A produtividade não diz respeito à quantidade de demandas. Os operadores do Direito produtivos são aqueles que executam tarefas com eficiência e de forma inteligente, consequentemente reduzindo o tempo de entrega. 

O termo “produtividade” tem sido muito discutido nos últimos anos. Isso porque o estilo de vida das pessoas mudou, inclusive em relação ao trabalho. É comum que profissionais busquem trabalhar menos, mas entregar suas tarefas com mais eficiência.

A produtividade é o contrário de excesso. Em suma, profissionais produtivos são aqueles que conseguem gerir o seu tempo com maestria e entregar o que foi destinado sem grandes dificuldades. Em outras palavras, pode ser considerada uma gestão inteligente de tarefas.

Nos escritórios de advocacia, o advogado pode impulsionar a sua produtividade ao delegar tarefas corriqueiras para outras pessoas e/ou máquinas. A comunicação com um cliente, por exemplo, é uma prática comum e que toma parte do horário de trabalho.

Um estudo bastante curioso da Fundação Getulio Vargas (FGV) e do Boston College mostra que a redução na jornada de trabalho aumenta a produtividade e reduz o estresse na rotina. 

Nas pesquisas, as empresas aplicaram a semana útil de apenas quatro dias, comprovando que tempo e excesso quase nunca estão relacionados com a entrega de qualidade.

A seguir, entenda como alavancar a produtividade na advocacia com dicas sobre comportamentos, ferramentas e muito mais!

O que é a produtividade no trabalho?

Produtividade no trabalho é a forma como o profissional executa e finaliza o seu serviço. Quanto mais eficiente e inteligente for a entrega, mais produtiva ela se mostra. Além disso, é comum que a produtividade seja relacionada com o tempo. 

A produtividade também está relacionada com a gestão eficiente de tarefas. Nos escritórios de advocacia, existem tarefas comuns, que vão desde elaborar uma sentença até atender um cliente. 

É importante gerir o que é prioritário e delegar demandas que possam ser executadas por outra pessoa.

A habilidade de reduzir o trabalho de cada pessoa e ainda entregá-lo com alta qualidade é uma boa definição para produtividade. A redução no tempo de serviço é apenas uma consequência, e não um fator que define esse comportamento.

Qual é o objetivo da produtividade?

O objetivo da produtividade se resume de duas formas: tirar a sobrecarga de trabalho e aumentar a eficiência nas entregas. Embora pareçam antagônicas, é possível executá-las perfeitamente.

Quando o escritório de advocacia equilibra a quantidade de trabalho dos advogados, as demandas são realizadas com mais cuidado e podem ser entregues em menos tempo. Sem falar que é uma maneira de melhorar a qualidade de vida do profissional.

Para a empresa, a produtividade traz retornos principalmente financeiros. Com mais eficiência nas entregas, o escritório ganha destaque mediante os concorrentes e consegue captar mais leads a longo prazo. 

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O que determina a produtividade?

A produtividade é determinada pela quantidade de recursos usados e, às vezes, pelo tempo gasto na demanda. Quando o advogado recorre a várias pessoas e pesquisa em mais de um sistema, é possível notar uma “improdutividade” no desenvolvimento da demanda. 

Quando o processo é longo e burocrático, também acaba sendo menos produtivo. A produtividade é determinada pela facilidade na entrega, pelos recursos que possibilitam o desenvolvimento da demanda e pela consequente redução no tempo. 

O advogado que precisa consultar a jurisprudência, escrever a sentença e esperar a revisão de outro profissional, por exemplo, se depara com um processo improdutivo. O Chat GPT é uma ferramenta que pode reduzir toda essa jornada e deixar apenas a etapa de revisar nas mãos do advogado.

Quais são os principais indicadores de produtividade?

Existem alguns indicadores de produtividade que resumem como está a entrega nos escritórios de advocacia e em empresas de outros segmentos. Veja quais são:

• Capacidade de produção: os profissionais conseguem produzir mais, com qualidade e sem sobrecarga de trabalho;
• Tempo de resposta: as demandas são executadas com menos burocracia e, consequentemente, em menos tempo (ou dentro de um período aceitável);
• Recursos usados: não são necessários muitos recursos, apenas aqueles que são imprescindíveis para o desenvolvimento do trabalho;
• Tempo ocioso: o profissional não fica com tempo ocioso, pois a gestão eficiente de tarefas ajuda a otimizar o tempo e compreender bem quais é a ordem de prioridades .

Produtividade para advogados

Para advogados, a produtividade se reflete no core business. Isso porque os operadores do Direito devem focar na verdadeira essência do que fazem, sem se preocupar com demandas administrativas ou operacionais que podem surgir dentro dos escritórios.

A comunicação com clientes, o acompanhamento da base de leads e a gestão de tarefas do escritório não precisam ficar nas mãos do advogado. Existem outros profissionais que podem cuidar disso, além de sistemas que automatizam esses processos e que prometem alavancar a produtividade dos advogados.

Outras tarefas mais específicas, como consultar a jurisprudência, também podem passar para as mãos de terceiros. Existem ferramentas de Inteligência Artificial que resumem buscas demoradas, como o Chat GPT, Gemini e outras IAs generativas.

Essas ferramentas também são capazes de criar sentenças e outros documentos oficiais (sempre com a revisão do advogado), a fim de reduzir o tempo escrevendo para cada caso.

Importância da produtividade na advocacia

O setor jurídico tem passado pelo seu “boom” nos últimos anos. Só no Brasil, em 2023, mais de 84 milhões de processos estavam em tramitação na justiça, quase três vezes mais do que no ano anterior.

Diante de tamanha demanda, os escritórios de advocacia precisam aprender a otimizar suas rotinas. O número de clientes é cada vez maior, sobrecarregando profissionais e reduzindo a qualidade na entrega do serviço. O problema pode se intensificar quando o ambiente é pouco produtivo.

A produtividade na advocacia, em meio a esse cenário, é uma forma de reduzir o trabalho dos advogados sem diminuir a qualidade do serviço. Para isso, é necessário adotar recursos importantes, delegar tarefas menos rentáveis e gerir o tempo com mais qualidade.

Um advogado que passa horas respondendo e-mails e atendendo o telefone perde tempo e dinheiro. Esse momento deveria ser gasto com a elaboração de processos e outras tarefas que fazem parte do core da profissão, e não com demandas terceiras.

O que impacta negativamente a produtividade?

Existem comportamentos que podem impactar negativamente a produtividade no ambiente de trabalho (e até mesmo fora dele). Noites mal dormidas são um ótimo exemplo, deixando o profissional irritado e disperso.

Além disso, uma rotina sobrecarregada pode aumentar os níveis de cortisol no organismo. Isso significa um desequilíbrio na saúde emocional, com picos de estresse e tensão em qualquer momento do dia. 

Incentivar a produtividade tóxica, em que o profissional precisa ser produtivo a todo instante e não pode ter momentos de relaxamento em meio à rotina também tem seus pontos negativos. 

Especificamente no escritório de advocacia, deixar os advogados responsáveis por tarefas que não fazem parte do seu core é uma atitude bastante negativa. Além de tomar tempo do profissional especializado, reduz a quantidade de tarefas realmente rentáveis para o negócio.

Dicas de produtividade para advogados

Advogados e escritórios de advocacia que precisam melhorar a produtividade devem prestar atenção nas dicas abaixo:

1. Gestão de tarefas: É importantíssimo gerir as atividades do dia a dia com base em metodologias confiáveis, como Kanban, Matriz de Eisenhower, entre outras. A priorização das tarefas pode ser a chave para uma rotina produtiva;
2. Planejamento de demandas: As tarefas precisam de planejamento sobre como serão executadas, em quanto tempo (média), quais são as expectativas e qual é o resultado esperado. Essa medida pode aumentar a qualidade da entrega;
3. Tecnologia: Ferramentas tecnológicas de gestão e automatização podem reduzir o trabalho do advogado e permitem que o profissional execute tarefas mais importantes, que antes ficavam de lado devido à sobrecarga de demandas;
4. Hora de descanso: Assim como qualquer outro profissional, o advogado precisa de horas de descanso. Sem isso, a longo prazo, pode haver uma redução na qualidade do trabalho e um aumento no estresse durante a rotina.

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Impacto das novas tecnologias na produtividade

Estudos comprovam que, na Indústria, o uso da tecnologia aumenta em até 58% a produtividade. Fora deste setor, também há melhorias nas entregas quando ferramentas tecnológicas são utilizadas.

As novas tecnologias vieram como um braço direito para a produtividade. Sistemas integrados e automatizados podem reduzir a carga de trabalho dos funcionários, sem substituir a mão de obra humana, apenas tirando o que é pouco produtivo da rotina de trabalho.

Serviços repetitivos ou com muitas etapas são feitos em poucos instantes pelas máquinas. Enquanto isso, o profissional pode focar no verdadeiro core da empresa, sem se preocupar com outras tarefas burocráticas que surgem na rotina de trabalho.

A tecnologia impacta positivamente no mercado e impulsiona a produtividade dos profissionais – e no setor jurídico não seria diferente.

Melhores ferramentas para aumentar a produtividade na advocacia

A eficiência na rotina de trabalho é a chave para entregas inteligentes em menos tempo e com mais rentabilidade. Em resumo, é uma forma de impulsionar a produtividade dos profissionais.

Para investir no trabalho dos advogados, existem ferramentas que prometem aumentar a produtividade dentro dos escritórios. Veja quais são:

• Notion: Ferramenta para gerir tarefas e fazer anotações de forma compartilhada. Suas funções permitem que os advogados façam comentários pertinentes e acompanhem em tempo real o andamento das atividades;
• Trello: Ferramenta para gerir tarefas, que permite uma visualização descomplicada sobre todas as demandas que estão na fila. Também pode ser compartilhada e serve até mesmo para todo o escritório;
• Google Drive: Sistema do Google disponível na nuvem, que substitui serviços como o Excel, Word, Power Point e outras ferramentas do Pacote Office. É colaborativo, permitindo que mais de uma pessoa use ao mesmo tempo, e gratuito;
• Chat GPT: Tecnologia de IA generativa que funciona como um chat de conversação, dando respostas e transformando informações de acordo com o que é pedido. 

Como a doc9 trabalha a produtividade na advocacia?

A doc9 é uma startup que se destaca no mercado com soluções que simplificam a gestão jurídica.  Entenda como as soluções jurídicas da doc9 podem impulsionar sua produtividade: :

• Audiências.doc9: Possuímos uma rede de mais de 4 mil parceiros que podem representar seu escritório ou negócio em qualquer lugar do Brasil. Assim, você não precisa mais deslocar nenhum colaborador, mantendo-os focados em suas tarefas;
• Cálculos.doc9: Os cálculos judiciais são complexos e devem considerar diversos aspectos. Tentar realizá-los internamente pode não ser a melhor opção, já que podem levar muito tempo e podem surgir diversos questionamentos na audiência. Além disso, terceirizá-los para contadores significa gastar horas na interpretação. Nossos cálculos, por outro lado, são realizados por peritos e especialistas, entregues no melhor prazo do mercado e no formato PJe, além de serem acompanhados de laudo técnico para facilitar a compreensão;
• Whom.doc9: O primeiro gerenciador de certificados digitais do Brasil permite que toda a equipe tenha acesso simultâneo ao certificado digital para realizar suas tarefas, sem a necessidade de instalação em cada dispositivo, além de garantir a segurança de seus dados.

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Conclusão

A produtividade, em resumo, é uma forma de tornar as entregas mais eficientes e reduzir o tempo de trabalho. Profissionais com boa produção têm menos estresse, segundo pesquisas apresentadas, além de gerarem mais renda para o negócio.

No setor jurídico, advogados podem impulsionar a produtividade com o suporte da tecnologia. Para isso, existem ferramentas de gestão, IA e outras alternativas interessantes. Mas, é importante ter uma boa rotina de trabalho e uma vida saudável, a fim de manter a mente sã e o organismo em dia. 

O que precisa ser desmistificado em relação à produtividade é a quantidade de trabalho. Por muito tempo, acreditou-se que um profissional produtivo era aquele que executava muitas demandas – contudo, nos dias de hoje, vê-se um outro cenário.

Quanto melhor for a gestão dos escritórios de advocacia, maior é a tendência de produtividade do ambiente. E não só dentro do ambiente de trabalho, mas também em outros aspectos da vida.

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