabalhosas para o setor financeiro do escritório.

Todos estes fatores, por mais pequenos que pareçam, acabam afetando a produtividade do seu escritório, prejudicando os profissionais, o lucro e o fluxo de trabalho. Algumas vezes até podendo prejudicar clientes, e assim manchando a imagem do escritório.

Empresa de serviços forenses

Com uma empresa de serviços forenses, boa parte do serviço burocrático desaparece e os problemas de qualidade, preços e organização são resolvidos, já que boa parte desse processo fica por parte da empresa. O escritório que contrata uma empresa de serviços forenses, consegue diminuir quase todo o trabalho envolvendo advogados correspondentes e assim consegue focar mais em serviços internos, aumentando a produtividade, realizando mais tarefas com mais qualidade.

Os advogados correspondentes e a Doc9

Estamos constantemente reajustando e reavaliando os nossos processos, para que a DOC9 continue entregando a qualidade e a facilidade que os nossos clientes esperam. Para isso acontecer, nós, como a maior empresa de logística forense, buscamos estar a frente do mercado forense, buscando tecnologias e novidades que facilitem os nossos processos e que assim, assegurem resultados benéficos para os nossos parceiros.

Pilares da DOC9

Facilidade

Um dos nossos pilares é justamente a facilidade. Acreditamos em processos qualificados que garantem um dia a dia mais fácil e mais tranquilo para os nossos clientes. E por isso que procuramos facilitar cada dia mais a rotina de cada um deles, alguns dos nossos diferenciais que estão totalmente atrelados a esse pilar são:

• Cobrança centralizada e sempre no mês subsequente: O pagamento das solicitações é unificado, ou seja, não existe pagamento de diligências avulso, nem sequer o pagamento de diligências antecipadas, todas as diligências são centralizadas e pagas sempre no mês subsequente da entrega do serviço. E além disso, possuímos recibos e extratos que podem ser personalizados de acordo com a necessidade do cliente;
• Gerente de contas para contato direto: Cada cliente possui um gerente de contas DOC9, que tem como objetivo ser a principal fonte de contato e está sempre disponível para dúvidas, auxílios e questionamentos. Os nossos gerentes de contas são aptos para auxílio e treinamento dos nossos clientes, são responsáveis pelo crescimento do negócio junto com a DOC9.
• Equipe de atendimento via Helpdesk: Possuímos uma equipe destinada a atendimentos via Helpdesk, antecipando prazos de solicitações, quando necessário, bem como contato para soluções de problemas das mesmas. Essa equipe está disponível das 8:30 até as 18:00 de segunda-feira a sexta-feira.
• Abertura de solicitações via planilha quando necessário: Além de solicitar diretamente pelo nosso portal, nossos clientes também podem requerer quaisquer diligências por planilha em excel, o que minimiza o tempo dedicado a abertura de solicitações.

Facilidade e Segurança

• App de geolocalização de parceiros: No ano de 2017, desenvolvemos um aplicativo de geolocalização com o objetivo de auxiliar a nossa equipe na cobrança dos parceiros. Através do app, que pode ser usado inclusive por clientes, podemos consultar a localização do audiencista, realizar controle via check-in nos fóruns, além de inserir documentos e atas, dando mais celeridade ao processo. A grande vantagem do aplicativo é permitir a mobilidade e o acesso às informações das diligências em qualquer lugar. Com o aplicativo, os nossos advogados correspondentes podem acessar as informações das diligências a qualquer momento, garantindo que tudo saia conforme o esperado.

Segurança

O nosso segundo pilar é a Segurança. Conhecemos muito bem o nosso mercado e sabemos que um passo errado pode botar um processo a perder. Por isso, acreditamos que a segurança é essencial para uma entrega excepcional, alguns dos nossos diferenciais que estão totalmente atrelados a esse pilar são:

• Corpo jurídico com amplo respaldo técnico: Possuímos uma equipe composta por profissionais especializados nas áreas de atuação, bem como processos de reciclagem de conhecimentos jurídicos aos colaboradores que são executados semestralmente com a nossa equipe.
• Seguro de responsabilidade civil: Para casos de erros fatais cometidos por Advogados Correspondentes, possuímos uma cobertura de até R$ 200.000,00, e, em contrapartida, temos um índice de erros abaixo de 0,004%.
• Processos estruturados: Trabalhamos com processos estruturados e padronizados, tanto para as tarefas rotineiras quanto para casos emergenciais.

Segurança e Qualidade

• Gestão de parceiros: Possuímos uma área interna totalmente dedicada a gestão da nossa rede de parceiros, trabalhando com captação ativa, onde os parceiros são selecionados por competências. Realizamos treinamentos iniciais e de reciclagem via videoconferências.
• Ranking de Advogados Correspondentes: Para garantir a qualidade e a padronização dos nossos advogados correspondentes, possuímos um processo de Ranqueamento da nossa rede de Advogados Correspondentes. Nesse processo, avaliamos os nossos parceiros pelas diligências por eles executadas. Os Advogados Correspondentes que possuem notas abaixo do esperado passam por um processo rigoroso de treinamento e caso não melhorem a atuação, acabam sendo substituídos.
• Auditoria de solicitações: Trabalhamos com uma área totalmente dedicada a auditoria das solicitações, realizando a conferência de todas as demandas realizadas pela DOC9.
• Gestão da qualidade: Trabalhamos constantemente objetivando cumprir com a nossa proposta. Por isso, possuímos na nossa cultura o foco e a gestão dedicada a qualidade dos nossos processos. Além dos processos estruturados, dispomos de meios de controle intermediário e de meios de controle final, para cada tipo de serviço que entregamos.
• Orientações via áudio: As informações dadas aos audiencistas são repassadas via áudio para a nossa equipe, priorizando a facilidade e a melhor forma de absorção dos nossos parceiros correspondentes.

Qualidade

O nosso terceiro pilar em questão é a Qualidade. Acreditamos que esse pilar é responsável por um dos nossos principais valores, que é impressionar o cliente, alguns dos nossos diferenciais que estão totalmente atrelados a esse pilar são:

• Envio de atas em até 24h: O envio das atas é realizado em até 24 horas úteis após o ato realizado, já contabilizando o nosso processo de auditoria.
• Disponibilidade de dados em até 48h antes da audiência: Disponibilizamos os dados do parceiro audiencista em até 48 horas antes do ato, melhorando a rotina do nosso cliente e permitindo um maior intervalo de tempo para a composição dos documentos.

Qualidade e Facilidade

• Consulta processual: Realizamos a consulta processual de todas as solicitações de audiências com o prazo de até D+1, conferindo os dados inseridos no sistema, quando divulgados nos sites dos órgãos.
• Integração com correios: Além de todos os pontos acima, possuímos integração com os correios, garantindo entregas céleres e no prazo combinado.

A DOC9 Contribuindo para a Otimização das Rotinas Jurídicas

Este trabalho diferenciado, realizado por nossa organização, resulta na otimização da rotina dos escritórios e setores jurídicos de empresas, que ao repassarem estas demandas para a DOC9, acabam por experimentar a tranquilidade em não ter que gerir mais uma cadeia complexa de parceiros correspondentes, o que demanda não só tempo, mas dinheiro.

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