No dinâmico universo jurídico, a eficiência operacional e a segurança da informação são mais do que diferenciais; são fundamentais para a reputação de um escritório.
Para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas, a gestão de múltiplos certificados digitais (e-CPFs e e-CNPJs) tem sido, historicamente, uma fonte de dor de cabeça, insegurança e perda de produtividade. Tokens físicos espalhados, senhas compartilhadas em planilhas e a falta de rastreabilidade de quem usou o quê e quando são cenários comuns que expõem a reputação jurídica a riscos inaceitáveis.
Neste artigo você conhece um pouco mais da história de sucesso de um de nossos clientes, o escritório de Advocacia Pellon & Associados. Leia a seguir os desafios de gestão, e como a solução de gerenciamento de certificados digitais whom.doc9 foi definitiva na resolução de problemas antigos, promovendo a segurança digital, o controle e a eficiência, levando a gestão jurídica do escritório a um novo patamar.
Prepare-se para descobrir como a Pellon revolucionou a sua eficiência jurídica com o apoio da ferramenta whom.doc9.
Sobre a Pellon & Associados
Com uma trajetória de mais de 30 anos, a Pellon & Associados, originalmente dedicado ao direito de seguros e resseguros, e hoje é referência em contencioso, mediação e arbitragem.
Hoje, o escritório já está consolidado nas áreas de Direito em Telecomunicações, Bancos, Societário e Mercado de Capitais, Tributário, Concessionárias de Serviços Públicos, Aeronáutico, Energia, Transportes, Indústria, Agronegócio, Óleos e Gás, Comércio e Serviços. Localizados em cidades como Rio de Janeiro, São Paulo, Vitória, Brasília e Curitiba, com atuação em abrangência nacional para esses setores.
A empresa apresenta alto investimento em tecnologia em análise de performance, Inteligência Artificial e robótica. Não à toa, a parceria entre A Pellon & Associados e a doc9 já existe há mais de 3 anos com muita colaboração, e a seguir você entende melhor como o escritório conseguiu superar uma vulnerabilidade de segurança e garantiu total domínio sobre ativos e integridade das informações dos sócios.
Objetivo comum: transformar o custo de compliance em diferencial competitivo e pilar de reputação
A digitalização dos processos legais, embora benéfica, trouxe consigo uma complexidade sem precedentes na administração de ativos digitais. Havia a pressão da produtividade e agilidade jurídica no mundo digital, e isso gerava o desafio em conciliar eficiência, segurança e conformidade com a transformação digital.
Principais dores e dificuldades
- Falta de rastreabilidade e controle
- Acesso descontrolado aos certificados digitais
- Necessidade de reduzir custos operacionais
- Equipes sobrecarregadas com tarefas manuais e repetitivas
Além disso, o risco de erro humano em processos jurídicos representa uma vulnerabilidade direta à segurança de escritórios e departamentos.
Da autenticação ao peticionamento: o certificado como chave para o digital
O certificado digital se tornou a identidade eletrônica fundamental para advogados e escritórios. Sem ele, é impossível acessar sistemas processuais eletrônicos como PJe, e-SAJ, Projudi, ou mesmo assinar documentos com validade jurídica. Ele é a chave-mestra para a atuação no ambiente digital.
Multiplicidade de certificados: e-CPF e e-CNPJ em uso constante
Um único escritório pode gerenciar dezenas ou centenas de certificados, entre e-CPFs de advogados e e-CNPJs de clientes ou do próprio escritório. A necessidade de acessar diferentes sistemas e realizar diversas ações exige que esses certificados estejam sempre disponíveis e seguros.
As dores da gestão manual de certificados
A maneira como muitos escritórios ainda gerenciam seus certificados digitais está longe do ideal, criando vulnerabilidades e ineficiências.
Perda ou roubo de tokens: um risco operacional e de segurança
Tokens físicos são pequenos, fáceis de perder ou roubar. Além do custo e da burocracia para a emissão de um novo, a perda representa um risco imenso se o dispositivo cair em mãos erradas, comprometendo a identidade digital do profissional.
Compartilhamento inseguro de senhas (PINs)
A prática comum de anotar senhas (PINs) em papéis, planilhas ou, pior, compartilhá-las por e-mail ou WhatsApp, é um convite aberto a vazamentos. Essa falha básica de segurança pode ter consequências devastadoras.
Dificuldade de rastreabilidade e auditoria do uso
Quando um certificado é usado, quem o usou? Para qual finalidade? Em qual sistema? Na gestão manual, responder a essas perguntas é quase impossível. A falta de rastreabilidade cria um vácuo de controle e governança.
O desafio da Pellon & Associados Advocacia Empresarial
O cenário de atuação do escritório exigia um nível de controle de alta granularidade, por conta da quantidade de advogados e certificados que eram compartilhados com todas as pessoas, sem a devida gestão que era necessária.
Outro ponto relevante, garantir que os honorários de sucumbência fossem devidamente encaminhados somente ao escritório.
Um caso de acesso indevido a informações sensíveis
Um caso de acesso indevido aos dados bancários de um dos sócios foi o que disparou a emergência de contratação de uma solução de gestão segura dos certificados. E assim surgiu a necessidade de contratação de uma ferramenta que trouxesse segurança sem prejudicar a produtividade, assegurando o total domínio sobre ativos e integridade das informações dos sócios.
A reputação do setor jurídico no contexto de segurança digital
No mundo digital, um incidente de segurança é, antes de tudo, um incidente de reputação e confiança. Com o refinamento dos tipos de ataques cibernéticos, departamentos e escritórios jurídicos precisam lidar com a necessidade de aprimorar continuamente a segurança jurídica, já que atuam com dados sensíveis e confidenciais de clientes. Em resumo, vazamentos ou violações de segurança podem:
- Destruir a credibilidade perante clientes e mercado.
- Gerar multas e processos por descumprimento da LGPD.
- Manchar a imagem institucional de forma permanente.
“Qual é a grande revolução que uma ferramenta como essa nos traz? Estamos falando de um escritório que atende o Brasil inteiro, inclusive com parcerias no exterior. Mas se tratando do Brasil inteiro, a gente tem uma situação de mais de 140 advogados, e a grande questão é como fazer a gestão dos certificados digitais de 140, 150, 200 certificados digitais. Nessa questão da tecnologia, o que é muito importante é que quando você investe na tecnologia, você mostra também para o seu cliente que você está um passo à frente, que você busca a segurança, que você busca a novidade e você quer aplicar isso ao seu cliente. Então, da mesma forma que você investe na tecnologia, isso retorna para o escritório”
É importante frisar que não existe uma organização que esteja 100% segura contra-ataques cibernéticos, mas é possível atuar de maneira proativa a fim de mitigar riscos com vazamento de dados e credenciais.
A gestão de certificados otimizada após a contratação do whom.doc9
Segundo Patrícia Sanches, Sócia-Advogada do escritório Pellon & Associados:
“Optar pela solução Whom.doc9 foi uma excelente escolha para otimizar a gestão dos certificados digitais do nosso escritório. Depois da implementação, nosso controle sobre os acessos e a rastreabilidade ficaram muito mais dinâmicos, além da garantia de segurança e proteção dos nossos dados. A facilidade de acesso a qualquer tribunal, independente do sistema que ele ofereça, transformou a nossa rotina, tornando as tarefas do dia a dia muito mais ágeis”.
Resultados obtidos com a adoção da ferramenta Whom.doc9
Após a implementação da ferramenta, a empresa obteve ganhos significativos em segurança de dados, o que passou a ser um diferencial competitivo para seus clientes.
Outro ponto bastante importante foi a melhor rastreabilidade da gestão de acessos, o que assegurou maior controle em relação a restrições de horário e segurança diante de questões trabalhistas, como também promovendo um acesso efetivo, simplificado e sem filas aos tribunais.
A facilidade de personalização granular na gestão dos acessos também acabou incentivando a instituição a desenvolver políticas de acesso e segurança mais robustas.
“Antes do Whom.doc9, não tinha como fazer um acesso efetivo aos tribunais. Mas, o Whom facilita o acesso e já coloca o usuário direto no sistema correto.”
Valor intangível e diferencial competitivo do case Pellon & Associados
Ao adotar a ferramenta Whom.doc9, o escritório conquistou uma postura mais proativa no quesito segurança digital.
Whom.doc9 é a produtividade blindada que o seu departamento jurídico precisa
O Whom.doc9 é a solução pioneira em segurança na gestão de certificados digitais. Há 5 anos no mercado, atendendo os setores público e privado, sem nenhum incidente de vazamento de dados, uma solução idealizada para integrar de forma fluida com os principais sistemas processuais eletrônicos e softwares de gestão jurídica, garantindo uma transição suave e eficiente. O sistema de gestão de certificados digitais garante a proteção à exposição de dados de mais de 45 mil usuários ativos que utilizam a solução Whom.doc9 todos os dias.
Com o Whom.doc9 você obtém:
→ Testes de vulnerabilidade e criptografia avançada para concessão de acessos.
→ Rastreabilidade total com histórico detalhado dos acessos.
→ Controle e gestão segura com a eliminação de riscos de peticionamentos ou assinaturas não autorizadas.
→ Adaptado aos padrões de segurança 2FA exigido pelos tribunais, mas sem filas.
O impacto na cultura do escritório: da burocracia à eficiência segura
A implementação de um gerenciador de certificados digitais transforma a cultura do escritório, migrando de um ambiente propenso a falhas e burocracia para um modelo de eficiência, segurança e conformidade.
Por isso, a escolha de um gerenciador de certificados digitais deve ser feita com um parceiro que compreenda as nuances do setor jurídico e que possa oferecer suporte técnico especializado para a implementação e operação.
“Quantos pensam não só na questão de risco, mas no tempo de gestão gasto? Garanto que a grande maioria das pessoas tem, de alguma forma, uma planilha de senhas e usuários credenciais que circulam pelo escritório. É impossível não ter. E o risco, às vezes, a gente corre porque, por mais que a gente use inúmeras ferramentas de cibersegurança, os firewalls e tudo mais, se a gente tem o acesso ao certificado de alguém, a gente tem acesso à vida do escritório, à vida daquela pessoa que está nos passando essas informações.“
Quer saber mais sobre essa história de sucesso? Assista ao vídeo agora mesmo!
Conclusão: invista na segurança da sua Identidade Digital Jurídica
A gestão de certificados digitais não precisa mais ser um risco ou um gargalo de produtividade. Os desafios da perda de tokens, do compartilhamento inseguro de senhas e da falta de rastreabilidade encontram sua solução definitiva em um gerenciador de certificados digitais.
Este investimento é um pilar fundamental para a segurança do certificado digital, para a conformidade com a LGPD e, acima de tudo, para a blindagem da sua reputação jurídica.
“hoje operamos com o whom.doc9. Em vez de termos vários certificados digitais, nós temos uma ferramenta que concentra cinco, seis certificados digitais para todo o nosso escritório.”
Faça como a Patrícia Sanches da Pellon & Associados e garanta controle total sobre quem usa, como usa e para quê usa sua identidade digital mais valiosa.
No seu escritório ou empresa, a segurança também pode deixar de ser um risco e se tornar uma vantagem estratégica!
